工会签到台账归档制度

工会签到台账归档制度第一章总则第一条为规范工会签到台账的建立、使用与归档管理，确保签到记录的真实性、完整性和可追溯性，保障工会会员合法权益，提升工会工作规范化水平，依据《中华人民共和国工会法》《中华人民共和国档案法》《中国工会章程》及中华全国总工会《基层工会工作条例》《工会档案管理办法》等法律法规和规范性文件，结合本工会实际，制定本制度。第二条本制度所称签到台账，是指工会组织各类活动、会议、培训时，记录会员及参会人员参与情况的原始凭证明细，包括纸质签到表、电子签到数据及相关辅助材料。签到台账归档管理是指对上述材料进行收集、整理、分类、编目、保管、利用和销毁的全过程管理。第三条签到台账归档管理遵循以下原则：（一）真实准确原则：签到记录必须如实反映会员及参会人员的实际参与情况，严禁伪造、篡改、虚构或遗漏信息。（二）完整规范原则：归档材料需涵盖活动全流程要素，确保时间、地点、人员、内容等关键数据完整，格式符合统一标准。（三）安全保密原则：采取物理防护和技术措施，防止档案丢失、损坏、泄露或被非法篡改，对涉及会员个人隐私的信息严格保密。（四）统一管理原则：签到台账归档工作由工会统一领导，分级负责，确保管理流程标准化、制度化。第二章适用范围第四条本制度适用于本工会各级组织，包括工会委员会、经费审查委员会、女职工委员会、各工会小组以及工会举办的各类直属机构。第五条本制度适用于以下对象：（一）工会正式会员、预备会员及按章程享有参会权利的其他人员；（二）应邀参加工会活动的特邀嘉宾、合作单位人员、职工代表等非会员参与者；（三）工会组织者、工作人员及其他参与签到台账管理的人员。第六条本制度适用于以下场景：（一）常规活动：会员大会、工会委员会会议、经费审查委员会会议、女职工代表大会、工会小组会议等；（二）专项工作：职工代表大会、工资集体协商会议、劳动竞赛、技能培训、文体活动、困难职工帮扶、送温暖工程、劳动保护监督检查等；（三）临时性活动：应急会议、突发性工作部署（如疫情防控、安全生产演练）、上级工会交办任务的专项会议等；（四）其他需要记录参会情况的工会活动。第三章职责分工第七条工会委员会职责：（一）统筹签到台账归档管理工作，将档案管理纳入工会年度工作计划，保障经费、设施和人员投入；（二）审定签到台账归档管理制度及年度归档计划，审核重大活动（如会员代表大会、换届选举）的签到记录归档结果；（三）协调解决归档管理中的重大问题，监督制度执行情况，定期组织档案管理工作的检查与评估。第八条工会办公室（或综合管理部门）职责：（一）作为签到台账归档管理的牵头部门，负责制度的具体组织实施、日常监督和业务指导；（二）统一设计、印制和更新纸质签到表格，规范电子签到系统的功能模块和技术标准，组织档案管理业务培训；（三）接收、审核各工会小组及活动组织者提交的签到台账材料，监督归档流程合规性，建立台账交接登记制度。第九条活动组织者职责：（一）活动前3个工作日，向工会办公室提交活动方案，明确签到方式（纸质/电子/混合）、所需工具及人员安排；（二）活动中负责签到组织，核对参会人员身份，确保本人签到，特殊情况（如代签、未签到）需在备注栏注明原因并由负责人签字确认；（三）活动结束后2个工作日内，将原始签到记录（纸质表格、电子数据截图及导出件）、活动通知、参会人员名单等材料整理成册，填写《签到台账交接清单》，提交至工会办公室。第十条档案管理员职责：（一）负责签到台账的分类、整理、编目、保管、鉴定和利用，建立档案管理台账，确保档案存放有序、查找便捷；（二）定期检查档案保管状况，落实防火、防潮、防虫、防盗、防高温、防光、防尘、防磁等“八防”措施，对损坏或变质的档案及时修复、复制或上报处理；（三）建立签到台账查阅登记制度，记录查阅人、时间、目的、内容及查阅结果，严格执行保密规定，对涉及敏感信息的档案实行专人管理。第十一条工会会员职责：（一）按规定参加工会活动，主动签到并核对个人信息，确保签到记录真实准确；（二）对本人签到记录有异议的，可在活动结束后5个工作日内向活动组织者或工会办公室提出书面核查申请，逾期未申请的视为无异议；（三）遵守档案管理规定，不得涂改、抽取、损坏或泄露档案信息，不得擅自复制、摘录档案内容。第四章签到管理要求第十二条签到方式规范：（一）纸质签到：1.使用工会统一印制的《工会活动签到表》，表格须包含以下要素：活动名称、时间（起止时间）、地点、组织单位、参会人员姓名（或会员编号）、联系方式、签到方式（手写/盖章）、签到时间（精确到分钟）、负责人签字、备注栏（用于说明未签到原因、代签情况、特殊事项等）；2.参会人员需本人用黑色水笔手写签名或盖章，不得由他人代签，确需代签的需在备注栏注明“代签人：XXX，原因：XXX”，并由活动组织者签字确认；3.签到表需在活动现场当场填写，不得事后补签，活动组织者需全程监督，确保签到过程公开透明，活动结束后当场回收并密封。（二）电子签到：1.优先使用工会指定的电子签到系统（如“工会会员服务平台”“企业微信工会模块”等），系统需具备以下功能：会员身份验证（支持会员编号、人脸识别、手机号绑定）、实时签到记录、数据导出（Excel/PDF格式）、异常情况预警（如重复签到、非会员登录）；2.电子签到需记录时间戳（精确到分钟）、IP地址、设备唯一标识（如手机IMEI码）等溯源信息，确保签到行为可追溯；3.活动结束后，活动组织者需立即导出电子签到原始数据，打印并由负责人签字确认，注明“数据导出时间：XXXX年XX月XX日XX:XX”，与纸质签到表一并归档；导出数据需与实际参会人数核对，误差超过5%的需查明原因并书面说明。（三）混合签到：1.对于大型活动（如职工运动会、文艺汇演、千人以上会议），可采用“电子签到为主、纸质签到为辅”的混合方式，电子签到作为主要记录依据，纸质签到仅用于系统故障或无电子设备参会人员的补充记录；2.混合签到时，需在活动方案中明确两种签到方式的衔接规则，如“电子签到系统故障时，启用纸质签到表，并在活动结束后1个工作日内将纸质记录录入系统”；3.活动组织者需在活动总结报告中说明混合签到的执行情况，包括两种签到方式的参与人数、数据一致性核查结果等。第十三条签到信息核对：（一）活动组织者需在签到环节核对参会人员身份，会员需出示会员证或电子会员码，非会员需出示有效身份证件并登记“其他参会人员信息表”（含姓名、单位、联系方式、参与事由）；（二）活动结束后，活动组织者需核对签到记录与实际参会名单，对未签到人员及时联系确认，并在《活动总结报告》中详细说明未签到原因（如病假、事假、通知遗漏等），未签到率超过10%的活动需向工会委员会提交书面说明；（三）工会办公室每季度对各工会小组的签到记录进行抽查，重点核查大型活动、重要会议的签到信息真实性，抽查比例不低于当季活动总数的20%，抽查结果纳入工会工作考核。第五章归档范围与标准第十四条归档范围：（一）原始签到记录：包括纸质《工会活动签到表》（原件）、电子签到系统导出的原始数据（含Excel、CSV、JSON等格式）及打印件、签到现场照片/视频（如需，需标注活动名称、时间、地点）；（二）辅助材料：活动通知（红头文件或电子通知）、活动议程表、参会人员名单（含会员编号、联系方式）、活动总结报告、未签到情况说明、签到异常情况处理记录等；（三）汇总台账：年度/季度《工会活动签到汇总表》（含活动次数、参与人次、签到率、会员参与率等统计数据）、《签到档案年度归档清册》等。第十五条归档标准：（一）材料完整性：归档材料需覆盖活动从筹备到结束的全过程签到信息，无缺失、无遗漏，原始记录与辅助材料一一对应，如活动通知与签到表的活动名称、时间、地点需完全一致；（二）数据准确性：签到信息（姓名、时间、活动名称等）需准确无误，电子数据与纸质记录一致，涂改处需加盖“工会档案更正章”或由活动组织者签字确认；（三）格式规范性：1.纸质材料：使用A4纸打印或填写，字迹清晰、无褶皱，装订时左侧对齐，加装统一封面（封面需包含工会全称、活动名称、归档时间、档号、保管期限等信息，字体为宋体二号加粗）；2.电子材料：需导出为通用格式（Excel表格、PDF文档），文件名命名规范为“XX工会-活动类型-活动时间-档号”（如“XX公司工会-会员大会-20231015-001”），电子档案需保留原始数据及导出时间戳；（四）分类科学性：采用“年度-活动类型-组织层级”三级分类法，活动类型分为“会议类”“培训类”“文体类”“维权类”“其他类”五大类，组织层级分为“工会委员会”“工会小组”“专项工作组”等，分类后需编制分类目录，确保档案检索便捷。第六章归档流程第十六条材料收集：（一）活动组织者需在活动结束后2个工作日内，将原始签到记录及辅助材料整理完毕，填写《签到台账交接清单》（一式两份），清单需注明材料名称、数量、份数、交接人、联系方式、交接时间；（二）工会办公室在收到材料后1个工作日内核对清单与实际材料是否一致，核对无误后在交接清单上签字确认，一份退回活动组织者存档，一份由工会办公室留存；材料不齐或信息有误的，需在1个工作日内退回活动组织者补充完善，补充时限不超过3个工作日。第十七条整理编目：（一）档案管理员收到材料后，按照归档标准进行分类、排序、编页：1.分类：根据“年度-活动类型-组织层级”三级分类法确定档案类别，如“2023年-会议类-工会委员会”；2.排序：按活动时间先后顺序排列，同类型活动按组织层级从高到低排序，同层级活动按活动名称首字母排序；3.编页：纸质材料用铅笔在右上角编写页码（正面编页，背面不编），页码从“1”开始连续编号；电子材料需在文件名中标注“总页数-当前页码”（如“总5页-第3页”）。（二）编制《工会签到台账归档目录》，目录需包含以下信息：档号、分类号、活动名称、活动时间、页数、保管期限、存放位置、备注等，目录采用Excel表格编制，字体为宋体小四，表头加粗，一式三份（一份随档案存放，一份由工会办公室备案，一份上报上级工会）。第十八条归档移交：（一）每年6月30日前，档案管理员完成上一年度签到台账的整理编目工作，编制《年度签到档案归档清册》（含档案总数、分类数量、保管期限分布等），报工会委员会审核；（二）工会委员会在收到归档清册后5个工作日内组织审核，审核通过后由工会主席签字确认；审核未通过的，需在3个工作日内退回档案管理员重新整理；（三）档案管理员将审核通过后的档案移交至工会档案室（或指定档案存放地点），办理档案移交手续，填写《档案移交清单》，移交人、接收人、监交人（工会办公室主任）三方签字确认，移交清单一式三份（移交人、接收人、工会办公室各执一份）；（四）电子档案需同时备份至工会指定的服务器和云端存储系统，备份频率为每季度一次，备份介质需标注“工会签到档案-XXXX年度”及备份时间，服务器备份由档案管理员负责，云端备份由工会办公室协同信息技术部门负责。第十九条电子档案管理：（一）电子签到数据需进行定期备份和病毒查杀，每月由档案管理员使用杀毒软件进行全盘扫描，扫描记录需存档；（二）电子档案的访问权限实行分级管理：档案管理员拥有最高权限（可查看、修改、删除、导出数据），工会工作人员需经工会办公室主任授权后方可查看和导出数据，会员本人仅可通过会员服务平台查询本人参与记录；（三）电子档案存储介质（如硬盘、U盘、光盘）需存放在防磁柜中，防磁柜放置在干燥、通风的档案室内，每两年对存储介质进行一次数据完整性检测，对老化或损坏的介质及时更换并重新备份；（四）电子档案不得随意删除或修改，确需修改的，需经工会委员会批准，由档案管理员操作，并记录修改时间、修改内容及审批文件，修改后的数据需重新备份。第七章保管与利用第二十条保管期限：（一）常规活动签到台账：包括工会小组会议、一般性培训、文体活动等，保管期限为3年，自活动结束次年起计算；（二）重要活动签到台账：包括会员代表大会、工会换届选举会议、经费审查委员会会议、工资集体协商会议、职工代表大会等，保管期限为10年；（三）特殊活动签到台账：包括涉及职工重大权益的会议（如社保方案审议、劳动争议调解会议）、突发事件应对活动（如疫情防控应急会议、安全生产演练）、上级工会要求长期保存的活动等，保管期限为永久；（四）汇总台账：年度签到汇总表、归档清册等，保管期限为10年。第二十一条保管要求：（一）纸质档案保管：1.存放于专用档案柜中，档案柜需上锁管理，钥匙由档案管理员和工会办公室主任分别保管；2.档案库房需配备温湿度计，每日记录温湿度，温度控制在14-24℃，相对湿度控制在45-60%，温湿度超出范围时需及时采取通风、除湿、增温等措施；3.档案柜内需放置防虫剂、防霉剂，每半年更换一次，档案库房内严禁吸烟、存放易燃易爆物品及与档案无关的物品。（二）电子档案保管：1.采用“本地服务器备份+云端备份+异地备份”三级备份机制，本地备份存储在工会专用服务器，云端备份存储在上级工会指定的云平台（如“全国工会云”），异地备份存储在分支机构或合作单位的档案室，异地备份介质需每半年与本地备份进行一次数据核对；2.电子档案服务器需设置防火墙、入侵检测系统，定期进行安全漏洞扫描，扫描记录需存档；3.云端备份需开启数据加密功能，加密密钥由工会办公室主任和档案管理员分别保管，严禁泄露。第二十二条档案鉴定与销毁：（一）对保管期限届满的签到台账，由工会委员会组织鉴定小组（由工会主席、工会办公室主任、档案管理员、2名会员代表组成）进行鉴定，鉴定内容包括档案的保存价值、完整性、安全性等；（二）鉴定小组对档案提出鉴定意见：对仍有保存价值的，重新划定保管期限；对无保存价值的，填写《档案销毁清单》，清单需包含档案名称、档号、数量、保管期限、销毁原因等信息，经工会主席审批后，由2名以上人员监销，监销人需在销毁清单上签字确认；（三）档案销毁需采用焚烧或粉碎方式，销毁过程需全程录像，录像资料保存2年；电子档案销毁需对存储介质进行物理销毁（如粉碎、消磁），确保数据无法恢复。第二十三条查阅利用：（一）查阅权限：1.工会工作人员因工作需要查阅签到台账，需经工会办公室主任批准，查阅时需出示工作证件；2.工会会员查阅本人参与记录，需出示会员证或有效身份证件，档案管理员核实后提供查阅服务，查阅范围仅限于本人参与的活动记录；3.外部单位（如上级工会、司法机关、审计部门）因公务需要查阅，需出具单位介绍信（注明查阅目的、内容、范围），经工会主席批准后，由档案管理员陪同查阅，查阅结果需加盖工会公章。（二）查阅流程：1.查阅人填写《工会签到台账查阅申请表》，注明查阅人姓名、单位、联系方式、查阅内容、目的、时间及用途，经相关负责人审批后提交档案管理员；2.档案管理员核对审批手续，安排查阅地点（档案室或指定阅览室），查阅时需佩戴手套，严禁涂改、勾画、抽取、撤换档案，不得将档案带出查阅地点；3.查阅结束后，查阅人需在《档案查阅登记簿》上签字确认，档案管理员记录查阅内容、时间、页数及归还情况，查阅申请表和登记簿需保存1年。（三）复制与摘录：1.经批准查阅的档案，可由档案管理员负责复制（加盖“工会档案复制专用章”），复制件与原件具有同等效力；2.摘录档案内容需使用档案专用摘录纸，由档案管理员核对无误后签字确认，摘录纸需注明摘录人、摘录时间及档案档号；3.复制件和摘录纸仅限查阅人本人使用，不得转借、复制或用于其他用途，违反规定的，暂停其查阅权限并通报批评。第八章