语文基础 课件 2

第二章公文类应用文目录：第一节概述第二节通知与通报第三节报告与请示第四节函第一节概述一、公文的性质和种类公文又称公务文书。它是机关、团体、企事业单位在管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的特定文书。我们通常所说的公文，一般是指具有固定格式并编号的红头文件。党政机关公文是党政机关实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书，是传达贯彻党和国家方针政策，公布法规和规章，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告、通报和交流情况等的重要工具。《党政机关公文处理工作条例》规定，我国现行行政公文种类主要有以下十五种。（1）决议。适用于会议讨论通过的重大决策事项。（2）决定。适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。（3）命令（令）。适用于公布行政法规和规章、宣布施行重大强制性措施、批准授予和晋升衔级、嘉奖有关单位和人员。（4）公报。适用于公布重要决定或者重大事项。（5）公告。适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。（6）通告。适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。（7）意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。（8）通知。适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。（9）通报。适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。（10）报告。适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问。（11）请示。适用于向上级机关请求指示、批准。（12）批复。适用于答复下级机关请示事项。（13）议案。适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或者人民代表大会常务委员会提请审议事项。（14）函。适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。（15）纪要。适用于记载会议主要情况和议定事项。二、公文的特点和作用公文是在公务活动中形成并使用的文书，离开了公务活动，就不成其为公文。公文作为治理社会、管理国家公务的工具，作为一种文章体裁，具有自己独有、鲜明的特点和作用。（一）公文的特点（1）有鲜明的政治性。公文的基本内容是国家政权机关的指挥意志、行动企图、公务往来和系统记录，直接反映国家政权的政治意向和根本利益。（2）有法定的作者和法定的权威。制发公文的机关，必须是依法成立并能以自己的名义行使权利和承担义务的组织。（3）有规范的体式和严格的制作程序。公文的体式，必须符合《党政机关公文处理工作条例》规定的体式，即规范体式。（4）有现实的效用。这是指公文主要在现行工作中使用。同时，公文的效用又具有一定的时间性，任何公文都不是永远有效的。（二）公文的作用（1）领导指导作用。上级机关发给下级机关的公文，具有领导或指导的作用。上级机关传达贯彻党和国家的方针政策、决定和规定等公文，必然要对下属机关产生领导作用；批复等公文，则会对具体工作产生指导作用。（2）依据凭证作用。各种公文都反映了制发机关的意图，都具有法定的效力，受文机关则以此作为处理工作、解决问题的依据。（3）宣传教育作用。一般来说，政策规定本身就是最好的宣传。而传达贯彻党和国家的方针政策又是公文所负的重要任务。（4）行为规范作用。相当一部分公文，体现了党政机关对人们行为的要求，要求人们坚决执行。通过公文发布的一些法律、法令和行政法规等，同样对所辖成员起着规范和准绳作用。三、公文的分类按不同的标准，公文可以划分为不同的类型。（一）按行文方向分（1）上行文。下级机关向所属上级机关的发文，如请示、报告等。（2）平行文。平行机关或不相隶属的没有领导与指导关系的机关之间的发文，如函。（3）下行文。上级机关对所属下级机关的发文，如命令、决定、批复等。（二）按特点、作用分（1）领导指导性公文。这类公文包括决议、决定、命令（令）、意见、通知、通报、批复、纪要八种，以行文关系或行文方向为标准划分，属于下行文。（2）呈报性公文。这类公文包括报告、请示、议案三种，以行文关系或行文方向为标准划分，属于上行文。（3）公布性公文。这类公文包括公报、公告、通告三种，以行文关系或行文方向来看，对上、对下及平行机关都可行文。（4）商洽性公文。这类公文只有函一种，多作平行文。另外，公文按内容及所限定的阅读范围，可分为秘密公文、普通公文。秘密公文，指内容涉及党和国家的秘密，需要控制知密范围和知密对象的公文。秘密公文可分为绝密、机密、秘密三类。文件的密级越高，传达、阅办、保管的要求越严。普通公文，是相对于秘密公文而言的，也可称非密文件。四、公文的一般格式公文的格式是公文的形式标志，它不仅可以使公文区别于其他的文种，便于公文管理、存档和使用，而且表现出了公文的合法性和权威性，使公文能更好地发挥应有的作用。根据《党政机关公文处理工作条例》规定，公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等组成。公文特定的、惯用的格式，是公文权威性和约束力在形式上的具体表现。一份完整的公文，由版头、主体、版记三部分组成。公文首页红色分隔线以上的部分称为版头；公文首页红色分隔线（不含）以下、公文末页首条分隔线（不含）以上的部分称为主体；公文末页首条分隔线以下、末条分隔线以上的部分称为版记。（一）版头版头，也称文头，是指置于公文首页红色分隔线以上的各个要素。它包括份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人等内容，位于公文首页上端。公文的版头与主体部分用一条较粗的红色横线分开，这条横线称为红色分隔线。红色分隔线的长度等于版心宽度，即156毫米。（1）份号。份号是指公文印制份数的顺序号，即将同一文稿印刷若干份时每份公文的顺序编号。份号一般用6位3号阿拉伯数字顶格编排在版心左上角第1行。（2）密级和保密期限。密级，即秘密等级，是标注公文保密程度的一种标志。根据《党政机关公文处理工作条例》的规定，涉密公文应当根据涉密程度分别标注“绝密”“机密”“秘密”和保密期限。（3）紧急程度。紧急程度是对公文送达和办理时限的要求。根据《党政机关公文处理工作条例》规定，紧急公文应当根据紧急程度分别标注“特急”“加急”。（4）发文机关标志。发文机关标志是公文版头部分的核心，它标明公文的作者，是发文机关制作公文时使用的规范版式的文件版头，通常称“文头”，也即人们俗称的“红头”。（5）发文字号。发文字号是发文机关按照发文顺序编排的顺序号。发文字号由发文机关代字、年份和发文顺序号组成。发文机关代字要求准确、规范、精练、无歧义、易识别，并固定使用，避免与上级机关、同级机关的机关代字雷同。（6）签发人。签发人是在上报的公文中批准签发的领导人姓名，只用于上行文，平行排列于发文字号右侧。（7）红色分隔线。发文字号之下4毫米处一条与版心等宽（156毫米）的红色线即红色分隔线。（二）主体公文的主体，指公文的行文部分，包括标题、主送机关、正文、附件和附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注。（1）标题。标题是对公文主要内容准确、简要的概括。公文标题一般由发文机关名称、事由（主要内容或发文目的）、文种三部分构成，这就是公文标题三要素。（2）主送机关。主送机关指公文的主要受理机关。除了直接面向社会发布的普发性公文，如“通告”“公告”等，公文一般要有主送机关。（3）正文。正文是公文的主体，是反映公文具体内容的部分。正文在主送机关名称下1行，每自然段均要左空2字，回行顶格，数字、年份（用阿拉伯数字标注的）均不能回行。（4）附件和附件说明。公文附件是公文正件的附属材料，也是补充说明正文内容的材料。（5）发文机关署名。发文机关署名应用发文机关全称或规范化简称。特殊情况如议案、命令（令）等文种需要由机关负责人署名的，应当写明职务。（6）成文日期。成文日期是会议通过或发文机关负责人签发的日期，这是公文的一项重要内容。公文如果没有成文日期，在某种意义上便可以说是一纸空文。（7）印章。印章是公文生效的标志，是鉴定公文真伪最重要的依据之一。上行文，一定要加盖印章。有特定发文机关标志的普发性公文和电报可以不加盖印章。纪要不加盖印章。（8）附注。公文需说明其他事项时用附注。（三）版记版记又称文尾，应置于公文最后一页，版记的最后一个要素置于最后一行。这样是为了方便阅文和查询。版记中的分隔线与版心等宽，首条分隔线和末条分隔线用粗线，中间的分隔线用细线。首条分隔线位于版记中第一个要素之上，末条分隔线与公文最后一面的版心下边缘重合。其包括抄送机关、印发机关和印发日期、页码。（1）抄送机关。抄送机关是指除主送机关外需要执行或者知晓公文内容的其他机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。抄送机关可以是上级、平级、下级及不相隶属机关。抄送范围应当严格按照工作需要确定，不能滥抄也不能错抄和漏抄。在排列顺序上一般按机关性质和隶属关系确定，依照先上级，再平级，后下级的次序。（2）印发机关和印发日期。印发机关是指公文的送印机关，一般是机关的办公厅（室）或文秘部门。印发日期是指公文的送印日期。（3）页码。页码一般用4号半角宋体阿拉伯数字，置于公文版心下边缘下1行，数字左右各放一条一字线；一字线上距版心下边缘7毫米。单页码居右空1字，双页码居左空1字。公文的附件与正文一起装订时，页码应当连续编排。第二节通知与通报一、通知（一）通知的含义通知适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。通知大多属于下行公文。（二）通知的种类（1）批示性通知。用于印发本级机关，批转下级机关，转发上级机关、同级机关和不相隶属机关的公文，以及发布某些行政法规等。（2）指示性通知。上级机关对下级机关某一项工作做出指示和安排，而根据公文内容又不必用“命令”或“指示”时，可使用这类通知。（3）知照性通知。用于告知各有关方面需周知的事项等。这种通知发送对象广泛，对下级、平级均可发送。（4）事务性通知。用于上级机关对下级就某一具体事项布置工作，交代任务；同级机关及不相隶属的单位之间就某一项具体工作的进行或某一具体问题的解决要求对方配合、协助办理等。（5）任免、聘用通知。用于任免或聘用国家机关工作人员等。（三）通知的特点通知是公文中使用频率最高的文种之一。它有以下三个特点。（1）使用范围的广泛性。它一般不受发文机关级别高低的限制，受文对象比较广泛。（2）功能的多样性。它可以用来布置工作、传达指示、批转和转发文件、发布规章等。（3）明显的时效性。通知的事项一般要求在规定时间内办理、执行或周知，不容拖延。（四）通知的写作通知一般由标题、主送机关、正文和落款四部分组成。（1）标题。通常有三种形式：一种是由发文机关名称、事由和文种构成；一种是由事由和文种构成；一种是用文种“通知”做标题。（2）主送机关。除普发性通知外，通知一般都有特定的受文对象，因此，其他通知应该标明主送机关。（3）正文。由开头、主体和结尾三部分组成。开头主要交代通知缘由、根据、工作意图。主体说明通知事项，即要求受文机关办理、执行或应知晓的事项。结尾提出执行要求，常用“请遵照执行”作结。通知的写作形式多样、方法灵活，不同类型的通知正文使用不同的写作方法。①批示性通知的写法。正文须把握三点：对印发、批转、转发的文件提出意见，表明态度，如“同意”“原则同意”“要认真贯彻执行”“望遵照执行”“参照执行”等；写明所印发、批转、转发文件的目的和意义；提出希望和要求。②指示性通知的写法。缘由要简洁明了，说理充分。内容要具体明确、条理清楚、详略得当，充分体现指示性通知的政策性、权威性、原则性。要求要切实可行，便于受文单位具体操作。③知照性通知的写法。这种通知使用广泛，体式多样，要根据通知的内容，交代清楚知照事项。④事务性通知的写法。通常由发文缘由、具体任务、执行要求等组成。会议通知也属事务性通知的一种，但写法又与一般事务性通知有所不同。会议通知的内容一般应写明召开会议的原因、目的，以及会议名称、通知对象、时间、地点、需准备的材料。⑤任免、聘用通知的写法。一般只写决定任免的机关、依据以及任免、聘用人员的具体职务。（4）落款。包括发文机关署名和成文日期。（五）通知写作的注意事项（1）内容准确具体。撰写通知，内容必须符合国家的方针政策及上级机关的文件精神，所写内容要切合受文机关的实际情况，将通知事项、要求、措施等交代清楚，明确具体、切实可行。（2）讲求实效时效。由于通知是要求所属机关单位执行或周知的，其目的在于指导和推动工作的深入开展，因此，要特别注意发布的必要性，讲求实效，严禁随意滥发，严格控制发文的数量。同时，通知的写作、传递要求及时、快捷，以免贻误时机。（3）语言简洁明了。通知写作要做到开门见山、直截了当、言简意赅。对有关事实的陈述，一定要确凿无误，语言表达也要合乎语法、逻辑和修辞规律。二、通报（一）通报的含义通报是国家机关、社会团体、企事业单位用以表彰先进、批评错误、传达重要精神或告知有关情况的公文。通报的适用范围广泛，国家党政机关、社会团体、基层企事业单位均可用来传递信息、通报情况，以达到沟通、协调、宣传、教育等目的。（二）通报的种类根据内容的不同，通报可以分为表彰性通报、批评性通报和情况通报三种。（1）表彰性通报是用来表彰先进单位和个人，介绍先进经验或事迹，树立典型，号召大家学习的通报。（2）批评性通报是用来批评、处分错误，以示警诫，要求被通报者和大家吸取教训的通报。（3）情况通报是在一定范围内传达重要精神、通报重要情况和动向，以指导工作为目的的通报。这种通报重在告知。（三）通报的特点通报一般具有以下几个特点。（1）典型性。不是任何人和事都可以作为通报的对象来写。通报的人和事总是具备一定的典型性，能够反映、揭示事物的本质规律，具有广泛的代表性和鲜明的个性。（2）引导性。无论是表彰性通报、批评性通报，还是情况通报，其目的都在于通过典型的人和事引导人们辨别是非，总结经验，吸取教训，弘扬正气，树立新风。（3）严肃性。通报的内容和形式都是严肃的。由于通报是正式公文，是领导机关为了指导工作，针对真人、真事和真实情况制发的，无论是表扬、批评还是通报情况，都代表着一级组织的意见，具有表彰鼓励或惩戒、警示的作用，因而其使用十分慎重、严肃。（4）时效性。通报针对当前工作中出现的情况和问题而发，它的典型性、引导性都是就特定的社会背景而言的。（四）通报的写作通报一般由标题、主送机关、正文和落款四部分组成。（1）标题。通常有两种构成形式，一种是由发文机关名称、事由和文种组成，另外一种是由事由和文种构成。此外，有少数通报的标题是在文种前冠以机关单位名称，如“中共××市纪律检查委员会通报”；也有的通报标题只有文种名称。（2）主送机关。除普发性通报外，其他通报应该标明主送机关。（3）正文。正文通常由开头、主体和结尾等部分组成。开头说明通报缘由，主体说明通报决定，结尾提出通报的希望和要求。不同类别的通报，其内容和写法有所不同，现分述如下：①表彰性通报。一般在开头部分概述事件情况，说明通报缘由，由于它是作出通报的依据，因而要求把表扬对象的先进事迹交代清楚。②批评性通报。此类通报在机关工作中使用比较多，对一些倾向性问题具有引导、纠正的作用。批评性通报又分两种情况。③情况通报。此类通报主要起到沟通情况的作用，旨在使下级单位和群众了解情况，以便统一认识，统一步调，推动全局工作的开展。（4）落款。落款包括发文机关署名和成文日期两个方面的内容。有的在通报标题中已标明发文机关名称，这里就不必再写。（五）通报写作的注意事项写作通报时要注意以下三个事项。（1）内容必须真实。通报的事实、所引材料，都必须真实无误。动笔前要调查研究，对有关情况和事例要认真进行核对，客观、准确地进行分析、评论。（2）决定恰如其分。无论哪一种通报，都要做到态度鲜明，分析中肯，评价要实事求是，结论要公正准确，用语要把握分寸。否则，通报不但会缺乏说服力，而且有可能产生副作用。（3）语言简洁庄重。其中表扬性和批评性的通报还应注意用语分寸，要力求文实相符，不讲空话、套话，不讲过头的话。第三节报告与请示一、报告（一）报告的含义报告是机关单位向上级机关汇报工作、反映情况以及答复上级机关询问的文件，是一种陈述性的上行公文。报告的主要目的，就是要把发生的情况、工作及时向上级汇报，使上级领导能及时地掌握本系统的情况，便于上级领导加强管理。（二）报告的种类报告一般可分为以下几个种类。（１）工作报告，指汇报工作的报告。此类报告可定期和不定期进行。（２）情况报告，指向上级机关反映情况的报告。这类报告时效性很强，常用于一些突发事件或重大事件的汇报。（３）建议报告，指汇报或提出工作意见、措施的报告。（４）答复报告，指答复上级询问事项的报告。这类报告具有被动性，一般上级问什么，就答什么。（５）报送报告，指向上级机关报送物件或有关材料的报告。（三）报告的特点报告主要有三个特点。（１）内容的实践性。这一特点鲜明地表现在工作报告上。工作报告是对本单位所做工作的回顾和总结，只有做过的工作，才能写进报告，没有做过的、只停留在计划里和口头上的豪言壮语，不能作为报告的材料。（２）表述的概括性。报告是以叙述和说明为主要表达方式的文种，但它的叙述和说明是概括性的，要求作粗线条的勾勒，而不必详述过程，更不要求铺陈大量的细节。写作者只有领会了这个特点，才能写出篇幅短小而又有分量的报告。（３）选材的灵活性。报告选材的自由度很大，写什么、不写什么，选择权掌握在写作者手里。了解了这个特点，写作者就可以根据实践挑选最有特色、最有价值、最有新意的题材和材料来写。当然，答复报告必须按上级的要求实事求是地写。（四）报告的写作报告的写法一般比较灵活，能够有重点地把所报告的内容讲清楚就可以了。报告一般由标题、主送机关、正文和落款四部分构成。（１）标题。标题可采用三要素俱全的方式，也可省略发文机关。如果情况紧急，可以在文种前加“紧急”二字，以示急迫。（２）主送机关。报告是典型的上行文，应该有明确的收文机关。报告原则上应该只报一个直接的上级机关，必要时可抄报有关的机关或部门。（３）正文。正文包括缘由、内容和结语。（４）落款。落款包括署名和时间两项内容。（五）报告写作的注意事项写作报告要注意以下几个事项。（１）正确使用文种。对于报告，受文机关不用答复，因此，报告与请示不能混用。报告事项不得夹带请示事项，否则会因报告不需批复而影响请示事项的处理和解决。（２）重点突出。报告的内容要根据主题的要求来安排，分清主次轻重，不要面面俱到。要注意处理好点和面的关系，既要有典型的事例，又要有面上的综合性的情况，要条理清楚，逻辑严密。（３）材料真实。向上级机关汇报工作应该本着实事求是的态度，如实汇报，不能夸大和虚构成绩或情况欺骗上级，所以，起草报告的人员，应该在调查研究、全面掌握本单位情况的基础上撰写。二、请示（一）请示的含义请示是下级机关向其所属的上级机关请求指示和批准的文件。一般说来，凡属自己无权解决或决定的事项或无把握的问题，均可以向上级机关请示。请示运用的范围也比较广，一般没有严格规定，凡是机关职权范围内的事，都可以使用请示文种。（二）请示的种类请示有多种分类，根据请示内容和写作意图的不同，可分为两类。（１）请求指示的请示。这类请示多涉及政策上、认识上的问题。（２）请求批准的请示。这类请示多涉及人事、财物、机构等方面的具体问题。（三）请示的特点请示一般具有如下几个特点。（１）内容的限定性。请示内容必须是在自己的职权范围内无法解决或无权解决的问题，属于自己职权范围内的问题还是应该尽力由自己解决。（２）要求答复性。上级机关应对下级机关的有关请示事项及时地予以答复，这是上级机关必须履行的工作职责和义务。（３）单一性。请示应一文一事，一文多事不利于领导机关的答复和问题的解决。另外，请示一般只写一个主送机关，即使需要同时送其他机关，也只能用抄送形式。（４）时效性。请示是针对本单位当前工作中出现的情况和问题，求得上级机关指示、批准的公文。若行文及时，就会使问题得到及时解决。（四）请示的写作请示一般包括标题、主送机关、正文和落款四个部分。（１）标题。请示的标题一般有两种构成形式：一种是由发文机关名称、事由和文种构成，如“××县人民政府关于××的请示”；另一种是由事由和文种构成，如“关于开展春节拥军优属工作的请示”。（２）主送机关。请示的主送机关是指负责受理和答复该文件的机关。每个请示只能有一个主送机关，不能多头请示。（３）正文。正文一般由请示缘由、请示事项和结语三部分组成。（４）落款。落款一般包括署名和成文日期两项内容。（五）请示写作的注意事项请示的写作要注意以下几个事项。（１）一文一事。写请示必须一文一事，不能一文多事，以免上级机关不好批文而贻误工作。（２）不多头请示。请示应只送一个机关，切忌多头主送，以免单位之间互相推诿而延误工作。如是受双重领导的机关，则应根据请示内容，主送一个上级机关，对另一上级机关则采取抄送形式。（３）不越级请示。按公文程序，一般不越级请示，如果有特殊情况或紧急事项必须越级请示，则要同时抄送越过的机关。（４）事前请示。不能先斩后奏。（六）报告与请示的异同１．相同点（１）两者都属上行文。（２）为督促各级领导干部认真履行职责，对行文负全责，上报的报告、请示首页须注明签发人，而且不可多头主送。（３）都可反映情况、陈述意见或建议。２．相异点（１）性质目的不同。报告属陈述性公文，其行文目的在于汇报工作、反映情况、提出意见和建议、答复询问等，故不要求上级机关回复；请示属呈请性公文，其行文目的在于请求指示或批准，需要上级机关给予答复。（２）处理原则不同。对于报告，上级机关只在认为有必要时予以批复；对于请示，上级机关不管同意与否均应批复。（３）篇幅容量不同。报告虽也提倡一文一事，但像综合报告等显然多为一文数事且篇幅较长；请示则严格要求一事一请，篇幅相对短小。（４）行文时间不同。报告在事前、事中、事后均可行文；请示必须事前行文。第四节函一、函的含义函是同级机关和不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题或者向有关主管部门请求批准事项时所使用的公文。所谓“不相隶属”是指上下级机关不属于同一组织系统，没有管辖和被管辖的隶属关