行政事业单位合同管理制度

行政事业单位合同管理制度第一章总则第一条立法目的与依据为规范行政事业单位合同管理，防范合同风险，保障国有资产安全，维护单位合法权益，提高行政效能和资金使用效益，根据《中华人民共和国民法典》、《中华人民共和国政府采购法》、《中华人民共和国预算法》等相关法律法规及政策规定，结合本单位实际，制定本制度。第二条适用范围本制度适用于本单位在行政管理、公共服务、经济活动中与自然人、法人或其他组织订立、履行、变更、解除、终止合同以及合同纠纷处理等行为。单位内部管理协议、人事聘用合同等不适用本制度。第三条基本原则合同管理应当遵循以下原则：（一）合法合规原则：合同订立、履行、变更、解除等全过程必须遵守国家法律法规、政策规定和本单位内部管理制度。（二）预算控制原则：合同订立应当符合单位年度预算安排，严禁无预算、超预算签订合同。（三）平等自愿、公平诚信原则：合同当事人法律地位平等，应当遵循自愿、公平、诚实信用的原则，维护双方合法权益。（四）风险防范原则：强化合同风险意识，建立健全风险识别、评估和应对机制，防范合同纠纷和经济损失。（五）权责对等原则：明确合同管理各环节的责任部门和责任人，确保权责清晰、责任落实。（六）效益优先、厉行节约原则：在合法合规的前提下，追求合同的经济效益和社会效益，严格控制合同成本，杜绝浪费。第四条合同定义本制度所称合同，是指本单位为实现行政管理目标或开展民事活动，与其他平等主体的自然人、法人或非法人组织之间设立、变更、终止民事权利义务关系的协议，包括但不限于采购合同、建设工程合同、服务合同、借款合同、租赁合同、合作协议等。第二章合同管理机构与职责第五条管理体制本单位合同管理实行“统一领导、分级负责、归口管理、各负其责”的管理体制。单位主要负责人是合同管理的第一责任人，对单位合同管理工作负总责。第六条归口管理部门单位办公室（或指定法务部门、财务部门等，根据单位实际情况确定，下同）为合同归口管理部门，履行以下职责：（一）贯彻执行国家有关合同管理的法律法规和政策，制定和完善本单位合同管理制度及相关配套文件；（二）组织、协调、指导和监督本单位各部门的合同管理工作；（三）参与重大合同的谈判、起草、审查和论证工作；（四）负责合同标准文本的制定、修订和推广使用；（五）对合同的合法性、规范性进行审查；（六）负责合同专用章的保管和使用管理；（七）组织合同管理人员的业务培训和学习交流；（八）负责合同档案的统一归档、保管和利用工作；（九）协助处理合同纠纷。第七条业务承办部门各业务承办部门是合同订立和履行的具体负责部门，履行以下职责：（一）负责合同项目的可行性研究、立项报批等前期工作；（二）负责合同对方当事人的主体资格、资信状况、履约能力等的调查和核实；（三）负责合同的初步谈判、文本起草（或根据标准文本填写）；（四）负责将合同文本及相关资料报送归口管理部门和其他相关部门审查；（五）负责合同的履行，跟踪合同履行情况，及时向归口管理部门报告履行中出现的问题；（六）负责合同履行过程中相关资料的收集、整理，并在合同履行完毕后按规定移交归档；（七）参与合同纠纷的处理。第八条财务部门财务部门在合同管理中履行以下职责：（一）对合同涉及的经费预算、资金来源、支付方式等进行审核；（二）根据生效的合同和相关审批手续办理款项支付；（三）对合同履行过程中的财务风险进行监控；（四）参与涉及大额资金支出合同的审查。第九条审计与纪检监察部门审计与纪检监察部门负责对合同管理全过程进行监督检查，对合同管理中的违纪违规行为进行调查和处理。第三章合同的订立第十条合同立项与预算订立合同应当符合单位年度工作计划和预算安排。业务承办部门在启动合同订立程序前，应确保项目已履行必要的立项审批手续，所需经费已纳入预算管理。未列入预算或未经预算调整的项目，不得订立合同。第十一条对方当事人资格审查业务承办部门必须对合同对方当事人的资格进行严格审查，包括但不限于：（一）法人资格：审查营业执照、统一社会信用代码证、法定代表人身份证明等；（二）其他组织资格：审查相关登记证明文件；（三）自然人：审查身份证等有效证件；（四）资质许可：对需要特定资质的行业，审查其相关资质证书；（五）资信状况：通过查询信用信息公示系统、财务报表、银行资信证明、以往履约记录等方式，评估其商业信誉和财务状况；（六）授权委托：对方委托代理人签订合同的，应审查授权委托书及代理人身份证明。审查情况应有书面记录，并作为合同附件存档。第十二条合同谈判与起草（一）合同谈判应由业务承办部门组织，根据需要可邀请归口管理部门、财务部门、技术部门等相关人员参加。重大合同的谈判，应有单位领导参加。（二）合同文本的起草应优先使用国家或行业发布的标准文本，没有标准文本的，应使用单位制定的合同示范文本。（三）合同文本内容应完整、明确、具体，主要条款一般应包括：当事人基本信息、标的、数量、质量、价款或报酬、履行期限、履行地点和方式、违约责任、解决争议的方法等。根据合同性质还应包括其他必要条款。（四）合同条款应语言严谨，避免使用模糊、歧义的表述。第十三条合同审查合同签订前必须经过审查。审查分为业务审查、财务审查、合法性审查。（一）业务审查：由业务承办部门负责人对合同的必要性、可行性、技术参数、履行方案等进行审查。（二）财务审查：由财务部门对合同的预算、支付方式、税务处理等进行审查。（三）合法性审查：由归口管理部门（或单位法律顾问）对合同的主体合法性、内容合法性、条款完备性、权利义务对等性、违约责任明确性等进行审查。重大合同或法律关系复杂的合同，应当进行集体审议或邀请外部法律顾问参与审查。第十四条合同审批合同审查通过后，业务承办部门应按照单位内部审批权限和程序报请审批。审批流程一般包括：业务承办部门负责人审核、财务部门负责人审核、归口管理部门负责人审核、分管领导审批、主要领导审批。审批人应对合同的必要性、合规性、经济性和风险控制等方面进行审慎把关。第十五条合同签署（一）合同经审批通过后，方可签署。（二）签署合同应当使用单位全称，并加盖单位合同专用章。不得使用行政公章代替合同专用章签署合同。（三）法定代表人或其授权委托人在授权范围内签署合同。授权委托应采用书面形式，明确授权范围和权限期限。（四）合同签署时，应核对对方签约人的身份和授权权限，确保与合同首部列明的当事人一致。（五）合同文本一般应签署一式多份，确保各方当事人均持有一份，并至少留存一份交归口管理部门归档。第十六条合同备案对于法律法规规定需要备案的合同，由业务承办部门在合同签署后按规定办理备案手续，并将备案情况告知归口管理部门。第四章合同的履行第十七条履行责任业务承办部门是合同履行的第一责任人，应严格按照合同约定全面、及时履行合同义务，并督促对方当事人履行合同义务。第十八条履行跟踪业务承办部门应建立合同履行跟踪机制，定期或不定期检查合同履行情况，记录履行过程，对发现的问题及时处理并向单位领导和归口管理部门报告。第十九条价款支付财务部门应根据生效的合同、合法的结算凭证以及单位内部审批手续，按照合同约定的期限和方式办理款项支付。对未按合同约定履行或履行不符合约定的，财务部门有权拒绝支付。第二十条合同变更与解除（一）合同一经生效，不得擅自变更或解除。确需变更或解除的，业务承办部门应与对方当事人协商一致，并签订书面变更或解除协议。（二）合同变更或解除的程序，参照本制度合同订立的相关规定执行，履行审查和审批手续。（三）因不可抗力或对方违约导致合同无法继续履行的，业务承办部门应及时采取措施，减少损失，并按规定程序办理合同解除事宜。第二十一条合同中止与终止出现合同约定或法律规定的中止履行情形的，业务承办部门应及时报告，并根据情况采取相应措施。合同履行完毕或出现法定、约定终止情形的，合同即告终止。业务承办部门应及时办理结算、清理等善后事宜。第五章合同的变更、解除与终止（本章内容已在第四章第十九、二十、二十一条中涵盖，为避免重复，此处可考虑是否需要单独设立，或简化处理。若保留，可进一步细化变更、解除的具体情形和操作指引。考虑到结构清晰，此处可简述，强调程序的重要性。）合同的变更、解除和终止，应当遵循法定或约定条件，依照本制度规定的合同订立程序办理相应的审查、审批手续，签订书面协议，并确保权利义务的清结。第六章合同纠纷处理第二十二条纠纷报告合同履行过程中发生争议或纠纷的，业务承办部门应立即查明原因，及时向单位领导和归口管理部门报告，并采取有效措施防止损失扩大。报告内容应包括纠纷发生的时间、地点、原因、涉及金额、对方态度等。第二十三条纠纷处理合同纠纷处理应当遵循合法、及时、有效的原则，由业务承办部门牵头，归口管理部门协助，必要时可邀请法律顾问参与。处理方式包括：（一）协商：优先通过友好协商解决；（二）调解：协商不成的，可申请第三方调解；（三）仲裁或诉讼：协商、调解不成的，按照合同约定的争议解决方式，通过仲裁或诉讼解决。选择仲裁或诉讼方式解决纠纷的，应由单位集体研究决定，并报单位主要负责人批准。第二十四条纠纷处理配合在合同纠纷处理过程中，各相关部门应积极配合，提供必要的证据材料和支持。第七章合同的归档与管理第二十五条合同档案合同档案是指合同从立项、谈判、起草、审查、审批、签订、履行、变更、解除、纠纷处理到终止等全过程形成的所有文件材料。包括但不限于：合同文本、审批表、对方当事人资质材料、谈判记录、会议纪要、履约凭证、变更协议、解除协议、纠纷处理材料等。第二十六条归档要求合同履行完毕或终止后，业务承办部门应将合同档案材料收集齐全、整理规范，在规定期限内移交归口管理部门归档。归档材料应真实、完整、有效。电子合同应按照电子档案管理相关规定进行归档和保存。第二十七条档案保管与利用归口管理部门负责合同档案的统一保管，建立健全档案管理制度，确保档案安全、保密。合同档案的保管期限应符合国家有关规定。查阅、复制合同档案须经归口管理部门负责人批准，并办理登记手续。第二十八条合同台账归口管理部门应建立合同管理台账，对合同的签订、履行、变更、解除、终止、归档等情况进行动态登记和管理，确保合同管理的可追溯性。第八章监督检查与责任追究第二十九条监督检查单位应定期或不定期对合同管理制度的执行情况进行监督检查。监督检查工作由归口管理部门牵头，财务、审计、纪检监察等部门配合进行。检查内容包括合同的订立、履行、归档、纠纷处理等环节。第三十条责任追究对在合同管理工作中违反本制度规定，造成单位损失或不良影响的，按照有关规定追究相关部门和人员的责任。情节严重的，依法依规处理；涉嫌犯罪的，移交司法机关处理。常见的违规情形包括：未经审查审批擅自签订合同、超越权限签订合同、签订无效合同、在合同谈判或履行中失职渎