公司内部通讯录维护办法

公司内部通讯录维护办法第一章总则第一条目的与依据为规范公司内部通讯录（以下简称“通讯录”）的管理，确保通讯录信息的准确性、完整性、时效性和安全性，保障公司各项业务的顺畅沟通与高效协作，特制定本办法。本办法依据国家相关法律法规及公司内部管理规定制定。第二条适用范围本办法适用于公司全体员工及所有纳入公司统一管理的通讯录信息。公司各部门、各分支机构均须遵守本办法的规定。第三条基本原则通讯录维护遵循以下原则：（一）准确性原则：确保录入通讯录的所有信息真实、准确，避免因信息错误导致沟通障碍。（二）时效性原则：员工信息发生变动时，应及时更新通讯录，保障信息的最新状态。（三）完整性原则：通讯录信息应包含必要的沟通要素，满足日常工作联系需求。（四）保密性原则：通讯录属于公司内部敏感信息，严禁未经授权泄露给外部人员或用于非工作目的。（五）便捷性原则：在确保安全的前提下，提供便捷的通讯录查询与使用方式。第四条管理部门公司综合管理部（或指定部门，下同）为本办法的归口管理部门，负责通讯录的统筹规划、系统维护、信息审核、更新监督及本办法的解释与修订。各部门指定一名信息联络员，协助管理部进行本部门员工信息的收集、核对与上报工作。第二章信息采集与录入第五条信息采集范围通讯录采集的员工信息主要包括：姓名、所属部门、岗位/职务、办公电话、内部短号（如有）、公司邮箱地址、移动电话（工作用）等。根据工作需要，经公司批准可增加其他必要信息项。第六条新员工信息录入新员工入职时，应由人力资源部在办理入职手续后一个工作日内，将其准确完整的基础信息（参照第五条）提交至综合管理部。综合管理部在收到信息后的一个工作日内完成通讯录信息的录入工作。第七条信息采集要求各部门信息联络员负责本部门员工信息的初始采集与核对。采集信息时，应要求员工提供真实、有效的信息材料，并对信息的准确性进行初步审核。员工本人应对所提供信息的真实性负责。第三章信息更新与维护第八条信息变动申报员工发生以下信息变动时，应主动、及时（一般不超过两个工作日）向本部门信息联络员申报，并提供相关证明材料（如适用）：（一）姓名变更；（二）所属部门、岗位/职务调整；（三）办公电话、移动电话（工作用）变更；（四）公司邮箱地址变更；（五）其他在第五条中列明的信息项发生变动。部门信息联络员在收到员工信息变动申报后，应在一个工作日内核实并将变动信息报送至综合管理部。第九条离职员工信息处理员工离职时，人力资源部应在员工办理完毕离职手续当日，将离职信息通知综合管理部。综合管理部应在收到通知后的一个工作日内，对离职员工的通讯录信息进行处理，通常为标记离职状态或从活跃通讯录中移除，具体方式由管理部根据通讯录管理工具特性确定。第十条定期核对机制综合管理部应每季度组织一次通讯录信息的全面核对工作。各部门信息联络员负责组织本部门员工核对个人信息，对发现的错误或遗漏信息进行汇总，并在规定时限内反馈至综合管理部。综合管理部根据反馈进行统一更新。第十一条系统与版本管理若采用电子化通讯录系统，综合管理部应负责系统的日常维护、权限管理及数据备份。通讯录信息更新后，应确保相关查询渠道（如共享文件、内部系统等）的信息同步更新。对于以文件形式分发的通讯录，更新后应及时发布新版本，并注明更新日期，同时提示旧版本作废。第四章信息查询与使用第十二条查询权限公司通讯录仅供公司内部员工因工作需要查询使用。综合管理部应根据工作岗位和职责需要，合理设置通讯录的查询权限。第十三条查询规范员工查询通讯录信息时，应通过公司指定的渠道进行。查询过程中，应遵守公司信息安全管理规定，不得擅自复制、传播或用于与工作无关的目的。第十四条使用限制通讯录信息仅限于公司内部工作沟通与业务联系。严禁任何员工将通讯录信息出售、泄露给外部单位或个人，严禁用于任何商业或非法目的。因工作需要向外部单位提供特定联系人信息时，须经该联系人本人同意及部门负责人批准。第五章信息安全与保密第十五条保密责任综合管理部及各部门信息联络员是通讯录信息保密的直接责任主体，应采取必要措施防止信息泄露、丢失或被篡改。所有接触和使用通讯录信息的员工，均有保守信息秘密的义务。第十六条安全措施综合管理部应根据通讯录管理工具的特点，采取相应的安全保护措施，如设置访问密码、用户权限控制、操作日志记录等，确保信息存储和传输的安全。第十七条违规处理对于违反本办法规定，造成通讯录信息泄露、丢失、滥用或因信息错误导致严重后果的，公司将视情节轻重，对相关责任人进行批评教育、通报批评直至按照公司相关奖惩规定进行处理；涉嫌违法的，将移交司法机关处理。第六章责任与监督第十八条部门责任各部门负责人是本部门通讯录信息管理的第一责任人，应督促本部门员工遵守本办法的各项规定，确保信息报送的及时性与准确性。第十九条监督检查综合管理部有权对各部门通讯录信息的维护情况进行定期或不定期检查，对未按规定执行的部门和个人，有权提出整改要求并向公司领导报告。第二十条责任追究对于在通讯录信息管理工作中出现玩忽职守、审核不严、更新不及时，导致信息严重失实或造成不良影响的部门及个人，公司将依据相关规定追究其责任。第七章附则第二十一条解释权本办法由公司综合管理部负责解释。第二十二条生效日期本办法自发