学校食堂采购询价制度及流程

学校食堂采购询价制度及流程学校食堂采购询价制度适用于全校所有公办教学单位、后勤服务中心管辖的自营食堂、委托运营食堂的非公开招标采购限额内的食材、耗材、设备配件采购项目，制定依据涵盖《中华人民共和国政府采购法》《中华人民共和国食品安全法》《学校食品安全与营养健康管理规定》《地方教育系统后勤采购管理实施细则》及学校内部财务管控、食品安全管理相关要求，旨在规范食堂采购行为、压缩采购成本、保障食材质量、防范廉政风险，所有涉及食堂采购的工作人员、供应商均需严格遵守本制度及配套流程要求。询价主体权责划分询价工作由学校后勤管理处牵头成立的食堂采购询价工作组统筹负责，工作组成员固定配置为后勤管理处采购专员2名、食堂食品安全管理员1名、财务处资产采购岗工作人员1名、教职工代表1名、学生代表1名，其中中小学及幼儿园询价工作组替换学生代表为家长代表1名，所有工作组成员上岗前需签订《采购廉洁承诺书》，存在近亲属参与本次采购项目供应商经营、与报价供应商存在其他利益关联的，需主动向后勤管理处申请回避，未主动回避且经查实的，直接取消询价参与资格并按学校廉洁从业相关规定处理。各成员权责实行终身追溯制：采购专员负责采购需求核实、供应商资质筛查、询价文件编制、过程记录整理、后续履约跟进，对询价流程的合规性承担直接责任；食品安全管理员负责对供应商的食品安全资质、报价食材的质量等级、检测报告有效性进行审核，对采购物资的质量安全承担直接责任；财务处工作人员负责对报价的预算符合性、价格合理性进行校验，对比近3个月同类物资采购价、同期属地农产品批发市场批发价、大型商超零售价进行偏差分析，偏差幅度超过10%的需要求供应商提供成本说明，对采购价格的合理性承担直接责任；教职工、学生/家长代表负责全程监督询价过程，对评审过程的公开性、评审结果的公正性进行确认，有权对存在违规嫌疑的环节提出质疑并要求重新评审。针对不同采购预算额度，询价工作组的配置要求实行分级调整：单次采购预算在5000元以下的小额零散采购，可由食堂运营负责人牵头、2名以上无利益关联的采购相关工作人员参与开展简易询价；单次预算在5000元至2万元的常规采购，需完整配置上述5名工作组成员共同参与；单次预算超过2万元的大额采购，需额外邀请学校纪检监察室工作人员全程旁站监督，对整个询价过程的合规性出具监督意见。询价对象准入要求参与食堂采购询价的供应商需满足通用资质要求：具备合法有效的营业执照、对应品类的食品经营许可证（食材类供应商）或工业品生产经营许可证（耗材、设备配件类供应商）、从业人员健康证明，近3年无食品安全违法记录、无政府采购失信记录、无与学校合作的不良履约记录，未被纳入失信被执行人名单、政府采购严重违法失信行为记录名单。针对不同品类的供应商，需额外设置细分准入门槛：生鲜果蔬、肉禽蛋奶类供应商需具备固定的经营场所、符合要求的冷链存储及运输能力，能按批次提供农产品检测合格证明或动物检疫合格证明，优先选取属地农业农村部门认证的规模化种养殖基地、“菜篮子”工程定点供应企业；粮油副食、调味品供应商需具备食品生产许可证或食品流通许可证，所供应产品需有完整SC标识，包装完好且剩余保质期不少于总保质期的三分之二，优先选取全国性知名品牌、属地政府推荐的放心粮油供应企业；一次性餐饮用品、清洁耗材类供应商需提供所售产品的质量检测报告，涉及食品接触的产品需符合GB4806系列国家标准，优先选取可降解、环保型产品供应商；厨房设备配件类供应商需具备对应设备的维修安装资质，能提供1年以上的配件质保服务。每次询价邀请的有效供应商不得少于3家，优先从学校动态更新的食堂合格供应商库中选取，库内符合要求的供应商不足3家的，可从属地政府采购定点供应商库、官方公示的校园食材供应推荐主体中补充选取，不得单独指定特定供应商参与询价。特殊应急采购场景下，如突发疫情、极端天气导致原有供应商无法供货、食堂出现临时食材缺口可能影响正常供餐的，可适当放宽准入限制，但需事后3个工作日内补充完成资质审核并向后勤管理处提交书面说明，说明内容需包含应急采购原因、供应商资质核实情况、价格比对依据。询价过程管控规则询价启动前需明确采购需求的可量化参数，包含食材的品类、等级、重量、配送要求、质量标准，如蔬菜需明确为普通蔬菜、无公害蔬菜还是绿色食品等级，是否要求净菜处理、农残检测批次要求、配送时的存储温度要求；肉类需明确为冷鲜肉、冻肉还是热鲜肉，产地要求、动物检疫合格证明要求、脂肪占比等具体参数，严禁出现“质量合格”“符合国家标准”等模糊性需求表述，所有需求参数需经食品安全管理员审核确认并签字，避免供应商以低质产品低价竞标。询价文件编制需遵循公平公正原则，明确报价截止时间、报价方式、报价需包含的完整内容、无效报价的判定标准，不得含有倾向性或排他性条款，不得指定特定品牌或供应商，不得向某一供应商透露其他参与询价的供应商信息。询价过程实行全程保密管理，报价截止前，所有参与询价的工作人员不得向任何无关人员透露已收到的报价信息、参与报价的供应商名单，不得私下接触报价供应商，不得接受供应商的礼品、宴请、有价证券或其他利益输送，一旦发现相关行为，直接取消涉事工作人员的询价参与资格，涉事供应商的报价直接作废并纳入学校采购黑名单。无效报价判定需严格执行统一标准：报价超过采购预算且无法调整的为无效报价；报价明显低于同期市场平均价且无法提供合理成本说明、存在恶意低价竞争嫌疑的为无效报价；未按要求提供资质证明材料、质量承诺的为无效报价；报价文件未加盖供应商公章、存在涂改痕迹且未加盖校正章的为无效报价；经核实存在串标、围标嫌疑的报价直接作废，相关供应商3年内不得参与学校任何采购项目。报价评审规则报价评审工作需遵循“质量优先、价格合理、综合评定”的原则，严禁采用单一最低价中标规则，避免低质低价产品流入食堂。学校统一制定询价评分体系，满分100分，其中质量资质占40分，价格占40分，配送及售后服务占20分。质量资质评分维度包含：供应商资质等级（10分），具备规模化种养殖基地认证、绿色有机产品认证的按等级加分；过往履约记录（10分），与学校有过合作且无不良记录的得满分，有违约记录的酌情扣分；产品质量参数匹配度（15分），完全符合采购需求参数的得满分，存在参数偏差的酌情扣分；检测报告有效性（5分），能提供对应批次有效检测报告的得满分，无法提供的不得分。价格评分以所有有效报价的算术平均值为基准价，报价等于基准价的得40分，每高于基准价1%扣1分，每低于基准价1%扣0.5分，扣完为止，通过价格权重的差异化设置，既避免高价采购增加运营成本，也防范恶意低价竞争影响产品质量。配送及售后服务评分维度包含：配送时效（10分），能在需求到货时间前2小时送达的得满分，配送时效每延后1小时扣2分；应急补货能力（5分），能提供2小时内应急补货服务的得满分，无法提供的不得分；退换货响应速度（5分），能在12小时内完成不合格产品退换货的得满分，响应速度每延后12小时扣2分。评审过程需全程录音录像，所有评审人员的评分记录需签字确认，评审结果需经所有在场的工作组成员共同签字后方可生效，纪检监察人员旁站监督的需额外签署监督确认意见，不得单独由某一个人决定评审结果。若出现综合得分相同的情况，优先选取过往与学校合作履约记录良好、距离学校配送半径更短的供应商，若仍无法确定的，通过现场抽签的方式确定成交供应商。成交后履约监管要求成交结果确定后需在学校后勤公示栏、官方公众号、食堂醒目位置公示3个工作日，公示内容包含成交供应商名称、成交价格、产品参数、监督举报电话，公示期无异议的方可签订采购合同。采购合同需明确质量标准、配送时效、验收要求、违约条款，若供应商供应的产品出现质量问题、未按要求配送的，学校有权扣除对应货款的10%-30%作为违约金，累计出现3次以上违约的直接纳入学校采购黑名单，3年内不得参与学校任何采购项目，造成食品安全事故的，依法追究其法律责任。物资验收实行双人核验制度，每次物资送达后需由食堂验收员、食品安全管理员共同验收，核对产品的数量、质量、批次检测报告，与询价时确定的参数进行比对，发现质量不达标的直接拒收，涉及农残超标、变质等食品安全风险的，第一时间上报属地市场监管部门。学校建立采购价格动态跟踪机制，后勤管理处每周安排2名工作人员对属地农产品批发市场、大型商超的同类产品价格进行摸排，形成《每周市场价格监测表》，若同类食材市场价格波动幅度超过10%的，需及时启动临时询价调整采购价格，避免出现采购价格长期偏离市场水平的情况。每学期末，后勤管理处牵头对所有合作供应商的履约情况进行综合考核，考核内容包含产品质量、价格合理性、配送时效、服务态度，考核排名后10%的供应商直接剔除出合格供应商库，不得参与下一年度的食堂采购项目。责任追究机制参与询价的工作人员存在以下情形的，由学校纪检监察室按照相关规定给予党纪政务处分，涉嫌违法的移送司法机关处理：一是隐瞒应当回避的情形未主动申请回避的；二是泄露询价过程中保密信息的；三是与供应商串通虚报价格、以次充好的；四是收受供应商财物或其他利益输送的；五是未按要求开展询价工作导致采购成本大幅上升、出现食品安全问题的；六是评审过程中存在倾向性评分、违规干预评审结果的。供应商存在以下情形的，纳入学校采购黑名单，3年内不得参与学校任何采购项目，造成损失的依法追究赔偿责任：一是提供虚假资质材料参与报价的；二是串标、围标或恶意低价竞争的；三是供应的产品存在质量问题导致食品安全事故的；四是未按合同要求供货且拒不整改的；五是向学校采购工作人员输送利益的；六是成交后无正当理由放弃成交资格、拒绝签订合同的。食堂运营负责人未按要求开展询价工作、擅自采购物资的，由学校后勤管理处给予通报批评，造成经济损失的由其个人承担相应赔偿责任，累计出现3次以上违规采购的，调整其工作岗位。全流程操作规范首先是采购需求申报与核实环节，食堂运营负责人根据每周的食材消耗情况、师生用餐计划、临时活动供餐需求制定采购需求清单，明确采购品类、数量、质量要求、到货时间，提前3个工作日提交至后勤管理处采购专员，采购专员在1个工作日内完成需求核实，核对需求是否符合食堂运营实际、是否在当月采购预算范围内，超出预算的需退回食堂运营负责人调整需求，或提交财务处审批追加预算，需求核实通过后进入询价方案制定环节。其次是询价方案制定与审批环节，采购专员根据核实后的采购需求编制询价方案，明确询价方式、拟邀请的供应商名单、评审规则、时间安排，提交至询价工作组组长审批，单次预算在5000元以下的由后勤管理处副处长审批，5000元至2万元的由后勤管理处处长审批，2万元以上的由分管后勤的校领导审批，审批通过后方可启动询价工作，未经过审批的询价结果一律无效。第三是供应商邀请与询价文件发放环节，采购专员按照审批通过的供应商名单，通过书面邮寄、电子邮件、学校采购平台推送的方式向供应商发放询价文件，同时告知供应商报价截止时间、报价提交要求，需要现场察验采购需求的，采购专员统一安排时间组织所有供应商到场察验，不得单独为某一家供应商提供需求解释或察验服务，确保所有供应商获取的信息完全一致。第四是报价提交与接收环节，供应商需在报价截止时间前将密封的报价文件提交至后勤管理处采购岗，报价文件需加盖供应商公章，包含资质证明材料、报价明细、质量承诺、售后服务方案，采购专员收到报价文件后需登记收到时间、供应商名称，由2名以上工作人员共同签字确认，报价截止时间后送达的报价文件直接拒收，不得纳入评审范围，已提交的报价文件在报价截止后不得修改或撤回。第五是报价评审与结果确定环节，询价工作组在报价截止后1个工作日内组织开展评审工作，首先由食品安全管理员对所有报价文件的资质、质量参数进行审核，剔除无效报价，然后由财务处工作人员对有效报价的价格合理性进行校验，计算基准价，之后所有评审人员按照评分规则进行独立评分，工作人员统计得分后确定综合得分排名第一的为成交候选供应商，若排名第一的供应商放弃成交资格或无法履约的，依次选取排名第二、第三的供应商作为成交候选供应商，不得直接重新组织询价。第六是结果公示与异议处理环节，成交候选供应商确定后，由采购专员负责在学校指定的公示渠道公示3个工作日，公示期间收到异议的，由询价工作组联合纪检监察室在3个工作日内开展调查核实，异议成立的取消对应供应商的成交资格，按排名依次递补或重新组织询价，异议不成立的向提出异议的供应商书面反馈调查结果，调查过程需全程留痕。第七是合同签订与履约跟进环节，公示无异议后，采购专员在2个工作日内拟定采购合同，经财务处、法务岗审核后，由后勤管理处处长与供应商签订正式采购合同，合同签订后，采购专员负责跟进供应商的履约情况，提醒供应商按合同要求配送物资，若出现违约情况及时按照合同条款处理，必要时解除合同并重新启动询价。第八是物资验收与货款结算环节，物资送达后，食堂验收员、食品安全管理员按照合同约定的标准进行验收，验收合格的在验收单上签字确认，验收不合格的直接拒收并要求供应商退换货，验收单作为货款结算的必备凭证，财务处根据验收单、采购合同、发票办理货款结算，结算前需再次核对成交价格与合同约定是否一致，确认无误后在15个工作日内支付货款，不得无故拖欠供应商货款。第九是询价资料归档环节，采购专员在采购项目完成后10个工作日内整理所有询价资料，包含需求申报单、询价方案、审批文件、供应商报价文件、评审记录、公示材料、采购合同、验收单、结算凭证，所有资料装订成册后归档至后勤管理处档案库，保存期限不少于3年，涉及食品安全的