2025版行政人事部 人事专员人事档案管理操作手册

2025版行政人事部·人事专员人事档案管理操作手册2025版行政人事部・人事专员人事档案管理操作手册适用岗位：人事专员、行政人事专员

归口部门：行政人事部

生效日期：2025年

编制目的：标准化员工人事档案全生命周期管理，落实保密要求，规避劳动用工、信息泄露法律风险，统一人事专员实操标准。目录第一章总则

第二章岗位职责划分

第三章人事档案材料范围与归档标准

第四章新员工档案建立流程（入职环节）

第五章在档档案动态收集、鉴别、整理

第六章档案保管规范（纸质+电子档案）

第七章档案查阅、借阅、复制管理流程

第八章员工异动档案处理（调岗、离职、退休）

第九章档案转递管理规范

第十章档案销毁、过期材料处置

第十一章保密管理与违规追责

第十二章风险防控要点

附件（配套表单模板）第一章总则管理原则

集中统一、专人管理；真实完整、动态更新；严格保密、规范利用；纸质档案与电子档案同步管理。适用范围

公司全体试用期员工、正式在职员工、离职员工、退休员工内部人事档案（企业自建员工档案；原生学籍/干部人事档案，如公司无档案保管资质，统一委托人才中心托管，企业不得私自接收保管）。法律依据

《档案法》《个人信息保护法》《企业职工档案管理工作规定》《劳动合同法》相关条款。重要红线

员工人事档案包含个人敏感信息，严禁私自对外提供、拍照外传、微信转发、随意拷贝电子档案；严禁员工本人保管本人人事档案原件。第二章岗位职责划分2.1人事专员（档案管理员）核心职责负责新员工档案收集、核验、建档、编号、分类归档；日常持续收集考核、奖惩、合同、培训、调薪等新增材料，及时入档；档案库房日常管理，落实防火、防潮、防盗、防光、防虫；执行档案查阅、借阅审批登记，全程留痕；员工离职、调动、退休档案分类封存、转递登记；定期盘点档案台账，核对纸质档案与电子档案一致性；做好档案保密工作，定期自查档案管理漏洞。2.2行政人事部负责人职责审批档案借阅、跨单位档案调取、档案销毁申请；监督档案管理合规性；处理档案信息泄露、材料缺失等异常事件。2.3各业务部门职责按时向人事专员移交员工考核、奖惩、培训等书面材料，不得私自留存员工全套人事资料。第三章人事档案材料范围与归档标准企业自建员工档案分为十大类材料，所有复印件统一要求员工签字确认“与原件一致”。履历基础类

员工入职登记表、个人简历、应聘登记表、紧急联系人信息。身份资质类

身份证正反面复印件、学历/学位证书复印件、学信网备案截图、职业资格证、职称证书、体检报告。劳动关系类

劳动合同、补充协议、岗位协议、竞业限制协议、录用通知书、离职证明（入职提交）、解除/终止劳动合同协议书。考核与任免类

试用期考核表、年度绩效考核表、调岗审批单、晋升任免文件、岗位变动审批表。薪酬福利类

薪资调整审批单、社保公积金参保信息、补贴审批资料。培训发展类

培训签到表、培训结业证书、外派培训协议、内部培训评估表。奖惩材料类

表彰通知、奖励审批单、警告、处罚通知书、违纪处理材料。政审/背景调查类

背景调查授权书、背调记录（经员工书面授权）。异动材料

调动通知单、离职申请、工作交接清单、退休审批资料。其他材料

员工信息变更申请表（住址、联系方式、婚姻状况变更）、授权委托书。❌禁止归档材料：无签字的空白表格、来源不明的复印件、与员工任职无关材料。第四章新员工档案建立流程（入职环节）入职当日：人事专员发放《入职材料收集清单》，告知提交时限；材料核验（3个工作日内完成）核对证件原件，原件查验后归还；核查离职证明，防范双重用工风险；材料缺失出具《材料补交通知单》，限期补齐；档案编号规则（示例）

档案编号：年份-部门代码-流水号

例：2025-HR-0046建档封装

统一制式档案袋，封面标注：姓名、工号、部门、入职日期；建立《人事档案台账》；同步录入电子档案系统，扫描归档。第五章在档档案动态收集、鉴别、整理收集时限：各类人事业务办结后7个工作日内移交人事专员归档；材料鉴别

检查材料是否签字齐全、日期清晰、手续完整；手续不全退回补齐；伪造证件材料做好登记上报；整理排序规则

同一类别材料按时间由远及近排列；新增材料放在同类材料最后；编制档案目录：档案袋内附材料目录清单，每新增材料同步更新目录。第六章档案保管规范（纸质+电子档案）6.1纸质档案保管要求档案柜上锁，库房独立管理，落实六防：防火、防潮、防虫、防盗、防光、防高温；档案按编号有序摆放，《人事档案总台账》实时更新；禁止饮食、吸烟、堆放杂物；每年至少开展一次全面档案盘点，形成盘点记录表；破损档案及时修复，重要材料复印备份。6.2电子档案管理规范电子档案加密存储，设置分级权限；人事专员拥有完整查阅权限，其他人员仅可授权查看单项材料；禁止将电子档案上传公共云盘、私人微信、私人电脑；定期备份（至少双备份），做好备份日志；扫描件命名规范：工号-姓名-材料名称。第七章档案查阅、借阅、复制管理流程7.1查阅（仅限档案室现场查阅，原则不外借）申请人填写《档案查阅申请表》，写明查阅事由；行政人事部负责人审批；人事专员陪同查阅；禁止涂改、勾画、抽取、撕毁档案材料，禁止私自拍照录像；查阅完毕登记签字，档案立即归位。7.2档案借阅（严格限制，尽量现场查阅）仅限公司内部重大人事考察、政审等必要场景；审批完成后登记《档案借阅登记表》，明确归还期限（最长不超过7个工作日）；到期必须归还，逾期催还；逾期未还暂停后续借阅权限；严禁转借第三方、私自复制、带出办公区域。7.3档案材料复制仅可复制指定单页材料，人事专员统一复印，加盖“人事档案复印件专用章”，注明使用用途；不允许整套档案复印。⚠️禁止情形员工本人不得申请查阅完整人事档案；外部单位调档，须持单位公函，按档案转递流程办理，不接受个人调档申请。第八章员工异动档案处理8.1内部调岗档案留存原档案库，台账更新部门信息，档案袋外部粘贴异动标签。8.2员工离职离职手续办结后，人事档案单独封存，标注离职日期、离职类型；在职档案与离职档案分柜存放；离职员工档案最低保管期限：2年（劳动争议仲裁时效）；超过保管期限按销毁流程处置。重要提醒：如员工需要调档至新单位，执行第九章档案转递流程。8.3员工退休档案单独封存，建立退休人员档案专项台账，长期保管。第九章档案转递管理规范外部单位调取档案，凭正规调档函/公函办理；转递方式：机要通信、专人送达；禁止交由员工本人自带档案；填写《人事档案转递通知单》，一式两份，存根永久留存；台账标记档案转出时间、接收单位、单号；跟踪回执回收。第十章档案销毁、过期材料处置达到保管期限、无留存价值离职档案，由人事专员编制《档案销毁清单》；提交行政人事部负责人、公司管理层审批；双人监销，采用粉碎方式销毁，禁止直接丢弃；《档案销毁审批表+销毁清单》永久存档，不得随档案一并销毁。第十一章保密管理与违规追责人事专员签订《保密承诺书》；离岗必须完成档案工作交接；禁止行为：向无关人员透露员工档案信息；私自导出、转发电子档案；丢失、损毁、抽取档案材料；未经审批私自提供档案复印件。责任追究：出现档案泄露、丢失、损毁，视情节给予行政处分；造成公司经济损失、法律纠纷的，依法追责；涉嫌违法的移交司法机关。第十二章风