人员脱密台账归档制度

人员脱密台账归档制度人员脱密台账归档制度第一章总则第一条为规范人员脱密台账的管理，确保涉密人员离岗、离职、退休后的脱密期管理可追溯、可监督，保障国家秘密安全，根据《中华人民共和国保守国家秘密法》《中华人民共和国档案法》《国家秘密载体管理办法》及单位内部保密管理规定，结合实际制定本制度。第二条本制度适用于单位所有涉密人员（含核心涉密人员、重要涉密人员、一般涉密人员）的脱密台账建立、归档、保管及利用管理，具体包括：（一）因调动、辞职、辞退、退休等原因离开涉密岗位的人员；（二）涉密项目结束后不再参与涉密工作的人员；（三）因涉密等级调整不再符合涉密岗位要求的人员；（四）其他需要纳入脱密管理的相关人员。第三条人员脱密台账归档管理遵循“真实准确、完整规范、安全保密、动态管理”的原则，确保台账内容与人员脱密管理实际一致，归档过程符合保密要求，档案信息长期可查。第二章台账建立与内容要求第四条人员脱密台账由单位保密工作部门（以下简称“保密部门”）牵头建立，各业务部门配合提供人员涉密信息，人力资源部门协助核实人员变动情况，形成“保密部门统筹、业务部门提供、人力资源部门协同”的台账建立机制。第五条人员脱密台账采用“纸质台账+电子台账”双轨制管理模式。纸质台账采用A4纸打印，按“一人一档”原则装订成册，封面注明“人员脱密台账”、人员姓名、工号、部门、归档日期及档案编号；电子台账由保密部门指定专人使用单位指定的加密软件存储，定期刻录成不可擦写光盘进行备份，备份介质存放于专用防磁柜中，确保数据安全。第六条人员脱密台账应全面反映人员涉密及脱密管理全过程，具体内容包括以下模块：（一）基本信息模块：包括人员身份信息（姓名、性别、身份证号、工号、所在部门、联系电话、政治面貌）、岗位信息（涉密岗位名称、岗位类别、涉密时间、岗位变动记录）、保密资格信息（保密培训合格证编号、保密审查结论、签订保密协议情况及协议编号）；（二）涉密信息模块：包括参与涉密项目/任务信息（项目名称、密级、知悉范围、起止时间、承担职责）、涉密载体信息（经手涉密载体种类、数量、编号及移交记录）、涉密设备信息（使用涉密计算机、办公自动化设备的型号、序列号及管理责任人）；（三）脱密管理模块：包括脱密期限（根据《保密法》及单位规定确定的脱密期，核心涉密人员不超过3年，重要涉密人员不超过2年，一般涉密人员不超过1年）、脱密措施（脱密期内的管理要求，如禁止从业范围、报告义务、定期回访记录）、手续办理情况（离岗离职保密审查表、涉密载体清退记录、脱密期承诺书签署情况、脱密期告知书送达记录）；（四）归档信息模块：包括归档时间、档案编号（按“部门-年份-人员序号”规则编制，如“XX部-2024-001”）、保管期限（核心涉密人员台账不少于脱密期+5年，重要涉密人员不少于脱密期+3年，一般涉密人员不少于脱密期+2年）、备注（其他需要说明的特殊情况，如脱密期延长、违规记录等）。第三章归档流程管理第七条人员脱密台账应在以下时间节点完成归档：（一）人员离岗、离职时：保密部门在人员办理脱密手续后15个工作日内，完成该人员脱密台账的初步整理，核对信息无误后通知档案管理部门准备接收；（二）年度归档：每年12月31日前，保密部门对当年新增的脱密台账进行全面复核，确保信息准确、材料完整后，统一向档案管理部门移交；（三）特殊情形：若脱密期内人员发生涉密违规行为或脱密期限调整，保密部门应在处理决定作出后5个工作日内更新台账内容并重新归档。第八条归档准备包括以下工作：（一）台账整理：纸质台账应按“基本信息→涉密信息→脱密管理→归档信息”顺序排序，去除无关材料，检查页码完整性，使用档案装订线左侧装订，加装统一格式的档案封面，封面由保密部门负责人签字确认；电子台账需对数据进行加密处理，删除重复文件，确保电子台账与纸质台账内容完全一致后，刻录成光盘并在光盘表面标注档案编号、人员姓名、刻录日期及加密说明。（二）材料审核：保密部门指定专人对照《人员脱密台账审核清单》逐项审核，审核内容包括信息完整性、签字盖章规范性、密级标识准确性、脱密期限合规性，审核无误后在台账封面及审核清单上签字，确保台账材料真实、准确、规范。第九条归档移交程序如下：（一）移交方式：纸质台账由保密部门派2名以上专人送至档案管理部门，移交时填写《档案移交清单》（一式三份，移交部门、接收部门、保密部门各执一份），详细列明档案编号、人员姓名、档案数量、归档日期等信息；电子台账由保密部门技术人员将加密光盘及密码说明移交档案管理部门，填写《电子档案移交清单》，注明数据格式、加密方式、备份数量及存放地点，双方核对无误后签字盖章。（二）接收登记：档案管理部门接收脱密台账后，应在1个工作日内完成登记，建立《脱密台账归档总台账》，记录档案编号、人员姓名、归档日期、保管期限、移交人、接收人等信息，并及时更新档案管理系统数据，确保台账信息可查询、可追溯。第四章档案保管与利用第十条档案保管应严格执行以下规定：（一）保管场所：纸质脱密台账存入单位档案库房，库房应符合“九防”（防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防高温、防光、防尘、防磁）要求，配备温湿度调控设备（温度控制在14-24℃，湿度控制在45%-60%），安装防盗门窗、红外监控设备及自动灭火系统；电子脱密台账存储介质存放于专用防磁柜中，远离强磁场、强辐射源，防磁柜钥匙由档案管理人员专人保管。（二）保管责任：档案管理部门为脱密台账保管的直接责任部门，指定1名专职档案管理员负责台账的日常管理，定期检查档案状况（每季度一次），对纸质台账中出现破损、字迹褪色的页面及时修复或复制，对电子台账每半年进行一次数据检测，确保存储介质可读、数据完整。（三）保密管理：脱密台账属于内部敏感信息，查阅需严格履行审批手续。单位内部因工作需要查阅台账的，由查阅部门负责人签字，经保密部门负责人批准后，在档案管理部门查阅室查阅，查阅时由档案管理人员全程陪同，查阅人不得擅自复制、摘抄台账内容；司法机关、纪检监察部门因办案需要查阅台账的，需出具正式函件，经单位分管保密工作的领导批准后，方可查阅，查阅过程需记录在案，包括查阅时间、查阅人、查阅内容等；涉及核心涉密人员的台账，原则上不对外提供，确需查阅的，需报请上级保密管理部门批准，查阅后台账原件立即归还，档案管理部门留存查阅记录。第十一条档案鉴定与销毁程序如下：（一）鉴定程序：脱密台账保管期限届满前3个月，由档案管理部门会同保密部门、人力资源部门组成鉴定小组，对台账价值进行鉴定。鉴定小组应逐卷审查台账内容，对涉及重大历史事件、重要案件或有长期查考价值的台账，经单位分管领导批准后延长保管期限；对无继续保存价值的台账，填写《档案销毁审批表》，注明档案名称、数量、销毁原因、鉴定小组成员意见，报单位分管领导审批。（二）销毁执行：档案销毁由保密部门、档案管理部门共同派员监销（2人以上），采用焚烧或专业碎纸机销毁方式，确保信息无法恢复。销毁过程需制作《档案销毁记录》，详细记录销毁时间、地点、监销人、销毁方式、档案数量及编号，由监销人签字确认，记录保存期限不少于10年。销毁完成后，档案管理部门将《档案销毁审批表》及《档案销毁记录》一并存档，以备查验。第五章责任分工与监督第十二条各部门在人员脱密台账归档管理中应履行以下职责：（一）保密工作部门：负责脱密台账的统筹规划、内容审核、归档监督及保密审查，定期组织台账管理培训，确保相关人员掌握制度要求；（二）业务部门：负责提供本部门涉密人员准确信息，包括岗位变动、涉密项目参与情况等，协助保密部门办理脱密手续，配合台账信息更新；（三）人力资源部门：负责核实人员变动情况，及时向保密部门通报离岗、离职、退休人员信息，确保台账建立及时、准确；（四）档案管理部门：负责脱密台账的接收、登记、保管及提供利用，确保档案安全、完整，定期检查台账保管状况，发现问题及时报告；（五）涉密人员本人：应配合提供个人信息，如实填写脱密承诺书，确保台账内容真实，在脱密期内严格遵守保密规定，主动接受监督。第十三条监督与责任追究机制如下：（一）定期检查：单位保密工作领导小组每半年对脱密台账归档管理情况进行一次全面检查，重点检查台账完整性、归档及时性、保管安全性及利用规范性，检查结果形成书面报告，对发现的问题提出整改意见，限期整改；（二）责任追究：对违反本制度的行为，根据情节轻重予以处理：1.未按规定建立或更新台账导致信息遗漏的，对相关责任人予以通报批评，责令限期整改，整改不到位的扣减部门年度绩效考核分数；2.归档材料不真实、不准确，造成不良后果的，对直接责任人给予警告至记过处分，并取消当年评优资格；3.擅自复制、摘抄、泄露脱密台账信息的，根据《保密法》及单位规定给予降级、撤职等纪律处分，情节严重的解除劳动合同，构成犯罪的依法追究刑事责任；4.档案保管不当造成台账损毁、丢失的，对档案管理人员及相关负责人予以追责，情节严重的调离岗位并给予处分，造成国家秘密泄露的依法承担相应责任。