仓库日常出入库风控办法

仓库日常出入库风控办法我干成品仓仓管快十个年头了，大大小小的出入库风险见过不老少，有供应商掺假少货的，有员工发错货漏单的，还有权责不清最后扯不清楚没人担责的，前前后后见过公司因为风控不到位亏了几十万，我们一线员工也跟着扣绩效，本来赚的就是辛苦钱，扣个两三个月工资谁不心疼。这些坑踩多了，我们慢慢总结出了一套实打实的日常出入库风控办法，不是摆着看的虚制度，都是用真金白银换回来的经验，全是干我们这行能用得上的干货。这套办法从前期准备到过程管控再到事后复盘，环环相扣，把能想到的风险都堵上，既帮公司控住损耗，也能让我们一线员工少担责任，多拿安稳工资。1出入库事前风控体系搭建与准备1.1明确人员权责划分，落实不相容岗位分离风控的核心首先是管人，要是一个人既收货又开单又审核，那不出问题才怪。我们现在明确要求，所有出入库环节必须分人负责，绝对不能一人包办全流程。具体来说，入库环节，供应商送货对接点货只能由收货员做，质量抽检要由专门的质检岗负责，系统录单要由录单员做，最后单据审核必须由仓库主管或者值班负责人签字，哪怕是人少忙不过来，临时替岗也要做好登记，要有直属领导的书面授权才行。出库环节也一样，拣货是拣货员的活，复核必须是另外的人来做，交接给物流要专门的对接员签字确认，谁出了问题一查就能查到，不会出现出了错大家互相推的情况。我刚干的时候就见过一个老仓管，因为老板信任他，整个仓库从收到发全他一个人说了算，结果好几年下来，少了上百万的货才发现，那时候什么都晚了，所以说权责划清楚，不是不信任谁，是对大家都好，既避免有人犯错误，也不会让好人受冤枉。1.2作业工具与系统提前日常校验咱们出入库离不开秤、扫码枪、监控、仓储管理系统这些东西，这些东西出问题，咱们再细心也没用。我们现在要求每天上班提前十分钟到岗，所有人第一件事就是检查自己负责区域的工具。称重要用的地磅、台秤，每天都要校一下，用标准砝码测一下准不准，我就遇到过一次，台秤因为放在门口经常被推车撞，螺丝松了，称出来重量差了5%，收了一吨原材料，差了五十公斤，最后我们自己承担了损耗，扣了我们整个组的绩效，从那之后我们就把校秤写成了硬性规定。然后扫码枪、PDA这些要检查电量够不够，扫码灵不灵，监控要检查收货区、发货区这两个核心区域的摄像头是不是正常工作，有没有被货物挡住，仓储管理系统要登录检查能不能正常录单、查库存，有没有数据异常。还有货位的标识牌，每天整理货位的时候都要看一看，有没有掉了、模糊了，要是货位牌错了，很容易入错库发错货，这些小问题提前查好，比作业的时候出了问题再停下来解决省时间多了。1.3严格落实作业前置单据审核不管是入库还是出库，没有正规单据绝对不作业，这句话说起来简单，真做起来好多人做不到，尤其是有人打招呼说“先收/先发，后面补单”的时候，好多人抹不开面子就答应了，结果最后出问题。我们这里规矩就是，哪怕是高层领导打招呼，没有签字的单据也不能动，特殊情况要开临时作业单，让打招呼的领导签字确认，留好底，后面再补正规单据。我之前遇到过一次，采购部的主管说有一批物料急着用，让我们先收下来，说采购订单后面补，我们当时没坚持规则就收了，结果后来那款产品砍线了，这批物料根本没用，堆在仓库一年多，最后当废品卖，亏了十几万，我们也跟着受罚，从那之后我们就咬死了无单不作业，谁来都不好使，真有特殊情况就签字留底，不能给后面埋雷。做好了出入库前的各项准备，只是风控的第一步，真正的风险防控核心，落在出入库作业的每一个具体环节里，每一步都盯紧了，才能把风险挡在门外。接下来就是作业过程中的风控落地。2出入库作业全环节风控管控2.1入库作业风控要点2.1.1实物信息全维度核对供应商送了货，我们绝对不能只看供应商的送货单就签字，必须自己亲手核对。整箱包装的货物，我们按比例抽验，新供应商或者经常出问题的供应商全抽，合作多年信誉好的抽10%，抽验的时候不光点箱数，还要开箱看里面的数量、规格对不对，我就遇到过一次，供应商送货，外面箱子码得整整齐齐，结果抽验的时候发现最里面两箱一半都是空的，应该是物流途中被偷了，要是我们没抽验，这个亏就得我们吃。散货或者小件货物必须全部点数，称重的货物必须全部复称，不能嫌麻烦，一天多花十来分钟，总比后面亏了钱强。2.1.2质量与规格二次确认好多仓管觉得质量检查是质检的事，自己只管点数量，其实不对，我们是第一个接触货物的人，肉眼能看出来的问题要先拦下来。比如货物包装破了、受潮了、变形了，或者规格颜色和订单不对，我们直接就可以退回去，不用等质检过来，要是我们收进来堆到库里，再搬出来退，既费人工，还容易和其他好货混在一起，更麻烦。我们现在要求，收货的时候只要发现不对，不管大小问题，先拉到异常区放着，登记清楚再通知采购和质检处理，绝对不进正常库区。2.1.3入账与货位精准匹配核对无误的货物，要马上录入系统，放到指定的货位，绝对不能先堆在角落等着后面再录再摆，忙起来一转身就忘了，我之前带过一个新同事，刚上手的时候忙晕了，把一批货到了先堆在消防通道门口，说等忙完这批活再录，结果一忙就忘了，过了半个月客户要货，系统里显示没入库，我们只能重新给客户发了一份，后来整理仓库的时候才找出来，这批货都过了效期，只能报废，好好的一批货就这么废了，所以现在我们要求，货到位，账到位，入一批对一批，不拖不等。2.2出库作业风控要点2.2.1拣货前提前核对单据信息拣货之前，第一时间先核对拣货单的信息，客户名称、货号、规格、数量、效期要求，一个一个对清楚，不能看着差不多就去拣。我们仓库里好多产品长得差不多，就是规格不一样，比如一个是500ml装，一个是1000ml装，不仔细看根本分不出来，看错了发过去，来回运费我们出，还要给客户赔违约金，得不偿失，所以拣货之前多花一分钟看清楚，比什么都强。2.2.2拣货完成必须二次复核不管拣货的是干了十年的老员工，还是新员工，拣完货必须要另一个人复核，这个环节绝对不能省，我见过干了五年的老员工，天天拣同一款货，闭着眼都能找到，结果一次大意少拿了一件，客户收货发现了投诉，我们不仅赔了客户违约金，还影响了公司的信誉，从那之后我们就规定，哪怕只有两个人，你拣完我复核，我拣完你复核，绝对不能自己拣自己复核。复核的时候不光点数量，还要对规格，对批次，效期产品必须遵守先进先出，不能把旧货压在底下一直发新货，最后旧货过期报废，都是无谓的损耗。2.2.3出库交接必须签字确认不管是发给第三方物流，还是门店自提，还是公司内部调拨，交接的时候必须双方当面点清楚数量，核对信息，然后签字确认，谁接的货谁签字，清清楚楚。之前我们没有这个习惯，都是合作多年的老物流，大家都熟，说不用签了，结果有一次我们发了10件货，物流说只收到9件，双方扯了半个月也说不清楚，最后只能我们赔了那件货的钱，从那之后我们就定了规矩，不管多熟，不管多急，必须签字，签完字之后再少货就是对方的责任，我们不担，这不是生分，是按规矩来，对大家都好。2.3异常情况现场处理规则出入库作业的时候难免遇到异常，比如单货不符、数量不对、质量有问题，这个时候一定要第一时间停手，把异常货物放到专门的异常区，登记清楚异常情况，上报主管，绝对不能自己私下改单，也不能先收先发再说，更不能隐瞒问题。我之前遇到过一个新员工，发错了货，怕被扣钱，就隐瞒不说，结果客户找上门，本来只是几十块钱的小问题，最后变成了几千块的违约金，还影响了客户关系，所以我们现在规定，只要发现异常，不管大小，必须登记上报，主动上报的我们从轻处理，隐瞒的重罚，就是为了让大家敢说，把问题解决在萌芽状态，不把小问题拖成大麻烦。作业环节的管控做好了，大多数风险都能挡住，但是总有一些潜藏的问题不会当场暴露，这就需要我们做好事后的复盘和核对，堵住最后一道风控缺口。3出入库事后风控复盘与优化3.1坚持每日日清日结我们现在要求，每天下班前必须用半个小时做日清日结，当天的所有出入库单据都要核对一遍，当天入了多少货，出了多少货，系统账和台账对一遍，抽10%的货物核对一下实物和系统库存对不对，交接单有没有全部签字留存，有没有漏登漏记的异常，当天的问题当天解决，绝对不拖到第二天，更不拖到月底。好多仓库喜欢攒到月底盘库的时候一起找差异，结果一个月几十上百批货，差异出了都不知道是哪一批的问题，最后只能随便抹平，日积月累就是大损耗，我们每天清，哪怕当天加半个小时班，也比月底熬好几个通宵找差异强，也不会让小差异攒成大窟窿。3.2定期盘库落实差异追责除了每日日清，我们每周抽盘半个库区，每月做一次全盘，盘库的时候必须交叉盘点，就是A区的仓管盘B区，B区的盘A区，不能自己盘自己负责的区域，避免有人隐瞒差异。盘出来的差异，不能随便走损耗抹平，必须停下来找原因，是入库点错了，还是出库发错了，还是被盗了，一步步找，找到原因之后，该是谁的责任谁担，要是制度有漏洞就改制度，要是不小心出的错，就提醒大家下次注意，绝对不能稀里糊涂就把差异抹了，那样下次还会出同样的问题。3.3定期优化风控规则每个月我们都会开一次风控总结会，把这个月出入库遇到的所有问题都拿出来聊一聊，分析为什么会出这个问题，我们现在的规则哪里有漏洞，然后调整规则。比如上个月我们出了三次发错货，都是因为两个相似的产品放在相邻的货位，大家容易拿错，那我们就马上调整货位，把两个相似的产品分开到不同的区域，还换上更大更明显的标识牌，这个问题就解决了。再比如之前我们新供应商抽验比例是10%，结果一个新供应商连续两次少货，我们就把新供应商的抽验比例改成了100%，合作三次没问题再降回10%，规则不是定死的，是跟着我们遇到的问题不断调整的，这样越来越完善，风险就越来越少。风控最后都是靠人来执行的，所以除了制度，还要做好人的工作，让大家从心里愿意遵守风控规则，而不是觉得规则是束缚，这样风控才能真的落地。4风控配套的人员管理与文化建设4.1做好新老员工的培训带教新员工进来，我们第一课不是教怎么搬货怎么点货，先教风控规则，把我们之前踩过的坑，出过的问题，都拿出来给新员工讲，让他们知道这些规则不是公司故意为难大家，是帮大家少犯错，少扣钱，从一开始就建立风险意识。老员工也要每个月做一次培训，新上了系统，来了新产品，更新了规则，都要学，不能凭着老经验干活，好多老员工出问题就是觉得自己经验丰富，不用遵守新规则，最后出了错。我们都是老员工带新员工，带教的时候第一个考核就是风控，风控过了才能独立上岗。4.2奖惩分明，人性化管理我们对风控做的好的员工，奖励很明确，一年没出过错的，年底发风控专项奖金，月度没出问题的，绩效加分。出了错也不一棒子打死，要是第一次不小心出的错，主动上报，我们就是批评教育，帮着改，不扣绩效，只有屡教不改，或者隐瞒错误的，才会处罚。这样大家不会因为怕罚就隐瞒问题，出了错都愿意说，我们就能及时改，不会把小问题拖大。其实我们都知道，一线仓管赚的是辛苦钱，谁也不想出错，多鼓励多提醒，比一味罚款有用多了。4.3日常提醒，强化风险意识我们每天早会，最后一句都会说“今天大家多核对一遍，别忙中出错”，就是日常不断提醒，让大家把风控记在心里，不是只有出了问题才说风控，平时挂在嘴边，慢慢就成了习惯，大家作业的时候自然就会多核对一遍，风险自然就少了。总的来说，仓库日常出入库风控真的不是什么高大上的