档案数据录入说明

档案数据录入说明

以文书档案为例，文件按要求组卷、整理、标页码后开始录入，具体步

骤如下：登陆系统后，进入档案管理模块，文书档案・》传统方法整理（临时

表）-》文书案卷目录。

一、案卷的录入：

1.正常情况下，临时表中为空的，直接点击左侧新增即可开始录入数据，若已

有数据，可在此基础上继续新增。

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2.点击新增后，按照如下要求录入相应内容。

G2：K&-文书怙室-传统方法空！（6IM«）-文书寄卷目录

2新增/・馨:复*fiwm口目录序列二报表批后修改提取

1）案卷题名：案卷标题要揭示卷内文件的内容和成分。一般不超过50个字。

标题格式：

a.责任者+关于+问题+文种。一般按问题组卷的题名多采用此形式。

b.责任者+时间+问题+文利％年度计划、总结、报表、会议记录等多采用此形

式。

c.学院名称+届+专业名称+材料名称。学籍、学位多采用此形式。

d.出版物名称+针对时间+期刊号。

e.项目名称+阶段名称+文种。

标题末尾一般不用句号，题名中若出现多个责任者或文种时，并列的成分中间可

用顿号。

2）全宗号：I-

3）组卷年度：文件形成年度。

4）实体分类号：单击…，出现下拉菜单，进行选择。

5）案卷号：实体分类号的下位类号，组卷时是第儿卷就录儿，录入格式为01。

6）归档单位：单击黑色箭头，出现下拉菜单，进行选择。

7）归档日期：档案数据录入的日期，可选择可录入，录入格式为2015-05-30o

8）保管期限：（按照各类文件材料归档范围和保管期限表执行）单击黑色箭头进

行选择。

9）密级：单击黑色箭头进行选择（除校务办公室、纪委、审计处个别文件外,

其他部门均为“公开”）。

10）主题词、案卷档号自动生成。

11）保存。

12）文件起日期、文件止日期、总件数、总页数在卷内文件录入完成时，可自动

提取，此处无需手动录入。

二、卷内的录入：

案卷文件目录信息录入结束，保存数据后，单击“卷内”进入到卷内文件信息的

录入界面，如下：

点击“添加〃按钮，案卷的基本信息会继承到卷内，在下而界面按要求录入卷内文

件信息：

1）文件编号：正式的发文编号，例如：辽师大校字[2014]2号，大综办发[2014]26

号等，注意，中括号为英文输入法下的“口二

2）密级：单击黑色箭头进行选择（除校务办公室、纪委、审计处个别文件外，

其他部门均为“公开”）。

3）页数：此份文件的页数，请务必填写准确，否则影响数据的自动生成。

4）题名：此份文件的标题。没有题名或者原题名不能揭示文件内容时，应该依

据其内容拟写题名，自拟题名放在原题名后面并加［］，比如某份文件的题名

是：紧急通知，应该根据文件的内容自拟一个题名：紧急通知［关于…..的紧

急通知］,乂如，关于张三等5人的任免通知，要在原题名后列出其他4人的

姓名加［李四、王二

5）责任者：此份文件的责任者，是个人录入个人，是组织、单位录入组织、单

位。责任者有多个时，责任者之间以“、”相隔。三个以上责任者的，著录第

一个，后面加“等”。机关团体责任者必须著录全称。

6）文件形成时间：此份文件的形成时间，录入格式为:。

7）其余项目，在案卷和页数填写正确的情况下会自动生成，不需填写。

8）备注：如有特殊情况请在此处说明。附件题名在此录入。如附件附

件2：OOOO

9）点击“存加”，继续录入下一条记录。当最后一条记录录入完毕时，点击“保

存”0

10）点击“文书案卷FI录〃，返回到案卷级目录，找到刚录入的案卷，进行数据提

总件数、总页数、文件开始口期、文件结束口期,会自动进行提取，、显示如下:

到这里一卷档案的信息录入就结束了，可继续点击“新增"按钮，进行其他案卷的

录入

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