商业会展服务合同

商业会展服务合同合同编号：__________甲方（委托方）：____________________法定代表人：____________________地址：____________________联系方式：____________________乙方（受托方）：____________________法定代表人：____________________地址：____________________联系方式：____________________一、总则1.1合同目的本合同旨在明确甲乙双方在商业会展服务中的权利与义务，确保乙方按照甲方要求提供专业化、高质量的会展服务，包括但不限于场地布置、活动策划、展品管理及后续保障等，以保障会展活动顺利实施并实现双方合作目标。1.2定义与解释会展：指甲方委托乙方承办的特定商业展览、会议或活动，涵盖筹备、执行及收尾全流程。服务内容：乙方为完成会展任务提供的所有服务，包括基本服务与附加服务（详见第三章）。服务费用：甲方为购买乙方服务支付的全部费用，具体构成及支付方式见第六章。二、服务内容2.1基本服务2.1.1场地规划与布置乙方需根据甲方需求及会展规模，完成以下工作：功能分区：划分展览区、会议区、休息区、签到区等，确保人流疏导合理、区域功能明确。搭建与装饰：负责展台搭建、展板制作、灯光音响安装、舞台布置、指示标识设置等，确保符合甲方提供的设计方案及安全标准。设施保障：提供基础展具（如桌椅、展架、电源接口），并保障空调、网络、消防设施正常运行。2.1.2活动策划与执行方案制定：提交涵盖开幕式、主题演讲、产品演示、互动环节等流程的详细策划方案，明确时间节点、人员分工及应急预案。嘉宾管理：协助甲方邀请嘉宾，负责接送、住宿安排及现场引导，并提供翻译、礼仪等配套服务（如需）。流程控制：安排专人负责现场总协调，确保各环节衔接顺畅，应对突发情况（如设备故障、嘉宾迟到等）。2.1.3展品管理运输与仓储：协助甲方对接物流，负责展品接收、登记、临时仓储及展后返还，全程记录展品状态并拍照存档。现场保管：设置展品安全岗，配备监控设备及防盗措施，防止展品损坏、丢失或未经授权移动。2.2附加服务（可选）若甲方需以下服务，双方可另行签订补充协议约定细节及费用：定制化宣传物料设计（如海报、手册、宣传片）；媒体邀请与新闻稿发布；参展商培训或客户数据分析报告；高端餐饮、同声传译等特殊需求。三、服务时间与地点3.1服务时间筹备期：自合同签订之日起至会展举办前1日，乙方需完成方案报批、场地确认、供应商对接等工作。执行期：会展举办期间（____年____月____日至____月____日），乙方需安排人员24小时现场值守。收尾期：会展结束后3日内完成场地清场、设备拆除、展品返还及费用结算。3.2服务地点主场地：____________________（具体地址），乙方需确保场地面积、层高、承重等符合会展需求。分会场/配套场地：如有多个场地，乙方需提前协调交通接驳及信息同步。四、双方权利与义务4.1甲方权利与义务4.1.1权利监督权：对乙方服务质量、进度进行实时监督，有权要求乙方整改不符合约定的内容（如展台设计偏差、流程延误等）。调整权：在会展前15日内可书面提出服务内容调整要求，乙方应配合执行，由此产生的额外费用由甲方承担。验收权：对场地布置、策划方案等关键环节进行验收，验收不合格的，乙方需在甲方要求期限内返工。4.1.2义务信息提供：在合同签订后5日内，向乙方提供会展主题、规模（参展商数量、预计观众人数）、展品清单、预算范围等核心信息。费用支付：按第六章约定时间支付服务费用，逾期支付的，每延迟1日按应付金额的0.5%支付违约金。配合义务：协助乙方获取场地使用许可、消防审批等官方文件，并协调参展商配合乙方现场管理。4.2乙方权利与义务4.2.1权利报酬请求权：按合同约定收取服务费用，甲方逾期支付超10日的，乙方有权暂停服务并要求赔偿损失。方案自主权：在符合甲方需求的前提下，可自主选择供应商（如搭建商、设备租赁方），但需向甲方备案供应商资质。4.2.2义务质量保障：确保服务符合行业标准及甲方要求，如因乙方原因导致展台坍塌、设备故障等，需承担维修费用及甲方直接损失。安全管理：制定应急预案，配备安保人员及急救设备，展会期间发生安全事故的，乙方需第一时间处理并承担相应责任。保密义务：对甲方提供的商业数据（如客户名单、展品信息）及合同内容保密，保密期限为本合同终止后3年。五、服务费用与支付5.1费用构成（总金额：人民币__________元）项目金额（元）说明场地布置费__________含展台搭建、装饰、设施租赁等策划执行费__________含方案设计、流程管控、人员服务费展品管理费__________含运输、仓储、安保费用附加服务费（可选）__________如翻译、特殊宣传、高端接待等合计__________5.2支付方式预付款：合同签订后7日内支付总金额的30%（__________元），用于启动筹备工作。中期款：场地布置验收合格后3日内支付总金额的50%（__________元）。尾款：会展结束后5日内支付剩余20%（__________元），乙方需同时提交费用结算清单及发票。六、违约责任6.1甲方违约单方面解除合同的，需支付总金额20%的违约金，并赔偿乙方已发生的实际成本（如供应商预付款）。未及时提供关键信息导致会展延误的，每延迟1日按总金额的1%支付违约金。6.2乙方违约服务未达约定标准的，甲方有权扣减10%-30%的尾款；情节严重（如会展取消）的，乙方需退还已收费用并赔偿总金额50%的违约金。擅自转包服务的（如将搭建工作全部转包第三方），甲方有权解除合同，乙方需支付总金额30%的违约金。七、知识产权与保密7.1知识产权归属乙方为会展创作的策划方案、设计图纸等成果，知识产权归乙方所有，但甲方享有在本次会展范围内的免费使用权。甲方提供的展品、商标、宣传资料等知识产权归甲方所有，乙方不得用于本合同外的其他用途。7.2保密条款双方不得向任何第三方泄露本合同内容及合作过程中获取的商业秘密（如客户信息、财务数据），违反者需赔偿对方因此遭受的全部损失（包括但不限于诉讼费、律师费）。八、争议解决双方因本合同发生争议的，应先协商解决；协商不成的，任何一方可向合同签订地人民法院提起诉讼。九、其他条款9.1合同生效本合同自双方法定代表人签字并加盖公章之日起生效，一式两份，甲乙双方各执一份，具有同等法律效力。9.2补充协议未尽事宜，双方可签订补充协议，补充协议与本合同具有同等效力。9.3不可抗力因地震、疫情等不可抗力导致会展无法举办的，双方互不承担违约责任，已支付的费用按实际发生成本结算，剩余部分退还甲