律师事务所合同管理规范

律师事务所合同管理规范第一章总则第一条目的与依据为规范本律师事务所（以下简称“本所”）合同管理工作，防范和化解合同风险，保障本所及客户的合法权益，提高服务质量与效率，依据《中华人民共和国律师法》、《中华人民共和国民法典》及本所章程等相关规定，特制定本规范。第二条适用范围本规范适用于本所在执业活动中对外订立、履行、变更、解除及终止的各类合同，包括但不限于委托代理合同、法律顾问合同、合作协议、房屋租赁合同等。本所律师以个人名义对外发生的非执业性质民事行为，不适用本规范。第三条基本原则合同管理应当遵循以下原则：（一）合法性原则：合同的订立、履行、变更、解除等全过程必须符合国家法律法规及行业规范的要求。（二）审慎性原则：对合同相对方的资质、信用状况、履约能力进行充分审查，对合同条款进行严谨细致的审核。（三）效益性原则：在维护合法权益的前提下，力求实现合同目的，提升服务价值。（四）保密原则：合同管理过程中涉及的客户信息、商业秘密及本所工作秘密，应当严格保密。（五）权责明晰原则：明确各岗位在合同管理中的职责，确保责任到人，流程顺畅。第四条管理部门本所主任为合同管理的总负责人。业务管理部门（或指定专人）为本所合同管理的日常办事机构，负责合同范本的制定与更新、合同审查流程的协调、合同档案的统一管理等工作。各业务团队负责人协助进行本团队合同的初步审核与跟踪。第二章合同的订立第五条业务承接与谈判承办律师在承接业务、进行合同谈判前，应初步了解客户需求、合同背景及相对方基本情况。重大或复杂业务的谈判，应有两名以上律师参与或在团队负责人指导下进行。谈判过程中应充分维护客户合法权益，并对谈判内容做好记录。第六条合同文本的起草（一）合同文本原则上应由本所律师起草。对于常用类型合同，应优先使用本所制定的标准合同范本。（二）起草合同应根据交易的具体情况，明确合同当事人的基本信息、标的、数量、质量、价款或报酬、履行期限、地点和方式、违约责任、解决争议的方法等核心要素。（三）合同条款的表述应清晰、准确、无歧义，逻辑严谨，权利义务对等。第七条合同审查（一）初步审查：承办律师为合同审查的第一责任人，应对所起草或收到的合同文本进行全面细致的初步审查，重点关注合同的合法性、完整性、公平性及风险点。（二）交叉审查/团队审查：对于疑难、复杂或标的额较大的合同，承办律师应提交团队负责人或本所指定的资深律师进行交叉审查或团队内部讨论。（三）合规性审查：业务管理部门应对合同的形式要件、审查流程的完整性、是否符合本所风险控制要求等进行合规性审查。（四）审查意见应形成书面记录，连同合同草案一并流转。承办律师应根据审查意见对合同进行修改完善。第八条合同审批（一）合同在正式签署前，应履行本所审批程序。审批权限及流程根据合同类型、重要程度及标的额大小另行规定。（二）审批人应仔细审阅合同文本及相关审查意见，对合同的风险进行评估，并在审批单上签署明确意见。未经审批通过的合同，不得签署。第九条合同的签署（一）合同经审批通过后，由承办律师负责核对合同相对方签约人的授权委托书及身份信息，确保签约主体真实、适格，签约权限合法有效。（二）合同文本应使用不易褪色的墨水打印或书写，份数应满足各方当事人履行及存档需要。（三）本所对外签署合同，应由本所主任或其授权的负责人签字，并加盖本所公章。公章的使用应符合本所印章管理规定。（四）合同签署后，承办律师应及时将合同正本交业务管理部门存档，副本或复印件交客户及相关方。第三章合同的履行第十条履行跟踪承办律师是合同履行跟踪的直接责任人，应密切关注合同的履行情况，提醒客户按时、全面履行合同义务，同时督促合同相对方履行其义务。对于履行过程中的重要节点，应及时与客户沟通。第十一条合同的变更与解除（一）在合同履行过程中，如确需变更或解除合同，承办律师应协助客户与相对方进行协商，并就变更或解除的条件、方式及后果提供法律意见。（二）合同的变更或解除，应采用书面形式，并履行与原合同订立时相同的审查和审批程序。第十二条履约异常与纠纷处理（一）发现合同相对方可能或已经发生违约行为，或出现其他影响合同履行的异常情况时，承办律师应立即向客户提示风险，并协助客户采取合理措施，如发送律师函、协商解决等，防止损失扩大。（二）合同履行过程中发生争议或纠纷的，承办律师应及时向客户汇报，并根据客户委托，制定处理方案，积极参与协商、调解、仲裁或诉讼等解决程序。第四章合同的归档与保管第十三条合同档案的组成合同档案应包括但不限于：合同正本、附件、审批单、相对方主体资格证明文件、授权委托书、谈判记录、审查意见、履行过程中的往来函件、补充协议、验收证明、付款凭证及纠纷处理相关材料等。第十四条归档要求合同履行完毕或终止后三十日内，承办律师应将完整的合同档案整理成册，交业务管理部门统一归档。归档材料应齐全、规范，符合档案管理要求。第十五条档案保管与查阅（一）业务管理部门应建立合同档案台账，对合同进行分类、编号、登记，并妥善保管。合同档案的保管期限参照本所档案管理规定执行。（二）查阅、复制合同档案须经业务管理部门负责人同意，并履行登记手续。查阅者应遵守保密规定，不得泄露档案内容。第五章保密与责任第十六条保密义务所有接触合同信息的人员，包括律师、行政辅助人员等，均负有保密义务。不得向任何无关第三方泄露合同内容及在合同管理过程中知悉的客户商业秘密和隐私。此保密义务不因合同的终止或本所与客户委托关系的结束而终止。第十七条责任追究对于在合同管理过程中因故意或重大过失，导致本所或客户遭受损失的，本所将根据相关规定对责任人进行处理，包括但不限于内部通报批评、经济处罚等；情节严重的，依法追究法律责任。第六章附则第十八条合同范本管理业务管理部门应根据法律法规的更新及业务发展需要，定期组织对本所合同范本进行修订和完善，并及时向各业务团队发布。第十九条培训与指导本所定期组织合