任务二 制作办公用品管理表

AI融合创新系列教材AI办公高级应用案例教程（微课版）制作办公用品管理表任务二（一）提示词类型（二）常见的提示词公式（三）常见的数据处理AI工具一、知识准备知识准备关键词是提示词中最简单，也是最直接的一种形式，通常由单个词语构成，它能够精准地指向某个主题、概念或对象。由于其简洁性，关键词给予了AI较大的发挥空间，不过也正因如此，生成的结果可能比较宽泛。（一）提示词类型1．关键词例如，在文本生成中，如果关键词是“太空探索”，则AI可能会生成关于太空探索的历史、太空飞船的技术介绍、宇航员的经历等各种内容；在图像生成中，若关键词是“森林”，则AI可能会生成茂密的热带雨林、静谧的温带森林，或带有奇幻色彩的森林等多种风格的图像。短语比关键词稍长，一般由两个或多个词语组成，能够具体地描述用户想要的内容。相较于关键词，短语在一定程度上缩小AI生成内容的范围，生成的结果更符合用户的预期。（一）提示词类型2．短语例如，在文本生成中，短语“办公用品采购计划”明确了文档的类型是与采购相关的计划类文档，这样AI在生成内容时，就会将办公用品的类别（如纸张、笔类、打印耗材等）和采购计划（如采购数量、预算、时间安排等）融入到文档中；在图像生成中，短语“简洁风格的PPT模板”则可能会引导AI生成具有简洁配色、清晰布局和实用图表的PPT模板。短句是由几个词语或短语组成的完整句子或句子片段，它通常包含主语、谓语等句子成分，这种形式的提示词能够表达更完整、更复杂的意图或需求，同时生成的内容也更具有针对性。（一）提示词类型3．短句例如，在文本生成中，短句“请写一篇500字左右的文章介绍人工智能在医疗影像诊断中的应用”明确了文章的篇幅和主题，此时AI就会围绕人工智能在医疗影像诊断领域的应用展开，并且控制文章篇幅在500字左右；在图像生成中，短句“生成一张带有冬季雪景的城市街道图，要有行人穿梭其中”详细说明了图像的场景（冬季雪景的城市街道）和细节要求（有行人），此时AI同样会根据这些要求生成相应的图像。段落是由多个短句组成的文本块，通常包含更详细、更全面的信息，能够更深入地表达用户的意图或需求。在AI工具中，段落提示词通常用于提供详细的背景信息、情感表达或故事线索等，以引导AI生成更符合用户期望的内容。（一）提示词类型4．段落例如，在文本生成中，段落提示词可能是：“请制作一份办公用品管理方案，该方案针对的对象是一家拥有500名员工的大型企业，企业在办公用品管理方面存在的问题包括采购成本过高、库存积压严重、领用流程烦琐等。方案需要详细阐述如何通过引入智能化管理系统来优化采购流程，实现精准采购，并降低库存成本；同时，还要制定严格的领用制度，简化审批流程，提高办公效率。结构化提示词是一种有条理、分层次的提示方式，它通过将创作要求分解为多个具体、明确的提示词，可以帮助AI更准确地理解和执行创作任务。以下是一个关于制作员工培训记录表的结构化提示词示例。（一）提示词类型5．结构化提示词01背景设定02主题要求03内容细节04风格指导06结构安排RTGO提示词公式由4个核心要素构成，分别是Role（角色）、Task（任务）、Goal（目标）和Objective（操作要求）。以下是个关于销售工作月总结报告的RTGO提示词示例，如下图所示。（二）常见的提示词公式1．RTGO提示词COSTAR提示词公式由6个核心要素构成，分别是Context（上下文）、Objective（目标）、Style（风格）、Tone（语调）、Audience（受众）和Response（回应类型）。以下是一个关于召开2025年度财务总结会议的COSTAR提示词示例，如下图所示。（二）常见的提示词公式2．COSTAR提示词智谱清言是由北京智谱华章科技有限公司推出的生成式AI助手，它结合了自然语言处理、机器学习等先进技术，旨在为用户提供智能问答、信息检索、文本生成、数据分析等多项服务。左图所示为智谱清言的应用页面。（三）常见的数据处理AI工具1．智谱清言办公小浣熊是商汤科技推出的一款AI办公助手，通过深度学习和自然语言理解技术，可以为用户构建一站式的创作、分析和知识管理平台。左图所示为办公小浣熊的“数据分析”页面。（三）常见的数据处理AI工具2．办公小浣熊二、案例分析（一）案例目标本案例以制作全面且实用的办公用品管理表为核心目标，该管理表包含办公用品的采购、入库、领用、库存盘点等关键数据，能够清晰记录办公用品的流动情况，方便管理人员实时掌握库存状态，合理安排采购计划，确保办公用品供应的及时性和稳定性。二、案例分析（二）制作思路假如已拥有一个采购清单，但不清楚该如何基于其内容来创建办公用品管理表时，用户可以借助如文心一言等AI工具来获取相关建议。通过上传采购清单的内容及输入相关管理需求，可初步明确管理表中应包含的信息要素，进而构建出合理的表格框架，其具体操作如下。三、案例制作1使用文心一言了解办公用品管理表的表格框架（一）使用文心一言创建表格框架三、案例制作2查看生成的内容3粘贴生成的表格框架三、案例制作4选择粘贴方式5根据生成的表格框架创建内容表格仅搭建框架是不够的，还需要补充相应的数据内容。为了提高效率，可以使用OfficeAI快速填充部分基础信息，如物品名称、类别、规格等常用字段，然后再对单元格进行美化设置，如设置单元格中数据的字体格式与对齐方式、设置单元格的边框和行高列宽等，其具体操作如下。三、案例制作1描述希望OfficeAI执行的操作（二）使用OfficeAI填充并美化表格三、案例制作2查看引用结果3更改单元格中的数字格式三、案例制作4在工作表中插入新列5补充表格中的数据三、案例制作6选择表格样式7将表格转换成普通区域8调整单元格中字体的对齐方式创建表格数据时应善于观察数据的特性，一些数据可以通过计算等方式来完成快速录入，这里将使用办公小浣熊快速计算工作表中的“采购金额”“当前库存”“库存状态”3列数据，其具体操作如下。三、案例制作1