行政机关会议管理操作规范

行政机关会议管理操作规范第一章总则第一条目的与依据为进一步规范本机关会议管理，提高会议质量和效率，保证会议决策的科学性与执行力，节约行政资源，根据有关规定，结合工作实际，制定本规范。第二条适用范围本规范适用于本机关及所属单位各类会议的组织、筹备、召开、记录、决议执行及归档等管理工作。第三条基本原则会议管理遵循以下原则：（一）精简高效、务实管用：严格控制会议数量、规模和时长，聚焦议题，解决问题。（二）科学规范、权责明晰：明确会议组织部门、承办部门及参会人员的职责，确保会议流程规范有序。（三）服务决策、促进落实：会议应围绕中心工作，服务领导决策，并有效推动各项工作部署的落实。第二章会议的分类与审批第四条会议分类根据会议性质、内容和规模，主要分为以下几类：（一）党委（党组）会议：讨论决定本机关重大事项、重要人事任免等。（二）行政办公会议：研究部署日常行政工作、审议重要行政事项等。（三）专题工作会议：针对特定工作或问题召开的专项会议。（四）工作例会：定期召开的通报情况、协调工作的常规会议。（五）其他会议：如业务培训会议、座谈会、研讨会等，根据工作需要确定。第五条会议审批（一）实行会议计划审批制度。各部门应于年初提出年度会议计划（含会议名称、性质、主要内容、时间、地点、参会范围、预计人数、所需经费等），报办公室汇总审核后，按程序报批。（二）未列入年度计划的临时会议，须按一事一报原则，提前填写《会议审批单》，说明召开理由、会议内容、时间、地点、参会人员、所需资源等，经分管领导审核，报请主要领导批准。（三）严格控制会议层级和规模，避免陪会现象。涉及多个部门的会议，由牵头部门负责报批和组织。第三章会议的组织与实施第六条会议方案拟定会议承办部门应在会议批准后，及时拟定详细的会议方案。方案应包括：（一）会议名称、时间、地点、会期；（二）会议主持人、出席领导、参会人员范围及名单；（三）会议主要议程、议题及汇报单位/人；（四）会议材料准备及分发要求；（五）会场布置、设备保障、后勤服务等；（六）会议通知的拟定与下发。第七条会议通知（一）会议通知应明确、规范，一般应包括会议名称、时间、地点、主要内容、参会人员、需携带材料、着装要求（如需）及联系人、联系方式等。（二）会议通知应提前下发，确保参会人员有充足时间准备。重要会议应提前三日以上通知。（三）通知方式可根据会议性质和紧急程度，采用书面通知、内部系统通知、邮件通知或电话通知等，并做好参会回执的收集与确认工作。第八条会议材料准备（一）会议材料由承办部门负责组织撰写、审核和印制。材料应主题突出、观点明确、数据准确、文字精炼。（二）需提交会议审议或讨论的文件、报告，应提前按规定程序报批，并于会前送达参会人员，确保其有时间审阅。（三）会议材料应统一格式、规范装订，并根据需要准备相应份数。第九条会场准备与服务（一）会场应根据会议规模和形式进行布置，包括台型摆放、座次安排、会标悬挂、席卡制作、音响设备、投影设备、灯光、空调等。（二）会议开始前，承办部门应组织人员对会场布置、设备运行情况进行全面检查，确保万无一失。（三）安排好会议签到、引导、茶水供应等服务工作。重要会议可安排专人负责记录和录音录像。第十条会议组织与现场管理（一）会议主持人应提前熟悉议程，把握会议节奏，引导参会人员围绕议题发言，提高会议效率。（二）参会人员应提前签到入场，按指定位置就座。会议期间关闭手机或调至静音状态，保持会场安静。（三）承办部门应安排专人负责会议现场的组织协调，及时处理突发情况，确保会议顺利进行。（四）严格控制会议时间，确需延时的，应经主持人同意。第四章会议纪律与效率第十一条参会纪律（一）参会人员应按时参会，无特殊原因不得请假、迟到、早退。确需请假的，须按规定程序向会议主持人或审批领导书面请假，并说明理由，经批准后方可缺席。（二）参会人员应遵守会场纪律，集中精力听会，积极参与讨论，发言应围绕主题、简明扼要。（三）未经允许，不得将会议涉密内容带出会场，不得擅自录音、录像、拍照。第十二条提高会议效率（一）坚持开短会、讲短话，力戒空话、套话。汇报工作应突出重点、直击问题。（二）减少不必要的工作会议，可合并召开的会议一律合并，内容相近的议题集中安排。（三）充分运用现代信息技术手段，提倡召开视频会议、网络会议，减少人员聚集和旅途奔波，降低会议成本。第五章会议材料与记录第十三条会议记录（一）各类会议均应安排专人负责记录。会议记录应客观、准确、完整，包括会议时间、地点、主持人、出席人员、列席人员、缺席人员（及原因）、会议议题、发言要点、讨论情况、形成的决议或决定等。（二）会议记录应使用规范的记录格式，字迹清晰（手写）或排版规范（电子版）。重要会议应进行录音备份，确保记录的准确性。第十四条会议纪要（一）重要会议（如党委<党组>会议、行政办公会议等）应在会议结束后及时形成会议纪要。会议纪要由承办部门根据会议记录整理。（二）会议纪要应简明扼要、条理清晰，准确反映会议决定事项和主要精神。纪要内容包括：会议基本情况、会议主要议题及审议结果、形成的决议、决定事项及责任分工、工作要求等。（三）会议纪要按规定程序报批后，分发给相关部门和人员。涉密会议纪要的分发、管理应严格遵守保密规定。第十五条会议材料归档（一）会议结束后，承办部门应及时将会议通知、议程、参会名单、会议材料、会议记录、会议纪要、录音录像资料等整理成册，按照档案管理规定进行归档保存。（二）归档材料应齐全、规范，便于日后查阅和利用。第六章会议决议的执行与督办第十六条决议执行会议形成的决议、决定事项，是各部门开展工作的依据。相关责任部门应按照会议要求，明确责任人、工作措施和完成时限，认真抓好落实。第十七条督办检查（一）建立会议决议事项督办机制。办公室（或指定的督办部门）负责对会议决定事项的落实情况进行跟踪督办。（二）督办部门可通过定期检查、专项督查、通报等方式，了解进展情况，协调解决执行中遇到的问题。对未按时完成或落实不力的，应及时向有关领导报告，并督促整改。（三）承办部门应定期向督办部门和会议主持人报告决议事项的执行进展情况。第七章会议经费与资源保障第十八条会议经费管理（一）会议经费应纳入年度预算管理，严格按照规定标准执行，不得超范围、超标准开支。（二）会议承办部门应在会议结束后，及时办理经费报销手续，报销凭证应真实、合法、完整。（三）严格控制会议经费，提倡勤俭节约，杜绝铺张浪费。不得借会议名义组织旅游、发放纪念品等。第十九条会议资源保障办公室负责统筹协调会议所需的场所、设备、技术支持等资源，确保会议顺利进行。各部门应积极配合，合理使用会议资源。第八章附则第二十条监督与责任本机