煤炭生产企业安全档案管理制度

煤炭生产企业安全档案管理制度第一章总则第一条为全面贯彻“安全第一、预防为主、综合治理”的安全生产方针，规范煤炭生产企业安全档案管理工作，充分发挥安全档案在安全生产决策、隐患排查治理、事故调查处理以及安全教育培训中的基础性支撑作用，依据《中华人民共和国安全生产法》、《中华人民共和国档案法》、《煤矿安全监察条例》及《企业档案工作规范》等相关法律法规与标准，结合本企业实际生产情况，特制定本制度。第二条本制度所称安全档案，是指企业在安全生产管理活动中直接形成的，对国家、社会及企业具有保存价值的各种文字、图表、声像、电子数据等不同形式的历史记录。安全档案是企业安全生产管理全过程的客观反映，是落实安全生产主体责任的重要凭证。第三条本制度适用于企业所属各矿井、生产辅助单位、机关职能部门及驻外办事机构的所有安全生产档案管理工作。所有涉及安全生产的部门和个人均须遵守本制度。第四条安全档案管理遵循“统一领导、分级负责、标准规范、完整准确、利用安全”的原则。企业应建立覆盖全员、全过程、全方位的安全档案管理体系，确保档案的真实性、完整性、准确性和系统性。第五条安全档案管理是企业安全标准化建设的重要组成部分，应纳入企业安全生产责任制考核体系。企业主要负责人对本单位安全档案工作的完整性和真实性负责；分管档案工作的领导负责组织协调；安全管理部门负责具体业务的监督与指导；档案管理部门负责档案的集中保管与规范利用。第二章管理职责第六条企业成立安全档案管理领导小组，由总经理任组长，总工程师、安全副总经理任副组长，各业务科室及基层单位负责人为成员。领导小组主要负责审定安全档案工作规章制度，解决档案管理中的重大问题，监督检查档案管理责任落实情况。第七条安全监察部是安全档案管理的业务主管部门，主要职责包括：（一）制定和完善安全档案管理实施细则及分类标准；（二）指导、督促各生产单位开展安全文件材料的形成、积累、整理和归档工作；（三）负责安全专项档案的预验收和专项审查；（四）参与安全相关事故调查，负责事故档案的收集与整理。第八条综合办公室（档案中心）是档案管理的行政职能部门，主要职责包括：（一）负责建立健全全公司档案管理网络，配备专职或兼职档案管理人员；（二）负责对归档安全档案进行接收、分类、编目、保管、鉴定、统计和提供利用；（三）负责档案库房的安全管理，配备必要的“八防”设施（防火、防盗、防潮、防虫、防光、防尘、防鼠、防有害气体）；（四）推进档案信息化建设，维护电子档案的存储安全与系统稳定。第九条各生产业务部门及基层区队是安全档案形成的责任主体，必须指定专人负责本部门安全生产活动中文件材料的收集、整理与移交。具体职责包括：（一）在安全生产活动（如检查、检修、作业、培训等）结束后，及时将相关记录整理齐全；（二）确保归档材料字迹清楚、图样清晰、签署手续完备；（三）按规定时间向档案部门办理移交手续，任何人不得据为己有或拒绝归档。第三章档案分类与归档范围第十条煤炭生产企业安全档案实行分类管理，主要分为以下八大类：（一）安全生产综合管理类：包括安全生产法律法规、安全目标责任书、安全规章制度、操作规程、安全奖惩记录、安全会议纪要、安全投入计划与台账等。（二）安全教育与培训类：包括年度培训计划、特种作业人员档案、全员教育培训档案、“三项岗位”人员资格证书、班组建设活动记录等。（三）事故隐患排查与治理类：包括隐患排查计划、隐患排查记录单、隐患整改通知书、整改验收报告、重大事故隐患挂牌督办记录等。（四）安全生产事故与应急管理类：包括事故调查报告书、事故现场勘查记录、伤亡人员赔偿协议、应急预案备案、应急演练记录及评估报告、应急救援物资台账等。（五）一通三防与瓦斯治理类：包括通风系统图、瓦斯抽采台账、防灭火监测记录、粉尘防治记录、防突措施实施记录、安全监测监控系统运行日志等。（六）采掘技术与地测防治水类：包括采掘工程平面图、地质说明书、水文地质观测台账、探放水设计及施工记录、储量管理台账等。（七）机电运输与设备设施类：包括设备采购合同与合格证、设备维护保养记录、特种设备检测检验报告、大型设备检修记录、供电系统图等。（八）职业卫生与劳动防护类：包括职业病危害因素检测报告、职业健康监护档案、劳动防护用品采购与发放记录、作业场所职业卫生告知卡等。第十一条归档材料的具体范围与保管期限详见附件《煤炭生产企业安全档案归档范围与保管期限表》。凡是对企业安全生产历史查考、经验总结、权益维护具有利用价值的文件材料，均属归档范围。第十二条归档文件材料的质量要求：（一）文件材料必须为原件，如无原件，须在复印件上注明“原件存XX处”并加盖公章，且有经办人签字；（二）文件字迹材料必须耐久、清晰，禁止使用铅笔、圆珠笔、纯蓝墨水等不耐久书写材料书写或签署；（三）照片、录音带、录像带等声像材料，须注明拍摄（录制）时间、地点、人物、事由及拍摄者，并配以相应的文字说明；（四）电子文件应符合电子文件归档与管理规范，具备通用格式，且带有电子签名或数字印章，确保其真实性、完整性和可用性。第四章档案收集与整理第十三条安全档案实行“平时归档”与“定期归档”相结合的制度。各业务部门应在工作活动结束后及时整理相关材料。（一）安全检查、隐患整改、事故处理等时效性强的材料，应在工作结束后5个工作日内整理归档；（二）设备运行、维护记录等周期性材料，应按月或按季度整理归档；（三）安全培训、资格证书、年度计划总结等常规性材料，应在次年1月底前完成归档；（四）基建工程、技术改造项目竣工的安全设施验收文件，应在项目竣工验收后3个月内归档。第十四条整理归档的基本流程：（一）组件：将互有联系的文件材料组合在一起，如一次事故调查的所有文件组成一个案卷；（二）分类：按照本制度第十条规定的类别对案卷进行归类；（三）排列：卷内文件材料按重要程度或时间顺序排列，批复在前、请示在后，正件在前、附件在后；（四）编号：编写页号，填写卷内文件目录；（五）装订：拆除金属物，对破损文件进行修整，使用线装或档案专用夹装订；（六）编目：填写案卷封面，包括案卷题名、编制单位、编制日期、保管期限、密级等；（七）入库：编制档号，移交档案室。第十五条档案室对接收的档案必须进行严格检查。检查内容包括：档案是否齐全完整、排列是否科学、签署手续是否完备、装订是否整齐。不符合要求的，档案室应退回原部门限期整改。第十六条跨部门形成的档案，由主办部门负责归档，协办部门应及时将相关材料移交主办部门。涉及两个以上单位共同参与的重大安全活动，其档案由企业安全监察部指定牵头单位归档。第五章档案保管与保护第十七条档案库房应符合《档案馆建筑设计规范》要求，必须与非办公用房分开，实行专人管理、专库专管。库房内严禁吸烟和存放易燃易爆物品。第十八条档案库房应配备温湿度调控设备。标准温度为14℃-24℃，相对湿度为45%-60%。档案管理人员应每日定时记录温湿度，发现异常立即采取调节措施。第十九条档案库房应安装防盗报警器、视频监控系统、自动灭火气体系统（禁止使用水喷淋系统）。档案柜架应采用金属材质，并采取防虫、防霉措施，定期放置防虫防霉药剂。第二十条对于声像档案、电子档案及特殊载体档案，应实行专门保管。（一）磁性载体档案应放入防磁柜中保存，并定期进行倒带、转录处理，防止信号丢失；光盘档案应垂直放置，避免挤压变形；（二）电子档案应实行在线存储与离线备份相结合。备份应实行“双套制”，即一套封存保管，一套提供利用。重要电子档案应制作异地备份。第二十一条档案管理人员应定期对库藏档案进行清点核对，做到账物相符。每半年进行一次小检查，每年进行一次全面清点。如发现档案丢失、损毁或霉变，应立即向分管领导报告，并查明原因，分清责任，及时处理。第二十二条建立全宗卷。以全宗为单位，将档案收集、整理、鉴定、保管、统计、利用、编研等活动中形成的说明性文件材料集中保存，记录档案管理全过程的原始情况。第六章档案利用与借阅第二十三条安全档案的利用应严格遵守保密制度，在确保档案实体安全和信息安全的前提下，为企业安全生产、经营管理提供有效服务。第二十四条查阅安全档案须履行登记手续。查阅者应说明查阅目的和范围，填写《档案查阅申请表》。（一）查阅本部门形成的内部公开档案，经本部门负责人批准后，由档案管理员陪同查阅；（二）查阅涉密档案或跨部门档案，须经档案形成部门同意及企业分管领导批准；（三）外部单位（如上级安全监察部门、中介机构）查阅档案，须持有单位介绍信和有效证件，经企业分管安全领导批准，且仅限于查阅其职权范围内的内容。第二十五条档案原则上仅限在档案阅览室内查阅。确需借出使用的，须经档案管理部门负责人批准。借出时间一般不得超过3天。如需续借，须办理续借手续。涉密档案、原件孤本、珍贵档案严禁借出。第二十六条借阅档案者必须爱护档案，严禁涂改、勾画、抽取、撤换、增删档案材料。严禁在档案材料上做任何标记。如发现档案破损或丢失，借阅人应立即报告并承担相应责任。第二十七条查阅、摘抄、复制档案，不得超出批准的范围。复制的档案材料，须由档案管理人员加盖档案证明章，方具有与原件同等的证明效力。第二十八条建立档案利用效果反馈制度。档案管理人员应定期收集档案利用实例，统计档案利用次数和产生的经济效益或社会效益，编写档案利用效果分析报告，以充分发挥档案的价值。第七章档案鉴定与销毁第二十九条档案鉴定工作由企业档案鉴定委员会负责。鉴定委员会由分管领导、档案部门、安全部门及相关业务部门的技术人员组成。第三十条档案鉴定工作每5年进行一次。对保管期限已满的档案，应重新鉴定其保存价值。对仍有保存价值的档案，应重新划定保管期限；对确无保存价值的档案，应予以销毁。第三十一条销毁档案必须严格按照程序进行。严禁个人私自销毁任何档案材料。（一）鉴定委员会对拟销毁档案进行审查，提出销毁意见；（二）编制档案销毁清册，列明销毁档案的档号、题名、形成日期、数量及销毁原因；（三）销毁清册须经企业主要负责人批准；（四）销毁档案时，必须由两人以上（其中一名为档案管理人员）负责监销。监销人员应对照销毁清册逐一核对，确认无误后，在指定地点（造纸厂或碎纸机）进行销毁；（五）销毁结束后，监销人员应在销毁清册上签字盖章。销毁清册应永久保存。第三十二条对于未到保管期限但经鉴定确认已无保存价值的档案，或因载体老化、霉变严重无法修复的档案，可由档案管理部门提出申请，经鉴定委员会批准后，提前进行销毁处理。第八章信息化建设第三十三条企业应将安全档案信息化建设纳入企业整体信息化发展规划。建立安全档案管理信息系统，实现档案的数字化存储、网络化传输和智能化检索。第三十四条电子文件的归档应遵循“前端控制”原则。各业务系统在开发设计阶段应预留电子文件归档接口，确保电子文件在生成、流转、办理过程中自动捕获元数据，并按照标准格式向档案管理系统推送。第三十五条电子档案的元数据应完整准确，包括：题名、责任者、文件编号、形成时间、载体类型、密级、保管期限、关联文件号等。元数据应与电子文件内容一并保存，确保其可读性、可理解性和可追溯性。第三十六条档案管理系统应具备严格的用户权限管理功能。根据用户角色（如系统管理员、档案管理员、普通查阅者）设置不同的操作权限（如增加、删除、修改、浏览、下载）。系统应自动记录用户操作日志，包括登录时间、操作内容、查阅记录等，日志信息不可篡改。第三十七条加强电子档案数据的安全备份。实行“3-2-1”备份策略：即至少保留3个副本，存储在2种不同的介质上，其中1个副本异地保存。定期对备份数据进行可读性测试，确保数据恢复的可靠性。第三十九条鼓励采用大数据、人工智能等先进技术，对安全档案数据进行深度挖掘和分析。通过分析历史事故数据、隐患数据，预测安全生产趋势，为领导决策提供数据支持。第九章监督与考核第四十条企业安全监察部会同综合办公室负责对本制度的执行情况进行监督考核。考核采取定期检查与不定期抽查相结合的方式，每季度至少组织一次专项检查。第四十一条考核内容包括：档案管理网络是否健全、档案收集是否齐全、整理是否规范、保管是否安全、利用是否有效、信息化建设是否推进等。第四十二条建立奖惩机制。对在安全档案收集、整理、保护和利用工作中做出显著成绩的部门或个人，给予表彰和奖励。具体奖励标准参照企业安全生产奖惩制度执行。第四十三条对违反本制度规定，有下列行为之一的，责令限期整改；情节严重的，对直接责任人员和相关负责人给予通报批评或经济处罚；造成档案丢失、损毁或泄密，构成犯罪的，依法追究刑事责任：（一）不按规定归档，造成档案材料严重缺失的；（二）擅自涂改、抽取、伪造、损毁档案材料的；（三）在档案工作中玩忽职守，造成档案库房发生火灾、水灾、盗窃等事故的；（四）违反保密规定，擅自提供、抄录、复制、公布涉密档案内容的；（五）明知档案面临危险而不采取措施，造成档案损失的；（六）擅自销毁档案材料的。第十章附则第四十四条本制度未尽事宜，按照国家及行业有关档案管理的法律法规和标准规范执行。第四十五条本制度涉及的各类表格、台账格式，由企业综合办公室统一制定模板。第四十六条本制度由企业发布之日起施行。原相关安全档案管理规定与本制度不一致的，以本制度为准。第四十七条本制度解释权归企业综合办公室（档案中心）所有。附件：煤炭生产企业安全档案归档范围与保管期限表序号一级分类二级分类归档文件材料主要内容及范围保管期限责任部门1安全综合管理法律法规国家及地方发布的安全生产法律、法规、标准、规范及上级文件永久安全监察部2安全综合管理规章制度企业安全生产责任制、安全管理制度、各工种操作规程（含修订版）永久安全监察部3安全综合管理目标责任年度安全目标责任书、安全指标考核结果、安全奖惩兑现记录10年安全监察部/人力资源部4安全综合管理安全投入年度安全费用提取与使用计划、安全投入台账、劳保用品采购发放记录10年财务部/物资供应部5安全综合管理会议记录安全办公会议纪要、安全专题会议记录、调度会议安全相关记录10年综合办公室/调度室6安全教育与培训资质证书矿长、副矿长、总工程师等“五职矿长”安全资格证复印件永久人力资源部7安全教育与培训特种作业特种作业人员（电工、焊工、爆破工等）操作资格证清单及复审记录10年人力资源部/各区队8安全教育与培训全员培训年度全员安全培训计划、教案、签到表、考试试卷、成绩汇总表10年培训中心9安全教育与培训三级教育新员工“三级”安全教育卡片、考试试卷、师徒合同长期人力资源部/各区队10隐患排查治理排查记录日常安全检查记录、专项检查记录、季节性检查记录、节假日检查记录10年安全监察部/各区队11隐患排查治理整改通知隐患整改通知书、整改反馈单、复查验收意见书10年安全监察部12隐患排查治理重大隐患重大事故隐患报告、挂牌督办记录、治理方案、验收销号文件永久安全监察部/总工办13事故与应急事故报告生产安全事故报告、现场勘查记录、事故调查笔录、事故调查报告书永久安全监察部14事故与应急处理赔偿伤亡人员医疗记录、伤残鉴定书、赔偿协议书、处理决定书永久人力资源部/工会15事故与应急应急预案综合应急预案、专项应急预案、现场处置方案及备案回执永久调度室/安全监察部16事故