机关快递收发集中管控管理制度

机关快递收发集中管控管理制度第一章总则第一条为进一步规范机关单位快递收发管理工作，确保机关工作秩序井然，防范泄密风险，提升后勤服务保障效率，降低行政运行成本，依据《中华人民共和国保守国家秘密法》、《中华人民共和国邮政法》、《机关事务管理条例》以及快递市场管理等有关规定，结合本单位实际情况，特制定本制度。第二条本制度适用于机关本级各局、处、室及所属参照公务员法管理的事业单位（以下统称“各部门”）的所有公务快递活动及工作人员个人快递的收发管理。机关全体工作人员（含在编人员、借调人员、聘用人员、实习人员及物业服务人员）必须严格遵守本制度。第三条快递收发管理坚持“安全第一、规范高效、集中统管、源头可溯”的原则。实行集中收发点统一管理，严禁各部门私自设立对外收发窗口，严禁快递员随意进入机关办公区域。第四条明确区分公务快递与个人快递。公务快递是指因公产生的文件、资料、样品、物资等寄递行为；个人快递是指机关工作人员因私产生的物品寄递行为。机关集中收发点优先保障公务快递，兼顾个人快递服务。第五条强化保密意识，严禁通过普通快递渠道寄递国家秘密载体、工作秘密文件及内部敏感信息。涉密载体和涉密文件必须通过机要通信渠道或符合保密要求的专人专车传递，坚决杜绝失泄密事件发生。第二章组织机构与职责分工第六条机关后勤管理部门（或办公室）是快递收发集中管控的牵头组织实施部门，负责统筹协调、制度建设、监督检查及对外协调工作。其主要职责包括：（一）制定和修订快递收发管理制度及操作流程；（二）负责选定和管理合作的快递服务供应商，签订服务协议并定期评估服务质量；（三）负责集中收发场所的规划、建设及设施设备的配置与维护；（四）组织开展快递安全与保密教育培训；（五）处理快递收发过程中的投诉、纠纷及突发情况。第七条机关安全保卫部门负责快递收发环节的安全监管工作。其主要职责包括：（一）负责集中收发点的安全巡查，监督落实安检措施；（二）负责对进入机关管控区域的快递车辆、人员进行资格审查和安全检查；（三）指导集中收发点建立应急处置预案，并监督演练；（四）对发现的疑似违禁品、危险品进行依法处置或移交公安机关。第八条机关各部门应指定一名兼职联络员，负责本部门快递收发的内部对接与管理。其主要职责包括：（一）督促本部门人员遵守快递收发管理制度；（二）负责本部门公务寄件的初审与登记；（三）及时通知本部门人员领取到达的公务快递；（四）协助后勤部门做好快递服务的反馈与改进工作。第九条集中收发点管理人员（通常由物业人员或专职收发员担任）负责日常具体执行工作。其主要职责包括：（一）负责各类快递的接收、暂存、分类和分发；（二）严格执行收寄验视和过机安检制度；（三）负责快递信息的系统录入与台账登记；（四）负责收发场所的清洁卫生与秩序维护。第三章快递服务商准入与管理第十条机关公务快递服务实行定点采购制度。后勤管理部门应通过公开招标、比选等方式，遴选资质齐全、信誉良好、服务优质、网络覆盖广的快递企业作为合作服务商。第十一条准入的快递服务商必须具备以下基本条件：（一）持有《快递业务经营许可证》及工商营业执照；（二）具备完善的安全生产管理制度，通过国家安全监管的相关标准认证；（三）具备高效的寄递网络和查询追踪系统，能够提供实时物流信息；（四）从业人员经过专业培训，无违法犯罪记录，统一着装，佩戴工牌；（五）承诺遵守机关保密管理规定，签订《保密协议》。第十二条建立快递服务商考核评价机制。后勤管理部门应每季度对合作服务商进行一次考核，考核指标包括：准时送达率、包裹完好率、投诉处理及时率、服务态度、安检配合度等。第十三条考核结果与服务费用结算挂钩。对于考核不合格的服务商，机关有权依据合同约定进行扣减费用、限期整改，直至取消合作资格并解除合同。第十四条建立黑名单制度。对于发生泄密事件、严重损毁丢失公文、投递违禁品或造成恶劣社会影响的快递企业，一律列入黑名单，永久禁止其进入机关开展业务。第四章收件管理全流程规范第十五条外部快递送达机关时，必须统一送达至指定的集中收发点。严禁快递员将包裹直接送至各办公室楼层或工作人员手中。第十六条集中收发点管理人员在接收快递时，必须严格执行“三个100%”制度，即：100%实名收寄、100%收寄验视、100%过机安检。第十七条收件操作具体流程：（一）身份核验：查验快递员身份及配送信息，确认是否为合作服务商。（二）外观检查：检查包裹外包装是否完好，有无破损、异味、污渍、重封痕迹等异常情况。（三）安全检测：所有包裹必须通过X光安检机检查。对于安检机图像存疑的包裹，必须会同安保人员开箱验视，确认无违禁品后方可签收。（四）信息登记：在《快递收发登记台账》或管理系统中准确录入收件日期、快递公司、运单号、寄件单位/人、收件部门/人、物品类别（公文、样品、日用品等）等信息。（五）分类暂存：1.公务快递：根据收件部门进行分类，放入指定格口或区域，并及时通过电话、短信或系统通知收件部门联络员领取。2.个人快递：放入智能快递柜或个人物品暂存区，并发送取件码通知收件人。第十八条对于收件信息不详、地址错误或无法联系到收件人的疑难件，收发管理人员应在到达后24小时内尝试联系收件人确认。超过3个工作日仍无法确认或无人领取的，作退回处理，并登记退回原因。第十九条收件人领取快递时，应遵守以下规定：（一）公务快递：凭本人工作证或有效身份证件领取。原则上由收件人本人领取，如需代领，代领人需出示本人及收件人证件，并在登记表上注明“代领”。（二）个人快递：凭取件码或手机验证码领取。（三）现场拆封确认：鼓励收件人在集中收发点当面拆封验收。如发现内件短少、损毁或与运单不符，应立即由收发管理人员配合向快递公司发起索赔或投诉。第二十条严禁在集中收发点现场随意丢弃快递包装废弃物。机关应设置专门的包装回收装置，倡导绿色环保，工作人员拆包后应将包装纸箱投入回收处。第五章发件管理全流程规范第二十一条公务寄件管理。各部门因公需寄送文件、资料、物品等，应遵循“厉行节约、必需必需”的原则，严格履行审批手续。第二十二条公务寄件审批流程：（一）填单：寄件人填写《公务快递寄送申请单》，详细注明寄件单位、收件单位地址及联系人、电话、物品名称、数量、预估重量及寄递时限要求。（二）审批：1.普通公文及低值物品：由本部门负责人审批。2.重要合同、票据、印章及高价值物品：需经本部门负责人审核后，报机关后勤管理部门负责人或分管领导审批。3.涉密载体：一律禁止通过快递寄送，必须严格按照保密规定通过机要渠道传递。（三）交接：寄件人将已审批的申请单连同封装好的物品交至集中收发点。第二十三条发件操作具体流程：（一）验视审核：收发管理人员核对申请单信息，并再次对寄递物品进行人工验视。对于申请单注明内容与实际不符的，或拒绝验视的，不予收寄。（二）安全检查：所有寄件必须经过X光安检机检查，确保内件不含违禁品。（三）封装规范：机关公文应使用统一的公文封套，封口处应加盖密封章或骑缝章。易碎品应使用缓冲材料填充，外包装应坚固。（四）信息录入与运单打印：在系统中录入详细信息，打印并粘贴快递运单。运单上应包含“公务快递”字样及机关单位详细地址。（五）交寄：与快递员当面交接，核对运单号，获取快递底单（或电子底单）。（六）台账登记：登记寄件日期、运单号、收件单位、费用、寄件人等信息，并将申请单归档备查。第二十四条个人寄件管理。机关工作人员因私需寄送快递，原则上利用下班时间自行处理。确因特殊情况需在上班时间通过集中收发点寄送的，应利用休息时间前往，并遵循以下规定：（一）不得占用公务资源，必须使用个人账户或现场支付运费。（二）必须配合管理人员进行实名登记和开箱验视。（三）严禁通过机关渠道寄送违禁品或侵犯他人权益的物品。第二十五条费用结算。公务快递费用由机关统一结算。后勤管理部门应每月与合作服务商进行对账，核对运单与台账记录，确认无误后按财务报销流程结算。对于因个人原因产生的费用，由收发管理人员协助向寄件人追缴。第六章安全保密与风险防控第二十六条严禁寄递的物品类别：（一）各类危害国家安全的物品，如爆炸性、易燃性、腐蚀性、放射性、毒害性、感染性等危险物品；（二）法律法规禁止流通的物品，如枪支弹药、管制刀具、毒品、非法出版物等；（三）涉及国家秘密的载体、内部敏感文件、涉密信息设备；（四）伪造的公文、证件、印章等；（五）妨害公共卫生的物品；（六）野生动物及其制品；（七）其他机关明令禁止寄递的物品。第二十七条寄件人须对寄递物品的真实性、合法性负责。在交寄时，应主动配合管理人员进行验视。对于拒绝验视、或在寄递物品中夹带违禁品的，一经发现，除拒收外，将视情节轻重通报批评，直至移交纪检监察部门或公安机关处理。第二十八条收发管理人员必须签订保密承诺书。在作业过程中，不得翻阅、抄录、传播公文内容，不得将公文信息泄露给无关人员。废弃的运单底单、申请单等涉载个人隐私或公务信息的纸质资料，应定期通过碎纸机销毁，严禁当作普通垃圾处理。第二十九条快递运单信息管理。机关应推广使用隐私面单技术，对收寄件人姓名、电话、地址进行加密处理，防止信息泄露。集中收发点的台账数据应定期备份，并设置访问权限，严禁非授权人员查阅、导出。第三十条视频监控管理。集中收发点应安装全覆盖、无死角的视频监控设备，并确保录像资料保存时间不少于30天。监控设备应连接至机关安保监控中心，实现实时监管。第七章智能化与信息化管理第三十一条机关应积极推进快递收发管理的信息化建设，引入或开发“机关智能快递管理系统”。第三十二条系统功能应至少包含：（一）基础信息管理：服务商信息、部门信息、人员信息维护。（二）收件管理：运单录入、扫码入库、短信/APP自动通知、取件签收、逾期未领提醒。（三）发件管理：在线审批、运单打印、费用统计、物流追踪。（四）台账管理：自动生成电子台账，支持多维度查询、导出、报表分析。（五）数据分析：统计各部门快递量、费用支出、快递服务商时效等数据，为管理决策提供支持。第三十三条推广应用智能快递柜。在集中收发点或办公区域合适位置安装智能快递柜，用于存放个人快递及小型公务快递，实现“人货分离”，提升取件便捷性和安全性。第三十四条智能快递柜应具备以下功能：（一）身份识别：支持工牌刷卡、扫码、人脸识别等多种开柜方式。（二）格口管理：具备不同大小格口，支持超时锁定、异常开柜报警。（三）系统对接：与机关快递管理系统及门禁系统数据互通。第三十五条加强对信息化设备的管理。定期维护服务器、终端机、扫描枪、安检机等设备，确保网络畅通、数据安全。发生设备故障时，应立即启动应急预案，转为人工手工登记，保障业务不中断。第八章应急处置机制第三十六条建立健全快递收发突发事件应急预案。针对可能出现的火灾、爆炸、化学品泄漏、生物制剂污染、大规模疫情等突发事件，明确应急指挥、响应程序、处置措施和责任分工。第三十七条疑似爆炸物或危险品处置流程：（一）发现疑似爆炸物或危险品时，现场人员应立即停止作业，保护现场，禁止任何人触动或接近可疑物品。（二）立即向机关安保部门报告，安保部门视情况拨打110报警。（三）安保部门迅速划定警戒区，疏散周边人员，关闭相关区域通风系统（防止毒气扩散）。（四）配合专业公安、消防人员进行排查和处置。（五）事后配合调查，查找物品来源，追究相关责任。第三十八条发生泄密事件处置流程：（一）发现疑似泄密情况（如公文丢失、涉密文件被误寄），当事人应立即向本部门负责人及机关保密委员会报告。（二）保密委员会应立即采取补救措施，如追回快递、联系收件单位销毁、封锁消息等，将损失降到最低。（三）迅速开展调查，查明泄密原因、经过及涉及范围。（四）依据相关法律法规对责任人进行严肃处理，并组织全员保密教育，整改管理漏洞。第三十九条发生重大疫情或公共卫生事件期间，应启动特殊管控措施：（一）加强对来自中高风险地区包裹的消杀工作，实行“先消杀、后分拣”。（二）实行无接触配送，减少人员直接接触。（三）督促快递员及管理人员做好个人防护，定期进行核酸检测。第九章监督检查与责任追究第四十条机关后勤管理部门联合安全保卫部门、保密委员会办公室，应不定期对快递收发管理工作进行专项检查。检查内容包括：（一）制度执行情况：是否存在违规收寄、私接快递等行为。（二）台账记录情况：登记是否完整、准确，是否账实相符。（三）安全措施落实情况：安检是否到位，监控是否正常。（四）保密纪律遵守情况：是否存在泄密隐患。第四十一条检查结果纳入各部门年度绩效考核和后勤服务考评体系。对于管理规范、无违规记录的部门和个人予以通报表扬。第四十二条违规责任追究。对违反本制度规定的行为，视情节轻重，给予以下处理：（一）情节轻微，未造成后果的：对当事人进行口头警告或批评教育，责令限期整改。（二）情节较重，造成工作延误、物资损失或不良影响的：在全机关范围内通报批评，扣减当事人当月绩效奖金，取消所在部门年度评优资格。（三）情节严重，造成重大泄密、安全事故或重大经济损失的：依规依纪给予当事人党纪政务处分；涉嫌违法犯罪的，移交司法机关依法追究法律责任。（四）对于因管理不善、监督不力导致部门内频发违规行为的，除追究当事人责任外，还应追究部门负责人及相关领导的管理责任。第四十三条建立投诉举报机制。机关全体人员有权对快递收发管理中的违规行为进行监督和举报。后勤管理部门应公布举报电话和邮箱，对举报信息及时核实处理，并为举报人保密。第十章附则第四十四条本制度所涉及的各类登记表单、台账范本、操作流程图等，由机关后勤管理部门统一制定格式并另行印发。第四十五条本制度未尽事宜，参照国家有关法律法规及行业主管部门规定执行。第四十六条本制度由机关后勤管理部门负责解释。各部门可根据本制度，结合自身实际情况制定实施细则，报后勤管理部门备案后执行。第四十七条本制度自发布之日起施行。原相关规定与本制度不一致的，以本制度为准。附录A：机关快递收发管理常用登记表单样表表一：公务快递收件登记台账日期快递公司运单号寄件单位寄件人物品名称类别收件部门收件人签收人签收时间状态备注2023-10-25顺丰SF123456789XX出版社张三业务书籍资料室办公室李四李四10:30已签收无破损2023-10-25EMSEA987654321XX财务局王五核算凭证财务处财务处赵六赵六14:20已签收封口完好表二：公务快递寄件申请单（存根联）申请日期2023年10月25日申请单号GW-20231025-001寄件部门办公室经办人李四收件单位XX省XX市人民政府收件人王处长收件地址XX市XX路1号联系电品名称会议通知文件数量1份预估重量0.5kg寄件方式□特快□标快□普快费用预估12.00元费用承担□部门预算□专项经费内件性质□公文□资料□样品□礼品□其他是否涉密□是□否部门负责人审批同意寄送。签字：[签字]日期：2023/10/25后勤部门审批同意。签字：[签字]日期：2023/10/25收发员验