黑龙江东方学院仪器设备、家具验收管理办法

黑龙江东方学院仪器设备、家具验收管理办法第一章总则第一条为规范黑龙江东方学院仪器设备、家具验收管理工作，保障采购资产质量达标、性能符合使用需求，维护学校合法权益，防范国有资产流失，根据《行政事业单位国有资产管理办法》（财政部令第100号）、《黑龙江省省属高等学校国有资产管理办法》（黑教财〔2021〕89号）、《黑龙江东方学院采购管理办法》及国家、黑龙江省相关行业标准，结合学校实际，制定本办法。第二条本办法适用于学校各教学单位、职能部门、科研机构等所有校内二级单位，以财政拨款、事业收入、科研经费、社会捐赠、上级主管部门划拨、对外合作置换等各类资金或渠道取得的，满足以下标准的资产验收管理：（一）单台/套价值在1000元及以上、使用期限超过1年且能独立使用的仪器设备（含配套软件、备品备件、专用工具）；（二）单台/件价值在500元及以上、使用期限超过1年的家具（含办公家具、教学家具、学生宿舍家具、实验室专用家具等）；（三）单台/套/件价值未达到上述标准，但批量采购总额在2000元及以上的低值耐用品、批量家具，参照本办法执行。第三条仪器设备、家具验收工作遵循“依规履约、权责清晰、客观公正、闭环管理”的基本原则，坚持“谁采购谁牵头、谁使用谁负责、谁验收谁担责”的责任体系，确保验收过程可追溯、验收结论可复核。第四条学校任何部门和个人不得简化验收流程、降低验收标准，不得在验收过程中收受利益相关方财物、出具虚假验收结论。第二章组织架构与职责分工第五条学校仪器设备、家具验收工作由资产管理处统筹，采购执行部门牵头组织，多部门协同参与，各级责任主体职责如下：（一）资产管理处：负责本办法的制定、修订与宣贯；统筹协调全校验收工作，审核验收材料的完整性与合规性；参与采购金额50万元及以上项目、精密贵重仪器设备、进口设备、特种设备的验收工作；负责验收合格资产的建账、立卡、标签粘贴等国有资产管理工作；监督验收全流程合规性，受理验收异议，配合处置验收纠纷。（二）采购执行部门（含招标采购中心、后勤管理处、科研处等负责专项采购的部门）：作为验收工作牵头责任主体，收到供应商验收申请后按规定时限组建验收组；核对采购项目的招投标文件、成交通知书、采购合同、供货清单的一致性；通知验收组成员、供应商、使用部门到场参与验收；收集整理验收全过程材料，出具验收结论文书；督促供应商落实整改要求，配合追究违约供应商责任。（三）项目归口管理部门：教学类仪器设备归口教务处，科研类仪器设备归口科研处，后勤类家具与通用设备归口后勤管理处，信息化设备归口网络信息中心；负责审核采购项目技术参数与使用需求的匹配性，参与对应品类资产的技术指标验收，核实项目履约进度与建设目标完成情况。（四）使用部门：作为资产使用的第一责任主体，负责提前准备验收所需的场地、水电、配套设施等基础条件；指定至少1名熟悉设备/家具性能需求的专业人员全程参与验收；核对资产的规格、型号、数量、外观，参与功能、性能测试，出具资产使用需求符合性说明；负责资产到货后的初验与试运行记录，反馈使用过程中发现的质量问题。（五）财务处：负责核对采购项目付款条件，凭资产管理处出具的资产入账通知单、验收合格证明办理款项支付；对未取得验收合格证明的采购项目，一律不予支付全款或尾款。（六）审计处：负责对验收全流程进行审计监督，对重大项目验收过程进行现场旁站，查处验收过程中的违规违纪行为。（七）供应商：按合同约定完成供货、安装、调试工作，提交完整的技术资料与验收申请；配合验收组开展现场测试、问题答疑；对验收中发现的问题按要求完成整改，承担相应的违约责任。第六条验收组根据采购项目金额、资产重要程度分级组建，成员人数为奇数，实行组长负责制：（一）普通小额项目：采购金额在10万元以下的仪器设备、家具项目，验收组由采购执行部门1人、使用部门2人（至少1名具备相关专业背景的工作人员）组成，组长由使用部门负责人指定，验收完成后将验收材料报资产管理处备案。（二）中等金额项目：采购金额在10万元及以上、50万元以下的项目，验收组由采购执行部门1人、归口管理部门1人、资产管理处1人、使用部门2人（至少1名中级及以上职称专业技术人员）组成，组长由采购执行部门指定。（三）重大及特殊项目：采购金额在50万元及以上的项目、单台/套价值10万元及以上的精密贵重仪器设备、进口设备、特种设备、批量10万元及以上的家具项目，验收组除上述人员外，需邀请至少2名校外相关专业副高级及以上职称专家参与，必要时委托具备CMA资质的第三方检测机构开展专业检测，验收结论需经全体专家签字确认。（四）捐赠、划拨资产项目：验收组由资产管理处牵头，归口管理部门、接收部门共同组成，按捐赠协议、划拨文件约定的标准开展验收。第三章验收时限与前置条件第七条验收工作严格按约定时限推进，无正当理由不得逾期：（一）供应商完成全部供货、安装调试，且试运行达标后，需在3个工作日内向采购执行部门提交书面验收申请；（二）采购执行部门收到验收申请后，需在7个工作日内完成材料初审并组织现场验收；（三）需长期试运行的精密贵重仪器设备、大型实验系统，试运行周期按合同约定执行，一般为1-3个月，试运行结束后7个工作日内组织最终验收；（四）进口仪器设备需在海关规定的检验检疫有效期（到货后90天）内完成全部验收工作，发现质量问题的需及时申请法定商检机构出具索赔证明，在索赔期内完成对外索赔。第八条验收工作需满足以下前置条件，不符合条件的不得组织验收：（一）供应商已按合同约定完成全部供货、安装、调试工作，提交完整的供货资料，包括但不限于：资产合格证、使用说明书、保修卡、装箱单、出厂检测报告、进口设备的报关单、入境货物检验检疫证明、免税证明（如有）、特种设备的安装资质证明、操作人员培训记录等；（二）使用部门已完成场地整理、水电配套、网络接入等必要准备工作，具备资产测试、运行的基础条件；（三）采购执行部门已核对采购合同、招投标文件、成交通知书、供货清单的一致性，不存在履约争议；（四）科研项目配套采购的仪器设备，项目负责人已签字确认设备参数符合科研项目研究需求。第四章验收内容与判定标准第九条仪器设备、家具验收包含通用验收内容与专项验收内容，所有项目需逐一核查、如实记录。第十条通用验收内容包括：（一）资料核查：核对供应商提交的所有资料是否齐全、真实有效，技术参数是否与合同约定一致，进口设备资料需提供完整中文译本，涉密设备需符合国家保密管理要求；（二）数量核对：对照采购合同、供货清单、装箱单逐一清点资产数量，核查备品备件、专用工具、配套耗材的品种、数量是否符合合同约定，有无缺失、损坏；（三）外观检查：核查资产表面有无划痕、磕碰、锈蚀、变形等破损情况，标识、型号、序列号、生产日期是否清晰，与合同约定信息是否一致，无贴牌、替换配件等情况。第十一条仪器设备专项验收内容按品类执行不同标准：（一）普通教学、办公仪器设备：测试设备开机、运行、关机全流程是否正常，各项功能是否符合合同约定，操作界面是否清晰易用，配套软件是否具备合法授权、可正常使用，供应商是否完成对使用人员的操作、日常维护培训，培训记录完整。（二）精密贵重仪器设备（单台/套价值10万元及以上）：除普通设备验收内容外，需开展连续24小时稳定性测试，设备运行故障率为0，各项性能指标（如精度、量程、分辨率、重复性误差等）均达到合同约定的出厂标准；需强制计量检定的设备，需提供法定计量部门出具的检定合格证书；明确售后服务条款，保修期限不低于合同约定，报修响应时间不超过24小时，上门维修时间不超过72小时，留存设备测试的原始数据、照片、视频记录。（三）特种设备（含电梯、压力容器、锅炉、起重机械、消防设备等）：除常规验收内容外，需提供市场监督管理部门出具的特种设备使用登记证、定期检验合格报告，安装单位具备对应资质，操作人员已取得特种作业操作资格证书，安全防护装置齐全有效，符合《特种设备安全监察条例》相关要求。（四）进口仪器设备：除上述内容外，需核对报关单、入境检验检疫证明、原产地证明与合同约定一致，设备符合国家强制性安全标准，无国家禁止入境的零部件，免税采购的设备需符合海关监管要求，不得擅自挪作他用。第十二条家具专项验收内容按品类执行不同标准：（一）材质核查：对照合同约定核查家具材质，实木家具需提供木材种类鉴定证明，人造板家具需提供符合《室内装饰装修材料人造板及其制品中甲醛释放限量》（GB18580-2017）E1级标准的检测报告，甲醛释放量≤0.124mg/m³，钢制家具需提供钢材厚度检测报告，符合合同约定的厚度要求。（二）工艺检查：核查家具边缘是否光滑无毛刺，焊接处是否平整无焊渣，漆面、贴面是否均匀无脱落、无鼓包、无色差，五金配件（铰链、滑轨、拉手、锁具等）是否为合同约定品牌，开合顺畅无卡顿，承重性能达标：课桌椅承重不低于100kg，书架、文件柜每层承重不低于50kg，上下铺学生床承重不低于200kg。（三）规格尺寸：核对家具尺寸与合同约定一致，摆放后符合使用场景需求，无尺寸偏差影响使用的情况。（四）环保检测：批量采购金额10万元及以上的家具项目，必须委托具备CMA资质的第三方检测机构开展现场空气检测，检测指标包括甲醛、TVOC、苯系物等，检测结果符合《室内空气质量标准》（GB/T18883-2002）要求方可验收，检测不合格的一律不予通过，不得整改后再次验收。第十三条验收结论分为合格、待整改、不合格三类，判定标准如下：（一）合格：所有验收项目符合合同约定及国家相关标准，资料齐全，无质量问题，可正常投入使用。（二）待整改：存在一般不符合项，不影响资产主要功能使用，如少量外观瑕疵、非核心配件缺失、minor功能调试问题等，可在限期内完成整改。（三）不合格：存在重大不符合项，包括但不限于：型号与合同不符、核心性能参数不达标、材质造假、环保检测不合格、存在安全隐患、资料缺失且无法补正等，无法通过整改达到使用要求。第五章验收工作流程第十四条仪器设备、家具验收严格按以下流程执行：（一）验收申请：供应商完成供货、安装调试、试运行后，向采购执行部门提交《黑龙江东方学院仪器设备/家具验收申请表》，附本办法第八条要求的全部资料、安装调试记录、试运行报告。（二）材料初审：采购执行部门收到申请后3个工作日内完成材料初审，对材料不全、不符合要求的，一次性告知供应商补正；材料符合要求的，按本办法第六条规定组建验收组，确定验收时间，提前2个工作日通知所有参与方。（三）现场验收：验收组按约定时间到场开展验收，分为三个环节：1.情况通报：采购执行部门介绍项目采购背景、合同约定内容，供应商介绍供货、安装调试、试运行情况，使用部门通报前期初验发现的问题。2.现场核查：验收组按本办法第九至十二条规定的内容逐一核查，现场开展功能、性能测试，如实填写《黑龙江东方学院验收现场记录单》，所有测试数据需当场记录、所有验收组成员签字确认，不得事后补填、篡改。3.合议评审：验收组现场召开合议会议，对照合同约定与测试结果，共同讨论形成验收结论，不同意见需如实记录在验收记录单中。（四）结论出具：1.验收合格的，验收组全体成员在《黑龙江东方学院验收合格证明书》上签字，加盖采购执行部门、资产管理处公章，作为资产入账、付款的依据。2.验收待整改的，采购执行部门出具《验收整改通知书》，明确整改内容、整改时限（最长不超过15个工作日），供应商整改完成后重新提交验收申请，整改期间暂停支付项目款项。3.验收不合格的，采购执行部门出具《验收不合格通知书》，说明不合格理由，抄送资产管理处、财务处、审计处，按采购合同约定追究供应商违约责任，包括退货、换货、扣除履约保证金、赔偿损失等。（五）捐赠、划拨资产验收：接收部门向资产管理处提交捐赠协议、上级划拨文件，资产管理处组织验收组按协议、文件约定的标准开展验收，验收合格后办理资产入账手续。第六章异议处理与责任追究第十五条参与验收的各方对验收结论有异议的，按以下流程处理：（一）校内验收组成员对验收结论有异议的，需当场提出并说明理由，验收组需重新核查相关测试内容，仍无法达成一致的，由采购执行部门提请学校采购工作领导小组进行裁决，或委托第三方检测机构开展检测，检测费用由异议方垫付，最终由责任方承担。（二）供应商对验收结论有异议的，需在收到验收结论通知书后5个工作日内向采购执行部门提交书面复核申请，采购执行部门组织重新验收，重新验收邀请校外专家参与，复核结论为最终结论，逾期未提出异议的视为认可验收结论。第十六条验收过程中发现的违规违纪行为，按以下规定追究责任：（一）供应商责任：验收不合格且逾期未整改的，纳入学校供应商黑名单，3年内不得参与学校任何采购项目；给学校造成损失的，依法追究赔偿责任；存在行贿、造假等违法行为的，移交司法机关处理。（二）使用部门责任：未按要求准备验收条件导致验收延误，或隐瞒资产质量问题、虚报验收结论的，对部门负责人与直接责任人给予全校通报批评，造成国有资产损失的，按损失金额承担相应赔偿责任，涉嫌违纪的移交学校纪检部门处理。（三）验收组成员责任：在验收过程中玩忽职守、徇私舞弊、收受供应商财物、出具虚假验收结论的，按学校人事管理规定给予行政处分，扣除当年绩效奖金，造成损失的承担赔偿责任，构成犯罪的移交司法机关处理。（四）管理部门责任：采购执行部门、资产管理处未按规定组织验收、审核把关不严，造成国有资产损失的，追究部门负责人与直接责任人的责任。第七章验收材料归档与资产入账第十七条验收材料是学校国有资产管理的重要档案，需真实完整、不得涂改，验收完成后10个工作日内由采购执行部门整理归档，全套材料一式四份，分别留存：（一）采购执行部门留存1份，作为项目履约档案，保存期限不少于15年；（二）资产管理处留存1份，作为国有资产档案，保存期限与资产使用年限一致；（三）财务处留存1份，作为付款凭证，按财务档案管理规定保存；（四）采购金