质量工作档案管理制度

质量工作档案管理制度第一章总则第一条目的与依据为规范本单位质量工作档案的管理，确保质量活动过程的可追溯性，保障质量管理体系的有效运行，依据国家相关法律法规及本单位质量管理体系文件要求，特制定本制度。第二条适用范围本制度适用于本单位内所有与质量活动相关的档案的形成、收集、整理、归档、保管、利用、鉴定和销毁等管理工作。凡在质量策划、质量控制、质量保证、质量改进等过程中形成的具有保存价值的各类文件材料，均属本制度管理范畴。第三条基本原则质量工作档案管理遵循以下原则：（一）真实性原则：档案内容必须真实反映质量活动的实际情况，数据准确，依据充分。（二）完整性原则：确保档案材料的齐全、系统，能够完整再现质量活动的全过程。（三）规范性原则：档案的形成、整理、归档等环节应符合规定的程序和标准。（四）安全性原则：采取有效措施，保障档案的安全，防止丢失、损坏、篡改和泄密。（五）可利用性原则：档案管理应便于查询、借阅和利用，服务于质量改进和管理决策。第二章管理机构与职责第四条管理机构本单位质量管理部门是质量工作档案的归口管理部门，负责统筹、指导和监督全单位质量工作档案的管理工作。各相关部门指定专人（兼职档案员）负责本部门质量工作档案的收集、整理、初步审核和向质量管理部门移交。第五条质量管理部门职责（一）贯彻执行国家及上级关于档案管理的法律法规和方针政策，制定和完善本单位质量工作档案管理制度及相关细则。（二）负责对各部门质量工作档案管理进行业务指导和培训。（三）负责接收、审核、登记、保管各部门移交的质量工作档案。（四）负责质量工作档案的分类、编目、统计、鉴定、销毁等工作。（五）组织开展质量工作档案的利用、编研和信息开发工作。（六）确保档案保管设施的完好与安全。第六条各相关部门职责（一）指定兼职档案员，负责本部门质量工作文件材料的及时收集、整理、组卷和按期向质量管理部门移交。（二）确保本部门形成的质量工作档案材料的真实性、完整性和规范性。（三）协助质量管理部门进行档案的利用和鉴定工作。第三章质量工作档案的范围与分类第七条档案范围质量工作档案主要包括但不限于以下内容：（一）质量管理体系文件：质量手册、程序文件、作业指导书、质量计划等。（二）质量策划与目标文件：质量方针、质量目标及其分解、实施计划、评审记录等。（三）过程控制记录：设计开发过程记录、采购控制记录、生产/服务提供过程记录、设备管理记录、测量设备校准记录等。（四）检验与试验记录：进货检验记录、过程检验记录、最终检验记录、试验报告、不合格品控制记录等。（五）质量审核与评审记录：内部审核记录、管理评审记录、外部审核相关材料等。（六）质量改进记录：质量问题分析报告、纠正措施记录、预防措施记录、持续改进项目资料等。（七）客户反馈与投诉处理记录：客户满意度调查、客户投诉处理过程及结果记录等。（八）员工质量培训记录：培训计划、培训内容、考核记录等。（九）与质量相关的合同、协议、标准、法规等文件。（十）其他具有保存价值的质量活动记录。第八条档案分类质量工作档案应根据其内容性质和管理需要进行科学分类。具体分类方法由质量管理部门根据本单位实际情况制定，并编制《质量工作档案分类目录》。第四章质量工作档案的形成与归档第九条文件材料的形成与积累各部门在质量活动过程中，应规范填写和形成各类文件材料，确保字迹清晰、内容完整、签署齐全。相关人员应及时将具有保存价值的文件材料积累起来，防止遗漏。第十条归档要求（一）归档的文件材料应是原件，如为复印件，需注明原件存放处并加盖相关部门印章。（二）文件材料应手续完备，格式规范，字迹清楚，符合档案管理的要求。（三）电子文件的归档应符合国家及行业关于电子文件归档的相关规定，确保其真实性、完整性、可用性和安全性。第十一条归档时限（一）日常质量记录应在该项质量活动结束后定期（如每月或每季度）整理归档。（二）专项质量活动（如内部审核、管理评审、质量改进项目等）形成的文件材料，应在活动结束后规定时间内整理归档。（三）长期积累形成的档案，应在每年规定时间内集中整理归档。第十二条归档程序（一）各部门兼职档案员对本部门形成的文件材料进行收集、鉴别、整理、组卷，填写《档案移交清单》。（二）质量管理部门对移交的档案进行审核，核对无误后，双方在《档案移交清单》上签字确认，各执一份。第五章质量工作档案的管理第十三条档案保管（一）质量管理部门应设置专门的档案存放场所，配备必要的档案装具和设施，如档案柜、防虫、防潮、防火、防盗、防高温、防光、防尘等设备。（二）档案应按分类编号有序存放，便于查找和管理。（三）电子档案应存储在安全的服务器或存储介质中，并进行定期备份，防止数据丢失。第十四条档案借阅（一）本单位内部人员因工作需要借阅质量工作档案，须经所在部门负责人批准，到质量管理部门办理借阅手续。（二）借阅档案应爱护，不得涂改、勾画、抽取、撤换、增删档案内容。（三）借阅期限一般不超过规定时间，如需延长，应办理续借手续。（四）档案原则上不得带出档案存放场所，确因工作需要借出的，须经质量管理部门负责人批准，并严格履行借阅登记手续。（五）外单位借阅或复制本单位质量工作档案，须持单位介绍信并经本单位分管领导批准。第十五条档案保密质量工作档案涉及单位商业秘密和技术秘密的，借阅和使用人员应严格遵守国家及本单位的保密规定，不得擅自泄露档案内容。第十六条档案鉴定与销毁（一）对于保管期限已满的质量工作档案，由质量管理部门会同相关部门进行鉴定。（二）经鉴定仍有保存价值的档案，应重新划定保管期限；无保存价值的档案，由质量管理部门提出销毁意见，报单位分管领导批准后，按规定程序予以销毁，并做好销毁记录。（三）档案销毁应指定专人负责监销，确保档案信息不泄露。第六章质量工作档案的利用第十七条利用目的质量工作档案的利用应服务于产品质量改进、质量管理体系优化、质量问题追溯、客户服务、科研开发、教育培训以及满足法律法规要求等。第十八条利用方式档案利用可采取查阅、复制、摘录等方式。质量管理部门应为档案利用提供必要的便利条件。第十九条利用反馈档案利用过程中，如发现档案存在问题或有改进建议，应及时向质量管理部门反馈。第七章责任与奖惩第二十条责任追究对在档案管理工作中玩忽职守、弄虚作假、泄露秘密，或因管理不善造成档案丢失、损坏的，将视情节轻重对相关责任人进行批评教育、经济处罚直至追究相应责任。第二十一条表彰奖励对在质量工作档案管理工作中认真负责、成绩显著的部门和个人，