物业档案管理制度

物业档案管理制度

目录

一、总则......................................................2

1.1制度目的.................................................2

1.2适用范围.................................................3

1.3职责分工.................................................3

二、档案分类与编码...........................................4

2.1档案分类原则.............................................5

2.2档案编码规则.............................................6

三、档案收集与整理..........................................6

3.1档案收集范围.............................................7

3.2档案收集要求.............................................8

3.3档案整理流程.............................................9

四、档案归档与保管.........................................11

五、档案借阅与利用..........................................12

5.1借阅申请.................................................13

5.2借阅手续................................................14

5.3借阅期限................................................15

5.4档案利用规定............................................16

六、档案销毁与归档..........................................17

6.1档案销毁程序............................................18

6.2档案销毁审批............................................19

6.3归档要求................................................20

七、档案信息化管理..........................................21

7.1信息化建设原则..........................................22

7.2信息化管理要求..........................................23

7.3电子档案管理............................................24

八、档案管理监督与考核......................................26

8.1监督检查................................................26

8.2考核办法................................................27

8.3激励措施................................................28

九、附则.....................................................29

9.1术语解释................................................30

9.2本制度解释权............................................31

9.3本制度生效日期..........................................32

一、总则

为规范物业管理活动，加强物业档案的管理工作，确保物业档案的完整、准确、安

全，充分发挥物业档案在物业管理中的作用，依据《中华人民共和国档案法》及相关法

律法规，结合本物业管理实际情况，制定本制度。

本制度适用于本物业管理区域内所有物业档案的管理工作，包括业主档案、物业管

理档案、房屋维修档案、物业服务合同档案等。

本制度遵循以下原则:

1.全面性原则：物业档案管理应涵盖物业管理活动的各个方面，确保档案的全面性。

2.系统性原则：物业档案管理应形成完整的体系，确保档案的系统性。

3.实用性原则：物业档案管理应满足实际工作需要，确保档案的实用性。

4.安全性原则：物业档案管理应采取有效措施，确保档案的安全。

5.保密性原则：物业档案管理应严格执行保密制度，确保档案的保密性。

1.1制度目的

本物业档案管理制度旨在建立健全物业档案管理规范，确保物业档案的完整、准确、

安全，提高档案管理效率和服务水平。通过规范物业档案的收集、整理、保管、利用等

环节，实现以下目标：

1.保障业主权益：确保业主的个人信息、房产信息等档案资料得到妥善保管，便于

业主查询和使用，维护业主的合法权益。

2.优化物业管理：通过系统化的档案管理，为物业管理工作提供准确、及时的数据

支持，提高物业管理服务的质量和效率。

3.促进信息共享：建立物业档案信息共享平台，实现各部门、各岗位之间信息互通,

提高物业管理工作的协同性。

4.便于法规遵从：确保物业档案的合规性，便于物业管理公司在面对法律法规、政

策调整时能够及时响应，减少法律风险。

5.提升企业形象；规范化的物业档案管理有助于树立良好的企业形象，增强业主对

物业管理公司的信任和满意度。

6.保障信息安全：采取必要的技术和管理措施，确保物业档案信息安全，防止档案

信息泄露、篡改或顶坏。

通过实施本制度，旨在全面提升物'业管理水平，为业主提供优质、高效的物业服务,

•负责本部门档案资料的收集、整理和归档工作；

•指导和监督下属员工遵守档案管理制度；

•定期向上级部门汇很本部门档案管理情况。

3.档案管理员：

•负责档案的日常管理工作，包括接收、整理、归档、保管、查询、借阅等；

•负责档案库房的安全维护，确保档案资料的安全；

•负责档案信息系统的操作与维护；

•参与档案鉴定、销毁工作。

4.人力资源部门：

•负责员工档案的收集、整理和归档工作；

•负责员工档案的查询、借阅、复制等工作；

•负责员工档案的保管和保密工作。

5.财务部门：

•负贡财务管理档案的收集、整理和归档工作；

•负责财务管理档案的查询、借阅、复制等工作；

•负责财务管理档案的保管和保密工作。

6.法务部门：

•负责合同、协议等法律文书的档案管理；

•负责法律文书档案的查询、借阅、复制等工作；

•负责法律文书档案的保管和保密工作。

各相关部门应密切配合，共同做好物业档案管理工作，确保档案资料的安全、完整

和可用。

二、档案分类与编码

1.档案分类原则

物业档案管理制度遵循系统性、逻辑性、实用性原则，确保档案的分类能够全面、

科学、合理地反映物业管理活动的全过程。

2.档案分类体系

物业档案分为以下几类：

•基础资料类：包括公司简介、组织结构、法律法规文件、合同协议等。

•项目管理类：包括物业项目规划、设计文件、施工图纸、验收报告等。

•业主资料类：包括业主身份证明、房产证、入住登记表、维修服务记录等。

•财务管理类：包括财务报表、收支凭证、税费缴纳记录、资金使用计划等。

•物业服务类：包括物业服务合同、服务记录、投诉处理、维修保养记录等。

•安全管理类：包括安全管理制度、应急预案、安全检查记录、事故处理表告等。

•人力资源类：包括员工档案、培训记录、薪酬福利发放记录等。

•设施设备类：包括没备清单、维护保养记录、维修记录、设备更换记录等。

3.档案编码规则

档案编码采用层级编码方式，具体规则如下：

•一级分类码：采用两位数字表示，如01表示基础资料类，02表示项目管理类，

以此类推。

•二级分类码：采用两位字母表示，如A表示业主资料，B表示财务管理，以此类

推。

•三级分类码：采用科位数字表示，用于区分同一类别的不同档案，如001、002

等。

•四级分类码：采用四位字母表示，用于区分同一档案的不同版本或不同内容，如

Al、B2等。

4.档案编码示例

以“业主入住登记表”为例，其编码为：01A00：。

通过以上档案分类与编码规则，确保物业档案的规范化、标准化管理，便于查询、

利用和归档。

2.1档案分类原则

为确保物业档案的科学性、系统性和便于管理，物业档案应按照以下分类原则进行

整理和归档：

1.遵循国家相关法律法规：档案分类应严格遵循国家有关档案管理的规定和标准，

确保档案的合法性和规范性。

2.结合物业特性：根据物业管理项目的实际情况和特性，将档案分为管理类、技术

类、财务类、业主类、维护类、公共事务类等，以适应物业管理的不同需求。

3.便于利用与检索：档案分类应考虑档案的利用频率和检索便利性，确保档案在需

要时能够迅速、准确地被找到。

4.保持档案完整：分类时应保持档案的完整性，不得随意拆分或合并，确保档案内

容的连续性和完整性。

5.统一性与灵活性相结合；在保证分类体系统一的前提下，根据实际情况适当调整

分类方法，以提高档案管理的灵活性。

6.动态调整：随着物业管理工作的不断发展和变化，档案分类体系应适时进行动态

调整，以适应新的管理要求和档案特点。

2.2档案编码规则

为确保物业档案的统一性和可追溯性，本制度特制定以下档案编码规则：

1.编码结构：档案编码采用“分类编码+年度编码+流水号”的三级结构。

2.分类编码：根据档案类型和内容，分为以下类别，并赋予相应的编码：

•A类：物业管理档案，编码为“A+年度编码+流水号”；

•B类：房屋维修档案，编码为“B+年度编码+流水号”；

•C类：业主档案，编码为“C+年度编码+流水号”；

•D类：财务档案，编码为“D+年度编码+流水号”；

•E类：安全档案，编码为“E+年度编码+流水号”；

•F类：其他档案，编码为“F+年度编码+流水号二

3.年度编码：采用四位阿拉伯数字表示，前两位代表年份，后两位代表年份的最后

两位数字。例如，2023年的年度编码为“2023”。

4.流水号：在同一类别和年度内，按照档案形成的时间顺序依次编排，采用四位阿

拉伯数字表示。

5.编码示例：

•A类档案，2023年形成的第5份档案，编码为“A2023500”；

•B类档案，2023年形成的第10份档案，编码为“B2023100”。

6.特殊情况处理：

•对于跨年度形成的档案，年度编码应采用档案形成年份；

•对于无法归入现有类别的档案，可在F类中添加新类别，并按照上述规则进行编

码。

7.编码维护与管理：档案管理人员负责档案编码的制定、执行和更新，确保编码的

唯一性和准确性。

三、档案收集与整理

1.档案收集

（1）物业档案收集应遵循真实性、完整性、时效性和系统性的原则，确保档案资

料的全面性和准确性。

（2）档案收集范围包括但不限于以下内容：

•物业公司成立及运营的相关文件；

•物业管理合同、协议及补充协议；

•物业管理服务方案、计划及总结；

•物业维修保养记录；

•物业收费及收支情况；

•业主大会及业主委员会会议记录；

•业主投诉及处理记录；

•安全管理、消防管理、环境卫生管理等相关资料•；

•法规政策文件、行业规范及标准；

•其他与物业管理相关的文件和资料。

（3）档案收集方式：

•内部收集：由物业管理部门负责日常文件资料的收集；

•外部收集：通过政府部门、行业协会等途径获取相关法规政策文件；

•业主及第三方提供：鼓励业主及第三方主动提供与物业管理相关的资料。

2.档案整理

（1）档案整理应按照国家档案管理的rr关规定和标准进行，确保档案的规范化、

标准化。

(2)档案整理流程：

•分类：根据档案的性质、用途和保管要求，将档案分为不同类别；

•编号：对每份档案进行编号，编号应具有唯一性、连续性和系统性；

•编目：编制档案目录，包括档案名称、编号、保管期限、存放位置等；

•摘要：对重要档案进行简要摘录，便于查阅；

•立卷：将相关档案资料整理成册，形成卷宗；

•审核与归档：对整理好的档案进行审核，确保档案质量，然后归档保管。

(3)档案整理要求：

•档案资料应完整无缺，不得随意删减；

•档案装订应整齐美观，便于查阅；

•档案存放应按照分类编号顺序排列，便于检索；

•档案保管应采取防潮、防霉、防虫、防火、防盗等措施，确保档案安全。

(4)电子档案整理：

•物业档案管理部门应建立电子档案管理系统，对电子档案进行收集、整理和保管；

•电子档案整理应遵循与纸质档案相同的整理原则和流程；

•电子档案应定期进行备份，确保数据安全。

3.1档案收集范围

为确保物业档案的完整性和准确性，物业档案管理制度的收集范围应包括以下内容:

1.物业基本信息档案：包括物业项目的规划、建设、验收、移交等相关文件，如项

目规划许可证、土地使用权证、建筑工程施工许可证、竣工验收报告等。

2.业主资料档案：涉及业主身份证明、房产证、购房合同、维修基金缴纳凭证、物

业费缴纳记录、'业主大会决议、业主投诉及处理记录等。

3.物业服务合同档案：包括物业服务合同、专项服务合同、委托管理协议等，以及

合同执行过程中的相关文件和记录。

4.财务档案：物业服务企业的财务报表、收支凭证、税务申报、审计报告、年度财

务分析报告等。

5.物业维修保养档案：记录物业设施的日常维护、保养、维修、更换等操作流程、

记录和报告。

6.安全与应急管理档案：包括消防安全记录、应急预案、安全检查报告、安全事故

处理记录等。

7.物业服务活动档案：物业服务活动相关的文件，如业主大会会议记录、业主委员

会会议记录、物业服务企业内部管理制度、员工培训记录等。

8.物业管理法律法规档案：涉及物业管理的法律法规、政策文件、规范性文件等。

9.物业服务企业内部管理档案：包括公司组织架构、岗位职责、员工人事档案、培

训资料、绩效考核记录等。

10.其他相关档案：与物业管理直接相关或间接影响物、业管理工作的其他文件和资料。

物业档案的收集应遵循真实性、完整性、时效性和保密性原则，确保档案资料全面、

准确、及时地反映物业管理活动的实际情况。

3.2档案收集要求

为确保物业档案的完整性和准确性，以下为档案收集的具体要求：

1.及时性：各部门应按照档案形成的时间顺序，及时收集各类物业档案，避免因时

间延误导致档案信息缺失或不完整。

2.完整性：收集档案时应确保所收集的资料涵盖物业管理的各个方面，包括但不限

于业主信息、维修记录、财务报表、合同协议、物业维修保养记录等，确保档案

内容的全面性。

3.准确性：收集档案时，必须核对资料的真实性，确保档案内容准确无误，对于存

在疑问或错误的信息，应及时进行核实和纠正。

4.分类归档：根据档案的性质、内容、时间等因素，对收集到的档案进行科学分类,

按照档案分类标准进行归档，以便于检索和管理.

5.合规性：收集档案时，应遵守国家有关档案管理的法律法规，确保档案收集、整

理、保存等环节的合规性。

6.电子档案：对于能够数字化处理的档案，应优先采用电子档案形式，确保电子档

案的安全性和可访问性。

7.保密性：涉及业主隐私和公司商业秘密的档案，在收集、整理、保存和使用过程

中，必须严格保密，防止信息泄露。

8.责任制度：明确各部门和个人的档案收集责任，建立档案收集责任制度，确保档

案收集工作的落实和监督。

9.培训和指导：定期对相关人员进行档案收集培训，提高其档案收集和管理能力，

确保档案收集工作的规范性。

通过以上要求的严格执行，确保物业档案的收集工作高效、规范，为物业管理工作

提供有力支持。

3.3档案整理流程

为确保物业档案的完整、准确和便于查阅，物业档案的整理应遵循以下流程：

1.收集归档：根据档案管理的相关规定，对物业项目的各类资料进行全面收集，包

括但不限于入住登记、维修记录、财务报表、合同协议、会议纪要、公共设施设

备维护记录等。

2.分类编号:将收集到的档案资料按照档案分类标准进行分类,并给予相应的编号。

分类应遵循系统性、逻辑性和实用性原则，便于档案的管理和检索。

3.整理归档：对分类后的档案资料进行整理，确保每一份档案的目录清晰、内容完

整、格式规范。整理过程中，应对档案进行编号、填写档案目录卡、制作索引等。

4.质量检查：整理完成的档案应进行质量检杳，检查内容包括档案的完整性、准确

性、规范性和保密性。质量检查应由专门的档案管理人员或第三方机构进行。

5.立卷归档：将检查合格的档案资料按照档案分类和编号顺序，立卷成册，并填写

立卷归档登记表。

6.归档入库：将立卷归档的档案资料按照规定的存放位置，整齐码放在档案柜中，

并做好档案的入库登记。

7.档案保管：对已归档的档案进行定期检查和维护，确保档案的安全和完好。档案

保管应遵循防潮、防霉、防火、防盗等原则。

8.借阅利用：档案的借阅利用应严格按照档案管理规章制度执行，确保档案的保密

性和安全性。借阅档案时，需填写借阅登记表，并在规定时间内归还。

9.电子档案管理.：对于电子档案，应采用专业的电子档案管理系统进行管理，确保

电子档案的存储、,专输和利用安全可靠。

10.档案销毁：对于失去保存价值的档案，应按照档案销毁的相关规定进行销毁，销

毁过程中应确保档案的完整性和保密性。

通过以上流程，确保物业档案的有序管理和有效利用，为物业管理工作提供可靠的

数据支撑。

四、档案归档与保管

1.归档范围

物业档案应包括物业管理项目的基本资料、管理文件、合同协议、财务报表、维修

记录、业主信息、公共设施设备资料、安全保卫记录、社区活动记录、投诉建议处理记

录等。具体归档范围参照国家档案局及行业相关法律法规执行。

2.归档时间

(1)物业管理项目启动阶段，需及时收集整理相关资料，确保档案的完整性。

(2)物业管理过程中产生的各类文件，应在文件形成后30日内归档。

(3)物业管理项目终止或移交时，应在项目终止或移交前30日内完成档案归档工

作。

3.归档程序

(1)档案归档前，应进行分类、整理、鉴定、鉴定等工作，确保档案的准确性、

完整性和安全性。

(2)归档时，应填写《档案归档登记表》，详细记录档案名称、归档时间、归档人、

档案数量等信息。

(3)归档后，将《档案归档登记表》存档备查。

4.保管要求

(1)档案室应配备防火、防盗、防潮、防尘、防虫、防鼠等设施，确保档案安全。

(2)档案存放应按照分类、编号、目录等方式进行，方便查阅。

(3)档案保管人员应定期对档案进行检查、整理，确保档案的完好。

(4)档案借阅应严格执行借阅制度，确保档案安全。

(5)档案销毁应符合国家档案局及行业相关法律法规的规定，经审批后方可销毁。

5.档案信息化

(1)积极推进物业管理档案信息化建设，逐步实现档案数字化、网络化、智能化

管理。

（2）建立健全档案信息化管理制度，确保档案信息的安全、完整、准确。

（3）加强档案信息化队伍建设，提高档案信息化管理水平。

6.责任追究

（1）对违反档案归档、保管规定，造成档案损失、损毁的，应追究相关责任人的

责任。

（2）对档案管理人员玩忽职守、滥用职权、泄露档案信息的，应依法依规追究责

任。

五、档案借阅与利用

1.借阅权限：

物业档案的借阅对象限于物业管理人员、相关部门及经公司授权的其他人员。未经

授权的人员不得借阅物业档案。

2.借阅申请：

需借阅物业档案的人员，应向档案管理部门提交书面借阅申请，说明借阅目的、所

需档案的具体内容以及预计归还时间。

3.审批程序：

档案管理部门收到借阅申请后，应进行审核，确保借阅目的合理、合法。审批通过

后，由档案管理人员办理借阅手续。

4.借阅手续：

借阅者需在档案管理部门办理借阅手续，领取借阅登记表，填写相关信息，包括借

阅人姓名、借阅日期、档案名称、归还日期等。

5.档案使用:

借阅者应妥善保管借阅的档案，不得擅自复制、转借或泄露档案内容。如需复制，

必须经档案管理部门同意，并按规定支付复制费用。

6.归还期限：

借阅的档案应在约定的归还期限内归还，如因特殊情况需要延长借阅期限，应提前

向档案管理部门申请延期.

7.逾期处理：

如借阅者逾期未归还档案，档案管理部门将进行催告。逾期时间超过一个月，可按

档案管理部门规定收取滞纳金，并视情况采取必要措施追回档案。

8.档案保密：

借阅者应严格遵守档案保密规定，未经允许不得将档案内容泄露给无关人员或机构。

9.档案损坏与遗失：

借阅过程中如造成档案损坏或遗失，借阅者应承担相应的赔偿责任，并按照档案管

理部门的要求进行修复或赔偿。

10.档案归还：

借阅者归还档案时，档案管理人员应检查档案的完好情况，确认无误后办理归还手

续，并在借阅登记表上注明归还日期。

通过以上规定，确保物'业档案的安全、完整和有效利用，维护公司档案资源的合法

权益。

5.1借阅申请

为确保物业档案的合理使用和有效保护，以下为物业档案借阅申请流程：

1.借阅人需填写《物业档案借阅申请表》，详细注明借阅档案的名称、目的、用途、

预计归还时间等信息。

2.申请表需经所在部门负责人审批同意，对于重要或机密档案，需经物业管理部门

负责人审批。

3.物业管理部门收到申请后，对借阅申请进行审核，确保借阅理由正当、用途明确。

4.经审核通过的借阅申请，物业管理部门将通知借阅人办理借阅手续。

5.借阅人需出示有效身份证件，并在《物业档案借阅登记簿》上登记借阅信息。

6.物业管理部门根据档案保管要求，将档案提供借阅，并告知借阅人档案的保管和

使用规定。

7.借阅人借阅档案时，应爱护档案，不得折叠、涂改、损坏档案资料，严禁擅自复

制、泄露档案内容。

8.借阅档案应在规定的时间内归还，如需延长借阅期限，需提前向物业管理部门申

请，经批准后方可续借。

9.借阅档案归还时，借阅人需对档案进行清点，确保档案完整无损，并办理归还手

续。

10.物业管理部门对借阅情况进行记录，以便于跟踪档案使用情况，并对借阅人进行

信用管理。

5.2借阅手续

为确保物业档案的合理利用和安全管理，借阅档案需遵循以下手续：

1.借阅申请：借阅者需填写《物业档案借阅申请表》，详细说明借阅目的、档案名

称、预计归还时间等信息，并提交至物业档案管理部门。

2.审核批准：物业档案管理部门对借阅申请进行审核，确认借阅档案的合法性和必

要性。如需借阅的档案涉及保密内容，应按照公司保密规定进行审批。

3.借阅手续：经审核批准后，借阅者需携带本人有效身份证件和《物业档案借阅申

请表》至物业档案管理部门办理借阅手续。

4.签署借阅协议：借阅者在借阅档案时，需签署《物业档案借阅协议书》，承诺遵

守档案借阅规定，爱护档案，确保档案安全。

5.领取档案：档案管理部门根据《物业档案借阅协议书》内容，向借阅者提供所需

档案。

6.归还档案：借阅者应在借阅协议约定的归还日期前，将档案完整无损地归还至物

业档案管理部门。如需延期归还，应提前向档案管理部门申请，并办理相关手续。

7.档案归还验收：档案管理部门对归还的档案进行验收，确认档案完好无损，无遗

失、损坏等情况。

8.借阅记录：档案管理部门对借阅档案的申请、审批、借阅、归还等过程进行详细

记录，并存档备查。

违反上述借阅手续者，将根据公司相关规定进行处理。

5.3借阅期限

为有效管理和利用物业档案资源，确保档案的安全与完整，物'业档案的借阅期限如

下：

(1)一般档案：借阅期限为一个月，特殊情况可申请延长，但最长不得超过三个

月。

(2)重要档案；借阅期限为两周，特殊情况需经档案管理部门负责人批准，可适

当延长，但最长不得超过一个月。

(3)特殊档案：根据档案的性质和保密级别，借阅期限可能会有所不同，具体期

限由档案管理部门根据相关规定确定。

借阅人应在借阅期限内归还档案，如需续借，应提前向档案管理部门提出申请，经

审核同意后方可续借。逾期未还或损坏档案的，借阅人应承担相应的责任，包括但不限

于赔偿档案损失、支付违约金等。档案管理部门将对借阅情况进行登记和跟踪管理，确

保档案的安全和借阅秩序。

5.4档案利用规定

为确保物业档案的合理、有效利用，特制定以下档案利用规定：

1.利用原则：档案利用应遵循真实性、完整性、保密性、合规性原则，确保档案信

息的安全和准确。

2.利用范围：物业档案的利用范围包括物业管理、物业服务、业主权益维护、企业

内部管理等方面。

3.利用权限：

•业主、物业使用人、物业服务企业内部员工在履行职责或解决相关问题时，可根

据需要查阅相关档案。

•任何单位或个人因工作需要查阅档案，应向物业管理部门提出申请，经批准后方

可查阅。

4.查阅程序：

•查阅档案需填写《档案查阅申请表》，明确查阅目的、范围和期限。

•物业管理部门对申请进行审核，确认查阅内容不涉及保密信息，且查阅行为符合

规定。

•审核通过的，由物业管理部门安排查阅，并提供必要的服务和指导。

5.保密要求：

•查阅档案时，不得擅自复制、拍照或摘录。

•不得泄露档案内容，不得将档案带出档案室。

•对涉及国家秘密、商业秘密和个人隐私的档案，未经批准不得查阅。

6.违规处理：

•违反档案利用规定的，一经查实，将根据情节轻重，给予批评教育、警告或解除

劳动合同等处理。

•涉及违法行为的，将依法追究法律责任。

7.档案更新：物业管理部门应定期更新档案信息，确保档案的时效性和准确性。

六、档案销毁与归档

1.档案销毁管理

1.1档案销毁应当严格按照国家有关法律法规和公司内部规定执行，确保档案信息

安全。

1.2档案销毁前，应进行严格的审核，确认档案确无保存价值，并形成销毁清单。

1.3档窠销毁过程中，应当采取有效措施，防止档案内容泄露，确保档案销毁安全、

彻底。

1.4档案销毁后，应将销毁清单报公司档案管理部门备案，并妥善保管销毁记录。

2.档案归档管理

2.1档案归档应按照档案分类、编号、整理等要求进行，确保档案的完整性和准确

性。

2.2档案归档应当及时、有序，对己归档的档案实行定期检查，确保档案质量。

2.3归档的档案应当分类存放，并设置明显标识，便于查找和利用。

2.4档案管理人员应定期对归档的档案进行整理、补充和更新，确保档案的完整性

和连续性。

3.特殊档案管理

3.1对涉及国家秘密、商业秘密和隐私的档案，应当采取保密措施，确保档案信息

安全。

3.2对珍贵、易损、易腐的档案，应采取特殊保管措施，确保档案的保存期限。

3.3对具有历史价值、研究价值的档案，应采取专门保护措施，加强档案的修复和

保存。

4.档案利用与借阅

4.1档案利用应当遵循真实性、完整性、及时性的原则，确保档案信息的准确性。

4.2档案借阅应履行借阅手续，明确借阅范围、期限和用途。

4.3档案管理人员应积极配合档案利用工作，提供必要的查询和咨询服务。

5.责任追究

5.1档案管理人员违反本制度规定，造成档案丢失、损坏、泄露等后果的，应依法

承担相应责任。

5.2对档案管理工作中存在失职、渎职行为的，将依法依规追究相关人员责任。

6.1档案销毁程序

为确保档案销毁的合规性和安全性，以下为物业档案销毁的具体程序：

1.提出销毁申请：档案保管部门应定期对档案进行清理，根据档案保管期限、鉴定

结果和实际情况，提出档案销毁申请。

2.鉴定与审批：档案销毁申请需经档案管理部门组织专家进行鉴定，确认档案已超

过保管期限且无保存价值。鉴定完成后，需提交给物业管理部门进行审批。

3.编制销毁清单：审批通过后，档案管理部门应编制详细的档案销毁清单，包括档

案名称、数量、编号、形成时间等信息，并报请审批。

4.公示与听证：对拟销毁的档案进行公示，公示期不少于7天，接受有关单位或个

人的查询和意见反馈。如收到异议，应重新进行鉴定。

5.实施销毁：销毁档案时，由档案管理部门指定专人负责监督，确保按照规定的程

序和方法进行销毁。销毁过程应记录在案，并存档备查。

6.监督与验证：档案销毁过程中，应有第三方机构或人员参与监督，确保销毁过程

符合国家相关法律法规和标准。

7.销毁记录：档案销毁完成后，档案管理部门应填写《档案销毁记录表》，记录销

毁时间、地点、方式、销毁人、监督人等信息，并签字确认。

8.归档备案：销毁档案的相关记录和文件应按照规定进行归档，以备日后查阅和审

计。

通过以上程序，确保物业档案销毁的合法、规范、安全，保护档案信息安全，维护

物业管理活动的正常秩序。

6.2档案销毁审批

为确保物业档案的合法合规销毁，以下为档案销毁审批流程：

1.档案整理与鉴定：档案管理人员应定期对过期或无保存价值的档案进行整理和鉴

定，填写《档案销毁鉴定表》，详细记录档案名称、数量、存放位置等信息。

2.提出销毁申请：经鉴定确认需销毁的档案，档案管理人员应填写《档案销毁申请

表》，并附上《档案销毁鉴定表》，提交至物业管理部门。

3.审批流程：

•部门负责人审核：物业管理部门负责人对申请表和鉴定表进行审核，确保档案销

毁的合法性和必要性。

•法律合规审查：如涉及法律法规要求的档案，需提交至法律合规部门进行审查。

审批会议：对于重大或敏感档案的销毁，需召开审批会议，由物业管理部门负责

人召集相关部门负责人共同讨论，形成决议。

4.销毁实施：

•监销人员：销毁档案时，需指定两名监销人员在场，确保销毁过程符合规定。

•销毁记录：监销人员应详细记录销毁过程，包括销毁日期、档案名称、数量、销

毁方式等，并签字确认。

5.销毁报告：销毁完成后，监销人员应填写《档案销毁报告》，经部门负责人审核

后报物业管理部门存档。

6.备案与公示：物业管理部门将销毁审批报告和相关文件备案，并按要求进行公示,

接受监督。

通过上述审批流程，确保物业档案销毁工作依法依规进行，防止档案信息泄露和丢

失，维护物业档案的完整性和安全性。

6.3归档要求

为确保物业档案的完整性和准确性，以下为物业档案归档的具体要求：

1.档案材料的完整性与真实性：所有归档材料必须真实反映物业管理的实际情况，

不得有虚假、伪造或篡改的行为。

2.分类整理：档案材料应按照档案分类标准进行分类整理，确保档案的条理性和可

检索性。

3.编目与标识：每份档案材料都必须进行编目，包括档案编号、档案名称、形成日

期、责任部门、页数等信息，并在档案材料上标注相应的标识。

4.归档时间：档案材料的归档应当在形成后的一定期限内完成，具体期限根据档案

材料的性质和重要性确定。

5.档案载体：档案材料应当以纸质形式归档，电子档案需同时进行备份，确保档案

的长期保存和利用。

6.质量检查：归档前应对档案材料进行质量检查，确保档案的完整、准确、清晰，

符合归档要求。

7.保密与安全：涉及保密的档案材料必须按照国家保密规定进行管理，确保档案信

息的安全。

8.归档手续：档案归档时，需填写《档案归档登记表》，并由档案管理员进行审核

和签字确认。

9.定期清理：定期对档案进行清理，及时剔除失效、破损或不再需要的档案材料，

以保持档案库房整洁和档案信息的有效性。

10.归档培训：对所有负责档案归档的工作人员进行定期培训，确保其了解和掌握档

案归档的相关知识和技能。

七、档案信息化管理

为适应现代信息技术的发展，提高物业档案管理的效率和安全性，本制度特制定以

下信息化管理措施：

1.信息化建设：物业公司应建立健全档案信息化基础设施，包括档案管理系统、服

务器、存储设备等，确保档案数据的存储、传输、处理和共享安全。

2.系统应用：物业公司应推广使用档案管理系统，实现档案的电子化、数字化管理。

系统应具备以下功能：

•档案收集与整理：对各类物业档案进行收集、分类、整理，确保档案的完整性和

准确性。

•档案检索与查询：提供快速、准确的档案检索功能，方便用户查询相关档案信息。

•档案存储与备份：采用加密技术对档案数据进行存储和备份，确保档案数据的安

全性和可靠性。

•档案共享与交流：实现档案信息的共享与交流，提高工作效率。

3.数据安全：物业公司应加强档案信息系统的安全管理，确保档案数据的安全性和

保密性。具体措施包括：

•访问控制：对系统用户进行权限管理，确保用户只能访问其权限范围内的档案信

息。

•数据加密：对传输和存储的档案数据进行加密处理，防止数据泄露。

•系统监控：对档案信息系统进行实时监控，及时发现和处理异常情况。

4.培训与考核：物业公司应定期对档案管理人员进行信息化管理培训，提高其信息

化管理技能。同时，将信息化管理水平纳入考核体系，确保档案管理人员能够熟

练运用档案信息化管理手段。

5.档案数字化:物业公司应逐步推进档案数字化工作，将纸质档案转换为电子档案，

提高档案的利用率和便捷性。

6.档案信息化与业务融合：将档案信息化建设与物业公司业务发展相结合，推动档

案信息化在物业管理中的应用，提高物业服务质量。

通过以上措施，实现物业档案信息化管理，为物业公司提供高效、安全、便捷的档

案服务。

7.1信息化建设原则

为确保物业档案管理的信息化建设符合现代化管理要求，提高档案管理效率和质量,

本制度制定以下信息化建没原则：

1.统一规划，分步实施：根据物业管理档案的特点和发展需求，制定整体信息化建

设规划，并根据实际情况分阶段实施，确保信息化建设与企业发展同步。

2.安全可靠，保障数据安全：在信息化建设中，必须确保档案数据的安全性和可靠

性，采取必要的技术和管理措施，防止数据泄露、篡改和丢失。

3.标准化建设：遵循国家和行业的相关标准，确保档案信息化的标准化、规范化，

提高档案数据的质量和共享性。

4.系统开放性：信息化系统应具备良好的开放性，能够与其他系统集成，实现信息

共享和数据交换。

5.用户友好：系统设计应充分考虑用户的使用习惯和需求，界面简洁明了，操作方

便快捷，提高用户体验。

6.技术创新：积极引入新技术，如云计算、大数据、人工智能等，以提高档案管理

的信息化水平。

7.持续优化：根据信息化建设的实际效果和用户反馈，不断优化系统功能和性能，

提升档案管理的信息化水平。

7.2信息化管理要求

为确保物业档案管理的规范性和高效性，以下是对物'业档案信息化管理的基本要求:

1.系统建设：物业档案信息化管理应采用先进的信息化管理系统，该系统应具备档

案的收集、整理、归档、查询、统计、备份等功能，确保档案信息的完整性和安

全性。

2.数据标准；所有物业档案数据应符合国家相关标准和规范，包括数据格式、编码

规则、分类体系等，以保证档案数据的统一性和兼容性。

3.权限管理：信息化管理系统应具备严格的权限管理功能，确保不同岗位的员工只

能访问其权限范围内的档案信息，防止信息泄露和滥用。

4.数据安全：物业档案信息化管理系统应具备数据加密、防火墙、入侵检测等安全

措施，定期进行系统漏洞扫描和更新，确保档案数据的安全。

5.备份与恢复：应定期对档案数据进行备份，并存储于安全地点。同时，制定数据

恢复预案，确保在数据丢失或损坏时能够及时恢复。

6.系统维护：信息化管理系统应由专业人员进行定期维护和更新，确保系统稳定运

行，适应物业管理工作的需要。

7.培训与指导：对物业管理人员进行信息化管理系统的操作培训，提高其信息化管

理意识和技能，确保系统能够有效应用于实际工作中。

8.持续改进：根据信息化管理系统的运行情况和物业管理工作的实际需求，不断优

化系统功能，提高档案管理的效率和效果。

7.3电子档案管理

为确保物业档案的完整性和安全性，本制度特制定以下电子档案管理规定：

1.电子档案的建立与收集：所有物业档案应优先以电子形式存储。电子档案的建立

应遵循国家相关标准，确保档案内容的真实性、准确性和完整性。电子档案的收

集应包括但不限于业主信息、物业设施设备资料、维修保养记录、财务管理数据

等。

2.电子档案的格式与编码：电子档案应采用统一的文件格式，如PDF、Word等，便

于查阅和管理。档案文件的命名应遵循规范，使用易于识别的编码系统，确保档

案的快速定位。

3.电子档窠的安全管理：电子档案应采取加密存潴，确保数据不被非法访问或篡改。

同时，应定期进行数据备份，防止数据丢失或损坏。备份介质应存放在安全的地

方，防止自然灾害或人为破坏。

4.电子档案的查阅与借阅：电子档案的查阅权限应严格控制，仅限于授权人员。查

阅过程中应做好记录，确保查阅行为的可追溯性。如有必要，电子档案可以提供

借阅服务，但需办理相应的借阅手续，并在规定时间内归还。

5.电子档案的更新与维护：电子档案应根据实际情况及时更新，保持档案内容的时

效性。档案更新应记录在案，以便于查询。同时，应定期对电子档案进行维护，

确保系统正常运行.

6.电子档案的销毁：电子档案的销毁应严格按照国家相关法律法规执行。销毁前，

应进行鉴定，确认档案确无保存价值。销毁过程应有记录，并由授权人员监督。

7.电子档案的培训与宣传：物业管理部门应定期对员工进行电子档案管理的培训，

提高员工的档案管理意识和技能。同时，应通过宣传提高业主对电子档案管理的

认识，鼓励业主积吸参与档案管理。

通过以上措施，确保物业电子档案的安全、完整和高效利用，为物业管理工作提供

有力支持。

八、档案管理监督与考核

1.监督机制

为保障物业档案管理的规范性和有效性，本制度设立档案管理监督机制。监督工作

由物业管理部门负责，定期对档案的收集、整理、归档、保管、利用等环节进行监督检

查。

2.监督内容

监督内容包括但不限于：

（1）档案收集是否完整、准确、及时；

（2）档案整理是否符合规定的分类、编目、编号要求；

（3）档案归档手续是否齐全，档案存放位置是否符合安全标准;

（4）档案保管设施设备是否正常运行，有无损坏或缺失；

（5）档案利用是否遵循审批程序，是否做到合理利用；

（6）档案管理制度执行情况及人员业务水平。

3.考核办法

物业档案管理考核采取年度考核与日常检查相结合的方式，考核内容包括：

（1）档案管理制度的执行情况；

（2）档案收集、整理、归档、保管、利用等环节的规范性；

（3）档案管理人员的业务水平和工作态度；

（4）档案管理设施设备的维护保养情况；

（5）档案安全防范措施的落实情况。

4.考核结果应用

考核结果将作为物业管理部门和档案管理人员绩效考核的重要依据。对考核优秀的

部门和个人给予表彰和奖励；对考核不合格的，将提出整改意见，并限期整改。对连续

两年考核不合格的，将根据相关规定进行处理。

5.档案管理监督与考核的记录

物业管理部门应建立档案管理监督与考核记录，详细记录监督、考核的时间、内容、

结果和整改措施等信息，以便于追溯和查询。记录应妥善保管，确保档案的完整性和真

实性。

8.1监督检查

为保障物业档案管理制度的有效执行，公司应建立健全监督检查机制，确保档案管

理的规范性和安全性。具体监督检查内容如下：

1.定期检查：每年至少组织一次档案管理专项检查，对档案的收集、整理、保管、

利用等环节进行全面审查，确保档案工作符合国家相关法律法规及公司内部规定。

2.不定期抽查：根据工作需要，可随时对档案管理情况进行抽查，及时发现和纠正

存在的问题。

3.责任追究：对档案管理工作中出现的违规行为，应根据情节轻重，对相关责任人

进行通报批评、警告、记过等处理，直至解除劳动合同。

4.档案安全检查：定期对档案库房、电子档案系统进行安全检查，确保档案资料的

安全，防止火灾、水患、盗窃等安全事故的发生。

5.业务培训与考核：对负责档案管理的工作人员进行定期业务培训，提高其业务水

平。同时，对档案管理工作进行考核，考核结果与绩效挂钩。

6.外部审计：邀请专业机构对公司档案管理工作进行外部审计，以客观评价档案管

理的质量，并提出改进建议。

7.信息化监督：利用信息化手段对档案管理工作进行实时监督，通过电子监控、数

据统计等方式，对档案管理工作进行动态管理。

8.持续改进：根据监督检查结果和外部审计意见，不断完善档案管理制度，提升档

案管理水平。

通过以上监督检查措施，确保物业档案管理制度得到有效执行，为公司的长期稳定

发展提供坚实保障。

8.2考核办法

为确保物业档案管理工作的规范性和有效性，公司将对物业档案管理人员实行定期

考核制度。考核办法如下：

1.考核内容：考核主要包括以下几个方面：

•档案管理制度的执行情况;

•档案收集、整理、归档、保管、利用等环节的规范性；

•档案信息的安全性与保密性；

•档案服务质量的满意度；

•档案管理人员的工作态度和业务能力。

2.考核周期：物业档案管理人员的考核周期为每年一次，结合年度工作计划和实际

情况进行调整。

3.考核方式：

•自我评价：档案管理人员需对自身一年来的工作进行自我总结和评价；

•上级评价：由档案管理部门负责人对档案管理人员的工作进行评价；

•同级评价：由部门内部其他工作人员对档案管理人员的工作进行评价；

•客户满意度调查：通过问卷调查等方式，了解客户对档案服务质量的满意度。

4.考核结果：

•考核结果分为优秀、良好、合格、不合格四个等级；

•对考核结果为优秀和良好的档案管理人员给予表彰和奖励；

•对考核结果为不合格的档案管理人员，将进行