采购管理作业程序采购作业流程采购协议书

一、目的

通过流程管制，保证公司所采购的原材料、生产设备及配件、包装材料、五金模具配

件、耗材项目与委外加工满足公司或客户要求。

二、范围

所有生产原材料、生产设备及配件、包装材料、五金模具配件、耗材项目与委外加工

均适之。

三、权责

3.1生管课：根据库存或订单提出请购需求；

3.2各需求单位：根据需要开立请购单；

3.3采购单位：负责执行采购工作并跟催结果；

3.4品管课：负责进料检验；

3.5资材课：负责收料入库。

四、定义

4.1月采购：办公用品、文具或每月需用的物品为月采购。

4.2零星采购：申请单位必需，但无法计划请购之采购。

4.3包材采购：包装材料0

4.4五金配件采购：模具配件、工具采购。

4.5工程设备增添：机器或接口设备采购。

4.6原料采购：生产用料采购。

4.7委外加工：五金零件加工、瑞子委外电镀。

五、作业内容

5.1采购人员应利用各种信息渠道,找寻可能提供所需原材料、包装材料、工程设备、

模具配件及委外加工等之供货商。

5.2供货商送样承认。

5.2.1对供货商送样，塑料事业部采购单位经办人员于样品入库时交仓库进帐，品管单位

领出测试；端子事业部由采购单位直接将样品交与品管进行检验，相应品检填写

r讲料检验报告I(T48-01-01)o

5.2.2若测试结果合格，该样品之供货商列入「合格供货商名册」(T47-06-03),作为日

后采购对象之一；若测试结果不合格，待改进后再送样确认。不论测试评估如何,

采购必须及时将评估结果通知供货商。

5.3零星请购：由各部门依需要提出请购，「请购单」(T47-11-02)由部门经理核准后

转采购单位进行采购。

5.4月请购：为每月必须用物品，由各部门计划请购：即以窗体列出名称数量经部门经

理核准后转送采购单位。采购单位汇总各部门需求与库存数比较后填写采购单交部

门经理核准后进行采购。

5.5模具配件请购：由申请单位提出请购单附图纸,经部门经理核准持转采购进行采

购。

5.6工程设备增添：由各部门负责人提出申请「工作传递单」(T47-02-02)经副总核决后

指派人员接洽厂商估价,项目人员将各厂商估价协议书交副总核决后正式签约。

5.7原料请购：由生管提出「请购单」，部门经理核准后转采购单位进行采购作业。

5.X采购单位依据「请购单」要求，选择供货商，依f请购单」和「报价单」(T47-02-

05)填写「采购单」(T47-05-01)，送交部门经理核准后传送供货商。

5.9供货商交货由仓库依采购提供之「采购单」，供货商之「送货单」暂收，并通知品管

检验。

5.10原材料、包装材料、委外加工之产品或五金模具零件：品管依《进料检验作业程

序》(T28-01)与标准要求检验其符合性，不符合直接办退「退货单」(T47-05-

02),并作好相关质量记录。其它耗材与五金工具、机械设备由接收单位自主检验

其符合性并签名，仓库依「进料检验报告」或已确认的送货单办理入库。

5.11检验不合格，依照《不合格品管制作业程序》(T28-04)办理。

5.12仓库将「进料检验报告」、「送货单」转采购单位。

5.13采购单位将「请购单」、「采购单」、「送货单」及「进料检验报告」一并送财

务作帐。

5.14采购单位对往来供货商每半年评估一次，新供货商不定期进行评估，评估内容有质

量、单价、交期、服务等内容。

5.15新供货商评估合格可列入「合格供货商名册」，供货商资料予以保存。

5.16有关GP材料的特殊要求：

5.16.1采购合同/订单中必须注明“不得含有《台端环境管理物质标准》(T37-05-02)

中禁止使用物质”等内容，相关标准要求及规格书由采购单位提供给供应商，

并确保是最新版的。

5.16.2供应商必须提供产品的ICP-AES数据和成分表，且有效期为一年。

5.16.3采购单位编制“GP环境管理材料一览表”(T47-05-03),列出所有GP环境

管理材料及其生产商，建立材料环境资料库，包括保证书、ICP测定、

MSDS或成分表(有效期一年)。

5.16.4不采购再生材料用于生产GP产品。

六、参考文件

6.1供货商管理作业程序(T27-06)

6.2进料检验作业程序(T28-01)

6.3仓储、包装、搬运与交货管理作业程序(T27-13)

6.4质量记录管制作业程序(T24-03)

6.5不合格品管制作业程序(T28-04)

6.6台端环境管理物质标准(T37-05-02)

6.7GP环境管理材料一览表(T47-05-03)

七、采购协议书

台端电子有限公司

采购协议书

致各协力厂商：

本公司现对采购事宜物作规定如下：

1.付款方式：本公司结帐日为每月25日，对帐日为26〜31日，26〜28日传真对账单。

RMB付款日为每月10日至15日；HKD付款日为每月20日，逾期顺廷，敬请

见谅。请款时、勿必带上送货单正本、国税发标或收据(加盖公章)。为了

确保货款准确无误，请各供货商提供支票抬头名称收款人的书面证明，并加盖

公章(须送正本)如果而后发生任何票据纠纷，与本公司无关。

2.交货地点：台端电子有限公司

3.按订单交期，质量数量交货，如有延迟，请尽早通知若无故不履行，本公司可请求一切损害

赔偿

4.货品验收后才发现数量或质量不符合规定，请于约定时间内补足缺少部分或改善质量以

符合本公司之要求。否则本公司有权取消此次订单，厂商不得异议。

5.烦请确认回传,并另盖公章。

厂商：台端电子有限公司

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采购工作规程

为保证公司经营工作能够稳定而有序地运行，及保证公司各职能部门的工

作正常开展，特制定本《采购工作规程》。

6.请购程序和要求：

（一）、请购物资的划分

甲、日常经营用的仓储（常备仓）物资，包括餐料、干货、酒水、烟

草、客人用品、餐厨用品、办公用品、劳保用品等统一由仓库根据实际

使用情况和限量要求填制补仓申购单。

乙、如果设置有布草仓的，布草、制服、工衣、工鞋等统一由布草仓

根据实际使用情况和限量要求填制补仓申购单。

丙、如果设置工程仓的，常用的五金水电材料由工程仓根据实际使用

情况和限量要求填制补仓申购单。

丁、出品部、酒吧等经营部门日常用的鲜湿货类、冰鲜类、蔬果类等

食品以鲜湿货申购单的形式，由营业部二根据营业状况，填制鲜湿货申

购单，直拔经营部门。

戊、各部门偶然使用或特殊需求的物资，由使用部门自行填制申购

单，直拔使用部门。

（二）、请购物资存量的控制

1、常备仓物资由使用部门根据营业状况和工作需要，编制“物资用

量预算计划”列明“最高存量”和”最低存量”要求，报有关部门审批

后（审批程序:葡门经理O成本控制口财务总监总经理/董事

长）交财务、成本/仓库、采购部存档备查。

2、日后常备仓物资由仓库根据存量限制和物资的实际使用情况进行补仓申

购。

3、若物资品种、用量发生变更或有特殊需求，须按上述第1点之程序处

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理。

4、经营部门、职能部门所用物资若要变更品种，一般情况下应以消化旧有

品种为前提。

5、月末仓库盘点后，如有需要，将存货情况知会采购部和相关的营业部

门。

（三）、申购单的填写要求：

1、货物品名请使月学名、标准名称，如没有学名或标准名称的（如订造

货物等）使用通用名称，并应保持前后一致。

2、请标注物品之产地、品牌及规格，以及等级要求。

3、应在申购单上注明用途。

7.申购单的审批程序：

甲、鲜湿货的申购

营业部门于每日晚上8时前将次日需要的鲜湿货的品种、数量、质量要

求填制鲜湿货申购单，经部门经理/行政总厨审批后，交采购部作采购

之依据；采购部根据申购部门之计划申购单填制订货单，分发有关供应

商进行订货，并交一份到收货部，作收货之依据。

乙、急购物资的申购

为保证经营和抢修工作的正常进行，在仓库无存货的情况下，由使用部

门填制“急购物资申购单”，由被授权人签批，并经仓库签名核实无存

货后，由采购或指定专人落实采购任务.（“急购物资申购单”签批

权，应由董事长授权指定人员）。急购的同时，按正常程序补办相应的

手续。

丙、补仓和一般物资的申购按下列审批程序执行：

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成本赢审签|_⑵。。元以上'd呈董事长审批）

—采购部实施采购

丁、一切购进物资必须经仓库/收货部验收办理进出仓或直拔手续。特

殊情况（如遇非仓库/收货部工作时间内到货）即由收货人在次日补办

进出仓或直拔手续。

8.采购的实施程序：

甲、申购单审批后，由采购部负责向供应商发出订货单，或由采购员

亲自外出采购（除被授权人指定专人落实的“急购单”外）。其他部门

无权擅自向供应商发出订货单。

乙、鲜湿货申购单所列明之鲜湿货直拔食品应按规定时间内到货，如

遇特殊情况，仓库/收货部须及时知会采购部，由采购部将情况知会申

购部门，并作出处理。

丙、常备仓物资之补仓申购应在申购单审批完毕之日起2-3天内到

货。如不能按时到货，采购部须及时向仓库说明，并作出处理。

9.供应商的选择原则：

应以“合适的质量、合理的价格、及时的送货”为原则，择优选择供应

商。

1、供应商的管理水平和设备情况

应了解供应商设施是否健全，加工过程是否严格按规章制度和卫生标准

执行，对处理订货单和对存货数量与质量的控制是否有系统的程序和科

学的方法。

2、供应商的地理位置

在信誉、质量、价格同等条件下，应选择地理位置较近的供应商，这样

既可以节省时间和采购费用，偶然发生的事件与送货延迟的可能性也会

减少。

3、财务的稳健性和供应商的技能

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应对供应商的财务可靠程度进行调查，以免供应受到影响。另外，应了

解供应商是否熟悉其供应产品的质量、性能，如果供应商对其供应的产

品都一知半解，甚至一无所知，如遇质量问题就勿指望解决了。

4、合理的价格

合理的价格意味着价格与质量的统一，在保证原材料质量的基础上，尽

可能选择价格较低的供应商。

5、供应商的信誉和职业道德

应选择互相信任，遵守职业道德，公平交易，信誉好的供应商。

6、对需求量大的物资，应选择多个供应商，以减少由于供应商送货延迟、

或不能正常供货的风险。

7、供应商的选择应保持相对的稳定性。一方面，较长时间的合作，有利于

加强沟通，建立良好的供需关系：另一方面，便于企业追踪原材料的质

量和价格，更好地实现质量和价格控制；再者，有利于同供应商“讨价

还价”，获取最大的优惠折扣，从而降低成本。

8、如果供应商存在欺诈行为、缺乏诚信，或多次不能达到质量要求或不配

合处理质量问题，收货部、使用部门应向采购部提出选换供应商之建

议。

10.采购物资的报价、定价（批价）程序：

甲、物资的报价、定价周期应根据不同的物资类别进行。

i.干货、汁酱、粮油类食品、酒水类、日用百货类等市场价格波动较少

的物资适宜采用季度定价方式。

ii.禽畜肉类（新鲜、冰鲜）季节性不明显、市场价格波动较少，宜采用

月定价方式、半月定价方式。

iii.海鲜水产类、蔬菜、水果类等市场价格波动较大的物资适宜采用旬定

价方式、半月定价方式或市场价格方式。

iv.偶然使用物资，零星采购等采用市场价格方式。

2、质量标准：制定质量标准，是保证出品质量的前提条件，同时，也是验

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收控制环节的依据和报价、定价的依据。所谓质量标准（或价格标准）

是指根据出品的需要，对所要采购的各种原材料作出详细而具体的规

定，如产地、等级、性能、尺寸大小、个数、色泽、包装要求、肥瘦比

例、切割情况、冷冻状况等。各使用部门应根据出品要求制定各食品原

料、酒水等的质量要求。以作为报价、定价、和验收之依据。

3、报价、定价方式：对季度定价物资，使用部门应于季度开始前20天；对

月定价物资，应于月度开始前10天；对旬定价物资，应于旬开始前5

天，将需使用物资品种、规格填列清单，交到采购部。由采购部派发至

相关的供应商遂行报价，同时应复制一份交核价部门。采购部、核价部

门，应于3天内分别对各物资进行核价。核价完成后，呈成本部、财务

总监进行审批定价。

（附流程图）

日常物资（餐料、酒水、日用百货）报价、定价流程图

酒店业务正常开展后，所

用物资基本固定后，由采

购部根据定价期限提前向

供应商发标报价。

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TA使用部门

当日用物资品种确定之后（如鲜湿货、餐料、酒水等），可不需使用部门

填列“需使用物资品种、规格清单”的步骤，而由采购部根据已定的品种

规