教学档案管理规范实施细则

教学档案管理规范实施细则为规范学校教学档案管理工作，全面、系统、科学地保存教学活动原始记录，充分发挥教学档案在教学管理、质量监控、教学研究及人才培养中的支撑作用，根据《中华人民共和国档案法》《普通高等学校档案管理办法》等相关法律法规，结合学校实际情况，制定本实施细则。本细则所称教学档案，是指学校在教学管理、教学实践、教学建设与改革等活动中形成的，具有保存、利用价值的文字、图表、声像、电子数据等不同形式和载体的历史记录。一、管理体制与职责分工学校教学档案管理实行“统一领导、分级管理、责任到人”的管理体制，由档案管理部门统筹协调，教务处、二级教学单位（以下简称“二级学院”）、教师及相关业务部门协同实施。（一）档案管理部门职责1.贯彻执行国家及地方档案管理法律法规，制定学校教学档案管理规章制度，监督、指导全校教学档案业务工作。2.负责教学档案的接收、整理、保管、鉴定、统计和利用服务，对电子教学档案的存储、备份及长期保存实施技术指导。3.组织教学档案管理人员业务培训，定期开展教学档案工作检查与评估。（二）教务处职责1.负责教学综合管理类档案（如教学管理制度、教学改革方案、教学评估材料等）的收集、整理与归档，指导二级学院规范教学运行类档案管理。2.协同档案管理部门制定教学档案分类方案、保管期限表及归档范围，参与教学档案价值鉴定工作。（三）二级学院职责1.落实本单位教学档案管理主体责任，明确1名分管领导负责，指定1-2名专职或兼职档案员（以下简称“院级档案员”）具体执行。2.负责本单位教学运行类、实践教学类、教学建设类等档案的收集、整理、预归档及向学校档案管理部门的移交工作。3.定期检查本单位教学档案管理情况，确保档案完整、准确、系统。（四）教师及相关人员职责1.教师需按要求及时提交课程教学材料（如教案、课件、作业批改记录、考试试卷等）、实践教学指导材料（如实习报告、实验记录、毕业论文指导记录等）及教学研究成果（如教学改革论文、教材、教学成果奖材料等）。2.教学管理人员（如教学秘书）需规范管理教学过程中形成的原始记录（如课程表、调停课记录、成绩汇总表等），按规定时限移交院级档案员。二、教学档案分类与归档范围教学档案按内容性质和形成环节划分为六大类，具体归档范围及保管期限如下：（一）综合管理类1.上级教育行政部门关于教学工作的文件（如教学评估指标、专业建设指导意见等）：永久保存。2.学校教学工作规划、年度计划、总结、教学管理制度（如学籍管理办法、课程考核规定等）：永久保存。3.教学工作会议记录、纪要，教学专项检查（如期初/期中/期末教学检查）30年保存。4.教学管理表彰材料（如优秀教学团队、教学管理先进个人评选材料）：30年保存。（二）教学运行类1.专业人才培养方案（含修订说明）、课程教学大纲、实验教学大纲：永久保存。2.学期课程表、教学进度表、调停课审批表及记录：10年保存（重要调整记录30年保存）。3.教师授课计划、教案（含电子版）、课件（核心课程）、课堂教学录像（示范课程）：30年保存。4.学生课堂考勤记录、作业/实验报告批改记录（抽查留存）、课程论文（核心课程）：10年保存（重点课程30年保存）。5.课程考核材料：试卷（含A/B卷、参考答案、评分标准）、成绩册（含平时成绩、期中/期末成绩、总评成绩）、试卷分析报告、缓考/补考/重修记录。其中，成绩册永久保存，试卷及分析报告30年保存，补考记录10年保存。（三）实践教学类1.实验教学材料：实验项目表、实验指导书、学生实验报告（抽查留存）、实验室开放记录：30年保存。2.实习实训材料：实习（实训）基地协议、实习计划、实习指导记录、学生实习报告（含企业评语）、实习总结：30年保存（重点专业实习材料永久保存）。3.毕业论文（设计）材料：选题审批表、任务书、开题报告、指导记录、评阅及答辩记录（含评分表）、论文（设计）定稿（含电子版）、优秀毕业论文汇编：永久保存。（四）教学建设类1.专业建设材料：专业申报与评估材料（如新增专业论证报告、专业评估自评报告）、重点/特色专业建设材料：永久保存。2.课程建设材料：精品课程/在线课程建设方案、验收材料、课程资源（含课件、微课视频）：30年保存（国家级/省级课程材料永久保存）。3.教材建设材料：教材编写大纲、立项审批表、样书（含电子版）、教材使用反馈意见：30年保存（获奖教材永久保存）。（五）教学研究类1.教学改革项目材料：项目申报书、立项/结项审批表、研究报告、成果应用证明：30年保存（重点项目永久保存）。2.教学成果奖材料：成果总结报告、支撑材料（论文、证书、应用案例等）、获奖证书复印件：永久保存。3.教学研究论文（被收录至学校教学研究文集）：30年保存。（六）学生学业类1.学籍档案：新生录取名册、学籍变更（休学、复学、转专业等）审批表、毕业生资格审查表、学位授予名单：永久保存。2.学历证书、学位证书存根及电子注册数据：永久保存。3.学生成绩单（含历年成绩及总评）：永久保存（需提供加盖档案管理部门公章的复印件作为学历证明）。三、教学档案收集与整理规范（一）收集要求1.完整性：教学档案应涵盖教学活动全过程，确保“教学活动开展到哪里，档案收集就跟进到哪里”。跨年度完成的教学任务（如毕业论文指导），相关材料归入任务完成年度。2.原始性：优先收集原件（如教师手写教案、学生签字的成绩册）；确需复印件的，须注明“与原件核对无误”并由提供人签字确认。3.及时性：教学档案实行定期收集与即时收集相结合：日常教学材料（如课程表、考勤记录）由教学秘书按月整理，学期末2周内移交院级档案员；实践教学材料（如实习报告、毕业论文）在实践活动结束后1个月内移交；教学建设与研究材料（如课程验收、项目结项）在成果认定后2周内移交；毕业生学业档案在学生毕业后3个月内完成整理并移交学校档案管理部门。（二）整理规范1.分类组卷：以“问题-时间-重要程度”为组卷原则，同一教学活动形成的材料集中组卷（如毕业论文指导材料按专业、年级组卷），不同保管期限的材料分开组卷。2.编目要求：卷内文件需编制目录，包括序号、文件题名、日期、页号；案卷封面应标注类别、题名、保管期限、形成年度、卷内页数；电子档案需补充元数据（如文件格式、创建者、修改时间），并与纸质档案建立关联标识（如档号对应）。3.装订与装盒：纸质档案采用左侧或左上角装订，去除金属物，破损文件需修复；易损材料（如照片、录音带）需放入专用保护袋，标注说明；电子档案需存储于符合长期保存要求的介质（如移动硬盘、光盘），实行“双套备份”（本地+异地）。四、教学档案保管与利用（一）保管条件1.学校档案管理部门需设置专用教学档案库房，配备防火、防盗、防潮、防虫、防光、防尘设施，温湿度控制在温度14-24℃、相对湿度45-60%范围内。2.电子教学档案需存储于独立的档案管理系统，定期进行数据校验（每半年1次）和格式迁移（每5年1次），防止因技术过时导致数据丢失。（二）保管期限与鉴定1.教学档案保管期限分为永久、30年、10年三种，具体按本细则“分类与归档范围”执行。2.保管期限届满的档案，由档案管理部门牵头，组织教务处、二级学院代表组成鉴定小组，对档案价值进行重新评估。确无保存价值的，编制销毁清册，经学校分管领导批准后销毁；仍有保存价值的，延长保管期限。（三）利用服务1.校内利用：教师、学生查阅教学档案需填写《教学档案查阅申请表》，经所在二级学院或教务处审批后，到档案管理部门办理；复制档案需经档案管理部门审核，复制件注明“复制自××学校教学档案”并加盖公章；涉及学生个人信息的档案（如成绩单、学籍变更记录），仅限本人或授权委托人查阅，需提供有效身份证件。2.校外利用：公检法等国家机关因公务需要查阅，需持单位介绍信及工作人员证件，经学校档案管理部门和教务处共同审批；其他单位或个人查阅，需提供书面申请说明用途，经学校分管领导批准后办理。3.数字化利用：非涉密教学档案可通过学校档案管理系统提供在线查阅服务，访问权限按“最小必要”原则设置；重要教学档案（如毕业生成绩单）提供自助打印服务，确保利用便捷性与安全性。五、监督与责任追究1.学校将教学档案管理工作纳入二级学院年度考核指标，考核结果与教学管理评优、资源分配挂钩。2.对未按规