收文管理制度(3篇)

收文管理制度(3篇)第一篇收文办理是各级党政机关公文处理工作的核心环节，承担着上级政策传导、同级政务协同、下级诉求响应的核心功能，其运行规范性直接决定行政执行效率、政策落地精度与公共服务质量。本制度适用于各级党委、政府组成部门、直属事业单位及下属基层单位的正式公文接收办理工作，涵盖机要文件、普通公务文件、信访件、纪检监察件等所有正式来文的全流程管理。收文办理应当坚持“统一归口、分级负责、闭环管理、安全保密”的原则，所有正式来文必须统一由办公室（厅）文秘岗归口接收，不得多头接收、私自留存、随意流转。各级单位办公室（厅）是收文管理的牵头责任部门，主要负责收文的签收、登记、初审、拟办、传阅、督办、归档全流程统筹，各业务部门是收文办理的执行主体，负责按照领导批示要求在规定时限内完成对应事项办理，保密管理部门负责涉密收文的全流程安全管控，纪检监察部门负责对收文办理工作的合规性进行监督问责。本制度所指收文范围为所有具备正式公文效力的外来文件，具体包括：一是上级机关来文，涵盖党的各级委员会、人民政府及其组成部门、直属机构、派出机构下发的政策性文件、工作通知、考核通报、调研安排、人事任免等各类正式公文，以及上级行业主管部门、监管机构下发的专项工作要求、检查通知、整改指令等；二是同级机关来文，涵盖同级党委、政府部门、群团组织、企事业单位发送的商洽函、告知函、协作邀请、联合工作通知等；三是下级单位来文，涵盖下属基层单位、管理服务对象提交的请示、报告、申请、申诉等正式文件；四是其他类来文，涵盖信访人提交的具备正式格式的信访件、纪检监察渠道接收的举报件、司法机关送达的法律文书、各类公共服务平台转办的诉求件等。收文办理全流程需严格按照标准规范执行，其中签收登记环节要求所有正式来文必须由办公室文秘岗专人负责签收，其他岗位人员收到正式来文后必须第一时间转交文秘岗，不得私自留存或处理。签收时要严格执行“三核对”要求：一是核对来文单位与送达凭证，确认发文单位具备相应发文权限，送达渠道符合规定，机要文件、涉密文件必须通过机要交通、专人送达方式接收，禁止通过普通快递、互联网邮箱、即时通讯工具传输涉密文件，签收涉密文件时必须核对密封标识完好性，拆封时必须由2名保密岗工作人员共同在场，核对文件份数、密级、编号与发文清单一致后签字确认；二是核对文件要素，确认文件加盖发文单位公章、具备法定签发人、附件齐全、文种使用规范，不符合正式公文格式要求的函件不予签收，涉及紧急事项的非正式告知应当第一时间对接发文单位补充正式公文后再启动办理流程；三是核对收件信息，确认收件单位为本单位、收件事项属于本单位职权范围，不属于本单位职权范围的来文应当第一时间退回发文单位，同时书面说明退回理由，做好退文台账登记。签收完成后，文秘岗要即时在收文登记台账中录入相关信息，登记要素包括收文编号、收文日期、来文单位、文件标题、发文字号、密级、紧急程度、份数、附件清单、签收人，涉密文件要单独登记在涉密收文台账中，标注知悉范围，普通文件要同步录入单位OA办公系统，生成电子收文流程，实现纸质文件与电子流程并行。初审环节要求文秘岗完成登记后要在1个工作日内完成收文初审，初审内容包括：一是文件真实性核查，对接发文单位核实文件内容真实性，排查伪造公章、虚构发文事项的虚假文件，发现虚假文件要第一时间上报办公室主任与单位主要领导，情节严重的及时移交公安机关处理；二是事项关联性核查，确认文件涉及的工作事项对应的业务归口部门，涉及多个部门职责的明确牵头承办部门；三是办理紧迫性预判，根据文件标注的紧急程度、事项办理时限要求，标注办理优先级，特急件、加急件要单独标注，第一时间启动后续流程。初审未通过的文件要按照规定退回或转办，初审通过的文件要附拟办意见提交办公室主任审核。拟办与批办环节要求办公室主任要在半个工作日内完成拟办意见审核，拟办意见应当明确具体，包括建议呈报的领导范围、牵头承办部门、协办部门、办理时限要求，不得出现“请领导批示”“请相关部门处理”等模糊表述，涉及重大政策落地、大额资金使用、重要人事任免等三重一大事项的来文，必须呈报单位主要领导批示，涉及专项业务工作的来文呈报分管业务领导批示，涉及多部门协同的事项要明确牵头部门与协同要求。领导批办时要明确给出办理意见，清晰界定承办主体、办理标准、完成时限，不得仅以圈阅、签字代替批办意见，涉及多部门协同的事项要明确第一责任人，批办意见形成后，文秘岗要在1个工作日内将文件流转至对应承办部门，涉密文件要通过专人送阅方式流转，不得通过OA系统传输，特急件要在1小时内完成流转，同时电话告知承办部门负责人。承办与协办环节要求承办部门收到文件后要第一时间明确具体承办人，按照领导批办要求制定办理方案，严格在时限内完成办理工作，其中特急件办理时限不超过24小时，加急件不超过72小时，普通件不超过7个工作日，有明确时限要求的文件按照文件要求时限执行。承办过程中涉及其他部门职责的，牵头承办部门要主动对接协办部门，协办部门要在3个工作日内反馈协办意见，不得推诿拖延，协办意见存在分歧的要及时报分管领导协调，不得影响整体办理进度。办理过程中遇到重大问题、需要调整办理方案或延长办理时限的，承办部门要第一时间向批办领导提交书面申请，说明调整理由与预计完成时限，经批准后方可调整，严禁擅自逾期办理。办理完成后，承办部门要形成书面办理报告，明确办理结果、相关依据、后续工作安排，报批办领导审核确认后反馈给文秘岗。传阅与公开环节要求对于需要周知的普发性文件，文秘岗要根据领导批示明确传阅范围，制作传阅单，按照先主要领导、后分管领导、再部门负责人的顺序流转，传阅过程中要逐一签字确认阅知，不得横传、漏传，不得擅自扩大传阅范围，涉密文件传阅要严格按照知悉范围流转，每名阅文人看完后要立即退回文秘岗，不得私自留存、复印、摘抄，传阅完成后要在24小时内归档。对于具备公开属性的文件，文秘岗要联合宣传部门、政务公开部门在3个工作日内完成公开属性认定，属于主动公开范围的要及时在单位官方网站、政务公开平台发布，属于依申请公开范围的要明确公开申请流程，属于不予公开范围的要书面说明理由并存档。催办与答复环节要求文秘岗要建立收文督办台账，对所有在办文件实行“红黄绿”三色管理，距离办理时限不足3天的标注为黄色预警，通过OA系统、电话等方式提醒承办部门，到期未办结的标注为红色预警，向承办部门下发书面督办单，要求说明逾期理由，明确后续办结时限，每月底要对当月收文办理情况进行汇总通报，通报结果纳入部门年度绩效考核。对于需要答复来文单位的文件，承办部门形成的答复意见要经法务部门合规审核、分管领导签字确认后，由办公室统一印发答复函，加盖单位公章后送达来文单位，答复内容要符合政策规定、口径统一，不得出现前后矛盾、越权答复等问题，答复函要同步留存归档。归档环节要求办理完成的文件要由文秘岗统一收集整理，按照档案管理相关规定分类编号、装订成册，纸质档案要存放在专用档案柜中，电子档案要同步上传至单位档案管理系统，涉密文件要单独存放在涉密档案柜中，由保密岗专人管理，普通文件保存期限按照相关规定执行，涉及三重一大事项、民生保障、人事任免等重要文件要永久保存，任何部门和个人不得私自销毁、留存应当归档的文件。特殊收文管理需符合专项要求，其中涉密收文管理要求所有标注绝密、机密、秘密的涉密收文，必须严格按照《中华人民共和国保守国家秘密法》相关规定管理，由保密岗专人负责签收、登记、流转、归档，全程记录文件流向，不得通过互联网、普通传真机、即时通讯工具传输涉密文件，不得在非涉密办公设备上存储、处理涉密文件，涉密文件的复印、摘抄必须经单位主要领导与保密管理部门批准，复印、摘抄的内容要按照同等密级管理，办理完成后要及时收回销毁。绝密级文件不得带出保密办公区域，不得复印、摘抄，阅办完成后要在24小时内退回机要部门。紧急收文管理要求节假日、非工作时间收到的紧急来文，值班人员要第一时间联系办公室主任与单位值班领导，按照领导指示第一时间流转至承办部门，不得拖延至工作日处理，涉及重大突发事件、应急处置的来文要在半小时内完成呈报与流转，同时启动应急响应机制。信访与纪检监察收文管理要求信访件、纪检监察举报件要单独登记，第一时间转至信访部门、纪检监察部门按照相关规定办理，不得泄露信访人、举报人信息，不得将举报材料转至被举报人或被举报单位，办理过程要严格保密，办理结果要按照规定反馈给信访人、举报人，同时做好存档工作。法律文书收文管理要求司法机关送达的起诉状、判决书、执行通知书等法律文书，要第一时间转至法务部门，由法务部门按照法律规定时限办理，涉及诉讼、执行的事项要及时报单位主要领导，办理结果要同步抄送办公室归档。收文办理工作纳入部门与个人年度绩效考核范畴，考核指标包括收文办理及时率、办理合规率、结果满意率等。对于有下列情形之一的，要追究相关责任人的责任：一是未按规定签收、登记文件，导致文件遗失、遗漏，影响工作推进的，给予通报批评，扣减部门与个人绩效考核分数，造成严重后果的给予政务处分；二是擅自扩大涉密文件传阅范围，私自留存、复印、泄露涉密文件内容的，按照保密相关规定处理，构成犯罪的移交司法机关追究刑事责任；三是承办部门逾期未办、推诿扯皮，导致工作延误、造成不良影响的，给予部门负责人通报批评，扣减部门绩效考核分数，造成重大损失的给予政务处分；四是越权答复、答复内容失实，引发舆情、法律纠纷的，追究承办人与相关领导的责任，构成犯罪的移交司法机关处理；五是私自销毁、留存应当归档的文件，篡改文件内容的，给予政务处分，构成犯罪的移交司法机关追究刑事责任。本制度由各级单位办公室负责解释，未尽事宜参照《党政机关公文处理工作条例》相关规定执行，本制度自发布之日起施行，原有收文管理相关规定与本制度不一致的，以本制度为准。第二篇生产经营类企业收文管理是保障内部管理指令传导、外部商务诉求响应、合规风险防控的核心管理环节，其流程规范性直接决定企业运营效率、商务履约能力与风险抵御水平。本制度适用于集团总部各职能部门、各全资及控股分子公司、各项目项目部的所有正式收文管理工作，涵盖行政类、商务类、运营类、监管类、内部请示类等所有具备正式效力的文件全流程管控。收文管理坚持“归口管理、分类处置、闭环管控、保密合规”的原则，所有正式来文必须由行政部门统一归口登记，按照文件类别对应转办，实现全流程可追溯、可督办。集团行政中心是收文管理的牵头部门，负责集团层面收文的统一签收、登记、拟办、督办、归档，指导各分子公司的收文管理工作，各分子公司行政部是本单位收文管理的责任主体，负责本单位收文的全流程管理，各业务部门是收文办理的执行主体，负责按照要求完成对应事项办理，法务合规部负责收文内容的合规性审核，财务部负责涉及资金类收文的账务核对与资金风险防控，信息管理部门负责电子收文系统的运维与安全管控。本制度所指收文范围包括所有具备正式效力的内外部文件，具体分为四类：一是集团内部来文，涵盖集团董事会、监事会、经营层下发的管理制度、人事任免、工作指令、考核通报，各职能部门下发的专项工作要求、通知，各分子公司、项目部提交的请示、报告、申请，内部员工提交的正式申诉、举报、履职建议等；二是外部监管类来文，涵盖市场监管、税务、应急管理、环保、行业主管部门等监管机构下发的检查通知、整改要求、行政处罚告知书、政策指引等；三是商务合作类来文，涵盖上游供应商发送的报价函、调价函、供货通知、履约催告、质量异议函，下游客户发送的订单、验收通知、索赔函、投诉函，合作单位发送的商洽函、合作协议草案、履约确认函等；四是其他类来文，涵盖司法机关送达的法律文书、行业协会发送的会议通知、评选邀请、金融机构发送的对账单、融资告知函等。收文办理全流程需严格执行标准规范，其中签收与分类环节要求各单位行政部文秘岗是唯一的正式收文签收主体，其他岗位人员收到正式来文后必须在1个工作日内转交文秘岗，不得私自留存或处理。签收时要按照文件类别分类登记：一是纸质文件签收，要核对发文单位公章、签发人、附件完整性，商务类文件要核对合作协议编号、对应项目名称，确认与本公司存在有效合作关系，监管类文件要核对执法人员身份、执法文书编号，法律文书要核对送达回证信息，确认无误后签字签收；二是电子文件签收，通过机要通道、企业官方邮箱、OA系统发送的正式电子文件，要核对发件人身份、电子签章有效性，确认文件无篡改后签收，通过微信、钉钉等即时通讯工具发送的非正式告知，不得作为正式收文，必须要求发件方提供加盖公章的PDF扫描件或带电子签章的正式文件后再予以登记，涉密商务文件不得通过互联网渠道传输，必须通过专人送达或加密专线传输。签收完成后要按照文件类别分类登记，行政类、监管类、商务类、内部类文件分别建立独立台账，登记要素包括收文编号、收文日期、来文单位、文件类型、对应项目/业务编号、核心内容、紧急程度、办理时限、签收人，涉及商业秘密的文件要单独标注，纳入保密管理范畴。初审与分流环节要求文秘岗完成登记后要在1个工作日内完成初审，初审内容包括：一是真实性核查，对接来文单位核实文件真实性，排查伪造公章、虚构交易事项的虚假文件，发现虚假文件要第一时间上报行政部负责人与公司总经理，情节严重的及时移交公安机关处理；二是关联性核查，确认文件涉及的业务对应的归口部门，涉及采购类业务转采购部，涉及销售类业务转销售部，涉及生产类业务转生产运营部，涉及监管整改类业务转对应业务管理部门，涉及法律诉讼类业务转法务合规部，涉及多个部门的明确牵头部门；三是合规性初核，对于涉及合同履约、资金支付的文件，要核对对应合同的有效期、约定条款，确认来文内容符合合同约定，不符合约定的要第一时间反馈来文单位，说明异议理由。初审完成后，文秘岗要提出拟办意见，报行政部负责人审核，行政类文件报分管行政领导批示，业务类文件报分管业务领导批示，涉及资金金额超过10万元的报总经理批示，涉及三重一大事项的报董事会审批。承办与执行环节要求承办部门收到文件后要在半个工作日内明确具体承办人，制定办理方案，严格按照时限要求完成办理：特急类文件（如监管整改通知书、客户重大投诉、履约催告函）办理时限不超过24小时，加急类文件（如供应商调价函、项目验收通知）办理时限不超过72小时，普通类文件办理时限不超过7个工作日，文件有明确时限要求的按照文件要求执行。涉及采购调价的文件，承办的采购部要在规定时限内完成市场价格调研，对比同类供应商报价，提出调价应对方案，包括是否接受调价、替代供应商选型、成本控制措施等，报经营层审批后答复供应商；涉及客户投诉的文件，承办的销售部要联合售后部门第一时间到现场核查问题原因，制定整改方案，明确赔偿或补偿标准，报分管领导审批后答复客户，确保24小时内响应、7个工作日内闭环；涉及监管整改的文件，承办部门要对照整改要求制定整改台账，明确整改措施、责任人、完成时限，每周整改进度报监管部门，整改完成后及时提交整改验收申请。承办过程中需要其他部门配合的，牵头部门要主动对接，协办部门要在2个工作日内反馈配合意见，不得推诿，存在分歧的报分管领导协调，不得影响办理进度。办理完成后，承办部门要形成办理报告，明确办理结果、相关依据、后续风险防控措施，报批办领导审核后反馈给文秘岗。传阅与保密环节要求对于普发性行政管理制度、内部工作通知等需要全员周知的文件，文秘岗要通过OA系统、企业微信公告栏同步发布，确保所有相关人员及时阅知；涉及商业秘密的文件（如供应商报价、客户成交底价、核心技术参数、未公开的融资方案等）要严格限定传阅范围，仅允许承办人、分管领导、总经理等知悉范围内的人员查阅，查阅时要签字登记，不得私自复印、转发、摘抄，不得在公共场合谈论相关内容，不得将文件带出办公区域。涉及员工个人隐私的文件（如员工申诉、举报材料、个人绩效考核结果等）要严格保密，不得泄露给无关人员。催办与风险预警环节要求行政部要建立收文督办台账，实行“周调度、月通报”制度，每周五对本周在办文件进行梳理，距离时限不足3天的发送预警提醒，到期未办结的下发督办单，要求承办部门说明逾期理由，明确后续完成时限，每月底对当月收文办理情况进行通报，通报结果纳入部门绩效考核。对于涉及商务违约、监管处罚、法律诉讼风险的文件，法务合规部要全程参与办理，提前进行风险评估，制定风险应对预案，避免造成经济损失或品牌负面影响。答复与归档环节要求所有需要答复来文单位的文件，答复意见要经法务合规部审核、分管领导签字确认后，由行政部统一印发正式答复函，加盖公司公章后送达来文单位，答复内容要符合合同约定与法律规定，不得擅自承诺超出公司权限的事项，答复函要同步留存纸质与电子档案。办理完成的文件要按照档案管理规定分类归档，商务类文件要与对应合同、订单、履约凭证等资料一并归档，保存期限不得少于合同履行完毕后10年，监管类文件、法律文书要永久保存，涉及核心商业秘密的文件要存放在专用保密档案柜中，由行政部与法务部双人共管，查阅需经总经理批准。特殊收文管理需符合专项要求，其中异地项目收文管理要求各异地项目部要指定兼职文秘人员负责收文管理，每日下午5点前将当日收到的正式文件同步上传至集团行政中心备案，紧急文件要第一时间同步，项目部收到涉及集团层面的重要文件（如监管检查通知、重大客户索赔函等）要第一时间报集团对应业务部门与行政中心，不得自行处理。电子收文管理要求集团OA系统中的电子收文与纸质收文具有同等效力，各部门文秘人员每日要至少登录OA系统2次，及时查收文件，不得延误，电子文件要定期备份，防止数据丢失，涉密电子文件要存储在涉密加密设备中，不得接入互联网。节假日收文管理要求节假日期间要安排专人值班收文，收到紧急文件要第一时间联系值班领导与行政部负责人，按照指示启动办理流程，不得拖延至工作日，涉及重大生产安全事故、客户群体性投诉等突发事件的来文要在半小时内完成呈报与流转，同步启动应急预案。集团将收文办理工作纳入各部门、各分子公司年度绩效考核，占比不低于绩效考核总分的10%。对于存在下列情形的，要追究相关责任人责任：一是未按规定签收、登记文件，导致文件遗失、遗漏，影响工作推进的，给予通报批评，扣减当月绩效工资，造成经济损失的按照损失金额的10%-20%承担赔偿责任；二是泄露商业秘密、员工隐私的，给予解除劳动合同处理，造成经济损失的承担全额赔偿责任，构成犯罪的移交司法机关追究刑事责任；三是逾期未办、推诿扯皮，导致商务违约、监管处罚、客户流失的，给予部门负责人降职、撤职处分，扣减部门年度绩效奖金的20%-50%，造成重大经济损失的追究法律责任；四是越权答复、答复内容失实，导致公司利益受损的，由承办人承担全部损失，情节严重的解除劳动合同；五是私自销毁、篡改、留存应当归档的文件的，给予记过处分，情节严重的解除劳动合同。本制度由集团行政中心负责解释，未尽事宜参照《企业公文处理管理规范》与集团相关管理制度执行，各分子公司可结合本单位实际制定实施细则，报集团行政中心备案后施行，本制度自发布之日起生效，原有收文管理相关规定同时废止。第三篇公办高等学校收文管理是保障上级教育主管部门政策落地、校内教学科研管理工作有序推进、师生合法权益保障渠道畅通的核心支撑，其运行规范性直接决定学校办学治校水平、政策执行精度与师生满意度。本制度适用于学校各职能部门、二级学院、直属单位的所有正式收文管理工作，涵盖上级主管部门来文、地方党政机关来文、兄弟院校与合作单位来文、校内各单位请示报告、师生正式诉求函件等全类别收文管控。收文管理坚持“统一归口、分级负责、服务教学、公开透明、安全保密”的原则，所有正式来文必须由学校办公室统一归口登记，按照“服务优先、效率优先”的要求办理，保障教学科研工作不受影响。学校办公室是收文管理的牵头责任部门，负责学校层面收文的签收、登记、拟办、督办、归档，指导各二级单位的收文管理工作，各二级单位要指定1名兼职文秘人员负责本单位收文的接收、传达、办理反馈工作，教务处、科研处、学生工作处等业务职能部门是对应业务类收文的承办主体，保密管理部门负责涉密收文的全流程安全管控，信访部门负责师生信访类收文的办理，纪检监察部门负责收文办理工作的监督问责。本制度所指收文范围包括所有具备正式效力的内外部文件，具体分为四类：一是上级主管部门来文，涵盖教育部、省教育厅、省市区党委政府等下发的政策性文件、工作通知、考核评估安排、项目申报指南、人事任免等；二是校外合作类来文，涵盖兄弟院校、科研院所、合作企业发送的合作商洽函、学术会议邀请、科研项目合作协议、联合培养方案等；三是校内来文，涵盖各二级学院、职能部门、直属单位提交的请示、报告、申请，教职工、学生提交的正式申诉、奖学金申请、科研项目申请等；四是其他类来文，涵盖司法机关送达的法律文书、纪检监察部门转办的举报件、信访部门转办的师生诉求件、各类学术组织发送的评选通知等。收文办理全流程需严格执行标准规范，其中签收与登记环节要求学校办公室文秘岗是学校层面正式收文的唯一签收主体，其他单位或个人收到涉及全校性工作的正式来文后要在1个工作日内转交学校办公室，不得私自处理。签收时要分类核查：一是机要涉密文件要通过机要交通渠道接收，核对密封标识完好性，拆封时由2名保密工作人员在场，核对文件密级、编号、份数与发文清单一致后签字登记，纳入涉密收文台账管理；二是普通纸质文件要核对发文单位公章、签发人、附件完整性，确认属于学校职权范围后签收，不属于学校职权范围的要及时退回来文单位，说明退回理由；三是电子文件要通过学校官方邮箱、OA系统接收，核对电子签章有效性，确认文件无篡改后签收，通过个人邮箱、即时通讯工具发送的非正式文件不予登记，必须要求来文单位发送正式加盖公章的文件。签收完成后要在收文登记台账中录入相关信息，登记要素包括收文编号、收文日期、来文单位、文件标题、发文字号、密级、紧急程度、涉及业务类别、办理时限、签收人，同步录入学校OA系统生成电子办理流程。初审与拟办环节要求文秘岗完成登记后要在1个工作日内完成初审，初审内容包括：一是文件真实性核查，对接来文单位核实文件真实性，排查虚假文件，发现虚假文件及时上报学校办公室主任与分管领导；二是业务关联性核查，确认文件对应的业务归口部门，涉及教学管理的转教务处，涉及科研项目的转科研处，涉及学生管理的转学生工作处，涉及人事管理的转人事部，涉及多个部门的明确牵头部门；三是公开属性初判，根据文件内容初步判断公开属性，分为主动公开、依申请公开、不予公开三类。初审完成后，文秘岗要提出拟办意见，包括建议呈报的校领导、牵头承办部门、协办部门、办理时限、公开属性建议，报学校办公室主任审核后，呈报对应校领导批办，涉及三重一大事项的来文要呈报学校党委书记、校长批办，涉及专项业务的呈报分管校领导批办。批办与承办环节要求校领导批办时要明确办理要求，包括承办部门、办理标准、完成时限，不得仅圈阅不表态，批办意见形成后，文秘岗要在1个工作日内将文件流转至对应承办部门，紧急文件要在1小时内流转，同时电话告知承办部门负责人。承办部门收到文件后要在半个工作日内明确具体承办人，制定办理方案，严格按照时限完成办理：特急件（如上级突发工作通知、校园应急事件相关文件）办理时限不超过24小时，加急件（如项目申报通知、考核评估安排）办理时限不超过72小时，普通件办理时限不超过7个工作日，涉及师生诉求的文件办理时限不超过5个工作日，有明确时限要求的按照文件要求执行。涉及教学计划调整的文件，教务处要充分征求二级学院、教师代表的意见，调整方案要报校长办公会审批后实施；涉及科研项目申报的文件，科研处要及时将申报要求传达至各二级学院科研秘书，组织开展申报培训，为教师申报提供指导；涉及学生奖助学金评定的文件，学生工作处要严格按照评定标准审核，公示无异议后落实相关待遇。承办过程中需要其他部门配合的，牵头部门要主动对接，协办部门要在3个工作日内反馈意见，存在分歧的报分管校领导协调。办理完成后，承办部门要形成办理报告，明确办理结果，报批办校领导审核后反馈给学校办公室。传阅与公开环节要求对于需要周知的普发性文件（如开学放假通知、校园管理规定等），文秘岗要按照传阅范围流转，所有相关部门负责人要签字阅知，同时在学校官网、OA系统公告栏发布，确保全体师生及时知晓；对于涉密文件要严格按照知悉范围流转，阅文人签字确认，阅完后立即退回学校办公室，不得私自留存、复印、摘抄，不得扩大传阅范围。公开属性认定由学校办公室联合宣传部门、政务公开部门在3个工作日内完成，主动公开的文件要及时在学校官网、政务公开平台发布，依申请公开的要明确申请流程，不予公开的要说明理由并存档，涉及学生隐私、教职工个人信息、未公开的科研成果的文件不得公开。催办与反馈环节要求学校办公室要建立收文督办台账，每周一在行政例会上通报上周收文办理情况，距离时限不足3天的发送预警提醒，到期未办结的下发督办单，要求承办部门说明理由，明