医院档案管理办法

医院档案管理办法第一章总则第一条为规范医院档案管理工作，提高档案管理科学化、制度化、规范化水平，有效保护和利用档案资源，服务医院医疗、教学、科研、管理等各项事业发展，根据国家有关档案法律法规及行业管理要求，结合本院实际，制定本办法。第二条本办法所称医院档案，是指医院在各项工作中直接形成的，具有保存价值的各种文字、图表、声像、电子数据等不同形式的历史记录。第三条医院档案工作是医院整体工作的重要组成部分，是维护医院历史真实面貌的基础性工作。各科室、部门及全体员工均有保护医院档案的义务。第四条档案管理工作遵循统一领导、分级负责、集中管理与分散管理相结合的原则，确保档案的完整、准确、安全和有效利用。第五条医院档案管理工作纳入医院发展规划和年度工作计划，所需经费列入医院年度预算，保障档案工作的正常开展。第二章管理机构与职责第六条医院成立档案工作领导小组，由院领导分管档案工作，负责统筹协调全院档案管理重大事项。领导小组下设办公室，设在医院综合档案室（或指定负责档案管理的部门），具体负责日常档案管理工作。第七条综合档案室（或指定部门）的主要职责：（一）贯彻执行国家及上级部门有关档案工作的法律法规和方针政策；（二）制定和完善医院档案管理规章制度，并组织实施；（三）负责医院各类档案的接收、整理、鉴定、保管、统计、利用和销毁等工作；（四）指导和督促各科室、部门做好文件材料的形成、积累、整理和预归档工作；（五）组织开展档案业务培训和学术交流活动，提高档案人员业务素质；（六）负责档案信息化建设与管理，推动档案数字化转型；（七）维护档案的完整与安全，防止档案损毁、丢失和泄密。第八条各科室、部门应指定专人（兼职档案员）负责本部门文件材料的收集、整理、预归档和向综合档案室移交工作，并协助综合档案室做好相关档案利用工作。第三章档案的形成与收集第九条医院各项工作活动中形成的具有保存价值的文件材料，均应纳入档案收集范围。主要包括：（一）行政管理类：医院章程、发展规划、工作计划、总结、会议纪要、决议、请示、批复、人事任免、奖惩、财务、审计、后勤等方面的文件材料；（二）医疗业务类：医疗规章制度、诊疗方案、病历（含电子病历）、医嘱、检查报告、手术记录、护理记录、医疗质量控制、院感控制等方面的文件材料；（三）教学科研类：教学计划、大纲、教材、讲义、学生管理、科研项目立项、研究过程、成果鉴定、学术论文、著作等方面的文件材料；（四）基本建设类：工程项目审批、勘察设计、施工、监理、竣工验收、工程图纸等方面的文件材料；（五）仪器设备类：仪器设备购置审批、合同、说明书、安装调试、维修保养、报废等方面的文件材料；（六）声像实物类：反映医院重要活动、重大事件、重要人物的照片、录音、录像、光盘、奖杯、奖牌、证书等；（七）其他具有保存价值的文件材料。第十条各科室、部门兼职档案员应及时收集本部门在工作中形成的各类文件材料，确保其完整、准确、系统。对于专业性强、形成周期长的文件材料，应实行分阶段收集。第四章档案的整理与归档第十一条档案整理应遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。第十二条归档文件材料应符合以下要求：（一）文件材料应为原件，手续齐全，格式规范；（二）字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字盖章手续完备；（三）电子文件应确保其真实性、完整性、可用性和安全性，并与相应的纸质文件材料建立关联；（四）外文材料应附有中文译本。第十三条档案分类应按照国家有关档案分类标准，并结合医院实际情况，制定科学合理的档案分类方案，明确各类档案的归档范围、保管期限和分类编号方法。第十四条各科室、部门形成的文件材料，应在次年规定时间内，由兼职档案员整理完毕后，向综合档案室移交。综合档案室应对接收的档案材料进行验收，合格后方可归档。交接双方应办理交接手续。第五章档案的保管与保护第十五条综合档案室应具备符合国家规定的档案库房，配备必要的温湿度调控、防火、防盗、防虫、防鼠、防高温、防潮、防尘、防光、防磁等设施设备，确保档案安全。第十六条档案库房应建立严格的管理制度，非档案管理人员未经许可不得进入。档案管理人员进入库房应履行登记手续。第十七条严格执行档案库房温湿度控制标准，定期对档案进行检查、清点和维护，发现问题及时处理，防止档案霉变、虫蛀、褪色、破损。第十八条对重要、珍贵的档案，应采取特殊保护措施，可进行复制或数字化加工，原件妥善保存。第十九条档案装具应符合国家标准，做到规范统一。第六章档案的利用第二十条综合档案室应建立健全档案利用制度，明确档案利用的范围、方式和程序，为医院各项工作提供档案服务。第二十一条医院内部人员因工作需要查阅档案，须持有效工作证件，经科室负责人同意后，方可查阅。查阅重要、机密档案，须经分管院领导批准。第二十二条外部单位或个人查阅档案，须持单位介绍信和有效身份证件，说明查阅目的和范围，经综合档案室负责人批准后，方可查阅。涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案，不得擅自提供利用。第二十三条查阅档案时，应遵守档案管理规定，爱护档案，不得涂改、勾画、抽取、撤换、增删档案材料。未经允许，不得擅自复制、拍摄、摘录档案内容。第二十四条档案一般不得带出档案室。确因特殊情况需要借出的，须经分管院领导批准，严格履行借阅手续，并限期归还。档案借出期间，借阅单位和个人对档案的安全、完整负责。第二十五条查（借）阅档案者应在指定位置查阅，不得在档案材料上做任何标记。查阅完毕，应及时将档案归还，档案管理人员当面核对无误后，在借阅登记本上注销。第二十六条综合档案室应积极开发档案信息资源，编制档案检索工具和参考资料，开展档案编研工作，提高档案利用效率和水平。第七章档案的信息化建设第二十七条医院应积极推进档案信息化建设，将其纳入医院信息化发展总体规划，建立健全电子档案管理制度和技术规范。第二十八条档案管理系统应符合国家相关标准，具备档案著录、检索、存储、备份、利用、统计等功能，并与医院其他业务系统实现数据共享和互联互通。第二十九条对纸质档案应逐步进行数字化加工，确保数字档案的真实性、完整性、可用性和安全性。数字化加工过程应符合相关技术标准和规范。第三十条电子档案的形成、收集、整理、归档、保管、利用和销毁等环节，应严格遵守国家有关电子档案管理的规定，确保电子档案的法律效力。第三十一条加强档案信息安全管理，建立数据备份和灾难恢复机制，定期进行数据备份和安全检查，防止档案信息泄露、丢失和篡改。第八章档案的鉴定与销毁第三十二条医院应成立档案鉴定工作小组，负责对已到保管期限的档案进行价值鉴定。鉴定工作小组由档案管理人员、相关业务部门人员和分管院领导组成。第三十三条档案鉴定应严格按照国家有关档案保管期限的规定进行，准确判定档案的存毁。对确无保存价值的档案，应提出销毁意见，报医院档案工作领导小组审批。第三十四条经批准销毁的档案，应编制销毁清册，由两人以上负责监销。监销人在档案销毁前，应对照销毁清册进行核对，确认无误后，方可销毁。销毁完毕，监销人应在销毁清册上签字，并注明销毁日期和方式。销毁清册应永久保存。第三十五条严禁个人私自销毁档案材料。第九章监督与责任追究第三十六条医院档案工作领导小组及综合档案室应定期对各科室、部门档案工作的开展情况进行监督检查，对违反本办法规定的行为，责令限期整改。第三十七条对在档案收集、整理、保管、利用、信息化建设等工作中做出显著成绩的单位和个人，医院应给予表彰和奖励。第三十八条对违反档案管理规定，造成档案损毁、丢失、泄密或擅自销毁