学生学籍档案管理制度

学生学籍档案管理制度学生学籍档案是学校教育教学管理工作的重要组成部分，是记录学生个人成长轨迹、学业经历、综合素质的核心载体，也是学生毕业后升学、就业、职称评定等环节的重要依据。为规范学籍档案管理流程，保障档案的真实性、完整性、安全性和可追溯性，依据《中华人民共和国教育法》《普通高等学校学生管理规定》《高等学校档案管理办法》等相关法律法规，结合学校实际情况，制定本制度。本制度适用于学校全日制学历教育学生（含本科、专科、研究生等）学籍档案的收集、整理、保管、利用及归档等全生命周期管理。第一章管理原则与职责分工第一条管理原则1.规范性原则：严格遵循国家及教育行政部门关于学籍档案管理的政策要求，统一档案内容标准、整理规范和操作流程，确保档案管理工作有章可循。2.完整性原则：覆盖学生从入学到毕业（或离校）的全过程，完整收集反映学生基本信息、学业情况、奖惩记录、社会实践等关键环节的材料，避免档案缺失。3.安全性原则：建立实体档案与电子档案双重防护机制，通过物理防护、技术加密、权限管理等手段，防止档案损毁、丢失或泄露。4.服务性原则：在保障档案安全的前提下，优化查询、调阅、转递等服务流程，为学生本人、用人单位、教育行政部门等提供高效、准确的档案信息服务。第二条职责分工1.教务处（学生处）：作为学籍档案管理的统筹部门，负责制定学籍档案管理的总体规范，监督各环节执行情况；审核学生学籍异动（如休学、复学、转学等）材料的合法性；协调档案管理部门与二级学院（系）的工作衔接。2.二级学院（系）：承担学籍档案的日常收集与初审职责，负责学生入学资格审查材料、学期注册记录、课程成绩（含平时成绩、考试成绩）、实习实践报告、毕业论文（设计）等材料的收集与初步整理；跟踪学生在校期间的异动情况，及时提交学籍变动申请及相关证明材料。3.档案管理部门：负责学籍档案的集中保管与专业化管理，具体包括：接收经初审合格的纸质与电子档案，按照《归档文件整理规则》（DA/T22-2015）完成分类、编号、装盒；建立电子档案数据库，同步更新档案元数据；定期开展档案安全检查与数字化备份；受理档案查询、调阅、转递申请，出具相关证明材料。4.学生本人：配合学校完成个人信息采集（如入学登记表、联系方式变更等），核对档案中个人基本信息的准确性；按要求提交相关证明材料（如身份证复印件、奖惩决定书等）；毕业或离校时，确认档案转递地址的真实性。第二章学籍档案内容与归档要求第三条档案内容构成学籍档案采用“一人一档”制，具体内容按学生在校阶段分为入学材料、在校期间材料、毕业（或离校）材料三类：（一）入学材料1.录取材料：普通高等学校录取通知书（原件或加盖学校公章的复印件）、高考（或研究生入学考试）成绩表（加盖省级招办或学校公章）、专升本/第二学士学位录取证明（如有）。2.身份与资格材料：新生入学登记表（含照片、政治面貌、家庭住址等基本信息）、身份证复印件（正反面）、户口簿复印件（户籍所在地页及本人页）、党（团）员组织关系介绍信（或转接证明）、少数民族考生身份确认材料（如有）。3.健康材料：新生入学体检表（含常规体检、肝功能、传染病筛查等项目，须由二级甲等以上医院出具并加盖公章）、既往病史声明书（学生本人签字确认）。（二）在校期间材料1.学籍注册与异动材料：每学期注册记录表（加盖学院公章）、休学申请书及审批表（附医院诊断证明或其他有效证明）、复学申请书及审批表、转学申请书及转入/转出学校与省级教育行政部门审批文件、保留学籍（如参军、创业）申请书及审批表、退学决定书（学生本人或学校出具）。2.学业与能力材料：各学期课程成绩单（含必修课、选修课、实践课成绩，须加盖教务处公章）、课程重修/缓考申请表及成绩记录、辅修专业/双学位修读证明及成绩单、职业资格证书复印件（如英语四六级、计算机等级等，须验证原件后留存复印件）、学术论文发表证明（期刊封面、目录及论文页复印件，或学术会议录用通知）、学科竞赛获奖证书复印件（须加盖发证单位或学校公章）。3.综合素质材料：学生年度思想品德鉴定表（辅导员或班主任签字，学院加盖公章）、社会实践（志愿服务）登记表及证明材料（如活动主办方出具的时长证明）、学生干部任职文件（学院或学校出具）、表彰奖励材料（如三好学生、优秀学生干部等荣誉证书复印件，或学校表彰文件）、违纪处分材料（含处分决定书、学生申诉材料及处理结果，须学生本人签字确认或注明未签字原因）。（三）毕业（或离校）材料1.学历学位材料：毕业生登记表（含个人总结、导师/辅导员评语、学院审核意见，须本人签字）、学士学位（或硕士、博士学位）审批表（学校学位评定委员会盖章）、毕业证书与学位证书复印件（验原件后留存，需注明“与原件一致”并加盖档案管理部门公章）。2.离校相关材料：毕业生档案转递登记表（记录转递时间、方式、接收单位及联系人信息）、户口迁移证复印件（如有）、党（团）员组织关系转出证明（复印件）。3.其他材料：提前毕业或延期毕业审批表、肄业证书或结业证书复印件（非毕业学生）、退学时的离校手续清单（各部门签字确认）。第四条归档要求1.及时性：各类材料应在形成后30个工作日内完成收集与初审。其中，新生入学材料须在开学后60个工作日内由二级学院汇总至档案管理部门；学期成绩单由教务处于成绩录入系统并核对无误后15个工作日内移交；毕业生材料须在学生离校前30个工作日内完成归档。2.真实性：所有材料须为原始件或加盖出具单位公章的有效复印件，禁止篡改、伪造。学生本人签字的材料（如入学登记表、毕业生登记表）须为手写签名，不得代签或打印。3.规范性：纸质材料应使用标准A4纸（特殊尺寸材料须折叠或粘贴至A4纸），字迹清晰、无涂改（如需修改，须由出具人签字并加盖公章）；电子材料需采用PDF或JPEG格式（照片类材料分辨率不低于300dpi），命名规则为“学号-材料名称-日期”（如“20230001-入学体检表-20230901.pdf”）。4.完整性：归档时须填写《学籍档案材料移交清单》，列明材料名称、份数、页数，移交人（二级学院工作人员）与接收人（档案管理部门工作人员）共同签字确认，清单一式两份，双方各留存一份备查。第三章日常管理与利用服务第五条整理与保管1.分类整理：档案管理部门接收材料后，应在15个工作日内完成分类整理。按“入学-在校-毕业”时间顺序排列，同一类别内按材料形成时间排序；跨类别的材料（如奖惩记录）按主要关联阶段归入相应类别。2.编号与装盒：采用“年度-学历层次-学院-学号”四级编号规则（如“2023-本科-文学院-20230001”），纸质档案装入标准档案盒（尺寸310mm×220mm×50mm），盒面标注学号、姓名、学院、入学时间；电子档案按编号建立文件夹，一级目录为“年度”，二级目录为“学历层次”，三级目录为“学院”，四级目录为“学号”。3.保管环境：纸质档案存放于专用档案室，配备防火、防潮、防虫、防盗设施（如灭火器、除湿机、防虫剂、监控摄像头），温度控制在14-24℃，相对湿度45-60%；电子档案存储于学校档案管理系统服务器，采用磁盘阵列+云备份双重存储，重要数据每季度异地备份一次。第六条查询与调阅1.权限范围：学生本人可查询、复制本人学籍档案中的非涉密材料（如成绩单、毕业生登记表），需持有效身份证件（身份证、学生证）到档案管理部门申请。学校内部部门（如就业指导中心、二级学院）因工作需要调阅档案，需填写《学籍档案调阅申请表》，经部门负责人签字后，由专人持工作证调阅，不得带离档案室。校外单位（如用人单位、教育行政部门）调阅档案，需出具单位介绍信（注明调阅原因、材料范围）及经办人有效身份证件，经学校教务处审核同意后，在档案管理部门工作人员监督下查阅，禁止拍照或复制（特殊情况需复制的，须经分管校领导审批）。2.流程规范：调阅申请受理后，档案管理部门应在3个工作日内反馈是否同意；同意调阅的，需登记《学籍档案调阅登记薄》（记录调阅人、时间、材料范围、归还时间）；调阅结束后，工作人员须检查档案完整性，确认无误后归档。第七条转递与接收1.转递情形：学生毕业、退学、转学或其他原因离校时，学籍档案须按规定转递至接收单位（含用人单位、新就读学校、公共就业和人才服务机构等）。2.转递要求：转递方式：采用邮政机要通信或“EMS标准快递-高校学生档案专递”，禁止学生本人携带或通过普通快递转递。转递材料：须密封并加盖学校档案管理部门骑缝章，附《学籍档案转递通知单》（注明档案内材料清单、转递时间、接收单位信息）。跟踪反馈：转递后10个工作日内，档案管理部门须通过机要通信查询系统或EMS官网跟踪物流信息，确认接收单位签收；接收单位须在签收后15个工作日内反馈《学籍档案接收确认单》。3.接收流程：学校接收外校转来的学生学籍档案时，须核对密封完整性、转递通知单与档案内容一致性，确认无误后登记入库；如发现密封破损或材料缺失，应立即联系原学校核查，暂缓归档并做好记录。第四章异动学籍档案管理第八条休学与复学1.学生申请休学时，二级学院须在收到休学审批表后5个工作日内，将休学原因证明（如医院诊断书）、审批表复印件归入学生学籍档案；休学期间，档案由学校继续保管，不随学生流转。2.学生复学时，二级学院应收集复学审批表、休学期满证明（如康复证明），归入档案；如休学期间有其他需补充的材料（如创业成果证明），学生应主动提交，经审核后归档。第九条转学与退学1.学生转学（含转入、转出）时，转出学校须在转学手续完成后15个工作日内，将学籍档案转递至转入学校；转入学校收到档案后，应核对材料完整性，补充转入后的相关材料（如转入审批文件）。2.学生退学时，二级学院须收集退学决定书、离校手续清单（各部门签字确认），归入档案；档案按规定转递至学生户籍所在地公共就业和人才服务机构或学生本人指定的合法接收单位（须提供书面委托）。第十条保留学籍与提前毕业1.学生因参军、创业等原因保留学籍的，二级学院应收集保留学籍审批表、相关证明材料（如入伍通知书、创业项目备案证明），归入档案；保留学籍期间，档案由学校保管，学生可申请查阅与保留学籍相关的材料。2.学生提前毕业时，二级学院须收集提前毕业审批表、已修满学分证明（教务处出具），归入档案；档案转递流程与正常毕业生一致。第五章安全保密与责任追究第十一条安全管理1.实体安全：档案室实行双人双锁管理，非工作人员不得进入；每日下班前检查门窗、电源关闭情况，每月开展一次安全隐患排查（记录排查结果及整改措施）。2.信息安全：电子档案管理系统设置分级权限（管理员、审核员、查询员），登录需实名认证（账号+密码+动态验证码）；禁止将档案信息上传至非授权平台，禁止在非保密设备上处理档案数据。第十二条保密要求1.学籍档案中涉及学生个人隐私的信息（如身份证号、家庭住址、病史等），未经学生本人书面同意或法律授权，不得向任何单位或个人泄露。2.工作人员须签订《保密承诺书》，承诺不违规查阅、复制、传播档案信息；离职时须办理档案管理系统账号注销手续，移交所有接触过的档案材料。第十三条责任追究1.因工作失职导致档案损毁、丢失或泄露的，由学校纪检监察部门调查核实，视情节轻重给予批评教育、行政处分；造成严重后果的，依法追究法律责任。2.学生本人或其他人员伪造、篡改档案材料的，学校将依据《学生管理规定》给予纪律处分；构成违法的，移交司法机关处理。第六章数字化管理与升级维护第十四条数字化范围与标准1.所有纸质学籍档案均应进行数字化处理，优先完成毕业超过5年的档案数字化（因查档需求较高），逐步实现存量档案全数字化、增量档案电子化同步归档。2.数字化加工须符合《纸质档案数字化技术规范》（DA/T31-2017），扫描图像清晰、端正，色彩还原准确；电子档案元数据须包含文件名、文件格式、存储路径、形成时间、责任人等信息，确保长期可读。第十五条系统维护与利用1.档案管理部门应定期维护数字化管理系统，更新病毒库、修复软件漏洞，确保系统稳定运行；每半年进行一次数据备份有效性测试（随机抽取10%档案验证可读取性）。2.开通线上查档服务（仅限学生本人），学生通过学校官网登录“学籍档案查询系统”，输入学号、身份证号后，可查看已数字化的非涉密材料；如需下载，须选择“仅查看”或“申请复制”（复制件加盖电子签章）。第七章检查监督与改进第十六条检查机制1.学校每学年组织一次学籍档案管理专项检查，由教务处、档案管理部门、纪检监察部门联合组成检查组，通过查阅档案、核对系统数据、访谈工作人员等方式，评估档案完整性、管理规范性和服务满意度。2.检查内容包括：材料归档及时性（是否在规定时间内完成）、整理规范性（编号、装盒是否符合要求）、保管安全性（实体与电子档案防护措施是否到位）、利用服务效率（查