《医院印章管理制度(2025版)》

《医院印章管理制度(2025版)》第一章总则第一条为规范医院印章管理，保障印章使用的合法性、安全性和有效性，防范法律风险与管理漏洞，根据《中华人民共和国印章管理办法》《医疗机构管理条例》及医院实际管理需求，制定本制度。本制度所称“印章”，指医院依法刻制并启用的各类公章、专用章及部门章，包括但不限于医院公章、法定代表人（院长）签名章、财务专用章、合同专用章、医疗业务专用章（含病历专用章、诊断证明专用章、检查检验专用章等）、科室（部门）章及其他专项业务章。第二条印章管理遵循“统一规范、分级负责、严格审批、全程留痕”原则，实行“谁使用、谁负责，谁审批、谁监督”的责任体系，确保印章使用与保管可追溯、可核查。第三条本制度适用于医院所有内设科室、分支机构及下属单位（含合作共建单位）的印章管理活动。第二章印章分类与适用范围第四条医院印章按功能与权限分为以下五类，各类印章的适用范围严格限定如下：（一）医院公章：代表医院法人主体资格的法定印章，用于以医院名义出具的正式文件、对外合同（需与合同专用章区分）、公函、证明（非医疗专项证明）、申报材料、统计报表及其他需以医院法人名义确认的法律性文书。（二）法定代表人（院长）签名章：用于需法定代表人签署的文件（如合同、协议、授权委托书等）、财务支付凭证（与财务专用章配套使用）及其他需体现法定代表人意志的书面材料。（三）专项业务专用章：1.财务专用章：仅限用于银行账户开立/变更/注销、税务申报、票据开具（支票、收据等）及其他财务相关业务；2.合同专用章：仅限用于医院对外签订的经济合同、合作协议等法律性文件（单次金额超过50万元的合同需同步加盖医院公章）；3.医疗业务专用章：病历专用章：用于归档病历、病历复制件、病历摘要等医疗文书的确认，仅限在病历管理部门使用；诊断证明专用章：用于门（急）诊、住院患者诊断证明书的盖章确认，需与经治医师签名及《诊断证明书开具规范》配套使用；检查检验专用章：用于检查/检验报告（含电子报告纸质打印件）的盖章确认，仅限在检查/检验科室使用；其他医疗专项章（如出生医学证明专用章、死亡证明专用章等）：按国家及地方专项规定使用。（四）科室（部门）章：仅限用于本科室（部门）职责范围内的内部通知、工作联系函、资料收讫确认等非法律性文书，不得用于对外签订合同、出具担保、确认债务或其他具有法律效力的文件。（五）临时专用章：因专项工作（如等级评审、科研项目、大型活动）需临时刻制的印章，使用期限不超过6个月，到期自动失效并按规定销毁。第三章印章刻制与启用第五条印章刻制实行“审批-备案-刻制”三级管理，未经审批不得擅自刻制。（一）刻制申请：需刻制新印章的科室（部门）应提交《印章刻制申请表》，注明印章名称、类型、用途、使用期限（长期或临时），经科室负责人签字后，报院办公室（以下简称“院办”）审核。（二）审批权限：医院公章、法定代表人签名章、财务专用章、合同专用章的刻制，需经院办初审、分管院领导复核、院长办公会审议通过后，由院长批准；医疗业务专用章（如病历专用章、诊断证明专用章）的刻制，需经医务部/护理部等业务主管部门审核、院办复核、分管医疗的院领导批准；科室（部门）章的刻制，需经科室负责人申请、院办审核、分管该科室的院领导批准；临时专用章的刻制，需经专项工作负责人申请、院办审核、分管专项工作的院领导批准。（三）刻制与备案：经审批同意后，由院办统一到公安机关备案的刻章单位刻制，确保印章规格、材质符合国家规定（如医院公章直径4.2cm，无边框；财务专用章直径3.0cm，带“财务专用章”字样）。刻制完成后，院办需留存印模（纸质版及电子版），登记《印章管理台账》（含印章名称、编号、刻制时间、保管人、使用范围、启用/停用时间等信息），并同步通知财务、信息、法务等相关部门备案。（四）启用公告：新印章启用前，院办需通过医院OA系统、内部公告栏发布《印章启用通知》，明确启用时间、使用范围及保管部门，避免新旧印章混用。第四章印章使用管理第六条印章使用实行“分级审批、双人监督、全程登记”制度，禁止未经审批用印、超范围用印或委托他人代用印。第一节审批权限第七条不同类型印章的用印审批层级如下：（一）医院公章：常规文件（如一般性工作通知、报表）：经承办科室负责人签字、院办主任审核后用印；法律性文件（如合同、协议、公函、证明）：需经承办科室负责人签字、法务部门合法性审查、院办主任复核、分管院领导审批后用印；涉及重大事项（如资产处置、对外担保、战略合作）的文件：需经院长办公会审议通过，由院长批准后用印。（二）法定代表人签名章：财务支付类（如支票、汇票）：需经财务部门负责人审核、分管财务的院领导审批后用印；非财务类（如授权委托书、合同签署）：需经承办科室负责人签字、法务部门审查、分管院领导审批、院长确认后用印。（三）专项业务专用章：财务专用章：仅限财务部门使用，用印需经制单会计、复核会计、财务部门负责人三级审核；合同专用章：用印需经承办科室负责人签字、法务部门审查、分管院领导审批后用印（单次金额超50万元的合同需同步加盖医院公章）；医疗业务专用章：病历专用章：用印需经病历管理部门负责人审核（归档病历）或患者/家属签字确认（复制病历）；诊断证明专用章：用印需经经治医师签字、科室负责人审核、医务部备案（特殊诊断需医务部审批）；检查检验专用章：用印需经检查/检验科室报告审核人签字确认。（四）科室（部门）章：用印需经科室负责人审批，仅限本科室内部使用，不得用于对外文件。（五）临时专用章：用印需经专项工作负责人审批，且仅限专项工作范围内使用。第二节使用流程第八条用印需填写《用印登记本》（电子或纸质版），登记内容包括：用印时间、文件名称及编号、用印事由、份数、审批人姓名、经办人姓名、监印人姓名。登记信息需与用印文件一一对应，保存期限不少于10年。第九条用印时，监印人（即印章保管人）需履行以下职责：1.核对审批手续是否齐全（审批人签名、相关部门意见、文件内容与审批事项是否一致）；2.检查用印文件内容是否完整、清晰，避免空白页用印；3.在文件指定位置用印（骑缝章需覆盖全部页码，公章需端正、清晰，无重叠）；4.对批量用印（超过20份）或高风险用印（如合同、证明），需保留文件复印件或扫描件存档。第十条严禁以下用印行为：在空白纸张、空白合同、空白证明上用印；用印后修改文件内容（如需修改，需重新审批并换页用印）；超出印章适用范围用印（如用科室章代替公章签署合同）；委托他人代用印（特殊情况需书面授权并经院办批准）。第三节紧急用印处理第十一条因突发情况（如抢险救灾、紧急医疗救援、政府部门限时要求）需紧急用印且无法完成正常审批流程的，经办人需电话向审批人汇报，经审批人口头同意后，由监印人双人（监印人+科室负责人）现场确认用印内容，登记《紧急用印记录表》（注明紧急事由、审批人电话记录、用印文件扫描件），并于24小时内补办书面审批手续。第五章印章保管责任第十二条印章保管实行“专人负责、专柜存放、定期核查”制度，确保印章安全可控。（一）保管人资格：印章保管人须为医院正式职工，政治素质高、责任心强，熟悉印章管理规定。保管人变更时，需填写《印章交接记录表》，由移交人、接收人、监交人（院办代表）三方签字确认，并同步更新《印章管理台账》。（二）保管环境：印章需存放于带锁的铁皮柜或密码保险柜内，保险柜钥匙/密码由保管人专人保管，禁止转交他人或记录在易泄露位置。非工作时间，印章需存放于医院监控覆盖的固定场所（如办公室保险柜），不得随身携带或存放于私人场所。（三）外带管理：因特殊情况需将印章带离医院（如现场签约、政府部门现场提交材料），需填写《印章外带申请表》，注明外带时间、地点、事由、陪同人员，经院办主任审核、分管院领导批准后，由保管人及至少1名监印人共同携带，全程录像记录用印过程，用印后24小时内交回并核销。（四）日常检查：保管人需每日下班前检查印章是否入柜、柜锁是否完好；院办每季度组织一次印章专项检查，核对《印章管理台账》与实物，抽查用印登记与文件存档情况，形成检查报告并报分管院领导。第六章印章停用与销毁第十三条印章因以下情形需停用：医院更名、机构调整，原印章不再适用；印章磨损、损坏，无法正常使用；专用章使用期限届满（如临时专用章）；保管人离职或岗位调整，未及时交接（需先行停用）。第十四条停用流程：（一）使用部门填写《印章停用申请表》，说明停用原因，经院办审核后，在医院OA系统发布《印章停用公告》；（二）停用印章需于5个工作日内交回院办，由院办登记封存并标注“停用”字样，存放于专用保险柜；（三）停用印章自封存之日起保留3年（法律诉讼期），期满无法律纠纷的，按规定程序销毁。第十五条销毁流程：（一）院办提出销毁申请，经分管院领导批准后，组织财务、审计、法务部门共同确认无未结事项；（二）选择安全的销毁方式（如切割、熔毁），由2名以上工作人员现场监销，拍摄销毁过程视频；（三）填写《印章销毁记录表》，记录销毁时间、方式、参与人员，视频及记录表存档备查，保存期限不少于15年。第七章监督与责任追究第十六条院办、审计科、纪检监察部门共同负责印章管理的监督工作，通过定期检查（每季度一次）、随机抽查（每月不少于1次）、受理投诉（设立专用邮箱/电话）等方式，对违规行为进行核查。第十七条对违反本制度的行为，按以下情形追究责任：（一）未按规定审批用印、超范围用印或登记信息不实的，对直接责任人给予批评教育、扣除当月绩效500-2000元；造成经济损失的，承担相应赔偿责任。（二）因保管不当导致印章丢失、被盗的，对保管人给予警告处分，扣除当月绩效2000-5000元；未及时报告导致严重后果的，给予记过处分并调离原岗位。（三）伪造、私刻、盗用印章的，