2026 年工会活动签到资料归档核查汇报材料

2026年工会活动签到资料归档核查汇报材料2026年工会活动签到资料归档核查汇报材料尊敬的上级工会领导、各位同事：为深入贯彻落实《工会档案管理办法》《工会活动组织规范（2025年版）》及全国总工会关于“规范基层工会工作”的部署要求，切实保障工会活动签到资料的完整性、真实性和规范性，提升档案管理水平，工会办公室于2026年11月1日至11月30日，对2026年度全口径工会活动签到资料归档情况开展了专项核查。现将核查工作情况、存在问题及整改措施汇报如下：###一、核查工作概况####（一）核查背景与目的2026年，工会围绕“服务职工、凝聚力量”主线，全年共组织各类活动126场，其中文体活动42场、技能竞赛28场、职工关怀活动35场、政治学习及其他活动21场，覆盖职工1.2万人次，活动签到资料作为记录职工参与、规范经费使用、追溯活动成效的核心凭证，其归档质量直接关系到工会工作的合规性与公信力。本次核查以“摸清现状、发现问题、堵塞漏洞、提升效能”为目标，通过系统化检查推动工会档案工作从“被动归档”向“主动管理”转变，为工会工作考核、审计监督及职工权益保障提供坚实依据。####（二）核查范围与对象1.时间范围：2026年1月1日至2026年10月31日期间开展的工会活动；2.活动类型：涵盖年度计划内活动（如“职工运动会”“技能比武大赛”）、临时性活动（如“夏送清凉”“困难职工慰问”）及基层工会自主开展活动（各部门/分会活动）；3.资料对象：包括纸质签到表（手写签到表、二维码签到表、人脸识别签到记录）、电子签到数据（微信/钉钉/工会系统后台记录）、活动佐证材料（现场照片、视频、新闻稿、请假条、特殊情况说明）及活动方案、总结等关联资料。####（三）核查方法与组织保障1.组织架构：成立由工会主席XXX任组长、办公室主任XXX任副组长，2名专职档案管理员、3名职工代表及1名纪检人员为成员的核查小组，明确“资料初审—现场复核—数据比对—问题反馈—整改复查”五步工作流程，确保核查工作客观、公正、高效。2.核查方式：-全面自查：各基层工会对照《工会活动资料归档清单》（含12项必归档要素），对2026年活动资料逐项自查，形成《归档情况自查表》并加盖公章，于10月31日前上报工会办公室；-重点抽查：核查小组按“大型活动全覆盖、中型活动抽50%、小型活动抽20%”原则，抽取38场活动进行现场复核，其中大型活动（100人以上）12场、中型活动（50-100人）15场、小型活动（50人以下）11场，重点核查签到记录与实际参与人数的一致性、资料归档的及时性及完整性；-系统比对：对接工会信息化管理系统、“工会通”APP及企业微信/钉钉平台，导出电子签到数据，与纸质签到表、活动照片进行交叉比对，筛查代签、漏签、数据异常等问题；-座谈访谈：组织10名职工代表（含一线职工、班组长、工会积极分子）、5名基层工会主席及8名活动组织者开展座谈，了解签到流程实际执行中的痛点难点，收集对档案管理工作的意见建议。###二、核查发现的主要情况####（一）总体情况：归档意识显著增强，基础管理逐步规范经过系统核查，2026年工会活动签到资料归档工作总体呈现“三提升、一强化”的良好态势：1.归档完整率大幅提升：2026年活动签到资料归档完整率达96.8%，较2025年（89.2%）提升7.6个百分点。126场活动均实现“活动必有签到、签到必有记录”，其中122场活动附有佐证材料（照片/视频/请假条），完整率较去年提升12个百分点；2.分类归档规范性显著提升：85%的基层工会能按“年度—活动类型—日期—场次”四级分类法整理资料，档案盒统一采用“无酸纸材质”，标签清晰标注“活动名称、日期、归档人、保管期限”，目录编制准确率达95%，较2025年（70%）提升25个百分点；3.电子化管理普及率快速提升：电子签到系统使用率达78%，其中大型活动电子签到率达100%，中型活动达85%，小型活动达60%。如“2026年职工运动会”采用“人脸识别+二维码”双签到，系统实时生成参与人员名单及活动热力图，归档效率提升50%；4.档案安全责任体系强化：各基层工会均落实“三铁一器”制度（铁柜、铁锁、铁皮柜，消防器材），电子档案实现“本地备份+云端备份+异地备份”三重保障，全年未发生档案丢失、泄密或损坏事件。####（二）亮点工作：创新管理模式，提升归档效能1.“智慧签到”模式广泛应用：针对传统签到方式效率低、易出错的问题，工会联合信息技术部开发“工会活动智慧签到系统”，支持二维码、人脸识别、GPS定位等多种签到方式。系统自动同步数据至云端，生成“职工参与度分析报告”，为活动策划提供数据支撑。如“2026年职工技能比武大赛”通过智慧签到系统，实时统计各参赛选手到场情况，提前15分钟完成签到，较传统签到节省40分钟；2.“一人一档”职工参与度记录机制：建立职工个人活动档案，在签到表中增加“职工编号”“参与次数”“活动类型偏好”等字段，全年累计为1.1万名职工建立个人参与台账。通过分析数据，发现一线职工参与文体活动占比达65%，较2025年提升15个百分点，为2027年活动“向一线倾斜”提供决策依据；3.“跨部门协同”归档机制初步形成：工会与人力资源部、党委工作部建立“资料共享联动机制”，对涉及职工培训、党员活动的签到资料，实行“一次采集、多方共享”。如“2026年党员政治学习”活动，工会将签到资料同步至党委工作部，避免重复统计，提升工作效率30%；4.“档案质量星级评定”激发基层动力：开展“档案质量星级评定”活动，根据归档完整性、规范性、及时性，将基层工会档案分为“五星、四星、三星”三个等级，评定结果与年度评优评先、工会经费拨付挂钩。2026年，共有12个基层工会获评“五星档案”，较2025年增加8个，基层档案管理积极性显著提升。###三、存在的主要问题尽管归档工作取得阶段性成效，但通过深入核查仍发现以下突出问题，需高度重视并限期整改：####（一）签到记录不完整，“漏签”“代签”现象影响数据真实性1.漏签问题突出：抽查的38场活动中，5场活动存在漏签情况，涉及12名职工。其中“2026年职工健康讲座”（200人参与）仅登记180人，未核实20名未签到职工是否实际参与；“2026年女职工维权知识竞赛”（150人参与）漏签8人，且无任何说明材料，导致参与率统计失真；2.代签现象偶发：3场小型活动（如“部门读书分享会”“新员工入职欢迎会”）发现代签现象，代签率约5%。部分职工为完成“参与任务”，委托同事代签，活动组织者未核实身份，导致签到记录与实际参与情况不符；3.特殊情况佐证缺失：8场活动中，15名职工因请假、出差、突发疾病未签到，但仅5场活动附有书面请假条（部门负责人签字），其余10场活动仅通过微信、电话口头说明，未留存书面材料，不符合《工会档案管理办法》“一事一证”的归档要求。####（二）归档流程不规范，“延迟归档”“资料遗失”问题时有发生1.归档时限严重滞后：126场活动中，32场活动（占比25.4%）未在活动结束后5个工作日内完成归档，其中“2026年中秋职工联谊会”（10月5日举办）直至10月20日才归档，延迟15天；“2026年安全生产月知识竞赛”（6月25日举办）7月10日才完成归档，延迟15天，影响后续资料查阅与审计；2.资料交接环节脱节：部分基层工会存在“活动结束—资料交接—归档”链条断裂问题。如生产分会“设备维护技能培训”活动资料先由行政部暂存，未及时移交工会档案室，导致资料积压；后勤分会“职工食堂满意度调查”活动资料因活动组织者调岗，资料交接不清，出现部分遗失；3.归档标准执行不严：15场活动的归档资料存在“排序混乱”“目录缺失”问题。如“2026年职工篮球赛”资料中，签到表、照片、总结未按“时间顺序”排列，且未编制目录，影响后续查阅。####（三）电子档案管理薄弱，数据安全与规范性亟待加强1.电子格式不统一：电子签到系统导出的报表格式多样，包括Excel、PDF、图片等，部分基层工会未按工会要求的“.xlsx”格式归档。如“2026年职工摄影大赛”电子签到记录以PDF格式归档，无法直接筛选数据，增加统计难度；2.备份机制执行不到位：15个基层工会未按“每周增量备份+每月全量备份”要求执行电子档案备份。其中3个分会因6月未及时备份，导致“职工技能比武”电子签到数据临时丢失，虽通过系统后台找回，但暴露数据管理漏洞；3.权限管理存在风险：2个基层工会电子签到系统权限设置不规范，非档案管理员可随意导出数据，且未记录操作日志，存在信息泄露风险。如“2026年职工生日会”电子签到数据被非授权人员导出，导致部分职工个人信息外泄，引发职工不满。####（四）资料利用效率低下，“重归档、轻利用”现象普遍1.资料“沉睡”严重：核查发现，2026年仅有8次查阅签到记录（用于评优评先、经费审计），其余资料长期存放于档案柜中，未发挥职工参与度分析、活动效果评估等作用。如“2026年职工心理健康讲座”签到资料未分析职工参与率与反馈意见，导致2027年类似活动策划缺乏针对性；2.跨部门共享不畅：人力资源部在统计职工培训参与情况时，需重复向工会申请资料；党委工作部在核查党员活动参与率时，因未建立数据共享平台，导致沟通成本增加，工作效率低下。####（五）责任落实不到位，制度执行“打折扣”1.基层责任意识薄弱：部分基层工会主席对签到资料归档重视不足，认为“活动办好了就行”，未将归档工作纳入工会委员职责分工，导致“无人管、不会管”。如机加工分会主席全年未检查过归档资料，档案管理员由行政人员兼任，缺乏专业培训；2.培训覆盖不足：2026年仅开展1次档案管理培训（仅覆盖基层工会主席），未组织档案管理员、活动组织者专项培训，部分人员对《工会活动资料归档规范》不熟悉，出现“归档目录漏项”“资料排序错误”等问题。3.监督考核机制缺失：工会未将签到资料归档工作纳入基层工会年度考核，导致部分基层工会“归档好坏一个样”，缺乏整改动力。###四、整改措施与建议针对上述问题，核查小组坚持“问题导向、标本兼治”原则，制定以下整改措施：####（一）强化过程管控，确保签到记录真实完整1.规范签到流程：-大型活动（100人以上）全面采用“人脸识别+身份证核验”双签到，禁止代签；中型活动（50-100人）采用“二维码+现场照片”签到，职工签到时需拍摄活动现场照片上传系统；小型活动（50人以下）推广“微信小程序签到”，系统自动发送提醒短信，未签到时推送“参与提醒”；-建立《特殊情况登记表》，对请假、出差职工，需提前3个工作日提交书面请假条（部门负责人签字），活动后2个工作日内补充至签到资料，确保“人、签、记录”一致。2.开展“回头看”复查：对存在漏签、代签的5场活动，由核查小组牵头，组织基层工会于12月15日前完成补充核实，更新签到记录，并对相关责任人进行批评教育。####（二）优化归档流程，明确责任与时限1.压实归档责任：修订《工会活动组织管理办法》，明确“活动组织者为资料整理第一责任人，档案管理员为归档直接责任人”，要求活动结束后3个工作日内完成资料整理，5个工作日内归档，逾期未归档的，扣减该基层工会年度考核分值（每延迟1天扣0.5分，最高扣5分）；2.建立“交接登记制”：设计《工会活动资料交接清单》，明确移交人（活动组织者）、接收人（档案管理员）、资料明细（签到表、照片、视频、请假条等）及交接时间，双方签字确认后归档，工会办公室每月对交接记录进行检查，确保资料“零遗失”。####（三）规范电子档案管理，提升数据安全保障1.统一技术标准：制定《工会电子档案管理规范》，明确电子签到记录需导出为“.xlsx”格式，包含“活动名称、日期、职工编号、姓名、签到时间、联系方式、活动类型”等必填项，禁止以图片、PDF等非结构化格式归档；2.强化备份机制：要求各基层工会“每日增量备份+每周全量备份”，工会档案室每月对备份文件进行异地备份（与本地备份分区域存放），电子系统设置“操作日志”功能，记录数据导出、修改、删除等操作，全程留痕；3.严格权限管理：电子签到系统权限实行“分级管理”，档案管理员拥有“查阅、导出、备份、权限设置”权限，基层工会主席仅可查看本单位活动数据，普通职工仅可查询个人参与记录，严禁越权操作，每季度对权限设置进行一次核查。####（四）推动资料共享，提升服务效能1.搭建工会数据共享平台：2027年Q1前，对接工会信息化管理系统与人力资源部、党委工作部系统，开发“工会活动数据共享模块”，实现“职工活动参与数据”实时共享，支持各部门按权限查询职工参与活动情况，减少重复申请；2.开展“资料分析应用”试点：选取“职工技能比武”“困难职工慰问”“职工心理健康讲座”等活动，通过签到资料分析职工参与率、需求热点、参与偏好等，形成《2026年职工活动参与分析报告》