公司用章管理制度

公司用章管理制度第一章总则第一条目的与依据为维护公司合法权益，规范公司印章的刻制、保管、使用及销毁等行为，确保印章使用的安全、规范、有效，防范经营风险，依据国家相关法律法规及公司章程，特制定本制度。第二条印章定义与种类本制度所称印章，是指公司在经营管理活动中行使职权、明确公司权利义务关系的重要凭证和工具。公司印章主要包括：1.公司公章：代表公司对外发生法律效力的印章。2.合同专用章：用于公司对外签订各类合同、协议等法律文件的专用印章。3.财务专用章：用于公司财务收支、银行结算等相关业务的专用印章。4.法定代表人印章：用于法定代表人授权委托、签署相关文件等的个人名章。5.发票专用章：用于公司开具发票的专用印章。6.其他经公司批准刻制的专用印章（如项目章、部门章等），其使用范围和效力由公司另行规定。第三条适用范围本制度适用于公司及所属各部门、分支机构（以下统称“各单位”）的所有印章管理活动。第四条管理原则公司印章管理遵循“统一管理、分级负责、严格审批、安全保密”的原则。第二章印章的刻制与启用第五条印章刻制审批公司印章的刻制须由需求部门提出申请，详细说明印章的名称、用途、规格及保管责任人，经部门负责人审核、公司分管领导批准后，由行政部（或指定部门，下同）统一负责到公安机关指定的刻章单位办理刻制手续。任何部门和个人不得擅自刻制公司印章。第六条印章样式与备案公司公章、合同专用章、财务专用章、法定代表人印章等重要印章的样式、规格应符合国家相关规定及公司形象识别系统要求。印章刻制完成后，行政部应负责到相关部门办理备案手续，并在公司内部进行登记存档。第七条印章启用新印章启用前，行政部应发布启用通知，明确印章启用日期、使用范围及保管责任人等事项。启用通知应分发至公司各相关部门，并妥善存档。第三章印章的保管第八条保管责任人公司各类印章实行专人保管制度。1.公司公章、法定代表人印章由行政部指定专人保管。2.合同专用章由法务部（或指定业务部门）指定专人保管。3.财务专用章、发票专用章由财务部指定专人保管。4.其他专用印章由相应的需求部门指定专人保管，并报行政部备案。印章保管责任人应具备高度的责任心和良好的职业素养，确保印章的安全和规范使用。第九条保管要求1.印章保管人应将印章存放在保险柜或带锁的专用抽屉等安全可靠的地方，严禁随意放置或交他人代管。2.印章保管人离开工作岗位时，必须将印章锁好，确保人离章锁。3.严禁携带印章外出，确因工作需要必须外出使用印章的，须经公司分管领导批准，并由两人以上共同携带和监印，用后立即归还。4.印章保管人变更时，须办理严格的交接手续，填写《印章交接登记表》，注明交接印章名称、数量、状态、交接日期及双方签字等信息，并由部门负责人监交。第四章印章的使用第十条使用原则印章使用应坚持“先审批、后用印”的原则，严格履行审批手续。严禁在空白纸张、空白合同、空白介绍信等无明确内容的文件上加盖印章。第十一条用印审批权限1.以公司名义发出的正式公文、函件等，需加盖公司公章的，由部门负责人审核，公司分管领导或总经理批准。2.对外签订的合同、协议等法律文件，需加盖合同专用章的，按公司合同管理相关规定履行审批程序后，由合同审批权限人批准。3.财务收支、银行结算等业务需加盖财务专用章、法定代表人印章的，按公司财务管理制度履行审批程序。4.开具发票需加盖发票专用章的，由财务部负责人或其授权人员审核批准。5.其他专用印章的使用审批权限，由公司根据实际情况另行规定或由相关部门负责人批准。第十二条用印申请与审核用印部门或个人应填写《用印申请单》，详细注明用印文件名称、份数、用印事由、用印种类、申请人、部门负责人意见及审批人意见等。印章保管人应对用印文件内容及审批手续的完备性进行审核，确认无误后方可用印。第十三条用印规范1.用印时，印章应清晰、端正地盖在文件的指定位置（如落款处或骑缝处），做到印迹完整、不模糊、不歪斜。2.一份文件需多页加盖印章的，应加盖骑缝章，确保文件各页内容的完整性和关联性。3.用印后，印章保管人应在《用印登记薄》上详细记录用印日期、用印文件名称、份数、用印种类、审批人、申请人、用印事由等信息，以备查考。4.严禁在与公司业务无关的文件上加盖公司印章。第十四条特殊情况处理1.紧急情况下需用印而审批人无法当场审批的，可先通过电话、即时通讯工具等方式请示，经审批人同意后用印，但事后须在一个工作日内补办书面审批手续。2.因对外合作等特殊原因，确需在特定格式的空白文件上预盖印章的，必须经公司总经理特批，并由相关业务部门对该空白文件的使用范围、使用期限及最终用途进行严格管控和跟踪，确保不发生风险。第五章印章的变更与销毁第十五条印章变更因公司名称变更、印章损坏、遗失或其他原因需要更换印章的，应按照本制度第二章关于印章刻制的规定重新办理刻制手续，并将旧印章按本制度第十六条规定予以销毁。第十六条印章销毁对于作废、停用或超过使用期限的印章，由原保管部门提出销毁申请，经行政部审核，公司分管领导批准后，由行政部、原保管部门及相关监督部门共同负责销毁，并填写《印章销毁登记表》，注明销毁印章名称、数量、销毁日期、销毁方式及参与人员签字等信息。第六章监督检查与责任追究第十七条监督检查行政部作为公司印章管理的牵头部门，负责对公司各单位印章管理和使用情况进行定期或不定期的监督检查。各印章保管部门应积极配合，并定期对本部门印章管理情况进行自查。第十八条责任追究对违反本制度规定，有下列行为之一的，公司将视情节轻重对相关责任人进行批评教育、经济处罚、行政处分，构成犯罪的，依法追究刑事责任：1.未经批准擅自刻制、变更、销毁印章的；2.擅自使用印章或在空白文件上加盖印章的；3.印章保管不善导致遗失、被盗或被他人冒用的；4.未履行审批手续或超越审批权限用印的；5.用印