某集团行政办公室工作流程

某集团行政办公室工作流程

行政办公室工作流程

目录

第一部分行政制度

一、总则

二、办公场所管理制度

1、员工行为规范：

2、办公用品管理

3、固定资产管理

4、公用书报管理

三、印章使用与管理制度

四、上传下达制度

1、呈报

2、发文

3、收文

4、会议管理制度

五、档案管理制度

六、后勤保障管理制度

1、会议接待

2、车辆管理

第二部分流程

1、呈报流程

2、客户接待流程；

3、发文处理流程；

4、收文处理流程

5、办公用品采购流程

6、办公设备维修流程

7、固定资产清购流程

8、印章刻制流程

9、印章使用流程

10、印章报废流程

II、档案归档、借阅流程

12、档案销毁流程

13、档案归档流程

14、合同管理流程：

15、会议管理流程

16、车辆管理流程

第三部分表格

1、《办公用品请购单》

2、《固定资产请购单》

3、《办公设备报修申请单》

4、《印章使用申请表》

5、《印章刻制申请表》

6、《印章报废申请表》

7、《呈报单》

8、《收文处理单》

9、《会议计划审批表》

10、《会议预算金额表》

11、《会议签到表》

12、《档案归档登记表》

13、《档案归档登记表（总表）》

14、《档案借阅登记表》

15、《档案销毁登记表》

16、《用车申请单》

17、《派车单》

18、《车辆使用记录表》

19、《车辆使行驶记录表》

20、《车辆登记卡》

21、《车辆登记表（总）》

22、《燃油效率及油耗量结算表》

23、《行驶事故处理报告书》

第一部分行政制度

（一）总则

一、为加强公司行政事务管理，理顺公司内部关系，使各项管理标准化、制度化，提高办事

效率，特制定本规定。

（二）办公场所管理制度

一、员工行为规范：

①公司的员工都应具有开柘进取、爱岗敬业的精神，做到团结协作、诚实守信、遵纪守法。

②待人接物态度与蔼，言行举止文明礼貌，接听电话语调温与亲切。

③增强时间观念，提高工作效率与质量，上班时间不串岗、不遛岗、不闲谈、不办私事，工

作时间不在网上玩游戏。

④上班时间做到精神饱满，仪表穿戴端庄大方。

⑤办公场所要保持整洁、卫生；保持肃静，不得高声喊叫、吹口哨、哼小调；不准在非指定

地点抽烟。

⑥严守纪律，服从大局，坚持工作请示报告制度，逐级负责，各司其责。

⑦严格遵守保密纪律，杜绝泄密事故发生。

二、办公用品管理；

1、办公用品采购流程

填写申购单一行政办公室确认物品后按照有关规定、权限办理审批i采购f验收入库

领用一办公用品的采购

①请购人如实填写请《办公用品请购单》经部门负责人签字后及时上交行政办公室。

②所有办公用品的采购工作统一由行政办公室办理。

③坚持集体采购制度，急用现买零散物品实行特事特办原则，批量、贵重物品由采购人员及

有关领导全程参与采购工作。

2、办公用品的保管

①办公用品由行政办公室专员负责保管；购入批量的办公用品应及时入库储存，在办公用品

入库登记本上如实填写品名、规格、价格、数量等，并签字。

②阶段性使用或者暂时闲置的物品（电暖器、电扇等），要妥善保管，随时待用。

③每月月底进行办公用品库存盘点，确保账物相符。

三.固定资产管理

固定资产管理总原则：谁用谁负责，维修归行政。

1、固定资产的划分标准与分类

企业的劳动资料，按其使用年限与价值大小分为固定资产与低值易耗品，根据国家有关

规定，列作固定资产通常应具备下列条件：1、单位价值在人民币2000元及以上。2、使用

期限超过一年的房屋、建筑物、机器、机械、运输工具，与其他与生产经营有关的设备、工

具、器具等。不属于生产经营要紧设备的物品，使用期限超过两年的列作固定资产。不符合

上述条件的劳动资料，列作低值易耗品。

2、固定资产的购建、登记与计价

①请购：由请购人填写《固定资产请购单》。

②审批：依次由部门总监、分管领导、财务总监及总经理审批。

③购置：由归口行政办公室统一购置。

④报帐：购置人凭发票与《固定资产请购单》到财务部门报帐。

⑤登帐：资产归口部门应开设“固定资产及低值易耗品登记簿”，对所购资产予以登记并负

责到人。

⑥建卡：行政办公室根据原始凭证及记帐凭证对符合固定资产标准的，建立固定资产去片，

一式三份，财务部留一份，行政办公室一份，另一份由货产使用部门储存（见请购流程图）。

流程图：

请购f审批f购置f报账一登帐f建卡

3、固定资产的修理、转让、转移、盘点与报废

①为保持固定资产的正常生产能力，保证固定资产的正常使用年限，企业务必对固定资产进

行定期或者不定期的修理，

②办公用品的维修统一归口有行政办公室负责，报修人务必先填写《办公设备报修申请单》,

严格执行行政程序。

③固定资产转让，务必按规定办理转让手续。转让方式原则上应实行有偿转让。固定资产的

无偿转让，由总裁审批。

④固定资产在公司内部转移，务必办理固定资产内部转移手续，转移手续由转出部门办理，

要及时变动固定资产卡片，

⑤在清查固定资产时，发现固定资产盘盈、盘亏，应查明原因，及时办理有关手续。

⑥固定资产的报废由使用与保管部门提出申请,并按审批权限办理报废手续。未经批准之前，

不得随意拆除或者变价出售事实上物。

二、公用书报管理

1.行政办公室负责统一订阅报刊杂志，集中收发与管理。

2.公司员工岗位所需的业务书籍，个人报请部门负责人与行政办公室，总裁审核同意方能购

买。

3.所有购买来的图书，一律到行政办公室验收、登记、编号，并在发票上签字。

需要阅读者，办理借阅手续。

四、公司门禁管理规范

1.外来人员因公需进入公司，应先登记，经接洽部门或者有关人员同意后，再给来访者指出

接洽部门位置。如接洽部门或者有关人员不在或者有其他原因不愿接见的，前台应委婉拒绝,

请其外出。

2.提交的小件物品、信函、文件等应由前台代收发，前台应及时准备做好收、发工作，并例

行登记。

3.下列外来人员严禁进入公司：

①携带易燃易爆及危险品的人员。

②不明身份、衣冠不整的人员。

③推销产品及收购废品的人员。

④非洽谈公务人员，或者是洽谈公务但拒绝登记检查者。

⑤来访人员报不清受访部门及受访人者。

4.接待来访人员时，各部门接待人员应加强保密意识，如客人翻阅办公桌的资料时应予以制

止。

5.上班时间，集团总部人员原则上严禁接访客人，若有特殊情况，需向直属上司说明，经同

意后在公司会议室会客，时间不能超过十五分钟。

（三）印章使用与管理制度

一、公司公章、合同专用章、总裁章、副总裁私章由行政办公室统一管理，专人负责。

二、凡以公司名义上报与下发行文的请示、报告、汇报、通知等需先填写《印章使用申请表》

经部门总监及总裁签字后方可用印；

三、因业务工作需要，如投标、报价、做方案资料、更换银行帐户等需用行政印章时，先填

写《印章使用申请表》经部门总监签字后方可用印。

四、用合同专用章，务必经分管领导确认、总裁审核并同意方可用印。

五、严禁启用公司行政印章为非本公司员工开具证明或者介绍信。

六、印鉴管理人员务必保证印鉴的绝对安全与正确使用，防止印鉴盗用或者滥用，及时作好

用印记录。

七、印章的刻制务必填写《印章刻制申请表》报废务必填写《印章报废申请表》。

（四）上传下达制度

一.呈报

1.发起人填写《呈报单》。

2.部门负责人签字及有关会签部门负责人签字。

3.总顾问签字.

4.副总裁签字。

5.总裁签字后返回发起人处，有发起人办结汇报具体工作进程并记录与完成归档工作。

总原则为，逐级报、不要越级、通过行政办公室的呈报由行政办公室负责跟踪、回复、归档;

没有通过行政办公室的呈报，由呈报人负货跟踪；暂由部门归档；在规定时间内（每月底）

统一归交行政办公室存档；

二.发文

发文通常应该是对公司各方面事务具有一定指导性或者约束力的事项的宣告，日常的程序

性、流程性文件发文应先用公司《呈报单》填写。力避随意发文。

1.公司内部发文：

拟稿人一责任部门负责人初审（及有关部门责任负责人会签）一行政办公室核稿一行政总监

审核f副总裁审核f总裁签发f行政办公室（统一编号一打印一盖章一发文f备案）

2.对外发文：

拟稿人一部门经理审核一主管副总经理一总经理核准一总经办统一编号一打印一盖章（签

字）--发文f备案

3.密级分为“绝密”、“机密”、“秘密”。

4.紧急程度分为“特急”、“急”、“平

5.文件内容要求事实清晰、观点鲜明、条理清晰、文字精炼、用语准确。

三、收文

1.流程

行政办公室收文一登记行政办公室拟办一有关领导阅示一副总裁批示一总裁批示一行政办

公室分送一有关部门承办（催办、办结）

2.行政办公室收文后及时填写《收文处理单》。

3.协办部门务必积极配合主办部门完成文件处理。

4.文件的催办由有关办公室公室负责，防止漏办或者延误。

5.严格按照时限要求完成，

6.文件传递务必保证安全，完善签收手续，防止文件遗失。

7.文件办理完毕后，统一交由行政办公室指定专人保管、立卷归档。

四、会议管理

会议是集团决议产生、工作明确、意见交流的正式方式与场合。集团会议区分为定期例会与

非定期会议，规定的人员务必准时参与，指定人员务必作好会议记录，与会人员遵守会议安

排同时提高会议效率，会后请记录人员将会议纪要交予有关人员会签。

1、例会标准如下:

召集/主持

会议名称时间安排参加人员会议内容记录人

人员

总裁办公由总裁办公根据会议主题根据经营及管

总裁办公室总裁办公室

会议室通知通知有关人员理需要拟定

每周一次，

无特殊情各板块的日常

总裁办公

况，每周一副总监及以上经营管理工作副总裁行政办公室

例会

上午10点汇报

准时召开

企管部及战略

规划部有关人

上月经营工作

员、总裁办主

经营分析每月一次，总结、分析及下

任、财务总监、副总裁行政办公室

会时间待定月的工作计划

行政办公室有

展望

关人员、下属公

司有关负责人

2、会议要求:

①集团内会议由行政办公室具体安排，请行政办公室做好会议纪要并做好会签工作；如遇特

殊情况，由行政负责人另行通知

②与会人员不得无故出席，并如实填写《会议签到表》，如不能出席者须向上级领导说明原

因并请假。

③请与会人员将手机静音,

④与会人员需于会前准备好会上需讨论与汇报的有关材料；避免无必要的时间拖延，延缓工

作效率。

（五）档案管理制度

一、目的

为规范公司的文件材料的归档工作，完整、系统储存企业档案，制定本制度。

二、适用范围

凡属本公司归档范围的各类文件材料，务必依照公司规定要求向行政办公室移交，并实行集

中统一保管。

三、原则

2、档案及有关资料的接收、移交等，要严格履行交接手续及审批制度。

3、档案人员适时对档案资料进行检查、清理、核对工作；如发现问题，应当立即向领导报

告，对破旧或者褪变档案及时抢救。

4、公司各部门档案人员应负责所形成的文件材料枳存、整理，并按要求向行政办公室

归档。

5、档案归档工作同意行政办公室的监督与指导。

6、档案管理工作实施责任追究制度，对不按规定归档而造成文件材料缺失的，或者对档案

进行涂改、抽换、伪造、盗窃、隐匿与擅自销毁而造成档案丢失或者缺失的直接责任者，依

法进行处理°

四、归档范围

1、公司在筹备、设立、运营及产权变动及其他过程中形成的直接记述与反映公司活动的具

有现实与长远考查价值的文件材料列入归档范围。

2、归档的文件材料来源：

①本公司内部形成的文件材料；

②本公司参与的合作项目，合作单位按要求应向本公司报的文件材料：

③针对本公司有储存价值的其它外来文件材料。

归档的文件材料载体形式包含：纸质文件、存储电子文件的光盘、软盘，录音录像带、照片、

底片，实物及其他形式。

五、归档分类

1、行政管理工作形成的文件材料

（1）公司筹备期的可行性研究、申请、批准，工商登记等证明材料，企业章程，芾事会、

股东会、监事会与部长层构成及变更。

（2）股东会、董事会、监事会活动及形成的有关记录、纪要。

（3）综合性行政事务，文秘、机要、保密、信访工作。

（4）法律事务，政纪监察，公证工作。

（5）审计工作。

（6）员工教育与培训工作。

（7）后勤服务。

（8）人事工作。

2、经营管理工作形成的文件材料

（1）公司改革、经营战略决策。

（2）公司进展规划、各项目进展计划，责任制管理，各类统计报表，公司综合性统计分析。

（3）知识产权与商业秘密管理。

（4）公司信用管理，形象宣传。

（5）商务合同正本及与合同有关的补充材料，有关的协议、意向书，有关的资信调查等。

（6）营销管理，市场调查与分析，客户信息管理，广告宣传，产品销售，售后服务。

（7）财务管理，资金管理，资产管理，成本价格管理，银行贷款，会计管理。

（8）招投标项目管理。

3、业务项目工作形成的文件材料

（1）业务项目的筹备与形成。

（2）业务项目的运行。

（3）业务项目的保障与监督。

4、会计工作形成的文件材料

（1）会计凭证。

（2）会计账簿。

（3）财务报告及报表。

（4）其他材料。

（5）其它对国家、社会与公司有储存价值的文件材料。

5、下列文件材料应随时归档：

（1）公司发文；

（2）应归档的零散文件材料；

（3）变更、修改、补充的文件材料；

（4）合同、协议等具有法律效力的文档；

（5）公司机构变动与职工调动、离岗等留在部门或者个人手中的文件材料；

（6）其他临时活动中形成的文件材料。

六、归档要求

1、公司各部门秘书负责文件的收集、整理与归档，并定期交公司行政办公室集中管理。任

何人不得拒绝归档，档案保管人员及时登记《档案保管表》。

2、归档的文件材料应完整、准确、系统。文件书写与教体材料应能耐久储存。文件材料整

理符合规范，不符合保管要求的文件材料应经修复后归档。

3、归档的文件材料应为原件或者具有凭证作用的文件材料。

4、非纸质文件材料应有文字说明一并归档；外文材料应与中文翻译件一并归档。

5、具有长期储存价值的电子文件，务必同步制成纸质文件与原电子文件一同归档。归档的

电子文件的收发登记表、机读目录、有关软件、其他说明等应与相对应的电子文件一同归档

储存。

7、文件材料通常归档一份。重要的、利用频繁的与专门需要的可适当增加份数。

8、多个单位合作完成的项目，由公司主办的储存•套完整的文件材料•，如协办则储存与承

担任务有关的一套正本。有合同、协议规定的，按其要求执行。

9、档案人员负责检查归档文件材料的完整与准确，并填写移交清册。重要项目的文件材料

归档时应编写归档说明，并经项目负货人审核签字，有密级与查阅范围要求的要特别注明。

10、行政办公室负责检查档案的整理质量，必要时可将不符合要求的文件材料退回，要求重

新整理。

11、交接双方应严格执行交接手续，认真核对移交清册，双方经手人与部门负责人在移交清

册上签字以备查找。

12.档案借阅室务必如实填写《档案借阅登记表》，档案销毁时，销毁人务必如实填写《档案

销毁登记表九

（六）后勤保障管理制度

一、会议接待

1.接待流程

收到访问申请一熟悉客户信息一熟悉客户来访需求一制作客户接待安排表一接待客户的前

期准备工作一进行客户接机/车一客户进公司接待参观安排f正式洽谈一就餐安排~其它安

排一客户离开

2.用餐程序

1、各部门、中心在集团安排用餐须报总裁批准，并提早将用餐通知书送交办公室，由办公

室统一安排。用餐通知书要列明来客单位、时间、标准、人数。

2、如遇特殊情况，可口头请示，同意后先用餐，再补办手续。

3.用餐标准

餐费标准分为A、B、C三个档次（酒水除外）。即通常客人用C档，较重要客人用B档，重

要客人为A档。

4.用餐后的核算

1、所有招待用餐费用，接待部门须及时报批，办理结算。

2、对不符合手续、不按规定办理的，一切费用由接待人承担。

5.注意事项

1、务必注意接待费用支出项目与接待用途及目的一致。

2、接待费用开支，务必本着最小支出、最大成果的原则，合理接待，有效使用经费开支。

二、车辆管理

L车辆调配

①根据工作需要，行政务必对所有车辆进行统一管理，填写《车辆登记表》。

需要用策的部门与个人务必先填写《用车申请单》由行政办公室请示集团总裁批准，对车辆

进行统一配备与调整，用车完成后如实填写《派车单》上交行政办公室归档。

②各单位负责人对本单位车辆的口常使用、驾驶人员的安全教育及执行规章制度情况有管理

责任。

③集团外事用车、集团会议及较大活动用车，办公室有权临时调度各单位车辆，各单位应服

从协调调度。

④原则上各单位不得相互借用车辆，特殊情况须经集团分管领导批准。

⑤24小时内长途用车（单程150公里以上的），须经集团分管领导批准，24小时以上的，需

报集团副总裁批准。

⑥任何车辆外借务必经集团副总裁批准。

2.安全管理

①驾驶人员务必严格遵守交通法规，根据车队的安排参加交通安全学习，提高驾驶技术，保

证车辆完好，杜绝事故发生。

②对交通事故肇事者除经济处罚外，还将视情节轻重开具《行驶事故处理报告书》，并分别

给予书面检查、通报批判、停止驾驶、降薪等处理。

③驾驶人员在车辆使用期诃发生违章行为均由个人承担。

3.维修保养

①车辆维修按规定填制申请单，部门负责人签字，走完审批流程后，到指定修理厂或者4S

店维修；

②行政办公室人员负责对车辆进行不定期检查，内容包含：本规定执行情况、车辆内外卫生、

通常保养状况等，检查不合格者，对当事者酌情给予惩处：

4.驾驶人员管理

集团领导及各分公司总经理配备工作专车，持有效驾照可由本人驾车；无驾照需配司机的，

由集团行政办公室统一调配。

5.附则

车辆的保险、养路、验车、牌照、停车场等手续，属于集团行政办公室统一办理，所需费用

按财务预算分别人帐；属于各分公司的，自行办理，费用自负。

第二部分行政办公流程

一、客户接待流程

收到S同申请

TII占户值JB

・认果伪人员

了婚客户来访需京

甯作客户报拘

fMW5Ba户・开

二、呈报流程

三、客户接待流程

f卷户离开

四、发文处理流程

巳粒物I一||反核।-I重号［-।婀1-|M|-||殷j-।

备注：发文处理表格用公司《呈报单》

五、收文处理流程

||行敌办公，分送L|[相关郃n承办|一他办I“办结

衣办公用品采购流程

行政办公里根据得存情况

和各部门需求增报请的单

行政办公室侑认物品后按黑相关规定、权限办理审败

,拿将集中转嫄山每月月底u・#sn««A*

本部n所需要的办公用品制比计黑文行政办公室.

_＞青，人员m办公州品占*.riMd.

及时对所饮桃料产以朴克

—}.做好立用寰忙手续

七、办公设备维修流程

提出设各维修申请

儿固定资产请购流程

A行政办公室采办人员员责询价

（依次由部门怠丸.财务纪q.an总裁及总裁审批）

（由归口行政办公室统一购置）

（的置人技JSHRK流程执行）

（管理郃口对所的愤产予以蹙记弁责任到人）

（行政办公宣建山H贡产卡片）

九、印章刻制流程

申请印章刻制

核准

确认

印章使用

十、印章使用流程

十一、印章报废流程

十二、档案归档、借阅流程

十三、档案销毁流程

收到资料

确定保定密级

整理

保管资料

办理借阅

借阅登记

定期整理

十四、档案归档流程

-

业务费料

专

合同货料行

政

文件资料人

分

人事资料档

各部门已类

签

*W货料完成史料归

字

档

设计空料——

设计样稿

苴划文案

十五、合同管理流程

十六、会议管理流程

十七、车辆管理流程

第三部分行政办公表格

1.《办公用品请购单》

2.《固定资产请购单》

3.《办公设备报修申请单》

4.《印章使用申请表》

5.《印章刻制申请表》

6.《印章报废申请表》

7.《呈报单》

8.《收文处理单》

9.《会议计划审批表》

10.《会议预算金额表》

11.《会议签到表》

12.《档案归档登记表》

13.《档案归档登记表（总表）》

14.《档案借阅登记表》

15.《档案销毁登记表》

16.《用车申请单》

17.《派车单》

18.《车辆使用记录表》

19.《车辆使行驶记录表》

20.《车辆登记卡》

21.《车辆登记表（总）》

22.《燃油效率及油耗量结算表》

23.《行驶事故处理报告书》

附件1:

办公用品请购单

申请部门：申请人：日期:

序号物品名称单位数量需用日期估价单位总金额用途

总金额

部门负责人

意见

行政办公室

意见

副总裁审批

总裁审批

附二:

固定资产请购单

请购部门请购人资产名称

数量估计单价规格

预购日期

请购事由

行政办公室询价后

推荐厂牌

部门总监

财务总监

副总裁

总裁

附件3：

办公设备报修申请单

申报部门日期经办人

报修设备使用年限

故障原因

副总裁审批

总裁意见

维修过程记录：

维修单位：

维修人签字：

办理结果

维修结果：

申报部门经办人签字：

附件4：

印章使用申请表

文件名陈

印章类别

事由

经办人部门总监副总裁总裁

使用部门

经办人部门总监

主管部门

附件5

印章刻制申请表

类型

全称

使用范围

事由

经办人部门总监副总裁总裁

使用部门

经办人部门总监

主管部门

附件6：

印章报废申请表

印章名称

报废原因

经办人部门总监副总裁总裁

使用部门

经办人部门总监

主管部门

附件7：湖南石磊文化传播集团

呈报单

单位（部门）:呈报人:呈报时间:

发主题

起

人

或者事

执由

行

人

部门意见

会签部门意见

财务总监

审集团副总裁：

批

总顾问：

人

总裁意见：

备

注

附件8：

收文处理单

年月日

收文字号来文份数附件情况

来文机关来文字［］第号

标题

拟办

领导批示

受文单位接收FI期办理情况承办人退文时间

附件9：

会议计划审批表

申请人：所属部门：日期:

会议准备

部门会议名称主持人时间地点参加人员

记录

填表说明：

1、会议表格中各项内容准确、完整，注明会议的名称、议题、时间、地点、参

加人员等;

2、与上级领导会议安排无冲突，如有冲突，务必服从上级安排;

附件10：

会议预算金额审批表

部门：填表：时间:

类别预算内容参加部门预算金额备注

会议场所租赁

会议设备租赁

会议所需物资明细

会议用餐及用车

会议用水果/烟/茶等

其他费用

会议地点、时间

会场联系电话

联系人

附件11:

会议签到表

会议名称（主题）

会议时间会议地点

会议主持人应到人数

部门/分公司要求与会人员时间出席人员（签到）备注

会议要求：

I、集团内会议由行政办公室具体安排，请行政办公室做好会议纪要并做好会签工作；如遇

特殊情况，由行政负责人另行通知；

2、请与会人员将手机静音。

3、与会人员需于会前准备好会上需讨论与汇报的有关材料；避免务必要的时间拖延，延缓

工作效率。

附件⑵档案归档登记表

文件名称

文件编号文件总页数归档编号

归档存放处保管期限保密登记

说明：

归档时间送交人接收人

变更修改记录

修改日期更换单号送交人接收入存档变更记录

附件13：

档案归档表（总）

序号档案名称负责人审核人归档人备注

附件14：

档案借阅登记表

方式经

借阅审批归还手

借借阅备

档案编号文件名事由

查复人

阅日期人人日期注

阅印

附件15：

档案销毁登记表

序文件材料

文件编号责任人内容阐述签订日期页数备注

号题名

销毁原因

签字确认

提出销毁部门意见

签字确认

行政办公室意见

签字确认

副总裁意见

签字确认

总裁意见

签字确认

销毁人：部门负责人:

销毁时间:

销毁地点:

附件16：

湖南石磊文化传播集团

用车申请

单位（部门）：申请人：申请时间:

用车时间

用车人

发起或者执行人

事由

财务总监

副总裁

审批人

总顾问

总裁

附：17：

派车单

用车人员用车事由

计划用车情况办事地点：出车时间：返回时间：

部门总监行政部总监

派车情况出车人：主管签字：

出车时间：返回时间：

实际出车情况行使里程：司机签字：

填表日期：

编号：

备注：本表在行使完结束后，交给行政办公室备案

附件18：

车辆使用记录

车号:

日期: