《文书与档案管理习题册》答案 - 模块1-5

模块一文书基础

学习单元一文书概述

一、填空题

1.应用性

2.纸质电子

3.通用专业

4.凭证依据

5.文书

二、单项选择题

1.A

2.C

3.C

4.B

5.C

三、判断题

1.错

2.错

3.对

4.错

5.对

四、简答题

1.文书定义包含五层含义：①是一种文字（书面）材料；②具有特定的格式；③

具有应用性（实用目的）；④具有很强的目的性和针对性；⑤形成和使用的主体

广泛，包括各类组织和个人。

2.分为私人文书和公务文书。

私人文书：社会成员个人为处理私人事务而形成和使用的文书。例如:个人日记、

家庭账本、私人书信。

公务文书：各类社会组织在公务活动中形成和使用的文书。例如：政府发布的公

告、公司下发的通知、学校制定的规章制度。

五、案例分析题

1.分类

公务文书：①、②、③、⑤、⑥。

（理由：这些材料的形成主体或使用主体均为公司或其下属部门，内容涉及公司

公务活动。）

私人文书：④。

（理由：该材料的形成和使用主体为销售经理个人，内容是为处理其个人工作事

务而制定的计划，未以部门或公司名义产生。）

2.判断

最可能属于“法定公文”的是：材料①《关于表彰年度先进团队的决定》。

理由：首先，其文种“决定”属于《党政机关公文处理工作条例》规定的15种

法定公文之一：其次，它格式规范（有发文字号、公章），是以公司名义制发的

具有权威性和约束力的正式文件，用于表彰先进、传达重要决策，符合法定公文

用于重要、正式公务活动的特征。

学习单元二公务文书

一、填空题

1.特定的处理程序

2.平行

3.年份

4.校对稿

5.主体

6.★

二、单项选择题

1.B

2.B

3.B

4.B

5.C

三、判断题

1.错（上行文需标注签发人，下行文、平行文一般不标）

2.对

3.错（也用于同级机关之间）

4.对

四、简答题

1.公文的五个主要作用是：

领导和指导作用：传达方针政策，部署工作，要求下级机关执行。

依据和凭证作用：作为开展工作、解决问题、明确责任的法定凭据。

联系和知照作用：在不同机关或部门之间沟通情况、协调工作、通知事项。

宣传和教育作用：阐明方针政策的理由，统一思想，提高认识。

规范和制约作用：作为法律法规、规章制度的载体，约束和规范社会行为c

2.一份完整的公文标题通常包含三个要素：制发机关名称+事由+文种。

例如：《国务院关于大力推进大众创业万众创新若干政策措施的意见》

其中，“国务院”是制发机关，“关于大力推进大众创业万众创新若干政策措施”

是事由，“意见”是文种。

五、案例分析题

1.文种与标题问题

文种问题：混用了“申请”和“报告”。根据《条例》，“申请”事项应使用“请

示”。“报告”适用于汇报工作、反映情况，不能夹带请示事项。应修改为“请

示”。

标题问题：事由表述不够简洁精准。"请求拨款修缮职工食堂的申请报告”冗长

且文种错误。应修改为“关于拨款修缮职工食堂的请示”。

修改后标题：《宏达建材分公司关丁拨款修缮职工食堂的请示》。

2.行文方向与主送机关

行文方向：属于上行文。因为是下级单位（分公司）向上级机关（集团公司）请

求指示和批准。

主送机关写法：不规范。理由：①主送机关不应直接写给领导个人（“王总经

理”）。公文主送机关应是负责办理的上级单位，即“集团公司”。②“集团

公司并王总经理”的写法不规范，如需领导个人知晓，应采用抄送形式。

模块二文书工作

学习单元一文书工作概述

一、填空题

1.文书归档

2.封闭性

3.联合

二、单项选择题

1.B（解析：催办属于收文办理环节。）

2.B（解析：由秘书处综合管理，不分设具体'业务部门，属于综理制。）

3.A（解析：卜级机关向上级机关行文是上行文。）

4.C（解析：A项，同级机关属非隶属；B项，业务指导关系是非隶属的一种；D

项，业务指导关系之间可使用上行文或下行文。）

5.D

三、判断题

1.错（注办是记录文件办理结果，拟办才是提出初步意见）

2.错（文书工作机构仅对本机关领导负责，具有封闭性）

3.对

4.错（部门内设机构除办公室外不得对外正式行文）

5.对

四、简答题

1.发文办理的主要程序环节包括：起草、审核、签发、复核、登记、缮印、校对、

用印、归档（存档）、分发等。

2.非隶属关系是指行文机关之间不存在领导与被领导的上下级关系。具体包括三

种情况：

（1）上级主管部门与下级业务部门之间的业务指导关系。

（2）同一系统的同级机关之间。

（3）非同一系统的机关之间，无论级别高低。

五、案例分析题

1.行文关系与方式分析：

向市工信局行文：属于隶属关系（直接的上下级领导关系），应使用上行文（请

示）。

向市财政局、市生态环璜局行文:属于非隶属关系（非同一系统，且无领导关系），

应使用平行文（函）。

2.主送机关安排分析：

不符合行文规则。

理由：根据行文规则，“请示”等上行文应坚持"主送一个机关”的原则，避免

多头主送，以防造成责任不明、答复冲突或延误。该申请的核心审批权在其直接

上级市工信局。

学习单元二收文办理

一、填空题

1.签收

2.登记

3.拟办

4.分送（或分发、分办）

5.批办

6.催办

二、单项选择题

LD（解析：签收时的“检查”主要针对封装、数量、收件人等外部信息，不涉

及文件具体内容。）

2.B（解析•：A项，收文数量少的机关宜用总登记；C项，登记项目不应任意删减；

D项，应先登记急件和重要件。）

3.B（解析：初审是文秘部门对公文是否应办、是否合规的形式审查。）

4.B（解析：只需阅知而无须具体办理的文件，通常直接分送传阅，不需拟办。）

5.B（解析：涉密文件应严格控制知悉范围，擅自复印可能造成泄密。）

三、判断题

1.错（解析：签字必须同时签署姓名和日期，急件还需注明时分。）

2.错（解析：承办人不得自行其是，应先请示领导，按新的批示意见办理。）

3.对

4.对

5.对

四、简答题

1.三种催办方式及适用情境：

电话催办：优点为方便快捷。适用于对内催办或情况简单的对外催办。

登门催办：能与承办人面对面沟通，利于解决实际问题。适用于重大、复杂或需

要反复协调的工作。

简报催办：通过内部简报公开进度，具有督促和导向作用。适用于承办周期长、

涉及部门多的工作。

2.文件传阅要点：

控制范围与保密：严格按照文件密级和内容确定芍阅范围，做好保密工作。

限制传阅时间：规定传阅时限，尤其是有办理要求的文件，防止滞留。

履行签收手续：使用文件传阅单，要求传阅人签字并注明阅毕时间。

及时收回管理：传阅完毕后，应立即将文件收回文秘部门统一保管，防止散失。

五、案例分析题

1.存在问题与正确操作：

初审环节问题：对附件缺失的文件③（请示）未做处理。正确操作：应在初审时

发现问题，并及时退回来文部门（项目部），要求其补充附件并说明理由。

分送环节问题：分送对象有误。正确操作：

文件①（上级通知）应先送办公室负责人提出拟办意见，再按程序报领导批办,

而不是直接送业务部门。

文件②（平行单位来函）应先送办公室负责人拟办或直接报分管领导批办，而非

直接送总经理。

文件③（请示）和文件④（邀请函）应根据性质和内容，分送相关部门或领导,

不应随意搁置。

2.对特急件的处理：

登记时：应在“收文登记簿”的备注栏或醒目位置明确标注“特急”字样，并优

先登记。

后续流程：应开辟“绿色通道”，立即进入加急办理流程，缩短每个环节的停留

时间，并全程跟踪催办，确保在规定时限内办结。

学习单元三发文办理

一、填空题

1.拟制；制发

2.审核

3.签发

4.复核

5.校对

6.分发

二、单项选择题

LB（解析：A项，公文有特定作者、格式和程序，与一般应用文不同；C项，公

文语言要求准确、庄重、简练；D项，起草后须经审核才能送签。）

2.C（解析：根据签发原则，以机关名义发出的重要文件，应由机关正职或主持

工作的副职领导签发。）

3.C（解析：复核是对形式、手续、文字的最后检查，不涉及对政策、措施内容

的再次实质性研判。）

4.C（解析：分发时文件封口应使用胶水封实，不可使用订书钉，尤其对于保密

文件更需注意密封要求。）

三、判断题

1.错（解析：联合发文的成文口期，应以最后一位机关领导签发的口期为准。）

2.错（解析：校对需采取“地毯式”检查，逐字逐句对照定稿，非常严谨。）

3.对

4.对

四、简答题

1.审核环节的主要工作要点：

审行文的必要性和可行性，判断是否确需发文。

审内容是否符合政策法规，与上级精神和本机关以往规定有无矛盾抵触。

审要求和措施是否明确、具体、可行。

审处理程序是否完备，如涉及其他部门职权是否已会签协商。

审文字表达是否准确、简练、通顺，标点、数字是否正确。

审文件格式是否规范，文种、标题、主抄送机关等是否正确。

2.签发环节的主要原则：

职权对应原则：以机关名义发出的文件，由机关主要负责人或主持工作的负责人

签发；重要文件需经集体讨论后由主要领导签发。

分层负责原则：一般业务文件可由分管领导签发；日常性文件经授权可由办公厅

（室）主任签发。

先审后签原则：领导签发前应认真审阅，如需重大修改应指示修改后再签c

集体会签原则：联合行文或内容涉他部门的公文，必须由所有相关机关或部门负

责人会签。

签署明确原则：签发意见应明确，签署姓名和完整日期，字迹工整。

五、案例分析题

1.各环节存在的问题：

缮印环节：文印室工作人员小张严重违规，擅自改动公文定稿的熨质性内容。缮

印必须“以定稿为依据，不得擅自改动”。

校对环节：小王未履行校对职责，仅浏览首页，未进行逐字逐句的全面校对，导

致对缮印环节擅自改动的内容未能发现和纠正。

2.签发是否妥当及理由：

不妥当。

理由：根据签发原则，这份《通知》是管委会向辖区内所有企业部署安全生产专

项检查的下行文，内容重要且涉及面广。应以“管委会”名义发出，因此应由管

委会的正职主任或主持日常工作的副主任签发。刘副主任作为分管领导，签发一

般业务性文件是合适的，但此类全局性、重要的下行通知，通常应由更高层级领

导签发。

学习单元四文书归档

一、填空题

1.件

2.复制

3.保管期限

4.排架

二、单项选择题

1.D（解析：根据规定，不需办理的普发性、抄送文件材料•，一般无需归档。）

2.C（解析：A项，正文与附件为一件；B项，会议记录一本为一件；D项，正本

与定稿为一件，重要文件的历次修改稿也可归档，但通常与定稿作为一件或作为

关联件处理，并非完全独立。）

3.C（解析：A项，折叠需注意方法：R项，不能随意改变原件幅面：D项，应折

叠以适应标准档案盒。）

4.B（解析：按规定，需永久保存的文件一般应采用左侧装订，以更利于保护文

件。）

5.D（解析：装盒必须严格区分不同年度、机构、保管期限，这是防止混乱、便

于管理和检索利用的基本要求。）

三、判断题

1.错（解析：企业党、团、工会等党群工作形成的文件材料，明确列入企业文件

材料归档范围。）

2.错（解析：“来文与复文”（如请示与批复）应作为一件进行整理。）

3.错（解析：电子归档文件的整理还包括格式转换、元数据收集、归档数据包组

织、存储等特殊环节。）

四、简答题

1.修整工作主要包括：

修裱或修复已破损的文件。

复制字迹模糊或易褪变的文件（如传真件）。

对超过A4幅面的超大纸张进行规范折叠。

去除文件上易锈蚀的金属物（如订书钉、回形针）。

2.整理归档核心环节：

组件一分类f排列f编号-*编目f（纸质文件）修整f装订一编

页一装盒f排架。（电子文件则包括格式转换、元数据收集等环节）

五、案例分析题

1.归档价值判断：

不应归档的材料：③《员工月度考勤统计表》（内部流转用，已过期）和⑥《关

于更新办公室绿植的建议》（未通过审批的草稿）。

理由：材料③属于无长期查考利用价值的事务性、临时性文件；材料⑥属于未生

效的一般性文件草稿。二者均不符合归档文件“具有查考利用价值”和“反映主

要职能活动”的核心标准。

2.材料④（讲话稿）：应将最终的讲话定稿与其历次重要的修改稿作为一件进行

整理。根据组件规则，文件正本与定稿（包括重要文件的历次修改稿）为一件.

模块三档案与档案工作

学习单元一档案概述

一、填空题

1.原始记录性

2.保存价值

3.凭证

二、单项选择题

1.C（解析：原始记录性是档案的本质，意味着它是活动当时直接形成的、未经

改动的记录。）

2.C（解析：档案是特种文献的一种，其特殊性在于具有原始记录性和突出的现

实查考作用。）

3.D（解析：这些材料是为辅助档案利用而收集的参考性信息，属于资料范畴。）

三、判断题

1.错（解析：成为档案需满足三个条件，仅有年代久远不足以界定为档案，还需

具备保存价值并经过规范保存。）

2.错（解析：该录音虽具备成为档案的潜质，但艰据档案定义，它必须经过“处

理完毕''并"有意识保存”才能转化为档案，处于原始状态未经整理的录音只是文

件材料。）

四、简答题

1.文件转化为档案的三个基本条件：

办理完毕（完成了文书处理程序）。

具有保存价值（对今后工作、历史研究等有查考利用作用）。

按照一定规律系统保存起来（经过整理归档）。

2.档案与图书的根本区别：

形成过程：档案是社会实践活动中直接、自然形成的历史记录；图书是为了传播

知识而有意识编写、加工、出版的产物。

主要目的：档案形成的主要目的是为了处理当时事务，并作为日后查考的凭证；

图书的主要目的是为了向读者系统传授知识、提供阅读。

五、案例分析题

1.档案界定及理由：

可以界定为档案：①、④、⑥。

理由:

①：是工厂管理活动中直接形成的、具有厂长签名和公章的原始记录，处理完毕

且具有凭证和查考价值。

④：是工厂经济活动中形成的系统原始记录，具有重要的历史查考和财务凭证价

值。

@：是表彰活动中产生的原始凭证，反映了工厂文化，具有保存价值。

不属于或需辨析：

②：是编辑出版的图书，非原始记录。

③：是实物文物，本身不是文字、图表等记耒。

⑤：是后人口述整理的资料，非当时直接形成的无录。

2.文物与档案的区别及管理方式：

区别：缝纫机是实物遗存，其主要价值在于它的器物本身所承载的历史、艺术或

科技信息，属于文物范畴。档案特指各种形式的历史记录。缝纫机本身不是记录

信息的载体，因此不是档案。

管理方式：博物馆可以围绕这台缝纫机形成档案，例如：为其建立文物档案，包

括《文物入库登记单》、《文物鉴定书》、拍摄的多角度高清照片、测绘图纸、

修复记录、相关历史文献摘录等。这些后续形成的管理性和研究性记录，就构成

了该文物的档案，可以实现文物的规范化管理和信息留存。

学习单元二档案工作概述

一、填空题

1.登记与统计

2.分级

3.鉴定

4.档案馆

一、单项选择题

1.C（解析：“整理”环节包括分类、排列、编号、编目等工作，编制分类号和目

录属于核心整理工作。）

2.B（解析：档案工作的政治性，主要体现在其服务方向（为谁服务）和机要性

（保守国家秘密）上。）

3.B（解析：城市建设规划图纸属于城市建设类专业档案，按规定应向所在地的

城建专业档案馆移交。）

4.B（解析：综合档案室的特点就是对文书、科技、会计、音像等各门类档案实

行集中统一管理。）

三、判断题

1.错（解析：档案收集既包括接收本单位归档文件，也包括征集散存在社会或个

人手中的有保存价值的档案。）

2.错（解析：档案鉴定主要是鉴定档案的保存价值，以确定其保管期限，并非主

要鉴定纸张真伪。）

3.错（解析：维护档案的安全包括两方面：一是物质安全（防损毁）；二是内容

安全（防泄密）。）

4对

5.对

四、简答题

1.“整理，，与“鉴定，，的区别:

整理的主要目的是将零散文件系统化，任务是建立档案实体的秩序，通过分类、

排列、编号、编目，使其转化为有逻辑关系的有机整体，解决“怎么放、怎么找”

的问题。

鉴定的主要目的是甄别档案的价值，任务是去粗存精、划分保管期限，决定档案

的“存毁”和“存多久”，确保馆（室）藏质量，优化存储资源。

2.档案室的主要类型及特点（列举三种）：

普通档案室（机关档案室）：最常见，主要管理本单位的文书档案。

科技档案室:专门管理科学研究、生产技术、基本建设等活动中形成的科技档案，

通常设在工厂、科研院所。

综合档案室：统一管理本单位全部门类（文书、科技、会计、音像等）和载体的

档案，体现了集中统一管理原则。

人事档案室（干部档案室）：设在组织人事部门，专门管理职工或干部的人事档

案。

五、案例分析题

1.存在的问题环节：

收集：技术科文件“散存在个人手中”，未做到集中统一收集。

整理：销售部文件“堆放杂乱”，未进行系统分类、编目等整理工作。

鉴定：”过期无用的表格与重要文件混在一起“，未进行价值鉴定以区分存毁。

保管与利用：”借阅档案后忘记归还“，反映借阅制度不严，保管存在漏洞，利用

管理不善。

2.优先开展的工作及理由：

制定并推行档案收集制度：理由：统一领导、分级管理原则要求档案集中管理。

必须首先解决档案散乱的问题，确保所有应归档材料能归集到档案室，这是开展

其他一切工作的基础。

开展档案鉴定工作：理由：维护档案的完整与安全需要对档案去粗存精。清理出

无价值的文件，才能为重点保护有价值档案、优化存储空间和安全环境创造条件,

提高管理效率。

建立基本的档案整理与编号规则：理由：这是实现“便于利用''的前提。只有将杂

乱的文件系统化，编制检索工具，才能快速响应直阅需求，体现档案工作的服务

目的。

模块四档案收集与整理

学习单元一档案收集

一、填空题

1.接收

2.批复

3.董事

4.20

二、单项选择题

1.B（解析：征集特指向社会或个人征收散存的档案，B项符合。A、C项属于常

规接收，D项属于整理工作。）

2.B（解析：按规定一般次年6月前归档，但专业性、机密性等特殊文件可根据

实际情况灵活安排。）

3.C（解析：董事会决议是企业法人治理结构产生的特有且核心的文件，是必须

归档的重点。A项为外部参考文件，B项是常见业务合同，D项为个人材料。）

4.B（解析：撤销机关的档案必须保持全宗完整，整体移交，不得分散。C项描

述不准确，未处理完的文件应移交新机关处理，但形成的档案仍属原全宗或按相

关规定处理。）

5.D（解析：归档文件排列应保持有机联系，批复与请示是一组不可分割的文件，

批复是最终结果，应排列在前。

三、判断题

1.对

2.错（解析：企业档案收集范围在遵循国家规定基础上，特别强调反映企业经营

管理、生产技术等特色活动形成的文件，与机关档案有显著区别。）

3.错（解析：历史档案特指中华人民共和国成立以前形成的档案。）

4.对

5.错（解析：撤销机关的档案也应按规定向有关档案馆移交或由指定机关代管,

不能由主管部门自行随意保管。

四、简答题

L.企业档案的收集来源（至少四个方面）：

党群工作活动

行政管理活动

经营管理活动（如经营决策、市场营销）

生产管理活动（如生产组织、质量管理）

科技研究活动

项目建设活动

2.档案馆的档案来源：

现行机关档案：定期接收具有长远保存价值的档案°

撤销或合并机关档案：接收其全部档案。

历史档案：征集中华人民共和国成立前形成的档案。

交接档案：因区划或馆际调整接收其他档案馆的档案。

五案例分析题

1.必须归档：①、③、⑤。

理由：材料①是公司核心研发活动的直接记录，具有重要凭证和参考价值；材料

③是公司重要请示与批复，是决策过程的完整记录；材料⑤《劳动合同》是维护

企业与员工权益的法定凭证。三者均属公司档案管理制度规定的收集范围。

不应作为文书档案归档：②、④。

理由：材料②（工资发放回单）属于会计凭证，应归入会计档案，按会计档案管

理规范整理归档。材料④（过往宣传彩页和样品）属于宣传品实物或资料，一般

不具有长期行政或业务查考价值，通常不作为核心文书档案收集，可酌情作为资

料保存或处理。

2.材料五处置：应进行修裱或修复。对于被浸湿、字迹晕染的文件，归档前需采

取专业方法（如干燥、修复）进行抢救性保护，确保档案内容可读、载体安全,

以利于长期保存。

3.档案流向思考：

可能移交的档案馆：未来可能向地方综合性档案馆或与公司行业相关的专业档案

馆移交。

大致保存期限：根据规定，此类永久档案可能在本单位保存20年左右后，再向

档案馆移交。（注：具体期限需参照当地档案馆接收标准和企业所属行业规定）

学习单元二档案分类

一、填空题

1.全宗

2.形成者（或立档单位）

3.年度

4.文件归档年度

一、单项选择题

1.C（解析:立档单位是档案全宗的构成者，即形成这些档案的源头单位或个人。）

2.C（解析：问题分类法适用于内部机构不稳定、分工不清，或文件难以按组织

机构区分的情况，它按文件内容涉及的问题来归类。）

3.B（解析：历史考证是对立档单位背景和全宗内容的概括性介绍，主要目的是

为档案管理者和利用者提供背景信息，便于理解和管理档案。）

三、判断题

1.错（解析：全宗具有不可分散性，一个全宗的全部档案应集中保管，保持其有

机整体，不可分散在不同档案馆。）

2.对（解析：根据年度分类规则，跨年度办结的文件应归入其办理完毕的年度。）

3.错（解析：联合行文的文件，在按机构分类时，应归入主办机关所在的机构类

目下，而非所有参与机构。）

4.错（解析：人物全宗的范围可包括能说明该人物生平、家庭情况的直系亲属的

材料。）

5.对（解析：这种分类法将相同保管期限的档案臭中在一起，便于到期鉴定和移

交。但由于不同年度档案持续产生，需要在每个保管期限内为未来档案预留空间,

否则需频繁倒架。

四、简答题

1.全宗内档案的基本分类方法：

年度分类法：根据文件的形成或处理年度分类。

机构分类法：根据文件形成或承办的内部组织机因分类。

问题分类法：根据文件内容所涉及的问题或事务分类。

保管期限分类法：根据为文件划定的不同保管期限（如永久、30年、10年）分

类。

2.复式分类法及必选项：

复式分类法是综合运用两种及以上基本分类方法，对全宗内档案进行分层次分类。

通常，“年度”和“保管期限”是必选项。

原因：“年度”是反映文件形成时间的基本特征，符合事物发展的时间逻辑：“保

管期限”是档案价值鉴定的直接结果，将不同价值的档案实体分开，是进行分类

管理、安全保管和到期处置（移交或销毁）的基础前提.

五、案例分析题

1.全宗界定：

应归入“曙光机械厂”组织全宗：①、③、⑤、⑥。

理由：材料①和⑤是该厂在自身职能活动中直接形成的内部文件和记录：材料③

是该厂收到的、与自身业务直接相关的收文：材料⑥是该厂内部管理活动产生的

文件。它们共同反映了该厂的职能活动。

可能构成或属于其他全宗：②、④。

材料②：可能构成独立的“王建国人物全宗”，或作为人物全宗的一部分单独管

理。因为它是个人活动中形成的材料，虽与工厂有关，但本质属性属于个人。

材料④：其中的“技术图纸和合作协议”可能涉及“蓝图设计院”这一立档单位。

在合作项目中形成的档案，其所有权和归属可能需要根据协议或规定来确定，不

一定完全属丁曙光机械厂全宗。

2.分类设计（示例）：

材料①（1998年请示）：标签：1998一厂部办公室（或技术科）一永久（或30

年）

机构理由：引进生产线的请示，通常由厂部办公室或主管生产技术的部门（如技

术科）起草或主办。

保管期限理由：涉及企业重大投资和技改决策，具有长远查考价值，可定为永久

或30年。

材料⑤（2015年党委记录）：标签：2015一党委办公室一永久

机构理由：党委会议记录自然形成于党委办公室。

保管期限理由：记录单位重大决策过程，通常定为永久。

材料⑥（2019年采购申请）：标签：2019—行政科一10年

机构理由：办公用品采购由行政科负责。

保管期限理由：属于一般事务性管理文件，保存价值较短，可定为10年。

3.处置建议与体现的原则：

处置建议：

对于材料②（个人材料），应将其单独区分出来。如果王建国是重要人物，可尝

试为其建立或补充至其个人全宗：如果不符合人物全宗条件，可作为资料单独保

管或酌情处理。

对于材料④（合作项目文件），应查明相关协议，明确档案所有权。若属共有,

应做好关联标识或复制件交换；若主要属对方，则应作为资料保管或按协议史理。

体现的原则：这体现了档案管理中的“来源原则”和“全宗不可分散原则”。必

须首先分清档案的形成者（来源），确保同一来源的档案不被分散（保持全宗完

整），同时也要防止不同来源的档案被混淆。不能因为档案内容相关或在一起被

发现，就随意并入一个全宗。

学习单元三档案排列、编号、编目与装盒

一、填空题

1.档号

2.D30

3.国际日期

4.件号

5.归档文件

二、单项选择题

1.A（解析：同一事由内可按时间或重要程度排列。）

2.B（解析：档号上下位代码之间用“-”连接，如“全宗号-归档门类代码•年

度”。）

3.D（解析：主题词不是归档文件目录的必备项目。必备项目包括序号、档号•、

文号、责任者、题名、日期、密级、页数、备注。）

4.C（解析：A项，一个档案盒内可装入同一类目下不同事由的文件；B、D项,

装盒必须严格区分年度和保管期限；C项正确，目录用于检索，应放在最前面。）

5.B（解析：根据规则，没有标题或标题不规范的，应自拟标题并加。

三、判断题

1.错（解析：排列方法有一定灵活性，除按时间顺序外，还可按重要程度排列，

目的是便于查找利用。）

2.对

3.对

4.错（解析：全宗名称应使用全称或规范化简称，不能使用俗称，以保证亚肃

性和准确性。）

5.错（解析：若按重要程度排列，相对重要的文件应排列在前。）

四、简答题

1.完整档号的构成：

档号通常由以下几部分构成：全宗号-归档门类代码•年度-保管期限-机

构（问题）代码-件号。

2.档案装盒的两方面工作：

一是将整理好的归档文件、该盒文件的归档文件目录和备考表按规定顺序装入档

案盒。

二是规范填写档案盒的封面、脊背和盒底上的各项信息。

五案例分析题

1.编号与编目：

（1）文件003的完整档号：HD202-WS・2025-Y-YFB-0003

（2）文件002的目录信息：

档号：HD202-WS-2025-Y-YFB-0002

文号：（无文号，此项空白或划"/”）

题名：《“智能控制器”项目组第一次会议纪要》

2.装盒规划：

档案盒脊背必填项（除起止件号、盒号外）：

全宗号：HD202

年度：2025

保管期限：永久（或Y）

机构（问题）：研发部（或YFB）

是否可以装入2024年文件：不可以。

原因：根据档案装盒规则，不同年度的归档文件不能装入同一档案盒。2024年

与2025年属于不同年度，必须分开装盒，以维护档案分类体系的秩序，便于管

理和检索。

模块五档案鉴定、保管与保护

学习单元一档案鉴定

一、填空题

1.保存价值

2.社会的利用需要

3.档案保管期限表

4.通用

5.时效性

二、单项选择题

1.C（解析：档案鉴定的核心和经常性工作是判断档案是否具有保存价值及价值

大小，以此决定其存毁和保管期限。）

2.D（解析：由各机关根据自身情况编制，仅供本机关使用的，属于机关档案保

管期限表。）

3.C（解析：档案的价值与形成单位的职能紧密相关。本机关制成的、反映主要

职能活动的文件，是记录本单位历史面貌的核心材料，价值最高。）

4.C（解析：定稿是履行了签发或批准程序的最终版本，具有法定效力和执行依

据的凭证作用，这是其价值高于草稿的本质原因。）

三、判断题

1.错（解析：保管期限表是标准和依据，能减少和限制主观随意性，提高客观

性，但无法“完全消除”个人在理解、运用标准时的主观因素。）

2.错（解析：机关制定的保管期限表必须以通用的和上级颁发的为依据，其条

款的保管期限只能延长，不能缩短通用表的规定。）

3.对（解析：文件价值主要由其内容的重要性决定。反映重大决策的会议纪要，

内容具有不可替代的凭证和查考价值，无论篇幅长短，通常都应永久或长期保存。）

4.错（解析：“效益观点”是综合考虑档案管理的成本、投入与社会效益、历

史效益之间的关系，力求效益最大化，并非特指经济收益。）

5.错（解析：合同等文件在有效期过后，其行政效用或法律效力可能丧失，但

作为历史活动的原始记录，可能仍具有历史研究、凭证参考等价值，需根据内容

重要性重新鉴定，不能仅因过期而销毁。）

四、简答题

1.档案保管期限表的主要类型：

通用档案保管期限表：国家档案局制定，全国各机关、团体、企事业单位普遍适

用。

专门档案保管期限表：由国家档案局会同专业主管部门制定，用于鉴定会计、审

计等专门档案。

同系统机关档案保管期限表：由主管机关制定，供同一系统内各单位使用。

同类型机关档案保管期限表：由档案部门或主管机关制定，供学校、医院等同一

类型单位使用。

机关档案保管期限表：由各机关自行制定，仅供本机关使用。

2.分析档案来源的方面及意义：

方面：主要分析档案的形成者，包括其社会地位、单位职能、内部机构（如决策

部门与事务部门）。

意义：来源是判断档案价值的基础。一般来说，重要单位、核心职能部门形成的

文件，反映重大活动和主要职能，价值较高；而一般单位、辅助部门形成的文件，

价值相对较低。这有助于快速聚焦高价值档案，提高鉴定效率。

五、案例分析题

1.原则应用分析：

文件①（出口合同）：

历史观点：应继续保存。该合同是20世纪80年代改革开放初期，内地企业开展

对外贸易的原始凭证，真实反映了特定历史时期企业的经营活动和时代背景。

发展观点：应继续保存。它对于研究我国外贸发展史、企业“走出去”历程具有

潜在的历史研究价值，其价值已超越合同本身的有效期。

文件④（未实施项目技术论证手稿）：

历史观点：具有保存价值。它记录了企业在特定时期对重大技术改造的思考与探

索过程，是技术决策活动的真实记录。

发展观点：可考虑继续保存（或作为资料）。虽然项目未实施，但其中的技术思

路、论证方法可能对未来技术发展或历史研究具有参考价值。

2.内容分析方法：

文件②（学习决定）：内容具有重要性和独特性。它反映了该厂在特定时期的思

想政治工作、企业文化建设和先进典型宣传，属于反映单位重要活动、具有宣传

教育意义的文件，保存价值高（可能为永久或长期）。

文件③（采购明细）：内容属于一般事务性工作记录。仅反映日常办公消耗，不

涉及核心职能、重大决策或人员权益，独特性与重要性低，保存价值很低（可能

为短期或可销毁）。

3.综合处置建议：

处置意见：可按规定程序销毁。

理由：

来源：属于上级普发性文件，并非专门针对本厂。

内容：是关于季节性常规工作的一般性事务通知，不涉及本厂重大决策或独特经

验。

时效性：该通知具有强烈的短期时效性，事项办结后，其现行效用和长期的参考

价值均很低。

综合来看，该文件不具备继续长期保存的价值，符合销毁条件。

学习单元二档案销毁

一、填空题

1.失去保存价值

2.馆（室）臧档案质量和工作效率

3.三

4.销毁清册（或档案销毁清册）

5.全宗

二、单项选择题

1.B（解析：销毁档案是一项严肃的工作，必须经过正式的鉴定和审批程序，任

何个人无权擅自决定。）

2.C（解析：化浆法能将纸张彻底化为纸浆，信息无法还原，且相对环保，是处

理大量纸质档案的常规和推荐方法。）

3.R（解析：为确保销毁过程严肃、安全、可追溯，规定必须指派两人及以上共

同监销。）

三、判断题

1.错（解析：保管期满不等于自动失去价值。必须经过鉴定程序，确认其确无

保存价值后，才能按规定销毁。）

2.对（解析：鉴定时坚持“就高不就低”的审慎原则，对于难以判定的档案应暂

缓销毁或延长保管期限，避免误销有价值的档案。）

3.错（解析：“消磁法”是利用强磁场消除磁性载体（如硬盘、磁带）上的信息，

不适用于光学存储载体（如光盘）。销毁光盘通常采用粉碎等方法。）

4.错（解析：销毁结束后，销毁人和监销人都必须在销毁清册上签名盖章，共

同对销毁过程和结果负责。）

四简答题

1.“严谨慎重”要求主要体现在：

鉴定环节：逐卷、逐件、逐页审阅，采用直接鉴定法，坚持“就高不就低”原则。

审批环节：严格履行鉴定、审批手续，未经批准不得销毁。

存疑处理：对存毁界限不清的档案，暂缓销毁，按规定报请审定。

2.档案销毁的基本程序：

鉴定筛选，提出销毁建议。

编制《档案销毁清册》。

报请单位领导或鉴定委员会审查批准。

对批准销毁的档案，组织专人进行销毁（需两人以上监销）。

销毁结束后，销毁人和监销人在销毁清册上签字确认。

在相关检索工具上注明“已销毁”。

五、窠例分析题

1.程序合规性分析：

符合规定。理由：销毁工作经过了厂内正式的“档案鉴定工作领导小组’’（人员组

成符合要求）的审查，并获得了厂领导的书面批示，履行了必要的审批程序。

2.销毁方法选择：

档案①（大量空白纸质表格）：适宜采用化浆法。

理由：数量较多（5盒），采用化浆法能批量处理，销毁彻底（化为纸浆无法复

原），且符合处理大量纸质档案的常规做法，相对经济。

档案④（损坏软盘）：适宜采用粉碎法（专用粉碎设备）或物理破坏法（如拆

解粉碎）。

理由：软盘属于磁性载体与塑料外壳的结合体。采用强力粉碎可同时破坏盘片和

外壳，确保存储介质被物理摧毁，信息无法被读取或恢复，操作相对直接。

学习单元三档案保管

一、填空题

1.防盗

2.10

二、单项选择题

1.C（解析：A项底层易潮，B项地下室湿度大且不利消防，D项门窗需良好密

闭以控温湿、防尘。C项正确，库房选址需确保安全与环境洁净。）

2.D（解析：活动式密集架通过减少固定通道，使装具密集排列，能显著提高单

位面积存储密度。）

3.B（解析：A项，珍贵、大幅面等档案宜平放以更好保护；C项，平放高度需

控制以防底层受压；D项，竖放时若文件过少可能导致卷曲。B项正确。）

4.B（解析：库房管理要求严格，非工作人员进入必须登记并由专人陪同，以确

保档案安全和责任可溯。）

5.C（解析：全宗卷按全宗进行管理，其盒号应在各自的全宗范围内顺序编制,

以保持其作为全宗管理工具的系统性。）

三、判断题

1.错（解析：档案库房照明应使用防紫外线的白炽灯或专业的防紫外线灯具，

普通日光灯紫外线含量较高，会加速纸张老化。）

2.错（解析：列与列之间的通道宽度应不小于60厘米（通常为80-120厘米），

以保证人员通行、档案搬运和紧急疏散的需要。）

3.对（解析：代理卡的作用是临时占位和提示，档案归还原位后，代理卡的任

务完成，应取出另