学校合同管理制度

学校合同管理制度第一章总则第一条为规范学校合同管理，防范合同风险，维护学校合法权益，提高办学效益，依据《中华人民共和国民法典》及相关法律法规，结合本校实际，制定本制度。第二条本制度所称合同，是指学校在行政管理、教育教学、科研开发、对外合作、物资采购、基本建设等活动中，与其他平等主体的自然人、法人或非法人组织之间设立、变更、终止民事权利义务关系的协议。第三条学校合同管理遵循以下原则：（一）合法合规原则：合同订立、履行、变更、解除等全过程必须遵守国家法律法规及政策规定。（二）维护公益原则：合同内容应符合学校的教育宗旨和公共利益，保障学校正常的教学、科研和管理秩序。（三）权责对等原则：明确合同管理各环节的责任主体，确保权利与义务相统一。（四）审慎严谨原则：合同谈判、起草、审查、签署等环节应周密考虑，防范法律风险和经济风险。（五）效益优先原则：在合法合规的前提下，追求合同的经济效益和社会效益最大化。第四条本制度适用于学校及校内各部门、各单位以学校名义对外订立的各类合同。学校所属独立法人单位的合同管理，可参照本制度另行制定管理办法。第二章合同管理机构与职责第五条学校合同管理实行统一领导、分级负责、归口管理的体制。第六条学校校长办公会是合同管理的领导机构，负责审议和批准学校重大合同，研究决定合同管理工作中的重大事项。第七条学校办公室（或指定专门部门，如法务室、资产管理处等，下同）是学校合同的归口管理部门，履行以下职责：（一）贯彻执行国家有关合同管理的法律法规和政策，制定和完善学校合同管理规章制度；（二）指导、监督和检查校内各单位的合同管理工作；（三）参与学校重大合同的谈判、起草和审查工作；（四）负责学校合同专用章的保管和使用管理；（五）组织合同管理人员的业务培训和学习交流；（六）协助处理学校重大合同纠纷。第八条学校财务部门在合同管理中履行以下职责：（一）对合同中涉及经费预算、支付方式、税务处理等财务事项进行审核；（二）根据生效的合同办理款项收付，并对合同履行过程中的财务风险进行监控。第九条各业务部门（院、系、部、处等）是合同的承办单位，负责本部门职责范围内合同的具体管理工作，履行以下职责：（一）负责合同项目的可行性论证和立项申请；（二）负责合同相对方的资信调查和选择；（三）负责合同的初步谈判、文本起草（或根据对方文本提出修改意见）；（四）负责将合同文本及相关材料按规定程序报批、报审；（五）负责合同的具体履行，跟踪合同履行情况，及时向归口管理部门报告履行中发生的问题；（六）负责合同相关资料的收集、整理、归档，并按规定向学校档案管理部门移交。第十条涉及学校重大利益或复杂法律关系的合同，学校可根据需要聘请外部法律顾问参与合同的审查、谈判或提供法律咨询意见。第三章合同的立项与谈判第十一条合同立项应符合学校发展规划和年度工作计划，属于学校职责范围内的事项。承办单位应就合同项目的必要性、可行性进行充分论证，并按规定办理立项审批手续。第十二条合同谈判前，承办单位应对合同相对方的主体资格、经营范围、资信状况、履约能力、商业信誉等进行充分调查，必要时可要求对方提供相关证明文件。调查情况应形成书面记录。第十三条合同谈判应由承办单位组织相关人员进行，重大或复杂合同的谈判，应有归口管理部门和财务部门人员参与，必要时可邀请法律顾问参加。谈判过程中应坚持平等互利、协商一致的原则，维护学校合法权益。第十四条谈判人员应做好谈判记录，对达成的主要意向和关键条款予以明确。第四章合同文本的起草与审查第十五条合同文本的起草应优先使用国家或行业发布的标准合同示范文本。没有示范文本的，应根据谈判内容和国家有关法律法规的规定起草。第十六条合同文本一般应包括以下主要条款：（一）当事人的名称（或姓名）和住所；（二）标的；（三）数量；（四）质量；（五）价款或者报酬；（六）履行期限、地点和方式；（七）违约责任；（八）解决争议的方法；（九）合同生效条件、签订日期、地点等。根据合同性质需要约定的其他条款，如保密条款、知识产权归属条款、不可抗力条款等，也应明确列出。第十七条合同文本的审查实行承办单位初审、归口管理部门复审（必要时法律顾问审查）的制度。（一）承办单位初审：承办单位负责人组织本单位相关人员对合同文本的真实性、可行性、完整性及与谈判内容的一致性进行审查，并签署明确的初审意见。（二）归口管理部门复审：承办单位将经初审的合同文本及相关材料（包括立项审批文件、相对方资信材料、谈判记录等）报送归口管理部门。归口管理部门主要从合同的合法性、规范性、条款严谨性、权利义务对等性以及是否符合学校利益等方面进行审查，并签署复审意见。涉及大额资金、重要资产处置或复杂法律问题的合同，归口管理部门应组织法律顾问进行审查或直接提交法律顾问审查。（三）财务部门审核：对涉及经费的合同，承办单位在报送归口管理部门前，应先送财务部门对合同中的经费预算、支付方式等财务事项进行审核。第十八条审查部门对合同文本提出修改意见的，承办单位应与合同相对方进行沟通，对合同文本进行修改完善。修改后的合同文本需按原审查程序重新报审。第五章合同的审批与签署第十九条合同审查通过后，承办单位应按照学校“三重一大”决策制度及其他相关规定，报请相应层级领导审批。（一）一般合同，由分管校领导审批；（二）重大合同（如金额巨大、涉及学校重大权益、长期合作等），须报请校长办公会审议批准；（三）特别重大的合同，经校长办公会审议后，还应报请学校党委常委会审定。具体审批权限和额度标准，由学校另行制定。第二十条合同经批准后，方可签署。签署合同应使用学校全称，并加盖学校合同专用章。严禁使用部门印章代替学校合同专用章签订合同。第二十一条学校法定代表人是学校合同的签署人。法定代表人可根据需要授权其他校领导或部门负责人签署特定类型或范围内的合同。授权签署合同的，应出具书面授权委托书。第二十二条合同签署应注意以下事项：（一）合同文本应为正式打印文本，不得有涂改。如有必要修改，应在修改处由双方签字或盖章确认。（二）合同份数应根据实际需要确定，一般至少一式两份，双方各执一份。涉及财务、档案等管理需要的，应增加相应份数。（三）合同签署前，承办单位应再次核对合同文本与审批文本的一致性。第六章合同的履行第二十三条合同生效后，承办单位是合同履行的责任主体，应严格按照合同约定全面履行合同义务，同时督促合同相对方履行其义务。第二十四条承办单位应指定专人负责合同的跟踪管理，建立合同履行台账，及时记录合同履行情况。对合同履行过程中出现的问题，应及时向分管领导和归口管理部门报告，并积极采取措施予以解决。第二十五条财务部门应根据生效的合同和学校财务管理制度，办理款项支付等事宜。对未按合同约定履行付款义务或付款条件不具备的，财务部门有权拒绝付款。第二十六条在合同履行过程中，如发生以下情况，承办单位应及时处理并向归口管理部门报告：（一）对方当事人未按合同约定履行义务；（二）出现不可抗力事件影响合同履行；（三）需要变更或解除合同；（四）发现可能导致合同纠纷的其他情形。第二十七条变更或解除合同，应符合法定或约定条件，并与对方当事人协商一致。变更或解除合同的协议，应采用书面形式，并按照原合同的审查、审批程序办理。第七章合同的档案管理第二十八条合同档案是学校档案的重要组成部分，承办单位应指定专人负责合同档案的收集、整理和保管。第二十九条合同档案材料一般包括：合同正本、副本及附件，合同审批表，立项文件，相对方资信材料，谈判记录，会议纪要，履行过程中的往来函件、通知、签证、补充协议，验收证明，付款凭证，争议处理文件等。第三十条合同履行完毕或终止后，承办单位应在规定期限内将完整的合同档案材料整理成册，按照学校档案管理规定移交学校档案管理部门归档保存。归档时限和具体要求，参照学校档案管理办法执行。第八章合同纠纷的处理第三十一条发生合同纠纷时，承办单位应立即向分管校领导和归口管理部门报告，并积极与对方当事人协商解决。协商不成的，应在规定时效内采取包括但不限于调解、仲裁、诉讼等方式解决。第三十二条处理合同纠纷，由承办单位提出处理方案，经归口管理部门审核，并报请学校领导批准后实施。重大合同纠纷的处理方案，须提交校长办公会审议决定。第三十三条在合同纠纷处理过程中，承办单位应全面收集、整理与纠纷相关的证据材料，并配合归口管理部门及法律顾问的工作。第九章监督与责任追究第三十四条学校纪检监察部门负责对合同管理全过程进行监督检查，对违反合同管理规定的行为进行调查和处理。第三十五条学校定期或不定期对各单位合同管理工作进行检查和考核，考核结果纳入相关单位和负责人的年度考核。第三十六条对在合同管理工作中认真负责、严格把关，为学校避免或挽回重大经济损失的单位和个人，学校予以表彰和奖励。第三十七条任何单位和个人在合同管理工作中，有下列行为之一的，学校将视情节轻重，对相关责任人给予批评教育、组织处理或纪律处分；构成犯罪的，依法追究刑事责任：（一）未经授权或超越权限签订合同的；（二）违反规定使用印章签订合同的；（三）在合同谈判、起草、审查、履行等环节中，因故意或重大过失导致学校利益受损的；（四）隐瞒或拖延报告合同履行异常情况或纠纷，造成不良后果的；（五）擅自变更、解除合同的；（六）在合同管理中滥用职权、玩忽职守、徇私舞弊的；（七）违反保密规定，泄露合同内容或商业秘密的；（八）其他违反本制度规定的行为。第十章附则第三十八条本制