办公工具定期保养办法

办公工具定期保养办法作为一名从事行政后勤管理快十年的从业人员，我见过太多因为忽略办公工具保养，最后因小失大的例子：本来只是打印机搓纸轮沾了点粉，几十秒擦一擦就能解决的小问题，最后硬生生磨坏了齿轮，花大几百维修不说，赶投标文件的时候卡了壳，差点误了大事；也见过椅子螺丝松了没人管，一坐下去歪倒摔闪了腰，好好的工作耽误了半个多月。其实办公工具就像我们并肩干活的战友，你平时好好打理它，它关键时刻就不会掉链子。为了延长办公工具使用寿命、降低办公成本、保障办公顺畅、消除安全隐患，结合我们日常工作积累的实际经验，整理出这套可落地的办公工具定期保养办法，供大家参照执行。1总则1.1制定目的1.1.1第一是延长办公工具的整体使用寿命，减少不必要的提前更换，降低公司长期办公采购成本。很多人觉得“坏了换就行”，其实算一笔账就清楚，一台中档打印机正常保养能用五六年，不保养可能两三年就报废，平均下来每年的使用成本差了好几倍；哪怕是几块钱一个的订书机，保养好用三五年，不保养可能用半年就卡钉报废，积少成多也是一笔不小的开销。1.1.2第二是减少突发故障概率，保障日常办公流程顺畅。我们绝大多数工作都依赖办公工具推进，关键时刻工具掉链子，耽误的可不是一点点时间，很多时候赶项目、赶材料、办重要业务，出一点小问题都可能影响全局结果。1.1.3第三是提前消除安全隐患，避免发生用电、机械伤人等安全事故。很多安全问题都是从小隐患慢慢积累来的，比如老化开裂的电源线、积尘太多短路的机箱、螺丝松动的办公椅，定期保养就能提前发现问题，把风险掐灭在萌芽状态。1.2适用范围本办法适用于公司内部所有办公工具，既包括员工个人工位配发的专用办公工具，也包括会议室、前台、公共办公区所有共用办公工具，覆盖从大型的服务器、复印机到小型的订书机、打孔器所有品类，没有例外。1.3核心遵循原则1.3.1预防为主，抢修为辅。我们明确要求，所有保养必须按周期提前完成，不能等出了问题再维修，把工作做在前面，远比坏了抢修成本更低、对办公的影响更小。1.3.2责任到人，谁用谁管。个人专属使用的工具由使用人负责，公共共用的工具落实到具体管理人，不搞“人人都用、人人不管”的糊涂账。1.3.3分类施策，区别保养。不同类型的办公工具结构不一样，使用频率不一样，保养要求也千差万别，不能用一套方法套所有品类。接下来我们就分品类说明具体的保养要求。2不同类别办公工具的分类定期保养细则说完了整体原则，我们按办公工具的类型拆分，逐一讲清楚每个品类的保养周期和具体操作要求，不管是新人还是老员工，照着做就能落实到位。2.1电子类办公工具电子类办公工具是我们现在用得最多、也是最容易出故障、价值最高的一类，保养的优先级最高。2.1.1个人办公电脑（含台式机、笔记本）保养周期：每日做基础清洁整理，每周做系统清理，每三个月做一次深度硬件保养。具体要求：每日下班的时候，先把桌面上的杂物整理归位，绝对不要把装满水的水杯放在键盘、主机旁边，我见过太多撒水烧坏键盘主板的例子，真的是防不胜防；关机之后用专用毛刷扫掉键盘缝隙里的饼干屑、头发、灰尘，屏幕上的指纹要用专用的屏幕擦布轻轻擦拭，别用卫生纸或者衣角擦，不仅擦不干净，还会刮花屏幕涂层。每周要抽10分钟整理电脑文件，把C盘里没用的安装包、过期缓存、废弃文件删掉，别把所有文件都存在C盘，会严重拖慢电脑运行速度；同时擦干净机箱或者笔记本外壳的灰尘，笔记本的排风口不要对着墙或者障碍物堵着，影响散热。每三个月要做一次深度保养，台式机可以找行政部安排专业人员打开机箱，用冷风吹掉散热片、风扇上的积灰，老化的导热硅脂重新更换，解决电脑越用越卡、动不动就过热死机的问题；笔记本不要私自拆解，统一由行政部安排专业人员清灰，同时检查硬盘健康状态，提醒大家把重要文件做云盘+本地双备份，另外还要检查电源线、电源适配器有没有外皮老化开裂的情况，发现问题马上更换，别凑合用，我之前就遇到过同事用老化的适配器漏电，麻了半天，还好没出大事。2.1.2公共输出设备（打印机、复印机、碎纸机）保养周期：每日做日常检查整理，每周做清洁，每月做深度保养，每半年做一次专业检修。具体要求：每日上班第一件事，要检查机器内部有没有残留的卡纸、漏粉，把机器外壳擦干净，不要把回形针、订书钉放在进纸口附近，很容易掉进去刮坏硒鼓和定影辊。每周要把搓纸轮用酒精棉擦一遍，搓纸轮沾了碳粉就会打滑，这也是绝大多数卡纸问题的根源，很多人一卡纸就使劲拽，反而把搓纸轮拽松拽坏，其实擦一擦就能解决；碎纸机要每周清理进纸口残留的碎纸屑，不要一次塞进超过机器规定张数的纸，很多人图快一次塞七八张，强行进纸会把齿轮磨坏，缩短机器寿命。每月要把硒鼓取出来轻轻晃匀，清理一下废粉盒，废粉满了不仅会漏粉污染纸张，还会缩短硒鼓的使用寿命；碎纸机要给切刀上一点专用的润滑油，不然切纸越来越费力，还可能烧电机。每半年由合作的维保人员上门检查定影辊、供电线路，定影辊工作温度很高，很容易老化积碳，提前检查能避免起火隐患。2.1.3小型电子办公工具（投影仪、移动硬盘、会议麦克风）保养周期：每次使用后做清洁检查，每月做一次保养，每年做一次深度检修。具体要求：投影仪每次用完不要马上拔电源，要等散热风扇停转之后再断电，不然灯泡热量散不出去，很容易烧坏，用完一定要盖好防尘盖，不要用手摸镜头，落灰了用专用气吹掉，别随便用布擦，擦花镜头之后投出来的画面就会模糊，换个镜头大几百上千，太不值当。移动硬盘不要放在桌边容易摔落的地方，用完要拔下来放在收纳盒里，不要一直插在电脑上通电，一直通电会加速硬盘老化，每个月要检查一次硬盘读写有没有异常，避免文件损坏打不开。会议无线麦克风每次用完要把电池取出来，防止电池漏液腐蚀电池仓，每周要把麦克风的拾音网头用酒精棉擦一遍，毕竟多人共用，清洁干净既卫生也能保证音质。2.2机械类办公工具机械类办公工具看起来耐造，其实很多小问题都是攒出来的，定期保养能多用好几年。2.2.1常用小型手动工具（订书机、打孔器、裁纸刀、剪刀）保养周期：每周清洁，每三个月做润滑，每年检查更换易损件。具体要求：这些小工具看着不起眼，关键时刻坏了真的能急死人，我就见过赶装订标书的时候打孔器坏了，全公司找备用工具的狼狈样子。每周用完要把上面沾的纸屑、胶水擦干净，打孔器的纸屑盒要及时清空，不然满了就打不动孔，还会把打孔器撑变形。每三个月要在转轴、刀头这些活动部位点一点点润滑油，别点多了，沾到纸张上就脏了文件；裁纸刀用完要把刀片及时收回去，擦干净刀槽里的纸屑，防止刀片生锈，如果刀片钝了就及时更换，别硬切，不仅切不整齐，还容易打滑伤手。订书机如果出现订不透或者卡钉，大多是钉槽里卡了碎钉，清理一下就能继续用，很多人直接扔了买新的，真的太浪费。2.2.2大型机械办公工具（档案装订机、大幅面切纸机）保养周期：每日清洁，每周润滑，每季度检查，每年专业年检。具体要求：这种大型机械力道大，一旦出问题很容易造成安全事故，所以保养绝对不能马虎。每日用完要把工作台面上的胶渣、纸屑全部清理干净，不要留杂物在机器上。每周要给压杆、导轨这些活动部位上润滑油，防止卡滞卡顿；手动装订机的钻刀要定期清理纸屑，钝了就及时磨或者更换，不然钻不透纸张，强行按压很容易断刀，还会伤到人手。切纸机的刀片每次用完要擦干净，有毛刺了及时打磨，推纸器的导轨要定期清灰，不要卡杂物，不然切出来的纸歪歪扭扭，浪费一摞纸不说还耽误事。2.3办公坐具与储物类工具很多人不把桌椅文件柜当办公工具，其实这些天天用，出问题一样影响工作和安全。2.3.1办公桌椅保养周期：每日整理，每月检查，每半年保养。具体要求：每日下班把椅子推到桌子底下，移动椅子的时候尽量抬一下再动，不要硬蹭地板，不仅刮花地板，还会把头发、碎屑卡进滚轮里，越用越沉。每月要检查一下椅子的滚轮、五星脚、扶手的螺丝有没有松动，如果晃悠了就及时拧紧，别凑合用，我之前就遇到过一个同事，椅子螺丝松了好几天没当回事，一坐下去直接歪倒，腰扭了休息了快半个月，真的太不值当。木质办公桌不要直接放太烫的水杯，一定要用杯垫，烫出来的白印子根本消不掉，洒了水要马上擦干净，不然泡久了漆面会起泡开裂。2.3.2文件柜、储物柜保养周期：每季度整理清洁，每年检查锁具导轨。具体要求：文件柜不要放太重的物品在最上层，避免重心不稳倾倒伤人，每层的重物尽量均匀摆放，防止柜体变形。推拉式文件柜要定期清理导轨上的灰尘纸屑，不然会越来越卡，不好推拉。锁芯如果不好开，别往里面上润滑油，沾了灰会越来越堵，点一点点铅笔粉末进去润滑就好，锁坏了及时更换，不要不锁就放重要文件。3保养责任划分与监督落实机制讲完了具体怎么做，接下来要把责任落实清楚，不然再好的办法也会变成一纸空文。3.1责任划分3.1.1个人专用办公工具，比如个人工位的电脑、椅子、常用文具，统一由使用人自己负责保养，自己天天用，自己最清楚工具的状态，自己保养也最上心。3.1.2公共区域共用办公工具，比如会议室的投影仪、前台的复印机、茶水间的碎纸机，由行政部按区域划分给对应部门负责，比如会议室设备归行政部，业务部门常用的大会议室设备归对应业务部安排轮值管理人，总之一定要落实到具体的责任人，不能出现责任真空。3.1.3大型设备和需要专业技术的保养项目，比如服务器维护、电脑深度清灰、大型设备年检，统一由行政部联系合作的专业维保人员来做，不需要大家自己动手瞎折腾，拆坏了反而更容易出问题。3.2监督与激励机制3.2.1分级提醒机制，日常的每日每周保养，由部门负责人每周在部门例会上随口提醒一句就行，月度、季度的定期保养，行政部会提前发企业微信日程提醒到责任人，不会让大家忘记。3.2.2定期巡检机制，行政部每个月会做一次全公司办公工具巡检，挨个检查保养落实情况，登记工具的状态，发现隐患马上安排处理，发现没按要求做保养的，会提醒责任人及时整改。3.2.3激励绑定机制，这个不是为了罚大家，相反，我们会把保养省下来的采购预算，拿出一部分作为部门的活动经费，哪个部门全年工具保养做得好，没有提前报废更换的情况，就能拿到额外的活动经费；反过来，如果是完全不做保养，故意或者因严重失职导致工具提前损坏的，才需要按比例承担维修或者更换的费用，有奖有罚，才能让大家真正重视起来。4应急补位与动态调整机制哪怕我们保养做得再到位，也难免会有突发故障，所以我们也配套了应急机制，不会让大家卡壳。4.1备用工具储备行政部常备了常用的备用办公工具，比如备用笔记本、备用订书机打孔器、备用电源线，万一工具坏了，随时可以到行政部领用，不会耽误手上的工作。4.2快速报修通道大家如果在保养的时候发现隐患，或者工具突发故障，直接在企业微信的报修端口提交申请就行，行政部会在半天内安排处理，小问题当天就能修好，大问题会先给你调备用工具先用，不会耽误事。4.3保养规则动态调整我们这套办法不是一成不变的死规矩，比如南方梅雨季节潮湿，电子设备的防潮保养频率就会调高，北方春秋季灰尘大，清灰频率就会增加；如果某个工具的使用频率特别高，比如前台打印机一天打几百张，保养频率也会比普通部门高，我们每年年底都会总结全年的保养情况，根据实际使用调整保养周期和要求，