公司内部秩序管理规则

公司内部秩序管理规则总述我做了五六年的公司行政秩序管理，见过太多因为没明确规矩，闹得同事之间不愉快、工作效率上不去的事儿。很多人一听到“秩序管理”就觉得是公司要来管自己、要罚款抓错，其实完全不是这么回事。咱们这份规则，不是管理层拍脑袋写出来约束大家的枷锁，是攒了这么多年所有同事提的意见，从一件件实际发生的矛盾里整理出来的、大家共同遵守的约定。核心目的只有一个：保护大多数人的工作权益，给所有人创造一个安静、整洁、安全、公平的工作环境，你不打扰我，我不麻烦你，大家都能顺顺当当干活，拿到该拿的收入。接下来我就把具体规则分模块说清楚，每一条都能说出来为啥要定，绝不是无中生有。1日常办公区域秩序管理办公区是我们每天待得最久的地方，这里的秩序好不好，直接影响每天的工作心情和效率，所以先从这里说起。1.1个人工位区域秩序工位虽然是分配给个人使用的空间，但挨着周围同事，所以也要遵守共同的约定。1.1.1工位整洁管理首先要求大家保持基本整洁，不要长期堆积大量废弃杂物，比如空快递盒、放了好几天的外卖餐盒、喝完的饮料瓶这些，一方面招虫子，一方面万一着火也是隐患。我之前就碰到过，有个同事出差一周，工位堆了五天的外卖盒没扔，回来之后招了一整窝小强，爬得半层办公区都是，最后全公司找人消杀，折腾了一整天，大家啥活都没干成，你说这不就是一个小习惯闹出来的大麻烦吗？另外重要纸质文件、涉密材料下班要及时收进抽屉或柜子，不要随便摊在桌面上，防止弄丢或者泄露信息，其实也是对大家自己工作成果的保护。1.1.2公共噪音控制这是我接到投诉最多的一项，真的要跟大家说清楚。正常面对面沟通工作，尽量压低音量，不要扯着嗓子全办公区都能听见；如果是超过五分钟的电话，不管是业务电话还是私人电话，尽量去楼梯间的休息区或者空会议室接，不要在工位上抱着电话聊半天。最重要的一点：绝对不要在办公区公放音乐、视频、电话或者音频，哪怕你觉得自己开的声音很小，周围三五米的同事都能听得清清楚楚，人家写方案、改代码的思路一下就断了，找回来要半个多小时，我自己之前写年度总结，旁边同事公放听相声，我硬生生卡了一个多小时没写出一段话，那种闹心真的谁碰到谁知道。如果确实需要听音频，麻烦戴个耳机，花不了多少钱，换得周围一片安静，大家都感谢你。1.1.3个人行为边界除了声音和整洁，还要注意不要随意动别人工位上的东西，哪怕你觉得就是拿个胶带、借支笔，也要打个招呼，主人不在的话留个便签，不然东西丢了说不清楚，大家都尴尬。另外不要在工位吃味道特别大的食物，比如螺蛳粉、臭豆腐之类的，吃完味道散一下午，周围同事根本没法专心干活，真的想吃，下班回家吃不好吗？1.2公共办公区域秩序除了个人工位，茶水间、卫生间、走廊这些大家共用的地方，更要讲秩序，不然损害的是所有人的利益。1.2.1公共设备使用规则打印机、复印机、微波炉、饮水机这些大家共用的设备，用完要顺手整理。比如打印机打完纸，把自己的纸拿走，别留在出纸口堆着，后面的人要用还要翻半天；碰到卡纸或者缺墨，自己能处理就处理，处理不了就喊行政来，别扭头就走，让后面的人对着坏机器等半天。微波炉热饭，不要加热带壳的整鸡蛋，也不要封着保鲜膜高温加热，之前有过鸡蛋炸了，糊得满微波炉都是，清洁阿姨擦了一个小时，后面热饭的人都没法用。还有喝完水空水桶，放在指定的堆放区就行，别随便扔在走廊挡路，本来走廊就不宽，堆个空桶，推个餐车都过不去。1.2.2公共休息区规则卫生间用完一定要冲干净，卫生纸扔指定纸篓，别扔马桶里，堵一次，整层楼一两个小时用不了，所有人都不方便。吸烟的同事，只能去指定的室外吸烟区，千万别在楼道、卫生间抽烟，烟味散不掉，不抽烟的同事进去辣眼睛呛嗓子，而且抽完烟头一定要掐灭了再扔，之前有过没掐灭的烟头点着了垃圾桶，差点闹出火灾，想想都后怕。茶水间吃完饭，剩饭剩菜倒在指定垃圾桶，别倒水池子里，堵了之后水池发臭，好几天都用不了，所有人都跟着遭罪。讲完了日常办公区域的秩序，接下来我们说进出公司的人员秩序，这一块主要是为了保障大家的安全，避免无关人员打扰正常工作，所以有了以下规则。2人员出入与访客秩序管理2.1员工日常出入秩序2.1.1身份核验要求所有员工上下班都要刷卡进门，随身携带工牌，忘带了就去前台登记领临时卡，不要跟着别人蹭门，也不要随便给陌生人开门，咱们这么做不是不信任大家，是防止无关人员混进来，之前就有发小广告、推销产品的跟着蹭进来，挨个工位塞传单，弄得整层楼半天没法干活，真的碰到这种情况，大家都烦。另外工牌不要随便借给外人，哪怕是你的亲戚朋友也不行，出了安全问题说不清楚。2.1.2物品携带要求员工如果要带公司的大件物品、公共设备出门，一定要提前开出门条，找部门负责人签字，给前台查验之后才能带出去。这一条也不是不信任大家，之前有过同事把公用的投影仪随便带回家，没说一声，结果公司要开培训会找了半天找不到，耽误了整个项目的进度，所以定这个规矩就是为了方便管理，不耽误大家共用设备的使用。2.2访客接待秩序2.2.1访客登记要求所有外来访客，不管是客户、供应商还是亲戚朋友，都必须在前台登记，留下身份信息，由被拜访的员工亲自下楼接到办公区，不能让访客自己上来，更不能随便放访客进办公区，一是保障安全，二是避免无关人员随便逛，打扰大家工作。2.2.2访客停留要求访客只能在指定的接待区、会议室停留，不能随意在办公区闲逛，如果需要参观公司，必须有专人陪同，不能让访客随便乱走，避免泄露咱们的办公信息，也防止访客迷路碰到什么设备，闹出意外。说完了日常办公和人员出入，我们公司大大小小的会议、集体活动每个月都有好几次，这些公共场合的秩序也得定清楚，不然开一半会乱糟糟，半天定不下来事儿，耽误所有人的时间。3会议与公共活动秩序管理3.1日常内部会议秩序3.1.1会前预约准备要用会议室提前在系统预约，不要占着会议室不用，也不要抢已经被别人预约好的会议室，如果你约了会议室临时不用了，麻烦及时取消预约，把位置让给需要的同事，别占着坑不拉屎，让人家一群人在外面等着。开会之前提前十分钟到，调试好投影、麦克风，准备好资料，别让一屋子人等你一个人调设备，耽误所有人的时间，我之前碰到过一个同事，开会半小时了还没调好投影，一屋子人等他，最后会直接推迟了一个小时，大家都赶不上接孩子，怨声载道的，真的没必要。3.1.2会中行为秩序尽量准时到，迟到了悄悄进门，别大摇大摆开门打断别人讲话，手机一定要调静音，要接电话出去接，别在会场接电话说半天。别人发言的时候别打断，有不同意见等人家说完了你再说，尊重是互相的，你尊重讲话的人，人家也会尊重你。不要开会的时候一直刷手机、玩游戏，既然来了就专心点，快点开完会大家都能早点回去干活。3.1.3会后收尾整理开完会顺手把自己产生的垃圾带走，椅子归位，关掉投影仪、空调、灯，把门窗关好，留给下一个要用会议室的同事干干净净的环境，这不就是举手之劳吗？大家都这么做，每个人都能受益。3.2公司集体活动秩序集体活动是大家放松交流的机会，但也要讲基本秩序。报名的时候确定能去再报，报了名去不了提前一天说，给想去的同事留位置，别占着名额不去，浪费公司的活动经费，也让想去的同事没法去。活动过程中服从组织者的安排，不要擅自离队，也不要强行劝酒，大家能喝就喝，不能喝就喝饮料，没人会说你，强劝酒闹出事儿，谁都负责不起。活动的时候照顾一下身体不好、年纪大的同事，别光顾着自己玩，大家玩得开心才是目的。前面讲的都是空间和活动的秩序，其实最核心的秩序，还是人和人之间相处、协作的秩序，这块做好了，公司的氛围才能好，干活才能顺。4员工行为与沟通协作秩序管理4.1基本行为准则4.1.1人际边界准则绝对不允许任何形式的职场骚扰，不管是语言上的低俗玩笑，还是肢体上的过度接触，只要对方不舒服，就是违规，我们一定会严肃处理。不要随便打听别人的工资、年龄、感情状况这些私人问题，人家不想说就别追着问，每个人都有自己的隐私，尊重别人的隐私是最基本的礼貌。也不要拉帮结派搞小圈子，排挤新同事或者不同意见的同事，咱们上班是来干活赚钱的，不是来结党营私的，对事不对人就好。4.1.2公司利益维护不要拿公司的公共财物回家，小到打印纸、笔，大到设备、材料，公家的东西是用来办公的，别拿回去给孩子打作业、给家用，积少成多，损害的是所有同事的利益。也不要收供应商、客户的红包、礼品，哪怕是一点小好处，也容易埋下大隐患，最后不仅公司受损失，你自己的工作也保不住，得不偿失。4.2沟通协作秩序4.2.1线上沟通规则非紧急事儿尽量不要在下班时间、大半夜给别人发工作消息，谁都需要休息，有什么事儿上班说不行吗？发消息尽量发文字，不要一发就是好几条五六十秒的长语音，人家在开会、在外面，根本不方便听，文字一眼就能看完，效率高多了。不要在几百人的大群里发广告、投票、砍价链接这些和工作无关的内容，要发私下发给朋友就行，别打扰几百个人。4.2.2跨部门协作规则有事儿先找对接的同事对接，别一上来就找人家部门领导告状，给对接的同事留点处理空间，谁都不想被领导说对吧？答应别人的工作，尽量按时交付，交不出来提前说，别让人一直等，耽误了人家的进度。出了问题先想怎么解决，别一上来就甩锅，说这不是我的错，都是别人的问题，大家都是为了把公司的活儿干好，甩锅解决不了问题，还伤了同事之间的感情。定了规则，肯定要有相应的处理机制，但我们绝对不会一刀切，凡事都讲人情味，具体规定如下：5违规处理与申诉机制5.1违规分级处理5.1.1轻微违规就是第一次不小心犯的错，比如忘带工牌、工位临时乱一点、开会迟到三五分钟这种，都是口头提醒，不罚款，不记入档案，谁都有忘事儿的时候，提醒你改了就好。5.1.2中度违规就是提醒了好几次不改，或者单次违规影响到了不少同事，比如天天在工位公放声音、提醒了好几次还不改，或者随便放访客进来影响大家工作，这种会给书面警告，扣少量月度绩效，目的也不是为了罚钱，就是让你长点记性，毕竟影响了大家的利益，总得有个说法。5.1.3严重违规比如打架斗殴、泄露公司机密、拿公司大额财物、收受贿赂这种，严重损害公司和同事利益的，我们会按照劳动法和公司规定，直接解除劳动合同，没有商量的余地，这是底线，不能破。5.2申诉机制如果你对处理结果有意见，觉得不公平，可以在三天之内找行政或者工会申诉，我们会重新找双方了解情况，重新调查，绝对不会偏帮任何一方，规矩是死的人是活的，凡事都讲一个理字，不会冤枉任何一个好人。总结说了这么多，其实所有规则加起来，核心就是一句话：