学校电子邮件管理制度

学校电子邮件管理制度第一章总则第一条为规范学校电子邮件（以下简称“学校邮箱”）的管理与使用，保障邮件系统安全、稳定、高效运行，确保信息传递的准确与畅通，维护学校及师生的合法权益，特制定本制度。第二条本制度适用于学校所有在职教职工、在校学生，以及经学校批准使用学校邮箱的其他人员（以下统称“用户”）。学校邮箱是学校官方信息交流平台，用户在使用过程中应遵守国家相关法律法规及学校各项规章制度。第三条学校邮箱服务旨在满足教学、科研、管理及学生学习交流等正当需求。用户应本着诚信、负责的态度使用邮箱，充分发挥其在学校各项工作中的积极作用。第二章邮箱的申请、开通与注销第四条在职教职工邮箱由学校信息技术部门根据人事部门提供的入职信息统一开通，邮箱地址通常基于姓名拼音及相关规则生成。教职工应在收到邮箱开通通知后，及时修改初始密码并完善个人信息。第五条在校学生邮箱一般在入学后由学校统一批量开通，或由学生根据学校指引自行在线申请。学生邮箱地址通常与学号关联。第六条用户因离职、毕业、转学、退学等原因离开学校，其邮箱账号将按照学校相关规定进行处理。一般情况下，教职工离职、学生毕业后，邮箱将在一定期限后予以注销或转为只读状态，具体期限及数据备份事宜由信息技术部门另行通知。第七条用户如遗忘邮箱密码，可通过学校邮箱系统提供的密码找回功能自助重置，或向信息技术部门提交书面申请进行密码重置。第三章邮箱的使用规范第八条信息发送准则用户发送邮件时，应确保内容真实、准确、合法，不得发送包含下列内容的邮件：（一）违反国家法律法规的信息，如煽动颠覆国家政权、破坏国家统一、危害国家安全、泄露国家秘密、散布谣言、传播淫秽色情及暴力恐怖等信息；（二）损害学校声誉、利益或破坏学校正常教学、科研、管理秩序的信息；（三）侵犯他人知识产权、肖像权、名誉权、隐私权等合法权益的信息；（四）未经请求的商业广告、垃圾邮件、连锁邮件或带有恶意代码的邮件；（五）其他违反公序良俗或学校规定的信息。第九条邮箱账户管理（一）用户应妥善保管自己的邮箱账号和密码，不得转借、转让或泄露给他人使用。因账号密码保管不当造成的一切后果，由用户自行承担。（二）建议用户定期更换邮箱密码，选择复杂度较高的密码（如包含大小写字母、数字和特殊符号），并避免使用与其他网络服务相同的密码。（三）用户如发现邮箱账号被盗用或异常登录，应立即修改密码并及时向信息技术部门报告。第十条邮件内容与附件（一）发送涉及学校敏感信息、保密信息的邮件，应严格遵守学校保密规定，采取必要的加密措施，严禁通过非加密方式传输涉密内容。（二）发送大容量附件时，应考虑接收方邮箱容量及网络状况，建议优先使用学校提供的文件共享服务或其他合适方式传递，避免造成邮件系统负担。（三）接收邮件时，应提高安全防范意识，不轻易打开来历不明的邮件及其附件，以防感染计算机病毒或遭受网络诈骗。第十一条使用范围与责任（一）学校邮箱主要用于与学校教学、科研、管理相关的公务活动及正当的学习交流。鼓励教职工在对外学术交流、公务联系中使用学校邮箱，以维护学校形象。（二）用户应对自己发送的邮件内容及所产生的后果承担全部责任。严禁利用学校邮箱从事任何违法违规活动。第四章邮箱的安全管理第十二条学校信息技术部门负责邮件系统的日常维护、安全防护和技术支持，保障系统的稳定运行和数据安全。第十三条信息技术部门有权对邮件系统进行必要的监控和管理，以防止垃圾邮件、病毒邮件及网络攻击，保障系统安全。对于涉嫌违规的邮件，信息技术部门有权依据本制度进行处理。第十四条用户应遵守信息安全相关规定，安装并及时更新杀毒软件，定期对计算机系统进行安全检查，防止邮箱账号及个人信息泄露。第十五条学校邮箱系统的数据备份与恢复机制由信息技术部门负责实施，以保障用户邮件数据的安全性和可恢复性。第五章责任与监督第十六条学校对邮箱使用情况进行监督检查。对于违反本制度规定使用邮箱的用户，学校将视情节轻重，予以警告、通报批评、暂停邮箱使用权限等处理；情节严重，造成不良后果或损失的，将依据学校相关规定追究其责任；涉嫌违法的，将移交公安机关处理。第十七条用户有权对邮箱服务质量及管理工作提出意见和建议，信息技术部门应及时予以回应