学校行政管理规章制度

学校行政管理规章制度为全面推进学校治理体系和治理能力现代化，构建科学规范、运行高效、监督有力的行政管理机制，保障教育教学中心工作有序开展，依据《中华人民共和国教育法》《事业单位人事管理条例》等法律法规，结合学校实际，制定本制度。本制度适用于学校各行政部门、教辅单位及全体行政工作人员。第一章组织架构与职责分工学校行政管理实行校长负责制，坚持党委领导、校长负责、教授治学、民主管理的治理原则，形成“决策—执行—监督”协同运行的管理体系。第一条管理层级设置学校行政管理层级分为三级：1.决策层：由校长、党委书记、副校长组成的校务委员会，负责重大事项决策、发展规划审定、资源配置统筹等。2.执行层：包括校长办公室、教务处、学生工作处、总务处、财务处、人事处、科研处、保卫处8个职能部门，负责落实决策层部署，统筹业务领域管理。3.操作层：各二级学院（部）办公室、图书馆、信息中心等教辅单位，负责本单位具体事务执行与日常管理。第二条职能部门职责界定1.校长办公室：统筹全校行政事务，负责公文处理、会议组织、印章管理、档案归档、对外联络、督查督办及综合协调；制定年度行政工作计划，牵头起草学校重要文件；协调跨部门工作，督办校长办公会决议事项落实。2.教务处：负责教学运行管理（含课程设置、排课选课、考务安排）、教学质量监控（含听课评教、教学检查）、专业建设（含专业申报、培养方案修订）、实践教学（含实验室管理、实习基地建设）及教材管理。3.学生工作处：统筹学生思想政治教育、日常行为管理（含违纪处理、奖惩评定）、心理健康教育（含心理咨询、危机干预）、资助管理（含助学金评审、勤工助学）及宿舍管理（含安全检查、文化建设）。4.总务处：负责校园基础设施维护（含教学楼、宿舍、道路维修）、校园环境管理（含绿化养护、垃圾分类）、后勤服务保障（含餐饮监管、水电供应）、资产管理（含固定资产登记、报废处置）及采购管理（含物资招标、验收入库）。5.财务处：负责预算编制与执行、经费收支管理、财务报销审核（含票据合规性审查、额度控制）、财务审计对接、学费收缴及工资福利发放（含社保公积金核算）。6.人事处：负责教职工招聘录用（含岗位设置、资格审查）、职称评审（含材料审核、推荐上报）、绩效考核（含指标制定、结果反馈）、培训发展（含校本培训、外出进修）及人事档案管理（含材料收集、归档保管）。7.科研处：负责科研项目管理（含申报组织、过程监督）、科研成果转化（含专利申报、技术推广）、学术活动组织（含学术讲座、研讨会）及科研平台建设（含重点实验室、研究中心管理）。8.保卫处：负责校园安全巡查（含24小时值班、监控值守）、治安管理（含纠纷调解、案件上报）、消防安全（含设施检查、演练培训）、交通管理（含车辆出入登记、停放规范）及安全教育（含防诈骗、防溺水宣传）。第三条岗位责任落实各部门须制定《岗位说明书》，明确科长（主任）、科员等不同层级人员的具体职责，实行AB岗互补制度（即主岗人员离岗时，由B岗人员代为履行职责），确保工作连续性。部门负责人为第一责任人，对本部门工作负总责；工作人员按岗位职责承担直接责任。第二章会议管理规范为提高会议效率，减少重复会议，学校实行会议分类审批与统筹管理制度。第四条会议类型与频次1.党委会：由党委书记主持，党委委员参加，研究党建、意识形态、干部任免等事项，原则上每周召开1次，特殊情况可临时召开。2.校长办公会：由校长主持，副校长、校长办公室主任参加，研究教学、科研、行政等重大事项，原则上每周召开1次，议题需提前3个工作日提交校长办公室汇总。3.行政例会：由分管副校长主持，各职能部门负责人参加，通报工作进展，协调跨部门问题，原则上每月第1周召开。4.专题工作会：由业务分管领导或部门负责人主持，相关部门人员参加，针对专项任务（如迎评促建、安全排查）召开，需提前2个工作日向校长办公室报备，避免与其他会议冲突。5.二级单位会议：各学院（部）、教辅单位召开的内部会议，每月不超过2次，不得要求非本单位人员参会。第五条会议组织流程1.议题申报：需提交会议讨论的事项，由主办部门填写《会议议题申请表》，说明背景、建议方案及需决策内容，经部门负责人审核后，于会前5个工作日送校长办公室。2.会前准备：校长办公室汇总议题，报主持人审定后，于会前2个工作日印发《会议通知》（含时间、地点、议题、参会人员）及相关材料（需提前1日发送电子版）。3.会中要求：参会人员需提前10分钟签到入场，关闭手机或调至静音；发言应紧扣主题、简明扼要（一般不超过5分钟）；主持人需总结讨论意见，形成明确决议。4.会议记录：校长办公室安排专人记录，记录内容包括时间、地点、主持人、参会人员、发言要点、决议事项，经主持人审核后形成《会议纪要》，于会后2个工作日内印发相关部门。5.决议督办：校长办公室根据《会议纪要》制定《督办事项清单》，明确责任部门、完成时限，通过电话催办、现场检查等方式跟踪进度，每月通报完成情况；未按时完成的需书面说明原因，因主观原因延误的追究责任。第六条会议纪律1.参会人员不得无故缺席，确需请假的需提前向主持人书面报备，未经批准缺席者按旷工处理。2.会议内容属内部信息的，参会人员须严格保密，不得擅自传播；涉及敏感事项的，记录材料需单独归档保管。3.会议场所需保持整洁，禁止无关人员进入；投影、音响等设备由专人调试，确保会议正常进行。第三章公文处理办法公文是学校实施管理、发布指令、沟通信息的重要载体，需严格规范制发流程，确保准确性、权威性与时效性。第七条公文种类学校常用公文包括：上行文：请示（请求上级指示）、报告（汇报工作进展）；平行文：函（与平级单位商洽事务）；下行文：通知（传达要求）、通报（表彰批评）、决定（重大事项决策）、批复（答复请示）；内部文：纪要（会议决议）、简报（工作动态）。第八条行文规则1.坚持“一事一文”原则，避免多头主送；向上级请示事项需一文一事，不得在报告中夹带请示。2.涉及多个部门职责的公文，主办部门需提前征求会签部门意见，达成一致后联合行文。3.除上级机关负责人直接交办事项外，不得向个人报送公文；不得以部门名义向教职工发布指令性公文。第九条制发流程1.拟稿：由承办部门起草，内容需符合政策法规，数据准确，表述清晰；涉及制度修订的需注明修订依据及新旧条款对比。2.审核：部门负责人初审（内容合规性、格式规范性）；涉及重大政策的需经法律顾问或业务分管领导复审；校长办公室终审（文种适用、行文规则、密级标注）。3.签发：上行文、重要下行文（如全局性制度、经费审批）由校长签发；常规下行文（如一般性通知）由分管副校长签发；部门函件由部门负责人签发。4.印制：严格按照《党政机关公文格式》（GB/T9704-2012）排版，标题三号黑体，正文三号仿宋，行距28磅；打印后需校对2次，确保无错漏。5.分发：正式公文需登记编号（如“校字〔2023〕1号”），纸质版通过文件交换箱送达，电子版通过OA系统推送；涉密公文需通过机要渠道传递，限制知悉范围。第十条归档与销毁1.公文办理完毕后，承办部门需在1个月内将原稿、定稿及相关材料整理齐全，移交学校档案馆归档；电子公文需同步上传档案管理系统。2.无保存价值的公文，经部门负责人批准后，由2名以上工作人员监督销毁（纸质版碎纸处理，电子版彻底删除）；涉及敏感信息的需延长保管期限。第四章印章使用与管理学校印章是履行职权的法定凭证，包括学校公章、校长签名章、部门印章、专用印章（如财务章、合同章），需严格规范使用程序，防止滥用风险。第十一条印章保管1.学校公章、校长签名章由校长办公室指定专人保管（原则上为机要秘书），实行专柜存放、钥匙随身携带；部门印章由部门负责人指定专人保管，不得转交他人。2.印章保管人员变动时，须办理移交手续，填写《印章移交登记表》，由分管领导监交，确保责任清晰。第十二条使用审批1.学校公章：用于以学校名义签发的公文、对外合同协议、证明材料等，需填写《用印审批表》，经部门负责人初审、校长办公室审核、分管领导（或校长）审批后用印；涉及重大经济事项（如借款、担保）需校长亲自审批。2.部门印章：用于部门内部通知、业务联系函等，由部门负责人审批；不得用于对外签订经济合同或出具涉及学校责任的证明。3.专用印章：财务章由财务处负责人审批，仅限财务收支业务使用；合同章由法务部门审核合同条款后，报分管副校长审批。第十三条用印登记与监督1.每次用印需登记《用印登记簿》，记录用印时间、文件名称、份数、审批人、经办人；用印文件需留存复印件（或扫描件）备查。2.禁止在空白纸张、表格、合同上用印；特殊情况需用印的（如招标文件），须经校长批准，并登记空白文件编号，明确使用范围与收回时限。3.校长办公室每季度对印章使用情况进行检查，发现违规用印的，视情节轻重给予批评教育、扣发绩效直至纪律处分；造成经济损失的，依法追究赔偿责任。第五章档案管理细则档案是学校发展的历史记录，涵盖文书、教学、科研、人事、基建、声像等类别，需遵循“集中管理、分类归档、安全保密”原则，实现档案资源的有效利用。第十四条归档范围与时限1.文书档案：上级来文、学校发文、会议记录、重要合同等，应在办理完毕后3个月内归档。2.教学档案：课程大纲、教案、试卷、成绩册、毕业论文（设计）等，由教务处牵头，各学院于每年9月底前归档。3.科研档案：科研项目申报书、结题报告、论文专著、专利证书等，由科研处于项目结题后2个月内归档。4.人事档案：教职工招聘材料、职称评审表、考核结果、奖惩记录等，由人事处按《干部人事档案工作条例》及时归档；学生档案由学生工作处于毕业后1个月内移交生源地或就业单位。5.基建档案：校园建设项目的可行性报告、设计图纸、施工记录、验收材料等，由总务处于项目竣工后6个月内归档。6.声像档案：重大活动照片、视频、录音等，由校长办公室或宣传部于活动结束后1个月内整理归档（需附文字说明）。第十五条档案保管要求1.学校设立独立档案馆，配备防火、防潮、防虫、防盗设施；档案库房温度控制在14-24℃，湿度45-60%；电子档案需备份至云端及移动硬盘，每半年检测1次读取性能。2.档案按“年度—类别—保管期限”分类上架，保管期限分为永久、30年、10年；到期档案需经鉴定小组（由档案员、业务专家组成）审核，确无保存价值的方可销毁。第十六条档案查阅与利用1.校内人员查阅档案需填写《查阅申请表》，经部门负责人批准；查阅涉密档案需分管领导审批。2.校外单位查阅档案需持单位介绍信，经校长办公室审核同意；涉及个人隐私或敏感信息的，需经当事人书面授权。3.档案复制需经档案管理员核对，加盖“档案复制专用章”；禁止拍照、扫描涉密档案；查阅完毕后需及时归还，不得转借或带离档案室。第六章资产管理规定资产是学校开展教育教学活动的物质基础，包括固定资产（单价1000元以上、使用年限1年以上）与低值易耗品（单价低于1000元），需建立“统一领导、归口管理、责任到人”的管理体系。第十七条资产购置1.固定资产购置需纳入年度预算，由使用部门提交《采购申请报告》（说明用途、技术参数、市场调研情况），经总务处审核、财务处预算核查、分管副校长审批后，通过政府集中采购或学校招标采购。2.低值易耗品由总务处按季度统计各部门需求，汇总后统一采购，避免重复购置；单价500元以上的批量采购需通过比价程序（至少3家供应商报价）。第十八条资产验收与登记1.资产到货后，由总务处、使用部门、供应商三方共同验收，核对数量、规格、质量；大型设备需邀请专业技术人员参与验收，出具《验收报告》。2.验收合格后，总务处登记《固定资产台账》（记录名称、型号、金额、存放地点、使用人），粘贴资产标签；低值易耗品登记《物资出入库登记表》，使用部门签字领用。第十九条资产使用与维护1.资产使用人需遵守操作规范，妥善保管；因保管不善造成丢失、损坏的，需按原值的50%-100%赔偿。2.固定资产维修由使用部门提交《维修申请单》，总务处联系专业人员处理；单次维修费用超过资产原值20%的，需评估是否报废。3.资产借用需填写《借用单》，经部门负责人批准，借用期限不超过1个月；逾期未还的，暂停该部门新购资产申请。第二十条资产处置1.资产报废需满足以下条件之一：使用年限届满且无法维修；技术落后无使用价值；维修成本超过重置价值。2.报废流程：使用部门提交《报废申请》→总务处现场鉴定→财务处核查账面价值→分管副校长审批→通过公开拍卖或委托回收处理→处置收入全额上缴财务处。第七章后勤服务保障后勤服务是学校正常运转的基础支撑，需聚焦师生需求，提升服务精细化水平，营造安全、舒适的校园环境。第二十一条校园环境管理1.绿化养护：校园绿地由物业公司每日巡查，定期修剪、施肥、病虫害防治；古树名木设立保护标识，建立生长档案。2.卫生清洁：教学区、宿舍区、公共区域实行“分片包干”，地面每日清扫2次，垃圾清运做到“日产日清”；卫生间配备洗手液、卫生纸，每日消毒3次。3.垃圾分类：设置可回收物、有害垃圾、厨余垃圾、其他垃圾四类垃圾桶，教职工、学生需按标识投放；后勤处每月公示各单位分类准确率，纳入文明单位评选。第二十二条设施维护管理1.日常维修：设立24小时维修热线（内线：8001），师生报修需登记《维修工单》（含地点、故障描述），维修人员需在30分钟内响应，一般故障当日修复，复杂故障3个工作日内完成并反馈结果。2.专项维护：水电管网、电梯、消防设施等每年进行1次全面检测，委托专业机构出具检测报告；寒暑假期间集中开展教学楼、宿舍墙面翻新、门窗更换等维护工程。第二十三条餐饮服务管理1.食堂运营：采用“学校监管、企业承包”模式，通过招标选定餐饮公司，签订《食品安全责任书》；食堂工作人员需持健康证上岗，每年体检1次。2.食品安全：原材料采购实行“定点直供”，索票索证率100%；每日留存食品样本（48小时，每份200克）；每周公布菜单，接受师生监督；禁止售卖生冷凉菜、隔夜剩菜。3.价格管理：食堂饭菜实行成本核算，利润率控制在15%以内；设立“平价窗口”，提供3元早餐、5元午餐套餐；每学期召开1次师生代表座谈会，听取改进意见。第二十四条车辆管理1.校内车辆：教职工车辆需办理《通行证》，按指定区域停放（教学区禁止停车）；外来车辆需登记车牌、事由，由接待部门确认后放行，限时3小时内离开。2.通勤班车：工作日早晚各发1班，运行时间、路线固定；因特殊情况调整需提前1日通知；班车司机需持A1驾照，每年参加安全培训，定期检查车辆性能。第八章安全管理与应急处置安全是学校发展的底线，需构建“预防为主、全员参与”的安全管理体系，确保师生人身财产安全。第二十五条安全责任体系1.实行“党政同责、一岗双责”，校长为安全第一责任人，分管副校长为直接责任人，各部门负责人为部门安全责任人，逐级签订《安全责任书》。2.保卫处牵头制定《校园安全年度工作计划》，每月组织1次安全大检查（重点检查实验室、仓库、宿舍等场所），每季度召开1次安全工作会议，通报隐患整改情况。第二十六条重点领域安全管理1.消防安全：按标准配置灭火器、应急灯、疏散指示标志，消防通道保持畅通；实验室、图书馆等场所禁止使用大功率电器；每学期组织1次消防演练，教职工、学生参与率100%。2.实验室安全：危化品实行“双人双锁”管理，领用需登记数量、用途；实验废弃物由专业公司回收处理；实验课教师需提前进行安全培训，指导学生规范操作。3.网络安全：信息中心负责校园网防护，安装防火墙、入侵检测系统，定期查杀病毒；禁止私接路由器、搭建服务器；教职工、学生不得传播虚假信息，不得泄露学校数据。4.学生安全：学生外出实习需签订《安全承诺书》，学校为其购买意外险；节假日离校需向辅导员报备去向；宿舍实行晚归登记制度，23:00后关闭宿舍大门，特殊情况需持审批单进入。第二十七条应急预案与处置1.学校制定《突发事件总体应急预案》及地震、火灾、疫情、群体性事件等专项预案，明确应急组织机构（总指挥、通讯组、救援组、后勤组）、响应流程及联络方式。2.突发事件发生后，现场人员需立即报告保卫处（电话：8000），保卫处5分钟内到达现场，启动应急响应；30分钟内向校领导汇报，1小时内通过OA系统、公众号发布简要信息（避免谣言传播）。3.应急处置结束后，由校长办公室牵头撰写《事件调查报告》