西软C7操作说明

接待..............................................................................2

第一节宾客列表.................................................................2

1.1本日将到..................................................................2

1.2当前住客...................................................................3

第二节散客接待.................................................................4

2.1排房......................................................................4

2/./综合排房....................................................................................................................................................4

2.1.2逐个排房.................................................................................................................................................6

2.2散客登记..................................................................7

2.2.I预订转登记...............................................................................................................................................7

2.2.2直接上门.....................................................................................................................................................8

2.2.3长包房...........................................................................................................................................................9

2.2.4钟点房.........................................................................................................................................................10

2.3其他......................................................................12

2.3.1门卡发行..................................................................................................................................................12

2.3.2Q-ROOM...................................................................................................................................................13

2.3.3设置信息灯...............................................................................................................................................15

2.3.4设置住店信息接口................................................................................................................................15

2.3.5Alerts......................................................................................................................................................16

2.3.6电子附件..............................................................................................................................................18

2.3.7换房..............................................................................................................................................................19

2.3.8散客续住...................................................................................................................................................20

2.3.9本日结帐退房客人入住.....................................................................................................................27

2.3.10消费帐....................................................................................................................................................23

第三节团队接待..............................................................-...23

3.1团队房类资源控制.........................................................23

3.1.1排房............................................................................................................................................................23

3.1.2增加或减少房间..................................................................................................................................26

3.2登记......................................................................27

3.2.1团队主单登记.........................................................................................................................................27

3.2.2成员登记...................................................................................................................................................27

3.3团队成员批量处理.........................................................28

接待

第一节宾客列表

1.1本日将到

本日将到宾客列表默认显示本日将到预订宾客。按Ctrl+A或执行接待一本日将到，打开「本

日到达宾客列表」。

列表的结构、使用方法与「预订宾客列表』相似(参考预订第三节)，不再赘述。

所存故客&成员|团体&合议|Walk-In|UIP济输入条件(Z)：

姓名r

|房号S房类-姓名2次数人数房价码房价到达高开团体/甲跖旅行左

卓

ASTL取房

梵航

ASTLiSiHargR01RAC666,6718:0009/24

璐////2.主单

ADQLiXiaoLuRRAC1400.0018:0006/17"//恒中伟业

洁•01

蠢3.Wdk-In

666,6718:0009/24

AST媛ZhancZiJieR•01RAC////

0202CLCMQSWangYuYanR•01FRO1660.0018:0006/17////4雄

0002CLAUTdien=aigR•01RAC700.0018.0000/17〃〃5.有买

0803CLAUTZhancLiR•01RAC700,0018:0006/17////

骨6.SO

IIZhaoMlnR•01RAC700,0018:0006/17/〃/恒中伟业

7固.定支出

8咻.多处理

9允.许记底

A.定义账户

B.打印单16

C.打印地用

D.发票

E.门卡发行

F.批星处理

258

⑷____________________________________I刽日图］

厂所有厂在住厂预订厂本日转帐厂取消厂挂*

图

杳看此列表需要注意三点：

(1)、列表中【到达】竖列具体显示预订到达的时刻，不再显示口期(指定本口)。

2

(2)、【房号】后增加【S】项，显示预订已分房的房间状态,

方便酒店提前准备，在客人到达之前最大限度保证房间为空

净房。

(3)、列表下方的各个状态选项，【到达】项目全部指定本

日，即此列表只能查看订单【到达】日期为本日的各种状态,

如本日入住、本日到达、本日结账等。

1.2当前住客

当前住客列表默认显示当前所有在住客人。按Ctrl+I或执行接待一当前住客，打开『当前

住客档案』。

列表的结构、使用方法与「预订宾客列表』相似(参考预订第三节)，不再赘述。

成五|团体&会议|长包分|自用房|免费房|钟点房|庄酬|Wak-ln|UIP|z：日艳高|所有|话输入条件(Z)：

房类#姓名2Sta・次数人数房价到达离开余额团体/单位服行

0707AST1陈晓东10110.0d06/16I05/17I155.001/-//1.却！

W财

XiaoYa＞：uan01700.0006/1706/18-20000.00/-//

亭

频24百

LiShiYun01700.0006/1706/180.00/-//

周

迅3的

ZhouXur01700.0006/1706/180.00/-//

章

排ZhangZiYi01300.0006/1706/180.00的;州西软树拆4.主单

宋

磐SongZu/ng01700.0006/1706/180.00/-//

张5.Wtk-ln

赢ZhangSan720.0006/1606/191440.001-1!

蕊11

6.入帐

花

花CaiZhuoYan01700.0006/1706/180.00/-//

条5600.00新江省中旅66团,7名案

采HuaHua02800.0006/1006/17

操sue02800.0006/1006/175603.00浙江省中旅660v8.SQ

曹

备CaoCao800.0006/1006/175600.00浙江省中旅66团,

刘02g.E2支出

浙江省中旅团,

云5600.00£6

赵02800.0006/1006/17

A.账务处理

ZhaoMun02800.0006/1005/1756al.00浙江省中旅£6团,

8.允许记峙

C.定里I妒

D.打印单据

E.FIE咻单

F.D长

G.批量姓理

H.Aterts

!.»■

18剧回回

「所有V在住「及丁厂本日给林厂昨日给帐rorNO-SHOWr挂帐

图

3

R入住X单击，当前选中预订记录转为“I”状态。

K拆分H当某记录的房数大于等于2时，可使用该功能。如，某记录预订AST房型6

间，单即拆分X,输入拆分后的数量，如5,则系统自动生成另外5个主单。

该功能主要是在未分房情况下拆分主单，便于操作员录入或更换客人档案。

表

右边；

默认显示与左边选中预订记录匹配的可用房间列表，同样，操作员可通过选择、输入条

件，单击K查找?，根据客人要求搜索符合要求的房类资源。

可使用的条说明

件有：

项目

【条件固定】打勾后，可以固定前一次筛选的结果，不会随着左边某条记录对房间要

求的改变而进行改变。

【到达】、默认与选中预id记录的抵离日期一致。

【离开】

【楼层】可指定楼层，使得列表上只显示该楼层满足条件的客房。

【特征】可指定客房特征，使得列表上只显示具有此房间特征的满足条件的客房。

表

项目含义：说明

项目

【干净房】己打扫干净的空房（可直接登记入住）。

【脏房】未进行整理打扫的空房（打扫完毕即可入住）。

【本日预退】当前在住，但预计本日离店的房间（客人不续住的情况下，12点后可成

为空房）

【临时态】目前有临时房态的客房（房情紧张时可查看临时态原因，看是否可以取消

临时态，使之可卖）。

[00]维修房（房情紧张时，诃对其中需要简单维修的房间进行抢修，使之可

卖）。

[0S]锁定房（房情紧张时，可根据情况解除锁定）。

[DayUse]日租房，仅白天租用，不过夜。

【占用房】目前在住或已预分的客房。

【仅检查房】房态为IS的客房（多数酒店用CL表示打扫过并检查完毕的房间，CL即

为酒店的最终可卖房态；个别酒店用CL表示服务员打扫完毕的房间，IS

5

表示经过领班或主管检查过的房间，IS为酒店的最终可卖房态)。

【全部客房】系统中的所有客房。

表

功能按钮：说明

项目

K查找U输入、选择房类资源查询条件或项目后，单击此按钮，可显示查询结果。

E分房工勾选房号后，单由此按钮，即可分房.

注意：选择房数必须W左侧选中的预订记录房数.否则系统将提示“选择房间数超

过需要房数

注意：选择房数必须w左侧选中的预订记录房数，否则系统将提示“选择房间数超

过需要房数

◎注意:选择房数必须W左侧选中的预订记录房数，否则系统将提示“选

择房间数超过需要房数”。

K取消分房?分房后，若需取消，则选中要取消分房的记录，单击此按钮即可。

K自动U单击此按钮，系统将根据左侧选中的预订记录，自动分配房间。

操作步骤：

(1)、『综合排房』窗口，单击选择左侧某条预订记录，右侧默认刷新为符合该预订要

求的所有空净房；

(2)、勾选符合客人要求的客房，单击R分房九分房成功，之前选中的预订记录不再

显不在此窗口，；

(3)、若需查阅已经分房的预订记录，勾选【包括已分房】，单击K查找］即可。

包括已分房：F包括在住：r查找@|

图

0-注意：

『综合排房」窗口，右侧默认显示符合左侧选定的预订要求

的空净房，当该房型空净房没有时，操作者可手工勾选其他

项目，如【脏房】等，单击K查找》，继续查找有无其他状态

可以分配的。具体含义参考上文的【项目含义表】。

2.1.2逐个排房

预订主单上，单击K房号】，打开『客房选择』窗口，勾选房号，单击K确定》，退出该窗口,

6

预订单上K存盘』即可。

处注意:

在【房号】处分房适用于主单【房数】=1的情况下，当【房

数】22,需要单击上排的K分房』按钮进行分房。

2.2散客登记

散客的登记入住，根据有无提前预订，可以划分为预订

客登记和直接上门客登记两种情况。

2.2.1预订转登记

预订转登记是接待员的工作重点之一。在系统中执行此操作需要注意预订单须满足以下

两点：一、【到达】日期为今天，二、【房号】处已经排好房号。

操作步骤：

（1）、通过预订列表查询并打开宾客预订主单；

（2）、执行状态一入住，或按F4；

（3）、系统提示是否确信入住，选择K是X；

7

图

(4)、宾客状态由R-I,登记入住成功，主单上的【到达】

系统自动记录为当前时间。

2.2.2直接上门

系统中，上门散客的处理集中在Walk-in功能中。

操作步骤：

(1)、执行接待f直接上门，或按Ctrl+凡打开新建宾客主单。

Oev>/

主单Q)供必⑹客人&)«®®)当宴夏)张务④XttiQ)

新建夕打开。存盘WS。退出

主要<sa］刖加信8|

!1.本名：hfoNamsBtock:\

姓：团体：|

姓名2:4.到达:「9/05/1718:00LXJWed「、

证件类别:天则1\.R)

证件号码:

离开：|09/05/1812:00tXJThu

国篇:V.LP佛VLP

成人：|1小旗：|0

语种:称谓：|

性别5.房价码:向

坍性

号

房

排房要求：|房类：|房效：|I

好

再

从…升皴:|理由

&序号：|r房价：|ooo

2.客房布置：|定价O00|000

特殊要求：『优萼理由:f包价:函

3.公司：「加床:I0I~~"000

旅行社：「付款方式:人民币现金厂

订房中心信用限额:I两wai^-m：F房价保密：厂

L姓名房类房房间人到达离开天房价包价标记余额信用备注预订

合计•皮=人公捌=联房(1)|

<1

图

必注意：

Walk-in主单与普通散客预订主单的一个重要区别就是，主单右下角【Walk-in】选项

是否勾选。通过Ctrl+W打开的新建直接上门主单，［Walk-in］选项系统自动打上对勾(如

上图红色选框标示),通过Ctrl+N打开的新建预订主单，【Walk-in】选项是没有对勾的。

系统通过这个参数，统计饭店的Walk-in数据。

8

(2)、输入客人【本名】，回车，进入［客户档案查找』窗II进行客史档案匹配。如果

该客人有客史，核对无误后，单击K确定X即可；如果该客人没有客史，单击K新建九为

客人创建新的档案。

(3)、确定【国籍】、【语种】。

(4)、输入【到达】和【离开】时间。

(5)、选择【房价码】、【房类】，输入【房数】，在【房号】处排好房间。

(6)、确定【房价】。

(7)、确定客人的【来源】、【市场］

(8)、确定客人的其他要求，如【客房布置】、【特殊要求】等。

(9)、基本信息输入完整后，单击R存盘》，系统弹出提示框“当前Walk-In宾客是否马上

入住”，单击K是直接入住，主单状态显示“1”，反之则单击K否)J,主单状态显示

“R”。

图

网注意:

(1)、如果Walk-in主单【房数】22,不能直接在【房号】处分房，单击K存盘』,系

统提示“Walk-In订单，没有房号，是否继续”，单击K是X,系统会对当前输入信息进行一

次存盘保存，生成订单后单击K分房U进行多间房的排房，然后登记入住。

图

(2)、如果客人要求Walk-in不同房型多间，可在登记入住

一间的基础上，通过K复制1按钮进行快速复制主单操作。

与预订操作相似。

2.2.3长包房

在接待菜单下，长包房有专门的操作方法。执行接待一长包房，或CtH+Shift+L按键组

合，打开长包房新建菜单，系统在【市场码】处自动选择“长住客”，如下图所示：

9

图

将各项信息填写完整后K存盘X,进行长包房的价格定义。

（参考预订2.1.14长包房价格定义的两种方法）

2.2.4钟点房

日用房可直接在宾客主单上修改【天数】、【市场】等，而对于按小时收费的钟点房，系

统则给出单独的窗口进行操作。

操作步骤：

（1）、执行接待f钟点房，或CtH+Shift+W按键组合打开钟点房新建菜单，如下图所示；

10

图

（2）、在主单上填写或选择【本名】、【到达】、【小时】、【房类】、【来源】等预订基本信

息，系统会自动根据选择的【房类】带入【房价】和【定价】。（钟点房价格定义须在维护系

统中提前设置）

（3）、在【房号】处为客人分配房间（钟点房必须在存盘前分好房间）；

（4）、单击K存盘U,系统生成宾客主单，状态宜接为在住状态“I”。

图

9注意:

（1）、钟点房的客人在退房结账时，系统会根据时间自动计算应收的总房费。

（2）、钟点房不可以过夜，否则在夜审时，系统会有提醒。钟点房转换为普通住房需要在【市

11

场】处更换市场码，系统毙示”是否要取消钟点房”，单击K是］，修改【天数】、【定价】

等信息后K存盘X即可。

图

2.3其他

2.3.1门卡发行

操作步骤：

(1)、查找并打开目标宾客主单；

(2)、执行其他一门卡发行，或F12按键，打开I■门卡发行』窗口;

图

(3)、将门卡插入发卡槽内，单击R发卡U按钮即可。

(4)、单击K发卡模式11按钮，可切换至管理模式，在此模式下可以进行读卡、重发、挂失、

退卡、恢复等操作，如下图所示：

12

图

9注意:

门卡发行在系统中应用的前提是完成西软门锁接口的调试。

2.3.2Q-ROOM

饭店房类资源紧张时，可能会出现这样的情况：预订宾客到店了，但是客房还是脏房，这

种情况下，接待员就可以使用Q-Room功能，向客房中心传达紧急打扫客房的信息。即

Q-Room功能的实现，涉及到前台和客房中心两个部门，系统中关于Q-Room的业务流转图如

下。

操作步骤：

(1)、执行接待一本日将到，或CE+A,打开『本日到达宾客列表」。

(2)、按Alt+Z,使光标至快速查询处，输入查询条件，回车，显示查询结果。

(3)、在列表的“S”栏中可以看到预分房间的状态为“DI”，该房间为脏房;

(4)、双击打开该订单，执行状态一Q-room,系统弹出提示，如下图:

13

FoxHISAlert

是9厂“否戴:

图

(5)、单击K是2，设置Q-Room成功。

9注意：

(1)、若操作者在列表查询的步骤中没有注意到房间状态为“D1”，直接进行入住操作，系

统会提醒“当前客房为脏房，确认入住？”，此时可单击K否X,执行设置Q-room操作。

图

(2)、Q-Room设置完成，可以执行接待-Q-Rooms,打开FQ-RoomJ窗口。操作员能

查询到当前所有的Q-Room,及等候时间，也能做•些基本的处理：预订转入住、取消

Q-Room、取消预订、查阅主单、调用档案。

图

14

2.3.3设置信息灯

信息灯的设置操作贯穿预订、接待、入住的全过程，酒店可

随时根据客人情况进行设置或更改。如根据客人客欠情况调

整记账灯，设置留言灯给客人传达信息，根据客人要求设置

免打扰等。具体操作在预订3.2节信息灯中已详细描述，此

处不再赘述。

2.3.4设置住店信息接口

许多星级酒店电话等级、叫醒服务、免打扰、VOD.Internet开关都是由前台员工来控

制的，电话等级、叫醒服务、免打扰等，在客人入住时可以根据酒店的要求设置成默认开国

内长途或内线电话，退房时自动关到内线。（需要进行工程接口布置）

操作步骤：

（1）、执行接待一当前住客，打开『当前住客档案』：

（2）、查询并打开目标宾客主单；

（3）、执行其它一接口，打开『宾客住店信息接口」窗口：

图

（4）、根据情况选择【电话】等级、【VOD】等级、【Internet等级，开关【免打扰】设置，设

置【叫醒服务】时间等，在右侧【设置范围】处勾选范围（当前可设置的范围呈黑色字体显

示）；

图

15

(5)、设置完毕，单击K确认』即可。

2.