审计档案整 理归档保管管理制度

审计档案整理归档保管管理制度第一章总则第一条为了进一步规范审计档案管理工作，充分发挥审计档案在审计监督、质量管理、历史研究以及应对法律诉讼中的重要作用，根据《中华人民共和国审计法》、《中华人民共和国档案法》及国家审计准则的相关规定，结合本单位实际情况，制定本制度。本制度旨在通过科学的整理、规范的归档和严密的保管，确保审计档案的完整性、真实性和安全性。第二条审计档案是指审计机关或内部审计机构在审计项目实施过程中直接形成的，具有保存价值的各种形式的历史记录。它不仅是审计过程的真实写照，也是审计质量控制的最终载体。审计档案的管理应当遵循“依法依规、客观公正、完整规范、安全保密、便于利用”的原则。第三条本制度适用于本单位所有审计业务档案的管理工作，包括但不限于财务收支审计、经济责任审计、绩效审计、专项审计调查等各类审计项目。审计档案管理涵盖从文件材料的形成、积累、收集、整理、立卷、归档、保管、鉴定、销毁到提供利用的全过程。本单位所有参与审计项目的人员以及档案管理人员，均须遵守本制度。第二章管理体制与职责第四条审计档案管理实行统一领导、分级负责的管理体制。单位主要负责人对本单位审计档案工作的建立健全和有效实施负总责；分管档案工作的领导负责审计档案工作的统筹协调和具体指导。第五条内部审计部门（或档案管理部门）是审计档案管理的职能部门，其主要职责包括：1.制定和完善审计档案管理的各项规章制度，并监督执行；2.对审计项目的文件材料收集、整理、立卷工作进行业务指导和质量检查；3.负责审计档案的验收、接收、保管、统计和借阅利用工作；4.组织开展审计档案的信息化建设，推进电子档案管理系统的应用；5.定期组织对保管期限届满的审计档案进行鉴定和销毁工作；6.负责档案库房的安全管理，落实“八防”措施（防火、防水、防潮、防霉、防虫、防光、防尘、防盗、防有害气体）。第六条审计组组长（或项目负责人）是审计档案立卷工作的直接责任人，对审计档案的真实性、完整性和规范性负主要责任。审计组成员应当按照“谁审计、谁立卷”的原则，在审计实施过程中，认真收集、整理和积累审计文件材料，确保审计档案的质量。第七条档案管理人员应当具备良好的政治素质和职业道德，严格遵守保密纪律，并经过档案业务专业培训，熟悉审计业务和档案管理知识，保持相对稳定，确需变动时应办理严格的交接手续。第三章审计文件材料的收集与积累第八条审计文件材料的收集应当坚持“完整、准确、系统”的原则。凡是在审计项目实施过程中形成的，反映审计工作主要过程和结果，具有查考利用价值的各种纸质、电子、音像及其他载体形式的文件材料，均属收集范围。第九条审计文件材料的收集范围主要包括：1.立项类文件：审计项目计划、审计通知书、审计实施方案及其调整文件、审前调查记录等；2.证明类文件：审计工作底稿、审计证据（包括书面证据、实物证据、视听电子证据、口头及书面陈述记录等）、被审计单位承诺书等；3.结论类文件：审计报告（征求意见稿、正式稿）、被审计单位对审计报告的书面反馈意见、审计组的书面说明或核实修改情况、审计报告代拟稿、审计决定书、审计移送处理书等；4.备查类文件：与审计项目有关的会议纪要、请示与批复、复函、重要经济合同复印件、相关法律法规依据等。第十条审计人员在收集文件材料时，应当注意以下几点：1.确保材料真实有效，所有复印件均需注明“与原件核对无异”并加盖提供单位公章或提供人签名；2.审计工作底稿应当内容完整、要素齐全、观点明确、条理清晰，并经过复核程序；3.收集的电子文件应当符合归档要求，能够被计算机系统识别、读取，并且不得携带病毒或恶意代码；4.对重要文件的修改过程应当保留，以体现审计轨迹。第十一条审计组应当在项目现场审计结束前，由项目主审或指定人员对收集到的文件材料进行初步检查和整理，剔除重份文件和无保存价值的草稿、废稿，确保材料的完整性。如有缺失，应及时补齐。第四章审计档案的整理与立卷第十二条审计档案的整理立卷工作实行“按项目立卷、一案一卷”的原则。对于审计周期长、文件材料特别多的审计项目，可适当分解为若干分卷，但必须在案卷封面注明卷号及相互关系。第十三条立卷应当按照审计项目的实施过程，结合文件材料的固有联系和重要程度进行。案卷内文件材料的排列顺序应当遵循结论类在前、证明类在中、立项类和备查类在后的逻辑顺序。具体排列规则如下：1.卷内文件目录；2.审计结论性文件：如审计报告、审计决定书、移送处理书等；3.审计结论性文件的形成过程：如被审计单位反馈意见、审计组采纳情况说明、业务会议纪要等；4.审计证明性文件：按审计工作底稿的顺序排列，对应排列相应的审计证据；5.审计立项性文件：如审计通知书、实施方案等；6.审计备查性文件：相关法律法规、被审计单位基本情况等。第十四条卷内文件材料的整理应当符合以下规范：1.去除文件上的金属订书钉、大头针等金属物，对破损的文件材料进行修补；2.卷内文件材料如有字迹模糊、褪色、纸张脆弱等情况，应当进行复制或特殊处理，复制件附在原件之后；3.卷内文件材料一般以A4纸为标准，小于A4纸的应当粘贴在A4衬纸上，大于A4纸的应当按照规范折叠；4.案卷厚度一般不超过20毫米，过厚时应分卷。第十五条卷内文件页号的编写。凡是有文字、图表的页面，均需编写页号。页号位置在单面书写的文件在右上角，双面书写的正面在右上角，背面在左上角。页号从“1”开始，依次流水编号，页号必须使用铅笔编写，以保证档案的整洁和可修改性。第十六条案卷封面的填写应当工整、清晰、规范。主要项目包括：全宗名称、案卷题名、审计期间、审计类别、保管期限、卷数、页数、归档号、立卷人、立卷日期等。案卷题名应当简明、准确地概括卷内文件材料的主要内容，一般结构为：“被审计单位名称+审计事项+审计年份+文种”。第十七条卷内文件目录的编制。目录是案卷的索引，必须如实反映卷内文件的情况。目录项目包括：序号、文件编号、责任者、文件材料题名、日期、页号、备注。文件题名应当完整、准确，不能随意简化或修改原文件标题。文件没有标题或标题不规范的，应当根据文件内容重新拟定标题，并在备注中注明。第十八条备考表的填写。备考表置于案卷末尾，用于说明卷内文件材料的情况。内容包括：卷内文件说明（如缺损、修改、补充等情况）、立卷人签字、检查人签字、立卷时间。备考表是档案管理的重要组成部分，必须认真填写。第五章电子档案的特殊整理与归档第十九条随着信息技术的普及，电子审计档案日益成为主体。电子档案的整理归档除遵循上述纸质档案原则外，还必须符合国家及行业关于电子文件归档和电子档案管理的技术规范。第二十条电子文件的收集。审计人员在实施计算机辅助审计时，应当收集所有与项目相关的电子数据、应用程序、文档资料、系统日志等。电子文件应当具备可读性、可靠性、完整性和可用性。对于具有凭证作用的电子文件，应当确保其未被篡改。第二十一条电子文件的整理。电子档案应当建立逻辑清晰的目录结构和命名规则。命名规则应当包含项目代号、文件类型、版本号、日期等关键信息，以便于检索和识别。例如：“审计项目码_文件类别码_流水号.扩展名”。第二十二条电子文件的存储与转换。对于非通用格式的电子文件，应当将其转换为通用格式（如PDF、XML）进行归档，同时保留原格式文件以备查考。音频、视频资料应当符合国家相关标准格式，并附带相应的播放软件说明。第二十三条电子文件的归档要求。实行“双套制”管理的单位，在归档纸质档案的同时，必须归档相应的电子版文件。实行“单套制”管理的单位，必须确保电子档案具有法律效力，并采取可靠的数字签名、时间戳、可信时间戳等技术手段防止篡改。第二十四条电子档案的移交。审计组应当将电子档案存储在符合安全要求的移动存储介质中，或者通过内部安全网络传输至档案管理系统。移交时，应当进行病毒检测和数据校验，确保数据无误。档案管理人员应当对接收的电子档案进行检测，确认无病毒、可读取后办理移交手续。第六章审计档案的归档移交第二十五条审计档案的归档时间。审计组应当在审计报告签发后或审计项目终结后的三个月内完成立卷工作，并向档案管理部门办理归档移交手续。跨年度的审计项目，在项目审计结束或终结的那一年归档。第二十六条归档前的质量检查。档案管理部门在接收审计档案前，应当对立卷质量进行检查。检查内容包括：1.是否属于归档范围；2.文件材料是否齐全完整，手续是否完备；3.整理立卷是否符合规范，排列是否有序；4.电子档案是否符合技术要求。对于检查不合格的档案，应当责令审计组限期整改，直至符合要求后方可接收。第二十七条归档手续。办理移交时，交接双方应当当面清点案卷数量，核对卷内文件目录，确认无误后，填写《审计档案移交清册》。《审计档案移交清册》一式两份，交接双方签字盖章后各执一份，作为档案交接的凭证。第二十八条归档的审计档案原则上不得随意更改。如确需在归档后补充文件材料，必须经分管领导批准，由审计组负责人将补充材料送交档案管理部门，档案管理员在备考表中注明补充情况，并修改相应的卷内文件目录。第七章审计档案的保管第二十九条档案库房的建设与管理应当符合国家档案局发布的《档案馆建筑设计规范》和《档案库房技术管理暂行规定》的要求。库房应当具备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防高温、防光、防尘、防磁等条件。第三十条库房内应当配备温湿度记录仪，定期监测和记录温湿度变化。标准温度为14℃-24℃，相对湿度为45%-60%。当温湿度超出标准范围时，应立即采取调节措施，如开启空调、除湿机等。第三十一条档案存放应当实行分类管理。审计档案应当按照全宗、年度、保管期限、机构（问题）等进行分类排列。案卷应当垂直存放，避免堆叠挤压。档案柜架应当编号，并制作《档案存放位置索引》，以便于查找。第三十二条电子档案的保管。电子档案应当实行离线和在线双重备份。离线备份介质（如光盘、磁带、硬盘）应当分别存放，防止发生单一介质损坏导致数据丢失。备份介质应当定期进行检测和倒换（如每3-5年进行一次转存），确保数据的可读性。对于重要的电子档案，应当实施异地备份。第三十三条档案库房的安全管理。1.严禁在库房内吸烟、存放易燃易爆物品及无关杂物；2.库房应当配备灭火器材，并定期检查更换，确保其有效性；3.库房电源线路应当定期检查，下班前必须切断电源；4.库房钥匙应当由专人保管，非档案管理人员未经许可不得擅自进入库房；5.建立库房定期巡查制度，及时发现和处理安全隐患。如发生火灾、水灾、盗窃等突发事件，应当立即启动应急预案，并向领导报告。第三十四条档案的统计。档案管理部门应当建立健全统计台账，对审计档案的收进、移出、利用、销毁等情况进行准确统计，并按规定向上级主管部门报送档案工作基本情况统计报表。第八章审计档案的鉴定与销毁第三十五条审计档案的保管期限分为永久、定期两种。定期保管期限一般分为30年、10年。1.永久保管的档案主要包括：重要经济责任审计结果报告、重大违规违纪事项的审计决定、涉及国家秘密的审计项目等具有长远查考利用价值的档案；2.保管30年的档案主要包括：重要的财务收支审计、专项资金审计等项目档案；3.保管10年的档案主要包括：一般的审计调查、简单的财务审计等档案。具体保管期限参照《审计机关审计档案管理规定》中的附件《审计档案保管期限表》执行。第三十六条审计档案的鉴定工作应当由档案管理部门牵头，组织相关业务部门、保密部门等共同成立鉴定小组，定期对已到保管期限的档案进行审查。第三十七条鉴定工作应当采用直接鉴定法，逐卷审阅档案内容。对于已到保管期限，但仍有查考利用价值的档案，应当重新划定保管期限，延长保管；对于确无保存价值的档案，应当按规定予以销毁。第三十八条销毁档案必须严格按照程序进行。1.鉴定小组提出销毁意见，编制《档案销毁清册》，列明拟销毁档案的案卷号、题名、保管期限、数量、原编号等；2.销毁清册须经单位主要负责人批准；3.销毁档案时，应当由两人以上负责监销，严禁私自销毁档案；4.监销人应当认真核对档案与销毁清册是否相符，确认无误后在销毁清册上签字；5.电子档案的销毁应当进行彻底清除，确保无法恢复；6.档案销毁后，监销人应当在《档案销毁清册》上注明“已销毁”字样和销毁日期，销毁清册应当永久保存。第九章审计档案的借阅与保密第三十九条审计档案的利用是档案管理的最终目的。档案管理部门应当建立健全档案借阅利用制度，在确保档案安全的前提下，积极提供利用服务。第四十条审计档案主要供本单位、上级审计机关、司法机关以及被审计单位依法查阅。查阅审计档案必须履行借阅登记手续。第四十一条内部人员查阅审计档案，须经审计部门负责人批准，并填写《档案借阅登记表》。查阅时仅限在阅览室内查阅，不得带出阅览室。如需摘抄、复印档案内容，须经档案管理人员同意，并注明出处。第四十二条外单位查阅审计档案，须持有单位介绍信和有效身份证件，并经本单位分管领导批准。查阅涉密档案，还需经过保密部门审批。查阅时必须遵守保密规定，不得泄露档案内容。第四十三条借阅档案的期限一般不超过一周。如需续借，应当办理续借手续。借阅人应当妥善保管所借档案，不得涂改、勾画、抽取、撤换、增删档案材料，不得擅自转借、复制、公布档案内容。第四十四条对于电子档案的利用，应当通过授权访问的方式进行。档案管理系统应当具备日志记录功能，记录访问者的身份、访问时间、访问内容和操作行为，确保利用过程可追溯。第四十五条保密规定。审计档案涉及国家秘密、商业秘密和个人隐私的，档案管理人员和利用人员必须严格遵守《中华人民共和国保守国家秘密法》及其实施条例。涉密档案的传输、存储、销毁必须符合国家保密标准。严禁将涉密档案上网或在非涉密计算机上处理。第四十六条发生档案损毁、丢失、泄密等事故的，应当立即采取措施补救，保护现场，并向本单位领导和上级主管部门报告。对事故责任人，视情节轻重给予批评教育、行政处分；构成犯罪的，依法追究刑事责任。第十章责任追究第四十七条各部门及相关人员在审计档案管理中应当履行相应的职责。对于违反本制度规定，造成档案管理混乱、档案损毁、丢失、泄密等不良后果的，将严肃追究相关人员的责任。第四十八条有下列行为之一的，给予通报批评；情节严重的，给予行政处分；构成犯罪的，移送司法机关依法追究刑事责任：1.不按规定归档，造成文件材料丢失、损坏的；2.擅自涂改、抽取、伪造、销毁审计档案的；3.违反保密规定，泄露档案秘密的；4.在档案借阅过程中，擅自复制、转借、散布档案内容的；5.玩忽职守，导致档案库房发生安全事故的；6.拒不按规定移交档案的。第四十九条对于