医院合同管理制度

医院合同管理制度第一章总则第一条为规范医院合同管理行为，防范合同法律风险，维护医院合法权益，保障国有资产安全，根据《中华人民共和国民法典》《事业单位国有资产管理暂行办法》《医疗机构管理条例》等法律法规及卫生健康行政部门相关规定，结合医院实际，制定本制度。第二条本制度适用于医院各临床科室、行政职能部门、医技部门及下属分支机构（以下统称“各部门”）以医院名义对外签订的各类合同，包括但不限于买卖合同、建设工程合同、服务合同、租赁合同、借款合同、技术合同、合作协议、人事聘用合同之外的所有民商事合同。人事聘用合同、劳动合同按照国家劳动人事法律法规及医院人事管理制度另行执行，不适用本制度。第三条医院合同管理遵循以下原则：（一）合法合规原则：合同订立、履行、变更、解除等全流程符合法律法规、行业监管要求及医院内部管理规定，不得损害国家利益、社会公共利益和医院合法权益；（二）分级授权原则：根据合同金额、风险等级、重要程度明确不同层级审批权限，未经授权或超越权限不得对外签订合同；（三）全流程管控原则：覆盖合同立项、谈判、起草、审核、签订、履行、归档、纠纷处置全生命周期，实现闭环管理；（四）权责统一原则：明确合同主办部门、审核部门、监督部门的职责边界，做到“谁主办、谁负责，谁审核、谁把关，谁监督、谁追责”。第四条医院成立合同管理工作领导小组，由院长任组长，分管法务、财务、纪检工作的院领导任副组长，成员包括法务、财务、审计、纪检监察、采购、资产管理及相关业务部门负责人，主要职责为：（一）审议医院合同管理相关制度、标准流程及重大合同范本；（二）审批单笔金额1000万元以上的重大合同及涉及医院核心权益的特殊合同；（三）协调处理合同履行过程中的重大风险及纠纷案件；（四）对全院合同管理工作进行考核、监督及责任认定。领导小组下设办公室在法务部门，负责合同管理日常工作。第二章部门及人员职责第五条合同主办部门是合同管理的第一责任主体，主要职责为：（一）负责合同项目的前期调研、可行性论证，核查合作方的主体资格、资质证书、履约能力、信用状况，留存相关证明材料：包括但不限于营业执照、法定代表人身份证明、授权委托书、资质等级证书、近3年同类项目业绩证明、信用中国及中国执行信息公开网查询记录等，其中合作方为企业的，需核查其注册资本不低于合同金额的30%，资产负债率不高于70%，无重大失信被执行人记录；（二）组织合同谈判，谈判团队不得少于2人，涉及专业技术类、采购类合同需有技术、采购部门人员参与，重大合同需法务部门全程参与谈判，谈判过程需形成书面记录，由所有参与人员签字确认后留存；（三）负责合同文本起草，优先使用医院发布的标准化合同范本，无范本的需参照法律法规及行业通行条款起草，确保合同内容完整、表述准确、权利义务对等；（四）发起合同审核流程，按要求提交完整的立项材料、合作方资质材料、谈判记录、合同草案及相关附件，对提交材料的真实性、完整性、合规性负责；（五）负责合同履行全过程跟踪，及时督促双方按约定履行义务，记录履行台账，收集留存履行过程中的送货单、验收单、发票、付款凭证、沟通函件等全部材料；（六）负责合同变更、解除的前期沟通、材料收集，发起相关审批流程；（七）牵头处理合同纠纷，配合法务、审计部门开展纠纷协商、调解、诉讼/仲裁工作，提供全部相关证据材料；（八）负责本部门合同的整理、编号、归档，定期向法务部门报送合同履行情况统计表。第六条法务部门是合同法律审核及归口管理部门，主要职责为：（一）起草、修订，制定、更新各类合同标准化范本，定期开展合同管理培训；（二）对所有合同进行法律审核，重点审查合同主体合法性、内容合规性、条款严密性、风险可控性，出具明确的法律审核意见，对合同的法律风险负责；（三）参与重大合同的谈判、起草工作，对合同谈判过程中的法律问题提供专业意见；（四）对合同履行过程中的法律风险进行提示，指导主办部门处置合同纠纷，代理医院参与合同相关的诉讼、仲裁及调解活动；（五）负责全院合同的统一编号、台账登记，每年至少开展1次合同管理专项检查，形成检查报告报送合同管理工作领导小组；（六）负责医院合同专用章的保管、使用登记，监督合同签订流程合规性。第七条财务部门是合同财务审核部门，主要职责为：（一）审核合同项目是否纳入医院年度预算，未纳入预算的项目需提交预算调整审批材料，否则不予通过审核；（二）审核合同金额、定价依据、结算方式、支付条件、发票要求等财务条款的合规性，确保价格符合政府采购、医院采购定价标准，其中政府采购目录内的项目价格不得超过同期政府采购集中采购价格，市场询价类项目报价不得超过3家有效询价平均价的5%；（三）根据合同约定办理收付款业务，核对付款条件是否满足，对未按约定履行的合同有权拒绝付款；（四）对合同履行过程中的资金使用情况进行监控，每年对合同资金执行情况进行统计分析，形成分析报告报送合同管理工作领导小组。第八条审计部门是合同审计监督部门，主要职责为：（一）对合同立项、谈判、审核、签订流程的合规性进行审计监督；（二）对重大建设工程、大型设备采购、重大服务外包类合同的价款合理性、履约真实性进行专项审计，审计覆盖率不低于每年重大合同总量的30%；（三）对合同纠纷处置、责任追究情况进行审计监督；（四）每年向合同管理工作领导小组提交合同管理审计工作报告，针对发现的问题提出整改要求。第九条纪检监察部门负责对合同管理过程中的违规违纪行为进行查处，对存在失职渎职、利益输送、滥用职权等行为的人员按规定给予党纪政务处分，涉嫌犯罪的移送司法机关处理。第十条各分管院领导按权限审批分管领域内的合同，对分管领域合同项目的必要性、可行性负责。院长负责审批权限内的重大合同，对全院合同管理工作负总责。第三章合同订立第一节合同立项与前期核查第十一条所有合同项目需先完成立项审批：（一）金额5万元以下的项目，由主办部门提交立项申请，说明项目背景、需求、预算来源，经部门负责人签字后报分管院领导审批；（二）金额5万元及以上、50万元以下的项目，需提交可行性论证报告，明确项目预期效益、实施周期、预算明细，经分管院领导审核后报院长审批；（三）金额50万元及以上的项目，需组织3名及以上外部专家开展论证，出具专家论证意见，经院长办公会审议通过后方可立项；（四）属于政府采购、公开招标范围的项目，需严格按照《政府采购法》《招标投标法》规定完成采购、招标流程，凭中标通知书、成交确认书启动合同起草流程。第十二条主办部门需对合作方开展尽职调查，形成尽职调查报告，内容包括：（一）主体资格：核查合作方是否为依法成立的法人、非法人组织或具有完全民事行为能力的自然人，营业执照是否在有效期内，经营范围是否覆盖合同项目内容；（二）资质条件：涉及医疗服务、建设工程、医疗器械经营等需要特殊资质的项目，核查合作方是否取得相应的行政许可、资质等级证书，资质等级是否符合项目要求；（三）履约能力：核查合作方近3年的财务报表、同类项目业绩，评估其资金实力、技术能力、服务水平，对金额100万元以上的项目，需要求合作方提供不低于合同金额10%的履约保证金或银行保函；（四）信用状况：核查合作方是否被列入失信被执行人、重大税收违法失信主体、政府采购严重违法失信行为记录名单，近3年是否存在重大合同违约记录或重大诉讼案件。第十三条有下列情形之一的，不得选择作为合作方：（一）不具备相应主体资格或资质条件的；（二）被列入医院失信合作方名单的；（三）近3年与医院发生过合同纠纷且负有主要责任的；（四）存在其他可能影响合同履行的重大风险的。第二节合同起草与审核第十四条合同起草优先使用医院统一发布的标准化范本，目前已发布的范本包括：医疗设备采购合同、医用耗材采购合同、建设工程施工合同、物业服务合同、信息化服务合同、房屋租赁合同、技术合作合同等12类，无对应范本的合同需由主办部门会同法务部门共同起草。第十五条合同文本应当具备以下核心条款：（一）双方当事人的全称、住所、法定代表人姓名、联系方式、统一社会信用代码；（二）合同标的、数量、质量标准、技术参数、服务内容：涉及医疗相关产品的，需明确符合国家药品、医疗器械监管标准，提供医疗器械注册证、检验合格证明等文件；（三）合同金额、计价方式、结算条件、支付进度、发票类型及开具要求：明确付款前需提交的验收证明、履约证明材料，不得约定预付款比例超过合同金额的30%，验收款支付比例不得低于合同金额的60%，质量保证金比例不得低于合同金额的10%，质保期不得少于国家规定的最低标准；（四）履行期限、地点、方式：明确交货时间、安装调试周期、服务提供频次、验收标准及验收流程，涉及分批履行的需明确每批次的履行要求；（五）双方权利义务：明确医院的监督权限、合作方的履约责任，涉及患者信息、医院数据的合同需约定合作方的信息安全保护义务，不得泄露医疗数据、患者隐私，不得擅自使用医院名义开展活动；（六）违约责任：明确违约情形及违约金计算标准，违约金约定不得低于合同金额的5%，对可能造成医院名誉损失、医疗安全风险的违约行为，需约定不低于合同金额20%的违约金，同时明确医院有权单方解除合同的情形；（七）争议解决方式：统一约定由医院住所地人民法院管辖，不得约定仲裁或其他外地法院管辖；（八）生效条件、签署时间、附件清单：附件包括中标通知书、技术参数表、报价明细、资质证明文件、保密协议等与合同履行相关的全部材料。第十六条合同审核实行“分级审核、多方联动”机制，审核流程如下：（一）主办部门初审：由主办部门负责人对合同内容与谈判结果的一致性、项目需求的匹配性进行初审，签字确认后提交相关业务部门审核；（二）业务关联部门审核：涉及医疗质量的合同需提交医务部门审核，涉及信息安全的合同需提交信息管理部门审核，涉及资产采购的合同需提交采购、资产管理部门审核，相关部门在3个工作日内出具审核意见；（三）财务审核：财务部门在2个工作日内对预算、价款、结算条款进行审核，出具审核意见；（四）法律审核：法务部门在3个工作日内对合同的合法性、合规性、严密性进行审核，出具法律审核意见，对重大复杂合同可延长至5个工作日；（五）审批层级：金额10万元以下的合同，经各部门审核通过后由分管院领导审批；金额10万元及以上、1000万元以下的合同，经分管院领导审核后报院长审批；金额1000万元及以上的合同，经院长审核后提交合同管理工作领导小组集体审议审批。第十七条审核部门对合同提出修改意见的，主办部门需按意见修改后重新提交审核，对审核意见有异议的，需提交书面说明，由法务部门组织相关部门共同会商确定。第三节合同签订与用印第十八条合同经所有审核、审批流程完成后，由双方法定代表人或授权委托代理人签字并加盖公章或合同专用章。合作方委托代理人签字的，需提交法定代表人身份证明、法定代表人授权委托书原件，授权委托书需明确委托权限、委托期限，由法定代表人签字并加盖合作方公章。第十九条医院合同专用章由法务部门专人保管，用印需满足以下条件：（一）提交最终审批完成的合同审核流程表；（二）提交双方签字确认的最终合同文本，合同文本页数在2页及以上的需加盖骑缝章；（三）用印时需核对合同内容与审批通过的文本一致，不得擅自修改已审批的合同内容。第二十条禁止任何部门和人员未完成审批流程对外签订合同，禁止以科室印章、部门印章对外签订合同，禁止先履行后补签合同，确因应急医疗救援、突发公共卫生事件处置等特殊情况需立即签订合同的，需经院长口头同意后先行签订，在10个工作日内补全审批流程。第二十一条合同签订后，法务部门对合同进行统一编号，编号规则为：医院简称+年份+合同类型代码+流水号，例如“×医〔2024〕采字第001号”，编号具有唯一性，不得重复、遗漏。第四章合同履行、变更与解除第二十二条合同生效后，主办部门需指定专人作为合同履约管理员，建立合同履行台账，台账内容包括合同编号、合同名称、合作方、合同金额、履行期限、履行进度、收付款情况、验收情况、异常情况记录等，每月25日向法务部门报送当月履行情况。第二十三条合同履行过程中的验收环节需严格按约定执行：（一）货物类合同验收：由采购部门、资产管理部门、使用部门共同验收，涉及医疗器械的需有医学工程部门人员参与，验收时核对产品型号、规格、数量、合格证明文件，进行功能测试，形成验收报告，由所有验收人员签字确认；（二）服务类合同验收：由主办部门组织使用科室、相关职能部门开展验收，按合同约定的服务标准进行考核，形成验收考核表，服务满意度低于80分的不得通过验收；（三）工程类合同验收：按国家工程竣工验收相关规定执行，由基建部门、审计部门、监理单位、施工单位共同验收，出具竣工验收报告，未经验收或验收不合格的不得投入使用。第二十四条财务部门办理付款业务时，需核对合同编号、付款条件、验收证明、发票等材料，存在下列情形之一的，有权拒绝付款：（一）未签订正式合同的；（二）未按合同约定履行义务的；（三）未提交合格验收证明的；（四）发票不符合合同约定或法律法规要求的；（五）合同存在纠纷未解决的。第二十五条合同履行过程中需要变更或解除的，需由主办部门先评估变更或解除的原因、影响、损失情况，与合作方协商形成变更或解除协议草案，按原合同审核审批流程提交审核。涉及合同金额增加超过原合同金额10%的，需额外提交预算调整审批材料，经财务部门审核、院长办公会审议通过后方可审批。第二十六条合同履行过程中出现下列情形之一的，主办部门需立即向法务部门及分管院领导报告，启动风险处置程序：（一）合作方迟延履行超过约定期限15日的；（二）合作方履行的标的不符合质量标准，经整改后仍不符合要求的；（三）合作方经营状况严重恶化、转移财产、丧失商业信誉，可能丧失履约能力的；（四）发生不可抗力导致合同无法履行的；（五）其他可能影响合同正常履行的风险情形。法务部门接到报告后需在3个工作日内出具风险处置意见，指导主办部门采取催告、中止履行、要求提供担保、解除合同等措施，避免损失扩大。第五章合同归档与纠纷处置第二十七条合同签订后，主办部门需将合同原件、审核审批表、谈判记录、立项材料、合作方资质材料、验收材料、履行过程中的全部函件等整理成册，在合同履行完毕后30日内移交医院档案管理部门归档，同时将合同复印件提交法务部门、财务部门各留存1份。第二十八条合同档案保管期限：普通合同保管期限为合同履行完毕后10年，重大建设工程、重大资产采购、涉及医疗核心技术的合同保管期限为永久。合同档案查阅需提交查阅申请，经主办部门负责人、法务部门负责人审批后方可查阅，未经批准不得擅自复印、转借合同档案。第二十九条合同发生纠纷的，优先通过协商、调解方式解决，协商一致的需签订书面和解协议，按原合同审批流程审核后签订。协商不成的，由主办部门收集全部证据材料提交法务部门，经合同管理工作领导小组审批后，通过诉讼或仲裁方式解决