社保档案管理办法(试行)

社保档案管理办法(试行)第一章总则第一条为规范本统筹区社会保险档案管理，维护社会保险档案真实、完整、安全，有效保护和利用档案资源，服务社会保险事业发展，根据《中华人民共和国社会保险法》《中华人民共和国档案法》《社会保险业务档案管理规定（试行）》《机关档案管理规定》《会计档案管理办法》等法律法规规章，结合本统筹区实际，制定本办法。第二条本办法所称社会保险档案，是指各级社会保险经办机构（以下简称“经办机构”）、参保单位、受托管理社会保险档案的服务机构在办理各项社会保险业务、开展内部管理活动中形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像、电子数据等不同形式和载体的历史记录，包括社会保险业务档案、行政文书档案、会计档案、科技档案、音像档案、电子档案等类别。第三条本办法适用于本统筹区各级经办机构、各类参保单位、承接社保档案管理服务的第三方机构开展社会保险档案管理活动。第四条社会保险档案管理遵循统一领导、分级管理、集中保管、安全规范、便捷利用的原则，任何单位和个人不得侵占、篡改、损毁、擅自销毁社会保险档案。第五条各级经办机构应当将社会保险档案管理经费纳入年度预算，保障档案库房建设、装具购置、信息化建设、人员培训等工作需求。第二章管理机构与职责第六条本统筹区省级社会保险经办机构负责统筹规划全省（区、市）社会保险档案管理工作，履行以下职责：（一）贯彻落实国家、省关于社会保险档案管理的法律法规和政策要求，制定本统筹区统一的社保档案管理规范、技术标准；（二）监督、指导、检查下级经办机构、参保单位、第三方服务机构的社保档案管理工作；（三）组织开展社保档案管理人员业务培训，推广应用先进的档案管理技术和方法；（四）负责本级经办机构形成的各类社保档案的全流程管理；（五）统筹推进本统筹区社保档案信息化建设，实现电子档案跨区域、跨部门共享利用。第七条市级、县级经办机构应当明确专门的档案管理部门，配备与工作任务相适应的专职档案管理人员，履行以下职责：（一）贯彻执行社保档案管理各项制度规范，制定本单位内部档案管理工作流程；（二）负责本级经办机构形成的各类社保档案的收集、整理、保管、利用、鉴定、销毁等日常管理工作；（三）监督指导下级经办机构、本辖区参保单位、承接档案服务的第三方机构的档案管理工作，组织开展本辖区档案管理检查考核；（四）推进本级社保档案数字化、电子化管理，保障档案数据安全；（五）完成上级交办的其他档案管理工作任务。乡镇（街道）、村（社区）社保经办服务机构应当明确专人负责收集本辖区形成的社保业务材料，按规定定期移交县级经办机构档案管理部门。第八条社会保险档案管理人员应当具备社会保险业务知识和档案管理专业技能，经专业培训合格后方可上岗，严格遵守保密管理制度，不得泄露工作中知悉的国家秘密、工作秘密和个人信息。档案管理人员岗位调整时，应当办理完整的档案交接手续，由监交人、交接双方签字确认，确保档案交接无误。第九条参保单位负责管理本单位办理社保业务过程中形成的社保材料，按规定向经办机构移交应当归档的材料，做好本单位留存档案的管理工作。接受经办机构委托承接社保档案管理服务的第三方机构，应当具备合法的档案服务资质，符合档案安全保管要求，接受经办机构的全程监督，不得擅自泄露、处置档案。第三章归档范围与材料收集第十条凡在社会保险业务经办、内部管理活动中形成的具有保存利用价值的各类材料，均属于归档范围，具体分类如下：（一）社会保险业务档案归档范围1.参保登记类：单位参保登记申请表、统一社会信用代码证复印件、法定代表人身份证明复印件、单位参保人员花名册；单位信息变更申请表、变更事项证明材料；单位注销登记申请、注销审批材料；个人参保登记申请表、参保人身份证明、户籍证明、劳动关系证明；灵活就业人员、城乡居民参保申请、资格审核材料；个人信息变更申请、变更事项证明材料等。2.缴费申报类：单位月度缴费申报表、人员增减变动明细表、年度缴费基数申报核定表；社保费缓缴申请、审批材料；社保费补缴申请、补缴核定材料、欠费核销审批材料；缴费到账凭证、缴费明细清单等。3.待遇核定类：职工退休审批表、视同缴费年限认定表、养老金核算表、提前退休审批材料、病退劳动能力鉴定材料、养老金待遇调整审批表；失业登记证明、失业金申领表、失业待遇核定表、技能提升补贴审批材料；工伤认定决定书、劳动能力鉴定结论书、工伤保险待遇核算表、医疗费用审核材料；医疗保险退休待遇核定表、门诊慢特病资格认定材料、住院费用报销审核材料；生育保险待遇申领表、待遇核定表；死亡待遇申领审批材料等。4.待遇支付类：社保待遇月度拨付明细表、待遇支付凭证、待遇停发通知书、待遇追回处理材料、待遇领取资格认证材料等。5.关系转移接续类：社保关系转移接续申请表、参保缴费凭证、转移接续信息表、转入转出审批材料、资金划转凭证等。6.权益记录类：个人社保缴费对账单、个人权益记录单、权益查询打印存根、邮寄清单等。7.稽核监管类：社保稽核通知书、稽核工作记录、稽核结论书、投诉举报受理处理材料、行政处罚决定书、骗保案件查处材料等。8.其他业务类：行政复议、行政诉讼、劳动仲裁材料；信访事项处理材料；社保宣传、培训材料等。（二）会计档案归档范围：包括社会保险基金会计凭证、会计账簿、财务会计报告、银行对账单、余额调节表；经办机构自身经费会计档案等。（三）行政文书档案归档范围：包括上级、本级下发的各类公文、会议纪要、工作计划总结、机构人事任免、请示批复、调研报告等。（四）特殊载体档案归档范围：包括反映社保重大活动的照片、录音录像视频、公章、印模、获奖证书等。第十一条归档材料收集应当符合以下要求：（一）凡属于归档范围的材料，业务经办人员应当及时收集，任何部门和个人不得私自留存应当归档的材料，不得将归档材料据为己有。（二）归档材料必须是原件，因特殊情况确实无法留存原件的，应当由原件存放单位加盖公章，注明原件存放处、经办人姓名和日期，保证归档材料内容真实准确。（三）归档材料应当完整齐全，字迹清晰工整，不得伪造、涂改、褪色，不得使用易褪色的圆珠笔、铅笔书写，载体应当符合长期保存要求。（四）电子归档材料应当格式标准、数据完整、可正常读取，元数据齐全，符合电子档案长期保存要求。第十二条材料收集时限：业务经办人员应当在业务办结后10个工作日内，将整理完毕的业务材料移交本单位档案管理部门；跨年度连续办理的业务，应当在业务办结年度完成归档；年度内未办结的业务，业务经办部门应当临时保管，每年年底对已形成的材料进行整理暂存，办结后及时移交归档。第四章档案整理与归档入库第十三条社保档案整理应当遵循文件材料形成规律，保持文件材料之间的有机联系，区分不同保管期限，便于保管和利用。本统筹区统一采用“年度-险种-业务环节-保管期限”的分类方法，同一类别的档案整理标准统一。第十四条档案整理应当符合以下规范：（一）装订：归档材料应当去除金属订书钉、回形针等易锈蚀物品，纸张尺寸统一为A4幅面，小于A4的材料应当托裱在A4纸上，大于A4的材料应当按要求折叠，不损坏文件内容、不影响翻阅；破损文件应当及时修复，单份文件装订或者按业务组卷装订，装订牢固、整齐，不压字、不脱页。（二）编号：本统筹区统一档号编制规则为：全宗号-年度-险种代码-业务类别代码-保管期限代码-件号。全宗号由同级档案行政管理部门统一给定，险种代码、业务类别代码、保管期限代码由省级经办机构统一编制发布，每件档案编制唯一档号，档号加盖档号章标注在文件首页右上角。（三）装盒：整理好的档案按档号顺序装入标准档案盒，档案盒封面、盒脊应当准确标注全宗号、年度、险种、保管期限、起止件号等信息，盒内放置备考表，注明盒内档案数量、起止件号、整理人姓名、检查人姓名、整理日期，对档案存在的特殊情况应当在备考表中说明。第十五条档案保管期限划分应当符合以下规定：（一）业务档案保管期限分为永久、50年、10年三类：1.永久保管：（1）参保单位注销登记材料；（2）工伤认定决定书、劳动能力鉴定结论书；（3）参保人员退休审批表、视同缴费年限认定表、养老保险长期待遇核定表；（4）医疗保险退休待遇核准表、终身享受的门诊慢特病资格认定材料；（5）社会保险行政复议决定书、行政诉讼判决书、仲裁裁决书等生效法律文书；（6）本统筹区、本级经办机构社保事业发展统计年报、基金年度决算；（7）其他具有永久保存价值的业务档案。2.保管期限50年：（1）参保单位参保登记、变更登记材料；（2）个人参保登记、信息变更材料；（3）缴费申报、基数核定、补缴、缓缴、欠费核销材料；（4）个人缴费记录、个人权益记录单；（5）社会保险关系转移接续材料；（6）各类社保待遇申领、审批、支付材料；（7）非终身享受的门诊慢特病资格认定材料；（8）社会保险稽核、投诉举报、案件查处材料；（9）其他需要保存50年的业务档案。3.保管期限10年：（1）一般性业务通知、函件；（2）月度、季度统计报表；（3）日常业务查询受理单、一次性告知单存根；（4）其他短期保存即可满足利用需求的业务档案。（二）会计档案保管期限按照《会计档案管理办法》执行，行政文书档案保管期限按照《机关档案管理规定》执行，特殊载体档案根据其价值参照对应类别确定保管期限。第十六条档案入库流程：业务部门移交档案时，应当填写《社会保险档案交接单》，注明移交档案的类别、数量、年度、移交人姓名、移交日期，档案管理部门应当对移交档案的完整性、整理规范性进行审核，审核合格的由交接双方签字确认后入库；审核不合格的退回业务部门重新整理，合格后再办理入库。第五章档案保管与安全防护第十七条各级经办机构应当建立符合国家标准的专用档案库房，档案库房实行“三分开”：即库房与办公区、业务操作区分开，配备符合安全要求的档案装具，满足档案存放需求。第十八条档案库房应当落实“八防”防护要求：即防火、防盗、防潮、防高温、防光、防尘、防有害生物、防腐蚀，具体标准为：库房温度控制在14℃-24℃之间，相对湿度控制在45%-60%之间；配备符合消防标准的灭火器、烟雾报警器等消防设施，严禁存放易燃易爆物品；配备24小时视频监控、红外防盗报警系统，门窗符合防盗要求；配备防紫外线窗帘，避免阳光直射档案；定期开展库内清洁消毒，放置防霉、防鼠药品，定期检查灭杀有害生物；磁性载体、电子存储介质应当存放在防磁柜中。第十九条档案入库后应当按全宗、分类号、档号顺序有序排列，编制档案存放地点索引，方便快速调取。档案管理部门每年至少对库存档案进行一次全面清点核对，做到账物相符，发现档案丢失、损毁、霉变、褪色等问题的，应当及时上报，采取抢救修复措施，做好记录。第二十条涉密档案、涉及个人隐私的档案应当单独分区存放，严格执行保密管理规定，严禁违规接触、传播涉密档案信息。第六章档案利用与服务第二十一条各级经办机构应当建立健全档案利用制度，简化利用流程，提高利用效率，依法为单位和个人提供档案利用服务。第二十二条档案利用审批权限：（一）本单位内部各部门因工作需要查阅非涉密档案的，由查阅人填写《社会保险档案查阅审批单》，经本部门负责人签字后，即可到档案管理部门办理查阅；查阅涉密档案的，需经本单位分管领导批准。（二）公安、司法、纪检监察、审计等机关因公务需要查阅档案的，应当持单位正式介绍信、查阅人工作证件，经档案管理部门负责人审核，分管领导批准后方可查阅。（三）参保单位查阅本单位职工社保档案的，应当持单位介绍信、经办人工作证件，经档案管理部门负责人批准后方可查阅。（四）参保个人查询本人社保档案的，应当持本人有效身份证件，经档案管理部门审核后按规定查询；委托他人代为查询的，应当持委托人授权委托书、双方有效身份证件，按规定程序查询。第二十三条档案利用应当遵守以下规定：（一）档案原则上仅限在档案查阅室查阅，不得带出档案库房，确因工作需要带出的，应当经分管领导批准，办理借出登记手续，借出期限不得超过15个工作日，到期应当及时归还，需要续借的办理续借手续。（二）查阅人不得涂改、圈划、批注、抽取、损毁档案，不得擅自拍摄、复制、摘抄档案内容，不得泄露档案中涉及的国家秘密、工作秘密和个人隐私。（三）需要复制档案并加盖公章的，经批准后由档案管理部门统一复制并加盖档案证明专用章，复印件具有同等效力。（四）建立档案利用登记制度，对查阅人、查阅事由、查阅档案编号、查阅时间、审批人、归还时间等信息进行详细登记，留存备查。第二十四条各级经办机构应当编制完善的档案检索工具，包括档案总目录、分类目录、人名索引、全宗指南等，提高档案检索效率，满足快速查询需求。第七章档案鉴定与销毁第二十五条保管期限届满的社保档案应当进行鉴定销毁，鉴定工作由经办机构档案管理部门牵头，组织业务部门、财务部门、纪检监察部门人员组成鉴定小组开展鉴定。第二十六条鉴定程序：（一）档案管理部门梳理保管期限届满的档案，编制《社会保险档案鉴定清单》，列明档案编号、名称、形成年度、保管期限、数量；（二）鉴定小组逐件审查档案内容，对仍有继续保存价值的档案，重新划定保管期限，继续保管；对确无保存利用价值的档案，确定予以销毁；（三）鉴定完成后，鉴定小组出具鉴定报告，说明鉴定情况，全体成员签字确认。第二十七条销毁程序：（一）档案管理部门根据鉴定结论编制《社会保险档案销毁清册》，列明拟销毁档案的编号、名称、形成年度、保管期限、数量，报本单位主要负责人批准；（二）销毁档案应当安排两名以上监销人员，监销人员核对销毁清册后，监督销毁全过程，销毁完成后，监销人员在销毁清册上签字，注明销毁日期和销毁方式；（三）销毁清册由档案管理部门永久保存，销毁档案应当报同级档案行政管理部门备案；（四）涉密档案销毁应当送到国家指定的涉密载体销毁机构销毁，不得自行销毁；电子档案销毁应当彻底清除存储介质中的数据，确保不可恢复，禁止将拟销毁的档案出售或者赠送给其他单位和个人。第二十八条任何单位和个人不得擅自销毁社保档案，未经鉴定批准销毁的，依法追究相关人员责任。第八章信息化建设与数据安全第二十九条各级经办机构应当加快推进社保档案数字化转型，对库存存量纸质档案按国家《纸质档案数字化规范》进行数字化加工，实现库存档案全部数字化，新办业务全部生成电子档案，实行纸质档案与电子档案一体化管理，电子档案与纸质档案内容一致，具有同等法律效力，法律、行政法规另有规定的除外。第三十条电子档案管理应当符合《电子档案管理办法》要求，电子档案格式应当采用国家标准格式，元数据收集完整，满足长期保存和共享利用需求，电子档案应当挂接社保业务系统，实现业务办理过程中随时调取、在线核验，对接全国社会保险公共服务平台，实现电子档案跨统筹区、跨部门共享利用，减少纸质材料重复提交。第三十一条电子档案数据安全应当落实分级分类保护要求，建立多备份机制，电子档案数据应当至少保存三份：一份在线运行存储、一份本地离线备份、一份异地异质备份，定期对备份数据进行检测，每4年进行一次数据迁移，防止