机关单位文档归档管理规范

机关单位文档归档管理规范一、总则（一）目的与依据为进一步加强机关单位文档管理工作，规范文档的形成、积累、整理、归档、保管、利用和销毁等环节，确保档案的真实、完整、安全和有效利用，依据国家有关档案工作的法律法规和相关标准，结合本单位实际，制定本规范。（二）适用范围本规范适用于本机关及所属单位各类文档的归档管理工作。凡在公务活动中形成的，具有查考利用价值的文字、图表、声像、电子等不同形式的历史记录，均属归档范围。（三）基本原则1.统一领导，分级负责：文档归档管理工作实行统一领导、归口管理、分级负责的原则，明确各部门职责，确保工作有序开展。2.全程管理，源头控制：从文档形成之初即进行规范，注重日常积累，确保归档材料的齐全、完整、准确。3.规范整理，便于利用：按照标准化、规范化要求对文档进行整理，确保档案条理清晰，检索便捷，能够满足各项工作查考利用需求。4.安全保密，依法管理：严格执行国家保密法律法规，确保档案实体安全和信息安全，维护档案的严肃性和权威性。二、归档范围与保管期限（一）归档范围1.公文类：包括本单位制发的各类正式文件、电报、函件、会议纪要、请示、批复、报告、通知、决定、命令、指示、公告、通告等。2.会议类：各类会议的通知、议程、报告、讲话、决议、纪要、记录、总结、典型材料、照片、录音录像等。3.业务类：反映本单位主要职能活动和业务工作的计划、总结、统计报表、调研报告、检查记录、考核材料、合同协议、项目材料等。4.人事类：本单位人员的任免、奖惩、考核、工资、职称、教育培训、党团建设等方面的材料（按专门档案管理规定执行的除外）。5.声像电子类：记录本单位重要活动、重大事件的照片、录音带、录像带、磁盘、光盘、移动存储介质等。6.其他类：具有查考利用价值的各类证书、奖状、印章印模、题词、实物等。（二）不归档范围1.上级机关普发的供工作参考的、不需要办理的文件材料。2.本单位重份文件、未定稿的文件、一般性文件的修改稿。3.与本单位工作无关的文件材料。4.无查考利用价值的事务性、临时性文件材料。（三）保管期限档案保管期限分为永久、定期两种。定期保管期限一般分为三十年、十年。具体划分标准参照国家及行业有关规定执行，并结合本单位实际，制定《机关单位档案保管期限表》。1.永久保管：反映本单位主要历史面貌、重大事件、重要业务活动和具有长远查考利用价值的档案。2.定期保管：反映本单位一般工作活动，在一定时期内具有查考利用价值的档案。三、文档的形成与积累（一）文档的形成各部门在公务活动中形成的文件材料，应符合国家公文处理规范，做到格式标准、内容真实、字迹清楚、手续完备。手写材料应使用蓝黑墨水、碳素墨水或规定的电子签章。（二）文档的积累各部门应指定专人负责本部门文件材料的日常收集、积累和管理，确保文件材料在办理完毕后及时收集齐全，防止散失。积累过程中应注意区分归档与不归档材料。四、文档的整理与鉴定（一）整理原则遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。（二）分类根据本单位实际情况，可采用年度、组织机构、问题等分类方法。分类体系应保持相对稳定。（三）排列与编号1.排列：在分类的基础上，按照文件形成的时间顺序或重要程度进行系统排列。2.编号：按照档案整理规则，对每份文件或案卷进行编号，编号应具有唯一性和稳定性。（四）编目1.卷内文件目录：对案卷内文件进行登记，包括顺序号、文号、责任者、题名、日期、页号、备注等。2.案卷目录：对整理好的案卷进行登记，作为档案检索的基本工具。（五）鉴定1.价值鉴定：根据档案保管期限表，对文件材料的保存价值进行鉴定，准确划定保管期限。2.密级鉴定：对涉密文件材料的密级进行鉴定，并按规定标注。五、归档与移交（一）归档时间1.文书档案一般应在次年上半年完成上一年度文件材料的整理归档工作。2.专门档案、声像档案等应按照相关规定及时归档。3.重大活动、重要项目形成的文件材料，应在活动结束或项目完成后三个月内整理归档。（二）归档要求1.归档的文件材料应齐全、完整、准确、系统。2.归档的文件材料应为原件，复印件须注明原件保管处并加盖公章。3.电子文件应连同其元数据一并归档，并确保其真实性、完整性、可用性和安全性。4.归档时应填写《档案移交清册》，办理交接手续。（三）移交各部门整理完毕的档案，应按照规定时间向单位档案管理部门移交。档案管理部门应对接收的档案进行检查验收，合格后方可接收。六、档案的保管与保护（一）库房管理档案库房应符合《档案馆建筑设计规范》要求，具备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防高温、防光、防尘等“九防”措施。配备必要的温湿度调控设备、消防器材和监控设备。（二）日常管理1.档案入库前应进行消毒、除尘处理。2.档案应按照不同门类、载体和保管期限分类存放，排列有序，便于取放。3.建立档案库房管理制度，严格执行入库、出库登记手续。4.定期对档案进行清点核对，发现问题及时处理并报告。（三）保护技术积极采用先进的档案保护技术和方法，对破损、褪色的档案及时进行修复和复制。对电子档案要定期进行备份和迁移，确保数据安全。七、档案的利用与保密（一）利用原则档案利用应遵循为单位工作服务、为社会服务的原则，严格遵守国家有关保密规定和本单位档案利用制度。（二）利用手续1.本单位人员查阅档案，须凭有效工作证件，并履行登记手续。查阅涉密档案，须经单位分管领导批准。2.外单位人员查阅档案，须持单位介绍信和有效身份证件，经档案管理部门负责人批准。3.查阅、复制、摘录档案，须在指定地点进行，不得涂改、勾画、抽取、撤换、增删档案材料。（三）保密管理严格执行国家保密法律法规，加强对涉密档案的管理。档案管理人员和利用者均负有保密责任，不得泄露档案内容。涉密档案的复制、传递、销毁等应按保密规定执行。八、制度保障与人员职责（一）制度建设单位应建立健全档案工作各项规章制度，如档案管理办法、档案归档制度、档案保管制度、档案利用制度、档案保密制度等，并根据实际情况不断完善。（二）人员职责1.单位领导：负责对本单位档案工作的领导，定期研究档案工作，解决实际问题。2.档案管理部门：负责统筹规划、组织协调、监督指导本单位及所属单位的档案工作。3.各部门兼职档案员：负责本部门文件材料的收集、积累、整理和预归档工作，协助档案管理部门做好档案业务工作。4.档案工作人员：应忠于职守，廉洁奉公，具备专业知识和技能，严格执行档案管理制度，做好档案的收集、整理、保管、利用和保密工作。九、附则（一）解释