消防安全重点单位安全档案管理制度

消防安全重点单位安全档案管理制度第一章总则第一条为进一步规范消防安全重点单位的安全档案管理工作，确保消防档案的完整性、真实性和连续性，依据《中华人民共和国消防法》、《机关、团体、企业、事业单位消防安全管理规定》以及相关消防技术标准，结合本单位实际情况，特制定本制度。第二条消防安全档案是单位消防安全管理工作的原始记录，是预防火灾事故、追查火灾原因、处理火灾责任的重要依据，也是消防救援机构实施监督检查评估单位消防安全管理水平的核心凭证。本单位各级人员必须高度重视档案管理工作，将其作为消防安全基础建设的重要内容。第三条本制度适用于本单位内部所有涉及消防安全管理的部门及人员。档案管理遵循“统一领导、分级负责、规范归档、便于查阅”的原则，实行纸质档案与电子档案并行的双重管理模式，确保数据同步、安全可控。第四条消防安全档案内容应当全面反映单位消防安全基本情况、消防安全管理动态情况以及各项消防设施器材的运行维护状况。档案记录必须字迹工整、数据准确、图样清晰，严禁随意涂改、伪造或损毁档案资料。第二章管理机构与职责第五条单位法定代表人或主要负责人是消防安全档案管理的第一责任人，对档案的真实性、完整性负总责，负责审批档案管理所需的经费、设备以及重大档案事项的决策。第六条单位消防安全管理人（通常由分管安全工作的副总经理或安保部经理担任）是档案管理的直接责任人，具体职责包括：（一）组织制定、实施消防安全档案管理制度；（二）定期审核档案管理工作情况，确保档案更新及时；（三）协调解决档案管理中遇到的场地、人员、技术等问题；（四）组织对专兼职档案管理人员进行业务培训。第七条安保部（或消防保卫科）是消防安全档案的归口管理部门，应设立专职或兼职消防档案管理员，具体履行以下职责：（一）负责收集、整理、分类、立卷、归档各类消防资料；（二）负责建立和维护消防设施器材台账、防火巡查检查台账等基础数据；（三）督促各部门按时提交相关的消防工作记录和报表；（四）负责档案的安全保管，做好防火、防潮、防虫、防盗工作；（五）负责电子档案的备份、更新与系统维护。第八条各业务部门及基层班组应设立兼职消防联络员，负责本区域内的消防原始记录（如每日巡查记录、设施故障报修记录等）的填写和初步整理，并按规定时限移交至安保部归档。第三章档案分类与主要内容第九条消防安全档案主要分为四大类：消防安全基本情况档案、消防安全管理动态档案、消防设施与器材档案、消防安全宣传教育与培训档案。第十条消防安全基本情况档案主要包括以下内容，此类档案在单位建立时形成，如遇变更需及时更新：（一）单位基本概况：包括单位名称、地址、法定代表人、消防安全管理人、所属行业、生产储存性质、建筑面积、层数、高度等基本信息；（二）总平面布局图、消防设施平面布置图、消防给水系统图、电气防火线路图等关键图纸；（三）建筑物消防审核、验收、消防安全检查等法律文书；（四）各级消防安全责任人、管理人以及专职（志愿）消防队的人员名单、岗位职责及联系方式；（五）各项消防安全管理制度、操作规程汇编；（六）灭火和应急疏散预案。第十一条消防安全管理动态档案是反映日常管理活动的记录，必须按时间顺序连续记录，不得中断：（一）防火巡查、检查记录：包括每日防火巡查记录、定期防火检查记录、季节性及专项检查记录；（二）消防控制室值班记录：详细记录消防控制室的设备运行情况、火警处置情况、故障报警处理情况及值班人员信息；（三）火灾隐患整改记录：包括隐患发现的时间、部位、具体情况、整改措施、整改责任人和整改结果复查情况；（四）燃气、电气设备检查记录：包括定期对燃气管道、阀门、电气线路、配电箱、用电设备的检测、维保记录；（五）消防设施维护保养记录：包括对自动喷水灭火系统、火灾自动报警系统、防排烟系统、消火栓系统等设施的月检、季检、年检记录及维修记录；（六）动火作业审批记录：包括动火申请单、现场监护记录及动火后的复查情况。第十二条消防设施与器材档案实行“一物一档”管理，重点建立详细台账：（一）消防设施台账：明确系统名称、安装位置、生产厂家、型号规格、出厂日期、启用日期、维保单位及联系方式；（二）灭火器台账：记录配置部位、类型、规格、数量、药剂充装日期、下次换药日期、压力状况及责任人；（三）疏散设施台账：记录安全出口、疏散通道的数量、位置、宽度、应急照明灯具及疏散指示标志的配置情况。第十三条消防安全宣传教育与培训档案：（一）年度消防培训计划及实施情况总结；（二）全员消防安全培训记录：包括培训时间、地点、内容、授课人、参加人员签到表及培训影像资料；（三）新上岗及转岗人员消防安全培训考核记录；（四）灭火和应急疏散演练记录：包括演练方案、演练过程记录、影像资料、演练评估报告及改进措施；（五）特殊工种（如电焊工、电工）人员资格证复印件及复审记录。第四章档案的建立与标准化规范第十四条档案建立必须符合标准化要求。所有纸质档案应当使用统一的档案盒和卷皮，档案盒脊背上应标明档案类别、年度及编号。档案卷内应当有备考表，说明卷内文件页数、立卷人及立卷日期。第十五条档案书写工具必须使用碳素墨水笔或黑色签字笔，字迹必须清晰、工整。严禁使用圆珠笔、铅笔或纯蓝墨水笔书写。记录表单中规定的栏目必须逐项填写，不得留有空白；无内容的栏目应划斜杠“/”表示，确保记录的严谨性。第十六条各类记录表单的填写必须遵循“实事求是、即时记录”的原则。巡查、检查记录应当在检查结束后立即填写，不得事后补记或追记。记录人必须在记录上签字确认，并对记录内容的真实性负责。第十七条电子档案管理规范：（一）电子档案应当存储在指定的专用计算机或服务器中，严禁接入互联网，防止病毒感染和数据泄露；（二）重要电子档案应定期进行备份，备份介质应实行异地存放或存入防火保险柜；（三）电子档案的命名规则应统一，采用“时间-类别-内容-版本号”的格式，便于检索和识别；（四）建立电子档案访问权限管理制度，严禁未经授权的人员查阅、修改或删除电子档案数据。第十八条图纸资料管理规范：（一）所有建筑消防设计图纸、竣工图纸必须晒制成蓝图存档，严禁折叠存放，应平放或卷放于专用图柜；（二）图纸发生变更（如装修改造、功能分区调整）时，必须在变更实施前将新图纸报审，并将变更后的图纸归档替换旧图纸，同时保留旧图纸作为历史资料备查。第五章档案动态更新与闭环管理第十九条消防安全档案实行动态管理，确保档案内容与单位实际情况同步。当单位名称、法定代表人、消防安全管理人、建筑物使用性质等关键信息发生变更时，必须在变更后10个工作日内完成基本档案的更新工作。第二十条火灾隐患整改档案必须实行闭环管理。从隐患发现、整改方案制定、整改实施到整改复查，每一个环节都必须有相应的书面记录和责任人签字。整改完成后，整改报告及相关证明材料（如维修发票、检测报告）应及时归档。第二十一条消防设施维护保养及检测档案应当由具备相应资质的维保单位或检测机构出具。维保单位每次服务后，应出具《建筑消防设施维护保养报告书》，并由单位消防安全管理人签字确认后存档。维保报告中发现的故障及处理情况应同步更新至设施台账。第二十二条灭火和应急疏散演练档案应包含全过程记录。演练结束后，消防安全管理人应组织对演练进行总结评估，形成书面评估报告。演练方案、签到表、现场照片（或视频）、评估报告应合并成册，作为一次完整的演练活动档案。第二十三条档案管理员应每月对档案进行一次核对检查，重点检查：（一）记录是否连续，有无缺页、漏项；（二）签字手续是否完备；（三）纸质档案与电子档案数据是否一致；（四）到期需要换药的灭火器、需要检测的设施是否已在档案中体现预警。第六章档案保管与保密第二十四条档案室（柜）必须具备良好的保管环境，具体要求如下：（一）档案室应选择在耐火等级不低于二级的房间内，房间内严禁存放易燃易爆物品，严禁明火；（二）档案室应安装防盗门窗、遮光窗帘，配备温湿度计及空调、除湿机等设备，保持室内温度在14℃-24℃之间，相对湿度在45%-60%之间；（三）档案柜应采用金属铁皮柜，具备防潮、防尘功能。第二十五条档案保管期限规定如下：（一）消防安全基本情况档案中的审核验收法律文书、图纸资料应永久保存；（二）消防安全管理制度、预案等应长期保存（至制度废止或单位注销）；（三）防火巡查、检查记录、控制室值班记录、设施维保记录等日常动态档案，保存期限不少于3年；（四）火灾隐患整改记录、演练记录、培训记录保存期限不少于5年；（五）涉及火灾事故的调查处理档案应永久保存。第二十六条查阅档案必须履行登记手续。本单位人员因工作需要查阅档案，须经安保部负责人同意，并在《档案查阅登记表》上登记查阅事由、时间及查阅内容。查阅过程中严禁涂改、抽取、撤换、增删档案材料，严禁在档案材料上随意划线、批注。第二十七条外部单位（如消防救援机构、行业主管部门）查阅档案，必须持单位介绍信或执法证件，经单位消防安全管理人批准后，由档案管理员陪同查阅。未经批准，严禁任何单位或个人私自复制、拍摄、摘抄档案内容。第二十八条档案管理员应严格遵守保密制度，不得向无关人员泄露档案中涉及的单位商业秘密、技术秘密或个人隐私信息。第七章监督检查与考核奖惩第二十九条单位应将消防安全档案管理纳入年度消防安全工作目标考核体系。消防安全管理人每季度应组织一次档案管理专项检查，对档案的完整性、规范性、真实性进行评估。第三十条检查中发现下列行为的，应当对相关责任人进行通报批评，并视情节轻重给予经济处罚或行政处分：（一）未按规定建立档案或档案内容严重缺失的；（二）档案记录弄虚作假、伪造数据的；（三）档案管理混乱，导致档案丢失、损毁、霉变、虫蛀的；（四）因档案记录不清、数据不准，导致火灾发生后无法提供有效依据的；（五）违规查阅、泄露档案秘密的。第三十一条对于在档案管理工作中表现突出，具备以下条件之一的人员或部门，给予表彰和奖励：（一）档案管理规范，在上级检查中获得好评的；（二）通过档案分析，及时发现重大火灾隐患并提出合理化建议避免事故发生的；（三）在档案信息化建设、创新管理方法上取得显著成效的。第八章附则第三十二条本制度未尽事宜，按照国家有关法律法规及行业标准执行。第三十三条本制度所涉及的各类记录表单、台账格式由安保部统一设计制作，作为本制度的附件。第三十四条本制度自发布之日起施行。原相关档案管理规定与本制度不一致的，以本制度为准。附件：消防安全档案管理常用表格参考（一）消防重点单位基本信息表序号项目名称填写内容备注1单位名称需填写工商注册全称随营业执照变更2详细地址需填写至门牌号3法定代表人姓名、联系方式、身份证号4消防安全管理人姓名、职务、联系方式、证书号5成立日期年/月/日6建筑面积平方米（含地上、地下）7人员数量最大容纳人数及在岗人数8消防重点部位数量个数及具体部位名称9专职消防队人数人10志愿消防队人数人11主要火灾危险性如易燃易爆、人员密集等12审核验收文书号建设工程消防设计审核/验收意见书号（二）防火巡查记录表（样表）日期天气巡查时间巡查部位巡查情况发现问题处理情况巡查人备注2023/10/01晴08:30一楼大厅正常无-张三2023/10/01晴09:15西侧疏散通道异常堆放杂物现场清理完毕张三已整改...........................注：巡查情况应包括：用火用电有无违章、安全出口疏散通道是否畅通、消防设施器材是否在位完整、常闭式防火门是否关闭、消防安全重点部位人员在岗情况等。（三）建筑消防设施维护保养记录表维保日期设施系统名称维保项目测试/检查数据测试结果发现故障及处理情况维保单位维保人员确认人2023-10-15火灾自动报警系统烟感探测器报警功能正常合格无XX消防公司李四王五2023-10-15自动喷水灭火系统湿式报警阀压力值0.4MPa合格延迟器轻微漏水，已更换密封圈XX消防公司李四王五...........................（四）灭火器配置检查台账编号配置位置灭火器类型规格出厂日期下次换药日期压力状况外观检查检查人检查日期MP-001一楼电梯口干粉ABC/4kg2021-05-122025-05-12绿区（正常）筒体无锈蚀，铅封完好赵六2023-10-20MP-002二楼走廊干粉ABC/3kg2022-01-082026-01-08红区（欠压）压力不足，需充装赵六2023-10-20..............................（五）动火作业审批及监护记录申请单位动火部位动火级别动火时间动火人监护人动火内容安全措施审批人意见完工确认维修部地下室库房二级10-2514:00-16:00周七吴八焊接货架清除周边可燃物，配备灭火器2具同意确认无残留火种..............................第九章档案信息化建设与数据分析第三十五条为提升档案管理效率，本单位应逐步推进消防安全档案信息化建设。鼓励利用单位现有的OA系统或采购专业的消防安全管理软件，建立电子化台账。第三十六条信息化档案系统应具备以下功能模块：（一）基础信息录入与查询模块；（二）巡查检查打卡与记录上传模块（支持移动终端）；（三）消防设施维保到期自动提醒模块；（四）灭火器换药、检测报告过期预警模块；（五）火灾隐患整改流程跟踪模块；（六）统计报表自动生成模块。第三十七条档案管理员应充分利用信息化手段，每季度对档案数据进行统计分析，形成《消防安全管理形势分析报告》。报告应包括：（一）本季度火灾隐患发生的频次、类型及分布区域；（二）消防设施故障率及高发故障类型；（三）各部门巡查检查的执行率及合格率；（四）针对数据反映出的薄弱环节，提出下阶段的改进建议。第三十八条通过数据分析发现的重点、难点问题，消防安全管理人应及时向消防安全责任人汇报，并组织相关部门制定专项整改方案，实现“数据驱动管理”。第十章档