食品经营单位安全档案管理制度

食品经营单位安全档案管理制度第一章总则第一条为全面规范食品经营单位安全档案的建立与管理，落实食品安全主体责任，确保食品经营全链条可追溯，有效防范食品安全风险，依据《中华人民共和国食品安全法》及其实施条例、《食品经营许可和备案管理办法》、《企业落实食品安全主体责任监督管理规定》等相关法律法规及标准，结合本单位经营实际，制定本制度。第二条本制度适用于本单位食品经营过程中所有与食品安全相关的档案资料的收集、整理、归档、保管、借阅、销毁及利用等各项管理工作。本单位所有部门及从业人员在食品安全档案管理活动中，必须严格遵守本制度。第三条食品安全档案是本单位履行食品安全主体责任的原始记录，是食品安全管理体系运行的真实写照，是应对监督检查、处理投诉举报、追溯食品安全事故的重要依据。档案管理应坚持“真实、准确、完整、规范、安全、可溯”的基本原则。第四条档案管理实行“统一领导、分级负责、专人管理”的管理体制。本单位法定代表人（主要负责人）对食品安全档案管理工作负总责，食品安全总监（或食品安全管理员）具体负责档案的统筹规划与监督执行，各相关部门负责本部门业务范围内档案资料的原始记录与移交，档案管理人员负责档案的日常维护与保管。第五条本制度涵盖的档案范围包括但不限于：主体资质证明、从业人员管理、进货查验记录、生产加工过程控制（如涉及）、销售台账、设备设施维护、清洗消毒、检验检测、不合格品处置、食品安全自查、培训考核、投诉举报处理、食品召回、应急管理等所有反映食品安全管理活动的记录文件。第二章管理机构与人员职责第六条法定代表人（主要负责人）职责：（一）批准食品安全档案管理制度，保障档案管理所需的经费、场所及设施设备；（二）定期听取食品安全总监（或食品安全管理员）关于档案管理工作的汇报，解决档案管理中存在的重大问题；（三）确保档案的真实性与完整性，严禁授意、指使或强令相关人员伪造、篡改档案资料。第七条食品安全总监（或食品安全管理员）职责：（一）组织制定、修订食品安全档案管理制度，并监督落实；（二）指导各部门规范填写各类食品安全记录表格，确保记录内容符合法律法规要求；（三）负责对各部门移交的档案资料进行审核，确认其完整性、规范性和有效性后办理归档手续；（四）定期组织对已归档档案进行检查，确保档案存储环境安全，防止档案损毁、遗失或泄密；（五）负责档案的借阅审批与利用管理，监督档案的销毁工作。第八条各部门负责人职责：（一）组织本部门人员认真学习档案管理制度及记录填写规范；（二）负责本部门食品安全业务活动的实时记录，确保操作完成即记录完成，杜绝事后补录、虚假记录；（三）定期对本部门形成的记录资料进行整理，经本部门负责人审核签字后，按规定时限移交至档案管理部门。第九条档案管理人员职责：（一）负责档案的收集、分类、编号、装订、入库及保管工作；（二）建立档案管理台账，编制档案检索目录，实现档案的快速检索；（三）做好档案库房（或档案柜）的“八防”工作（防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防高温、防光、防尘）；（四）严格执行档案借阅登记制度，及时催还到期借出的档案；（五）对超过保存期限且确无保存价值的档案，按规定程序进行鉴定和销毁。第三章档案分类与核心内容第十条本单位食品安全档案按照“一户一档”原则建立，并根据业务属性实行分类管理。档案分类设置一级类目和二级类目，具体分类及核心内容如下：第十一条主体资质与许可档案（一级类目：ZY）：（一）营业执照正副本复印件；（二）食品经营许可证正副本复印件（含电子版许可证书）；（三）仅销售预包装食品经营备案信息采集表复印件；（四）场所合法使用证明（房产证、租赁合同等）；（五）经营场所平面布局图、设备设施布局图；（六）食品安全管理制度目录及文本；（七）食品安全管理机构设立文件及人员任命书。第十二条从业人员健康管理档案（一级类目：RY）：本档案实行“一人一档”管理，核心内容包括：（一）从业人员基本信息表（姓名、身份证号、工种、联系方式、入职时间等）；（二）有效健康证明复印件（包含食品从业人员健康证明）；（三）健康证明年度检查及换证记录；（四）晨检记录表（每日上岗前的健康状况检查，含体温、是否有呕吐腹泻等症状）；（五）从业人员食品安全培训考核记录（含培训内容、时间、地点、考核结果）；（六）从业人员洗手消毒、穿戴工作服等卫生规范执行情况的抽查记录。第十三条进货查验与采购记录档案（一级类目：CG）：（一）供应商审核档案：包括供应商营业执照、食品生产（经营）许可证复印件，供货商联系方式及印章（签字）备案；（二）采购凭证档案：包括每批次食品的进货发票（或电子发票）、收据、送货单等；（三）产品合格证明文件档案：包括出厂检验合格证、第三方检验报告、农畜产品合格证、进口食品的入境货物检验检疫证明等；（四）进货查验记录台账：必须详细记录食品名称、规格、数量、生产日期、保质期、批号、供货者名称、地址、联系方式、进货日期等内容，记录保存期限不得少于食品保质期满后六个月；没有明确保质期的，保存期限不得少于二年。第十四条过程控制与生产加工档案（一级类目：GC）：适用于从事食品制售、热食冷食制作等经营行为的单位。（一）原料领用与出库记录；（二）关键控制点（CCP）控制记录：如加热温度、加热时间记录，冷藏冷冻温度记录；（三）食品添加剂使用记录：严格执行“五专”管理（专人采购、专人保管、专人领用、专人登记、专柜保存），详细记录使用品种、使用量、使用对象、操作人等信息；（四）粗加工与切配过程记录；（五）烹饪制作过程记录；（六）食品留样记录（针对学校食堂、养老机构食堂等）：记录留样食品名称、留样量、留样时间、留样人员、销毁时间等，留样需保存48小时以上；（七）餐厨废弃物处置记录：包括废弃物种类、数量、去向、收购人信息、处置时间等。第十五条销售与经营台账档案（一级类目：XS）：（一）食品销售记录台账：记录销售食品的名称、规格、数量、生产日期/批号、销售日期、购货者名称及联系方式等；（二）温湿度监测记录：销售区域（如冷藏柜、冷冻柜、热柜）的每日温湿度监测记录；（三）标签标识检查记录：对预包装食品标签、散装食品标识牌的合规性检查记录。第十六条设备设施与清洗消毒档案（一级类目：SB）：（一）设备设施清单及维护保养记录：包括冰箱、冷库、消毒柜、空调、排烟设施、监控设备等的定期维修、保养记录；（二）工用具（容器、刀具、砧板等）清洗消毒记录：记录消毒方式（物理消毒或化学消毒）、消毒时间、操作人员、检查结果；（三）场所清洁记录：包括地面、墙壁、天花板、台面等每日清洁消毒记录；（四）餐饮具清洗消毒记录（含集中消毒餐饮具的进货查验记录）；（五）紫外线灯等消毒设施使用记录：含累计使用时间记录。第十七条食品安全自查与风险管控档案（一级类目：ZC）：（一）每日食品安全检查记录（日管控）：由食品安全员每日填写，记录检查发现的问题及整改情况；（二）每周食品安全排查治理报告（周排查）：由食品安全总监或安全员每周填写，汇总分析本周隐患；（三）每月食品安全调度会议纪要（月调度）：由主要负责人主持，研究解决重大食品安全风险；（四）全面自查记录：按照《食品经营监督检查要点表》进行的定期全面自查记录。第十八条检验检测与不合格品处置档案（一级类目：JC）：（一）食品检验检测报告：包括自检报告、第三方送检报告、监管部门抽检报告；（二）快速检测记录：农药残留、兽药残留等快速检测结果记录；（三）不合格食品处置记录：记录不合格食品的名称、规格、数量、批次、不合格原因、处理方式（销毁、退货等）、处理时间、处理人、见证人等，并留存影像资料。第十九条投诉举报与应急管理档案（一级类目：TS）：（一）消费者投诉受理登记表：记录投诉人信息、投诉内容、处理过程、处理结果、反馈情况；（二）食品召回记录：包括召回通知发布情况、召回产品数量、召回产品处理情况、召回总结报告；（三）食品安全事故应急处置预案及演练记录；（四）食品安全事故处置记录（如发生）。第四章档案的建立与填写规范第二十条档案资料的建立应当遵循“随发生、随记录、随整理”的原则，严禁在经营活动结束后集中补录、编造记录。所有记录必须真实反映当时的经营状况和操作行为。第二十一条记录填写应当使用黑色或蓝黑色钢笔、签字笔书写，字迹清晰、工整，不得随意涂改。确需修改时，应在修改处画双横线，并在修改处上方或旁边填写正确内容，由修改人签名或盖章并注明修改日期。第二十二条记录表格中所有规定填写的项目必须逐项填写，不得有空项。若无内容可填，应用斜杠“/”或“无”字表示，不得留有空白。第二十三条档案中的签名必须由本人亲笔签署，不得代签。打印的资料（如制度文件、合格证复印件等）需加盖单位公章或受控章方为有效。第二十四条对于电子形式的档案资料（如电子发票、电子台账、监控录像等），应采取有效的防篡改措施，并定期进行异地备份。电子档案应当能够转换成纸质形式输出，并保持其内容的一致性。第二十五条档案整理归档时，应按照分类方案进行组卷。卷内材料应按时间顺序或重要程度排列，并编写页码。每卷档案应编制卷内目录，填写备考表，注明立卷人、立卷日期。第二十六条档案装订应坚固、整齐，不压字迹。对于规格小于A4纸的材料，应粘贴在A4衬纸上；对于规格大于A4纸的材料，应折叠成A4大小。第五章档案保管与存储期限第二十七条档案保管应当设立专用的档案柜或档案室。档案室应远离易燃、易爆及污染源，具备良好的防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防高温、防光、防尘等条件。第二十八条档案管理人员应定期对档案保管环境进行检查，每日监测温湿度（建议温度14℃-24℃，相对湿度45%-60%），发现异常及时采取调控措施。第二十九条建立档案台账管理制度。档案管理人员应对入库的档案进行分类登记，建立《档案管理总目录》和《分类档案明细目录》，实现档案的有序管理和快速查找。第三十条严格划定食品安全档案的保存期限。根据法律法规要求及档案利用价值，具体保存期限如下表规定：档案类别具体内容保存期限备注资质类营业执照、许可证、备案信息长期需及时更新换证人员类从业人员健康证明有效期满后1年离职人员档案保存2年人员类培训考核记录2年采购类进货查验记录、供应商资质不少于产品保质期满后6个月无保质期的，不少于2年销售类销售台账不少于产品保质期满后6个月无保质期的，不少于2年过程类食品添加剂使用记录2年过程类餐厨废弃物处置记录2年过程类食品留样记录6个月过程类清洗消毒、温湿度监测2年管控类食品安全自查记录（日周月）2年检验类检验检测报告2年处置类不合格食品处置记录2年应急类投诉举报处理记录2年应急类食品召回记录2年第三十一条对于保存期限届满的档案，由档案管理人员会同食品安全总监提出鉴定意见，经法定代表人批准后方可销毁。销毁档案时，应编制《档案销毁清册》，由两人以上负责监销，并在销毁清册上签字。严禁在未批准的情况下擅自销毁档案。第三十二条对于涉及正在处理的食品安全事故、重大投诉举报或法律诉讼的档案，无论是否到期，均不得销毁，应在相关事项处理完毕后再行处置。第六章档案借阅与利用管理第三十三条建立档案借阅登记制度。本单位内部人员因工作需要查阅档案，须经部门负责人同意，并在档案管理人员处办理借阅登记手续，注明借阅人、借阅时间、借阅档案名称、归还时间。第三十四条查阅档案应在档案室或指定的查阅区域进行，原则上不得将档案带出档案室。确需带出的，须经食品安全总监或分管领导批准，借阅期限一般不超过3个工作日。第三十五条查阅档案时，必须爱护档案资料，严禁在档案上涂改、勾画、抽取、撤换、增删页码。如发现有上述行为，将追究相关人员责任。第三十六条复印档案资料须经食品安全总监批准。复印件应由档案管理人员加盖“档案复印件”章，并注明复印日期及用途。第三十七条外部单位（如市场监管部门、公安机关、消费者等）查阅档案，必须持有单位介绍信、执法证件或有效身份证明，经本单位法定代表人或其授权人批准后，在档案管理人员陪同下查阅。查阅过程应进行记录，并留存相关证明文件复印件。第三十八条档案利用应严格遵守保密规定。涉及本单位商业秘密、技术秘密及个人隐私的档案内容，未经批准不得向无关人员泄露。第七章电子档案信息化管理第三十九条积极推进食品安全档案信息化建设。鼓励使用“互联网+明厨亮灶”、食品安全电子追溯系统等信息化平台自动生成和记录电子档案，减少纸质记录，提高管理效率。第四十条电子档案管理系统应具备身份认证、权限控制、操作日志记录、数据备份与恢复等功能。系统操作日志应长期保存，任何对电子档案的增、删、改操作都应自动记录操作人、操作时间、操作内容。第四十一条电子档案的存储介质（如服务器、硬盘、云端）应安全可靠。对于关键电子档案，应实行“双备份”策略，即同时在本机存储和异地存储，防止因硬件故障、病毒攻击、人为误操作等原因导致数据丢失。第四十二条定期对电子档案的完整性和可读性进行检测。发现电子档案无法读取或数据异常时，应立即启动数据恢复预案，并报告食品安全总监。第四十三条电子档案的归档格式应符合国家相关标准要求，确保长期可读。对于依赖特定软件或系统才能读取的电子文件，应同时归档该软件的运行环境说明或转换成通用格式。第八章监督检查与责