高校档案管理规范

高校档案管理规范第一章总则第一条为规范高校档案管理工作，提升档案管理的标准化、信息化、科学化水平，保障档案的完整性、准确性、安全性与可利用性，充分发挥档案在高校教学、科研、管理、社会服务及文化传承中的支撑作用，根据《中华人民共和国档案法》《普通高等学校档案管理办法》《电子档案管理办法》等法律法规与行业标准，结合高校工作实际，制定本规范。第二条本规范适用于全日制普通本科高校、高等职业院校的档案管理工作，成人高等院校、独立学院可参照执行。高校所属附属医院、附属学校、校办企业等单位的档案管理，除执行行业专项规定外，需同步遵循本规范要求。第三条高校档案是指学校在招生、教学、科研、管理、社会服务、对外交流等各项活动中直接形成的，对学校和社会具有保存价值的文字、图表、声像、电子数据、实物等不同形式的历史记录，是学校办学历史的核心凭证，是重要的信息资产与文化资源。第四条高校档案工作实行“统一领导、分级管理、归口负责、全员参与”的原则，确保档案资源完整归集、规范管理、安全存储、高效利用，实现档案工作与学校各项事业同规划、同部署、同落实、同考核。第二章管理体制与职责第五条高校应当建立由学校主要领导任主任、分管档案工作的校领导任副主任，各职能部门、二级学院负责人为成员的档案工作委员会，作为全校档案工作的统筹决策机构，主要职责包括：（一）贯彻落实国家及地方档案管理相关法律法规、政策标准，审议学校档案工作规章制度、发展规划、年度工作计划；（二）统筹解决档案工作中的人员配置、经费保障、场馆建设、信息化建设等重大问题；（三）指导、监督、考核各单位档案工作开展情况，组织档案工作表彰、问责与专业培训。第六条高校应当设立独立的档案管理部门（档案馆），作为学校档案工作的专职管理机构，配备与办学规模、档案存量相匹配的专职档案人员：办学规模1万人以下的高校，专职档案人员不少于3人；办学规模1-3万人的高校，专职档案人员不少于5人；办学规模3万人以上的高校，每增加1万名师生增配1名专职档案人员。专职档案人员中档案学、信息技术相关专业背景人员占比不低于60%，其中中级以上专业技术职称人员占比不低于40%。档案馆主要职责包括：（一）制定并组织实施学校档案工作各项制度、标准、流程，对各单位档案工作进行业务指导、监督与检查；（二）负责全校档案的接收、整理、保管、鉴定、统计、利用等日常工作，统筹推进档案信息化建设，保障档案实体与信息安全；（三）组织开展档案宣传、编研、展览等工作，挖掘档案文化价值，为学校办学提供支撑；（四）完成上级档案行政管理部门与学校交办的其他档案相关工作。第七条学校各职能部门、二级学院应当设立档案工作小组，明确1名分管领导与1-2名兼职档案员，负责本单位各类档案的收集、整理、归档与移交工作，接受档案馆的业务指导与考核。兼职档案员应当保持相对稳定，岗位变动时需提前完成工作交接并告知档案馆。第八条高校应当将档案工作经费纳入学校年度预算，保障档案场馆建设、设施设备采购、信息化运维、档案保护、人员培训、编研开发等工作需求。其中档案日常运维经费不低于学校年度总预算的0.1%，信息化建设专项经费根据建设规划单独列支。第三章档案归档范围与保管期限第九条高校档案按照内容属性分为12个一级类目，各单位需严格按照归档范围完成档案归集，不得遗漏应归档材料。（一）党群类：主要包括学校党委、纪委、工会、共青团、民主党派等组织召开的会议材料、下发的文件、决议决定、组织建设材料、党员管理材料、纪检监察材料、统战工作材料、群团活动材料等，由党办、纪委办公室、工会、团委、统战部等责任部门负责归档。（二）行政类：主要包括学校行政办公、人事管理、财务管理、资产管理、审计工作、基建管理、后勤保障、安全保卫等行政活动中形成的文件、制度、报表、合同、凭证等材料，由校办、人事处、财务处、资产处、审计处、基建处、后勤处、保卫处等责任部门负责归档。（三）教学类：主要包括人才培养方案、教学计划、课程大纲、教学日历、教案、试卷、毕业设计（论文）、实习实践材料、教学评估材料、教学改革项目材料、学籍管理材料、学位授予材料、教材建设材料、学生奖惩材料等，由教务处、研究生院、各二级学院负责归档。其中本科生、研究生毕业论文归档率需达到100%，试卷归档需涵盖所有考核科目，保存期限不低于学生毕业离校后6年。（四）科研类：主要包括科研项目申报材料、立项通知书、研究过程记录、实验数据、中期检查材料、结题验收材料、成果鉴定材料、专利申请与授权材料、论文著作、科研获奖材料、产学研合作协议等，由科技处、社科处、各科研团队负责归档。纵向科研项目档案归档率需达到100%，横向科研项目合同金额10万元以上的归档率需达到100%，10万元以下的需归档核心材料。（五）基本建设类：主要包括校园建设规划、项目建议书、可行性研究报告、勘察设计材料、招投标文件、施工合同、施工记录、监理报告、竣工图纸、竣工验收报告、结算审计材料、不动产登记材料等，由基建处、资产管理处负责归档。基建项目档案需在项目竣工验收后3个月内完成移交，永久保存。（六）仪器设备类：主要包括5万元以上仪器设备的采购论证材料、招投标文件、采购合同、验收报告、使用说明书、操作手册、维护维修记录、报废处置材料等，由资产处、设备使用单位负责归档。单价100万元以上的大型仪器设备档案需单独立卷，随设备全生命周期保存。（七）产品生产与科技开发类：主要包括校办企业生产的产品设计、工艺标准、检验报告、销售合同、科技开发成果转化材料、对外合作协议等，由校属企业、科技成果转化中心负责归档。（八）出版类：主要包括学校主办的学报、校报、年鉴、学术专著、教材、宣传画册、音像出版物的编辑、审稿、定稿、出版发行材料等，由宣传部、学报编辑部、出版社负责归档。正式出版的刊物每期归档不少于3套，永久保存。（九）外事类：主要包括学校对外交流合作协议、外宾来访材料、师生出国（境）交流材料、中外合作办学项目材料、国际会议材料、外籍教师管理材料等，由国际交流合作处负责归档。（十）财会类：主要包括会计凭证、会计账簿、财务报表、审计报告、预决算材料、工资发放表、收费票据存根等，由财务处、审计处负责归档。其中会计凭证保管期限30年，年度财务报告永久保存。（十一）干部职工类：主要包括教职工入职、考核、职称评定、职务任免、工资调整、奖惩、培训、离职、退休等个人材料，由人事处负责归档，按照《干部人事档案工作条例》要求管理。（十二）学生类：主要包括学生入学登记表、学籍卡、成绩单、奖惩材料、毕业登记表、学位授予证明、组织关系材料、就业派遣材料等，由学生工作处、研究生院、各二级学院负责归档，学生档案按照国家学生档案管理相关要求转递与保存。（十三）声像与实物类：主要包括学校重大活动照片、录音、录像、宣传片、校史实物、荣誉牌匾、奖杯、证书、老物件等，由宣传部、档案馆及活动主办单位负责归档。照片档案需标注拍摄时间、地点、人物、事件背景，重要音视频材料需同时保存原始格式与MP4/MP3通用格式，实物档案需登记来源、年代、价值信息。第十条高校档案保管期限分为永久、定期两种，定期一般分为30年、10年，具体划定标准如下：（一）永久保管：涉及学校历史沿革、重大决策、基本权益、核心办学成果、重要人物活动的档案，以及对学校和社会具有长远利用价值的材料，包括学校章程、发展规划、年度工作总结报告、重大项目验收材料、学位授予材料、干部任免文件、重大荣誉证书、校史实物等。（二）30年保管：在一定时期内对学校教学、科研、管理工作具有重要参考价值的材料，包括一般行政文件、中期项目材料、普通教学档案、一般科研过程材料、会计凭证、会计账簿等。（三）10年保管：在较短时期内对学校工作具有参考价值的事务性、临时性材料，包括一般性通知、季度工作报表、普通会议记录、短期合同等。各单位在整理归档时需准确标注保管期限，同一案卷中包含不同保管期限材料的，从高适用保管期限。第四章归档要求与流程第十一条归档材料应当符合以下质量要求：（一）真实性：所有归档材料必须是活动中直接形成的原始记录，不得伪造、篡改，电子档案需保证元数据完整，来源可追溯，与实体档案内容一致。（二）完整性：按照归档范围收集齐全，无遗漏、无缺失，纸质文件需做到字迹清晰、签署完备，不得使用铅笔、圆珠笔、红墨水等易褪色书写工具，破损材料需提前修复。（三）规范性：归档材料格式符合国家标准，纸质文件采用A4幅面（特殊载体除外），电子文件采用PDF、OFD等长期保存格式，音视频文件码率不低于10Mbps，分辨率不低于1920×1080。第十二条归档工作实行“按期归档、谁形成谁归档”的原则，具体时间要求如下：（一）党群、行政、出版、外事类档案：在次年6月底前完成上一年度材料的整理与移交。（二）教学类档案：本科生、研究生毕业论文在答辩结束后3个月内移交，学籍、学位材料在学生毕业离校后3个月内移交，试卷、教学管理材料在学期结束后2个月内移交。（三）科研类档案：在项目结题验收后3个月内移交，周期超过3年的科研项目可按年度阶段性归档，结题后统一汇总。（四）基建、仪器设备类档案：在项目竣工验收、设备验收合格后3个月内移交。（五）财会类档案：由财务处保管3年，期满后移交档案馆。（六）声像、实物类档案：在活动结束后1个月内移交，特殊情况可延迟至3个月内。第十三条归档流程如下：（一）收集：各单位兼职档案员按照归档范围，定期收集本单位形成的各类档案材料，确保材料齐全。（二）整理：兼职档案员按照《归档文件整理规则》（DA/T22）对材料进行分类、编号、装订，填写归档目录，明确保管期限。其中纸质档案按“年度-机构-问题”分类组卷，每卷厚度不超过2cm，电子档案按照“类目-年度-项目”命名存储，元数据项填写完整。（三）初审：各单位分管档案工作的负责人对本单位归档材料的真实性、完整性进行审核，签署审核意见。（四）移交：各单位将归档材料与纸质、电子归档目录一并提交档案馆，档案馆对照目录逐一核验，对不符合要求的材料退回整改，验收合格后出具《档案移交回执单》，双方签字确认，交接凭证归档保存。（五）入库：档案馆工作人员对接收的档案进行统一编号、排架，更新档案管理系统数据，完成入库登记。第十四条学校工作人员因公外出学习、参加会议、开展调研形成的文件材料，需在回校后1个月内将相关材料移交本单位兼职档案员归档，不得私自留存。学校举办重大活动、专项工作的牵头部门，需明确专人负责活动全程档案归集，工作结束后统一移交档案馆。第五章档案保管与保护第十五条高校应当按照《档案馆建筑设计规范》（JGJ25）建设专用档案库房，库房面积需满足存量档案存储与未来30年增量需求，生均档案库房面积不低于0.05平方米。档案库房需与办公室、阅览室、整理室分开设置，具备“八防”功能：（一）防光：库房采用遮光窗帘，避免阳光直射，照明使用防紫外线灯具，照度不超过100lx。（二）防火：库房配备火灾自动报警系统、气体灭火装置，严禁存放易燃易爆物品，周边50米内不得有危险源。（三）防潮：库房配备温湿度自动调控设备，温度控制在14-24℃，相对湿度控制在45-60%，每日记录温湿度数据，偏差超过阈值及时调整。（四）防虫：库房定期投放防虫药剂，每年开展1次虫害消杀，严禁食物、饮品带入库房。（五）防鼠：库房设置防鼠板、挡鼠网，定期排查鼠患，确保无鼠害痕迹。（六）防尘：库房密封性能良好，配备空气净化设备，定期清理柜架与档案表面灰尘。（七）防盗：库房出入口配备门禁系统、视频监控系统，监控记录保存时间不少于90天，出入口安排24小时值班值守。（八）防磁：声像档案、电子档案存储介质存放于防磁柜，远离磁场源，防磁柜磁场强度低于3000高斯。第十六条档案馆需建立档案定期检查制度，每年对库存档案进行1次全面清点，核对账实是否相符，重点检查珍贵档案、易损档案的保存状况，对出现破损、褪色、霉变的档案及时开展修复、数字化等抢救工作，档案年损坏率控制在0.01%以下。第十七条高校应当建立档案统计台账，每年对档案的接收、移出、保管、利用、鉴定等情况进行统计，形成年度档案工作统计报表，报送上级档案行政管理部门。统计数据需准确真实，不得虚报、瞒报。第十八条涉密档案的保管需符合《中华人民共和国保守国家秘密法》相关要求，单独存放于保密库房，指定专人管理，涉密档案的查阅、复制、带出需经学校保密委员会审批，严禁擅自扩大知悉范围，严禁通过互联网传输涉密档案。第六章档案鉴定与销毁第十九条高校应当成立由档案馆负责人、相关业务部门负责人、档案专业人员组成的档案鉴定工作小组，每10年开展一次库存档案鉴定工作，对达到保管期限的档案进行价值判定。第二十条鉴定工作流程如下：（一）梳理清单：档案馆梳理出达到保管期限的档案清单，列明档案名称、形成时间、原保管期限、内容概要等信息。（二）价值研判：鉴定工作小组逐卷审核档案内容，对仍具有保存价值的档案延长保管期限，对确无保存价值的档案列出销毁清单。（三）审批：鉴定结果与销毁清单报学校档案工作委员会审议，经学校主要领导签字批准后实施。第二十一条经批准销毁的档案，由档案馆、纪检监察部门共同指派2名以上工作人员负责监销，销毁前需再次核对销毁清单，确保待销毁档案与清单一致。销毁优先采用碎浆、焚烧等环保方式，严禁将待销毁档案出售或作其他用途。销毁完成后，监销人员在销毁清单上签字，销毁记录与审批材料永久归档保存。严禁任何单位与个人擅自销毁档案，严禁在鉴定工作中弄虚作假、违规操作。第七章档案利用与开放第二十二条高校档案利用分为校内利用与社会利用，遵循“便捷高效、合规有序、确保安全”的原则，在保障档案安全的前提下最大限度发挥档案价值。第二十三条校内教职工、学生查阅非涉密公开档案，需持有效证件（工作证、学生证）在档案馆登记后查阅；查阅涉密档案、未开放档案，需提交所在单位出具的《档案查阅申请单》，注明查阅用途、查阅范围，经单位负责人签字、档案馆负责人审批后方可查阅。校外单位或个人查阅档案，需持单位介绍信、本人有效身份证件，说明查阅目的，经档案馆审核同意后查阅，原则上仅可查阅已开放档案，如需查阅未开放档案，需经档案形成单位负责人审批。第二十四条档案原则上不外借，确因工作需要借出的，需提交《档案借出申请单》，经分管档案工作的校领导审批，借出时间不超过15天，到期需及时归还，如需续借需重新办理审批手续。借出档案不得转借、涂改、撕毁、遗失，归还时档案馆需逐页检查，确认档案完好。第二十五条档案复制需经档案馆工作人员审核，复制件加盖档案馆档案证明专用章后方可具有凭证效力。严禁擅自翻拍、扫描、复制涉密档案与未开放档案。第二十六条高校应当按照《中华人民共和国政府信息公开条例》要求，定期开展档案开放审核工作，形成期满30年的档案需逐卷进行开放审核，除涉及国家秘密、商业秘密、个人隐私等不宜公开的内容外，需向社会开放。开放档案目录需在学校官网、档案馆平台公布，方便公众查询利用。第二十七条档案馆应当加强档案编研开发，每年至少编印1种档案编研成果，包括校史年鉴、专题档案汇编、办学成果图集等，结合重大校庆、重要纪念日开展档案展览、校史宣讲等活动，发挥档案的文化育人功能。第八章档案信息化建设第二十八条高校应当将档案信息化纳入学校智慧校园建设整体规划，建成覆盖档案全生命周期的档案管理信息系统，实现档案收集、整理、归档、保管、利用全流程线上办理，与学校OA系统、教学管理系统、科研管理系统、人事管理系统、财务系统等业务系统实现数据对接，电子文件实时归档，归档率达到100%。第二十九条加快存量档案数字化工作，按照纸质档案“存量数字化、增量电子化”的要求，2025年底前永久保管的纸质档案数字化率达到100%，30年保管的纸质档案数字化率达到90%以上。数字化加工需符合《纸质档案数字化规范》（DA/T31）要求，扫描分辨率不低于300dpi，图像处理清晰、无偏斜、无遗漏，元数据与电子文件关联准确。第三十条电子档案的管理需符合《电子档案管理规范》（GB/T18894）要求，采用符合国家规范的存储格式，建立电子档案