合作社档案管理制度

合作社档案管理制度一、制度建立的目的与适用范围为规范本合作社档案管理工作，确保档案的真实、完整、安全和有效利用，充分发挥档案在合作社运营、发展及历史查考中的重要作用，维护合作社及成员的合法权益，依据国家相关档案管理法律法规，并结合本合作社实际情况，特制定本制度。本制度适用于合作社在各项活动中形成的，具有保存价值的各种文字、图表、声像、电子数据等不同形式的历史记录，以及合作社各部门、各岗位在工作中涉及档案的收集、整理、保管、利用、鉴定与销毁等管理行为。全体合作社成员及工作人员均须遵守本制度。二、档案管理的组织领导与职责分工合作社档案工作实行统一领导、分级管理的原则。合作社理事长为本社档案管理工作的第一责任人，对档案工作负总责。设立档案管理工作小组，由合作社指定一名负责人分管档案工作，成员可包括各部门负责人或指定的兼职档案员。档案管理工作小组负责统筹协调合作社档案管理事务，监督本制度的执行。合作社应根据规模和档案数量情况，设立专门的档案管理岗位，配备专职或兼职档案管理员。档案管理员需具备一定的档案专业知识，责任心强，并保持相对稳定。其主要职责包括：档案的接收、整理、鉴定、保管、统计、利用、保密及指导各部门做好文件材料的形成与积累工作。各部门负责人为本部门档案管理的直接负责人，负责督促本部门人员按规定及时收集、整理工作中形成的各类文件材料，并定期向档案管理员移交。三、档案的归档范围与收集要求（一）归档范围合作社在筹备、成立、发展、变更、终止等全过程中形成的具有查考利用价值的各种文件材料，均属归档范围。主要包括：1.行政管理类：合作社章程、成员（代表）大会记录、理事会及监事会会议记录、决议，各项管理制度、工作计划、总结报告，人事任免、奖惩材料，重要合同协议，对外往来函件，印章印模等。2.业务经营类：成员名册及相关资料，生产经营计划、报告，产品（或服务）资料，采购与销售合同，技术资料，项目申报与审批材料，合作项目资料，市场信息调研材料等。3.财务会计类：会计凭证、会计账簿、财务报表，审计报告，税务资料，资金往来票据等（按财务制度规定执行）。4.成员权益类：成员入社申请表、出资证明、股权证明，成员（代表）选举材料，盈余分配方案及记录等。5.声像与实物类：反映合作社重要活动的照片、录音、录像，荣誉证书、奖杯、牌匾等。6.其他具有保存价值的文件材料。（二）收集要求各部门应在各项工作完成后，及时收集、整理本部门形成的文件材料。对于办理完毕的文件，应根据其内容和性质，确定是否归档。归档的文件材料必须是原件（特殊情况可存具有凭证作用的复印件，并注明原件去向），手续齐全，内容真实，字迹清楚，符合长期保存要求。四、档案的整理与编目档案管理员对接收的档案材料，应按照《档案法》及相关业务规范进行系统整理。整理工作包括分类、编号、排列、编目、装盒等环节。分类应科学合理，可根据合作社实际情况，采用年度-机构-问题或年度-问题等分类方法，并保持相对稳定。文件材料应按形成规律或重要程度排列，并编写页号。填写卷内文件目录和备考表，字迹工整清晰。档案应按照分类方案和排列顺序编制档案号，并据此填写档案盒封面、盒脊各项内容。建立档案总目录和分类目录，以便于检索和管理。五、档案的保管与库房管理档案库房应符合《档案馆建筑设计规范》要求，具备防火、防潮、防虫、防盗、防高温、防光、防尘等“七防”措施。配备必要的温湿度调控设备、消防器材和防虫药剂。档案应存放在专用的档案柜内，排列有序。不同类别、不同保管期限的档案应分开存放。库房内严禁吸烟和存放易燃易爆物品。档案管理员应定期对库房进行检查，发现问题及时处理，并做好检查记录。对声像档案、电子档案等特殊载体档案，应按照其特性采取相应的保管措施，如避光、防磁、定期备份等。档案管理人员调动工作时，必须办理档案交接手续，由监交人监交，逐项清点核对，确保档案完整无误。六、档案的保密与利用严格执行国家档案保密规定，建立健全档案保密制度。档案管理人员和查阅档案人员必须遵守保密纪律，不得泄露档案内容。档案利用应遵循以下原则：1.合作社内部因工作需要查阅档案，须经本部门负责人同意，档案管理员方可提供。查阅重要档案或涉密档案，须经合作社分管档案工作负责人批准。2.外部单位或个人查阅合作社档案，须持单位介绍信和有效身份证件，经合作社主要负责人批准，并由档案管理员陪同查阅。3.查阅档案时，不得涂改、勾画、抽取、撤换、增删档案材料。如需复制，须经档案管理员同意，并由其负责复制，复制件须加盖档案证明章。4.档案一般不得带出档案库房。确因特殊情况需要借出的，须经合作社主要负责人批准，严格履行借阅登记手续，限期归还。档案借出期间，借阅人对档案的安全、保密负全部责任。5.查阅档案者应爱护档案，确保档案完好无损。归还档案时，档案管理员应认真核对，确认无误后方可注销借阅登记。七、档案的鉴定与销毁对于保管期限已满的档案，应由档案管理工作小组组织鉴定。鉴定工作小组由合作社分管负责人、档案管理员、相关业务部门人员组成。经鉴定确无继续保存价值的档案，应按照规定的程序报合作社理事长批准后，方可销毁。销毁档案前，必须编造销毁清册，详细列明销毁档案的名称、编号、数量、形成时间、保管期限等。销毁档案时，应有两人以上负责监销，并在销毁清册上签字。监销人应对照销毁清册，核对所要销毁的档案，确保无误后，方可进行销毁。严禁个人私自销毁档案材料。销毁清册应永久保存。八、档案的信息化建设积极推进档案管理信息化建设，逐步实现档案存储数字化、管理自动化、利用网络化。对传统载体档案应进行数字化扫描、著录，建立电子档案数据库。电子档案的形成、收集、整理、保管、利用和销毁，应符合国家有关电子文件管理的规定，确保其真实性、完整性、可用性和安全性。电子档案与纸质档案具有同等效力。九、监督检查与责任追究合作社应定期对档案管理制度的执行情况进行监督检查，对在档案管理工作中做出显著成绩的部门和个人给予表彰和奖励。对违反本制度规定，造成档案损坏、丢失、泄密或擅自销