村委会项目委托招标会议记录范文

村委会项目委托招标会议记录范文会议时间：2023年10月25日上午09:00-11:45会议地点：XX村党群服务中心三楼会议室召集人：李XX（村党支部书记、村委会主任）主持人：王XX（村党支部副书记）记录人：赵XX（村文书）出席人员：村“两委”班子成员：李XX、王XX、张XX（支委）、刘XX（村委）、陈XX（村委）。村务监督委员会成员：周XX（监委会主任）、吴XX、郑XX。党员代表：孙XX、朱XX。村民代表：何XX、林XX、马XX、罗XX、曹XX。特邀列席人员：XX镇农业农村办公室副主任严XX、XX村法律顾问胡律师。一、会议背景与目的本次会议是基于XX村乡村振兴战略实施规划，重点围绕村内基础设施建设及人居环境整治提升工作的迫切需求而召开。鉴于当前村级集体经济发展项目规模不断扩大，资金投入量增加，且涉及工程建设的专业性、合规性要求日益严格，为了确保项目实施的公开、公平、公正，提高资金使用效益，防范廉政风险，村“两委”经过前期充分酝酿和初步调研，拟将“XX村2023年度农田水利修复与村组道路硬化工程”委托给具有专业资质的第三方招标代理机构进行全流程代理招标。会议的主要目的是：向全体与会人员详细通报该项目的具体情况、预算构成及建设意义；阐述委托招标的必要性及法律依据；对前期考察筛选出的三家候选招标代理机构进行综合评估与审议；最终通过民主表决的方式确定正式的中标代理机构，并明确后续双方合作的权责关系。二、项目概况详细说明会上，村委会主任李XX首先就拟委托招标的项目进行了全面、详细的通报，确保每一位参会代表对项目情况有深入透彻的了解。1.项目名称与立项背景本项目全称为“XX村2023年度农田水利修复与村组道路硬化工程”。项目立项背景源于今年夏季汛期造成的部分水利设施损毁，以及村民对改善出行条件的强烈呼声。经村“两委”实地勘察，并报请XX镇人民政府及上级农业农村部门批准，决定实施该工程。该项目不仅是完善农村基础设施的民生工程，更是XX村创建“美丽乡村示范村”的关键指标性工程。2.建设规模与主要内容李XX主任详细介绍了项目的具体建设内容，主要分为两个部分：（1）农田水利修复部分：涉及村内三条主要灌溉渠系的清淤与加固，总长度约2800米。具体包括：渠道底板硬化采用C20混凝土浇筑，厚度15厘米；渠堤边坡修整及浆砌石护坡长约500米（针对冲刷严重段）；拆除并重建损毁的节制闸3座、放水口15处；新建涵管桥4座，以满足农业机械下田作业需求。（2）村组道路硬化部分：涉及四条自然村内主干道的硬化改造，总里程约1.8公里。路面设计宽度为4米，基层采用18厘米厚级配碎石水稳层，面层采用20厘米厚C30水泥混凝土；同步实施道路两侧排水边沟开挖约800米，配套完善道路标志标线及安防设施。3.资金来源与预算构成项目总投资概算为人民币185.00万元。资金来源构成如下：（1）申请上级财政专项奖补资金（乡村振兴衔接资金）：120.00万元；（2）村集体经济积累资金投入：45.00万元；（3）村民筹资筹劳（以资代劳）及社会乡贤捐赠：20.00万元。详细的预算明细表已印发给各代表，主要涵盖工程直接费、间接费、不可预见费及招标代理服务费等。4.工期与质量要求计划工期为90日历天。质量要求必须达到国家现行工程质量验收合格标准，且需通过第三方专业检测机构的验收。考虑到项目涉及农田灌溉，要求施工单位必须在次年春耕前完成水利主体部分，确保不误农时。三、委托招标的必要性与法律依据村党支部副书记王XX就“为什么要委托第三方招标”以及“委托招标的法律依据”进行了专题说明。1.专业性需求王XX指出，村级工程以往多采用简易发包或议标方式，但随着《必须招标的工程项目规定》及各级政府对村级小微工程权力运行规范的收紧，对于投资额超过一定标准（如本省规定100万元以上）的工程，必须严格执行公开招标程序。招标流程涉及编制招标文件、发布招标公告、资格审查、组织开标评标、发布中标通知书及合同备案等多个环节，法律性强、程序复杂。村委会现有人员缺乏专业的招投标业务知识和经验，自行组织极易出现程序瑕疵，可能导致招标结果无效，甚至引发法律纠纷。2.规避廉政风险实行委托代理招标，是将项目的“组织权”与“执行权”进行适当分离。代理机构作为独立第三方，依据法律程序独立操作，村委会作为招标人进行监督和决策，能有效构建“防火墙”，防止村干部在招投标过程中违规插手、暗箱操作，从源头上预防和治理腐败，保障村干部的政治安全。3.法律与政策依据法律顾问胡律师现场补充说明了相关法律依据：（1）《中华人民共和国招标投标法》第十二条：“招标人有权自行选择招标代理机构，委托其办理招标事宜。任何单位和个人不得以任何方式为招标人指定招标代理机构。”（2）《XX省村级工程建设项目管理办法》明确指出，村级重要工程建设项目应当委托具有相应资质的招标代理机构代理招标。（3）《XX镇农村集体“三资”管理办法》中关于大额资金使用工程建设的具体规定。胡律师强调，选择代理机构的过程本身也必须合规，不能由少数人内定，必须通过会议集体决策。四、招标代理机构候选情况汇报村务监督委员会主任周XX代表前期考察小组，汇报了对三家候选招标代理机构的考察情况。前期，村“两委”通过公开征集、资质预审，并实地考察了三家公司的办公场所、过往业绩及从业人员资格，筛选出以下三家作为本次会议的审议对象：1.候选机构A：XX省宏信建设工程招标代理有限公司该公司成立于2010年，具有工程招标代理机构甲级资质，办公地点位于XX市中心城区。优势在于资质等级高，从业经验丰富，承接过多个市级重点水利和交通项目，拥有一支稳定的评标专家库资源。但相对而言，其收费标准较高，且办公地点距离本村较远，沟通协调成本可能略高。2.候选机构B：XX市精诚工程项目管理有限公司该公司成立于2015年，具有乙级资质，办公地点位于XX县县城。优势在于专注于县级及乡镇级小型工程，对本地政策环境非常熟悉，过往服务过的乡镇客户评价较好，报价适中。劣势在于甲级项目经验相对较少，人员配置规模略小于A公司。3.候选机构C：XX县腾达咨询服务事务所该公司为本地新成立机构，资质等级为暂定乙级。优势在于报价最低，服务态度积极，承诺随叫随到。劣势在于成立时间短，缺乏复杂项目的操作经验，内部质量控制体系尚不够完善。为了更直观地对比，周XX主任向与会人员展示了《招标代理机构综合比选表》，如下所示：比选维度权重候选机构A（宏信）候选机构B（精诚）候选机构C（腾达）企业资质30%甲级（得分高）乙级（得分中）暂定乙级（得分低）类似业绩25%10个同类工程（优）6个同类工程（良）2个同类工程（一般）服务方案20%方案详尽，流程规范方案针对性强方案较简单代理报价15%按国家标准下浮5%按国家标准下浮15%按国家标准下浮25%本地化服务10%县城外，响应一般县城内，响应及时本镇内，响应最快综合得分100%88分90分76分五、会议讨论与审议过程在听取汇报后，会议进入自由讨论和审议环节。与会人员围绕三家机构的优劣势、服务承诺、费用控制以及后续配合等问题展开了热烈而深入的讨论。1.关于资质与经验的讨论村民代表何XX首先发言：“刚才听了汇报，我觉得这个项目毕竟花的是集体的钱，还有国家财政资金，质量是第一位的。虽然A公司（宏信）贵一点，但是人家是甲级资质，做过大工程，经验丰富。如果我们为了省一点代理费，结果招标文件编得不严谨，以后施工中扯皮，那损失就大了。我个人倾向于选A公司，图个稳妥。”对此，党员代表孙XX提出了不同看法：“何代表说得有道理，但我们也要考虑性价比。咱们村这个工程虽然也不小，但主要是修路修渠，技术难度相对不是特别顶尖。B公司（精诚）是乙级资质，完全有资格做这个项目。而且他们在县城，对咱们县里的规矩很熟，以前给隔壁村做过，反响不错。A公司虽然大，但会不会因为项目小而不太重视？我觉得B公司是最佳平衡点。”2.关于服务费用的讨论村委委员刘XX重点关注了费用问题：“我仔细看了报价，A公司只下浮5%，C公司下浮25%。咱们村集体经济本来就不宽裕，每一分钱都要花在刀刃上。如果选A公司，代理费可能要多出近万元。这笔钱如果省下来，完全可以多修几十米路。C公司虽然便宜，但我担心他们‘便宜没好货’，服务质量跟不上。所以，我同意孙代表的意见，B公司的报价下浮15%，处于中间水平，既能保证质量，又能控制成本。”3.关于廉政风险与服务配合的讨论村务监督委员会成员吴XX发言：“不管选哪家，关键是要签好合同，把责任定清楚。我要强调一点，代理机构必须保证招标过程的绝对公正，不能和哪家投标单位有勾结。我们要在合同里约定，如果发现代理机构有违规行为，不仅要解除合同，还要追究赔偿责任。另外，代理机构要负责处理招标过程中的质疑和投诉，不能出了事就甩手不管。”列席的镇农办副主任严XX插话指导：“各位代表讨论得很到位。镇政府的意见是，倾向于选择信誉好、流程规范的机构。B公司（精诚）在我们镇备案过，近几年操作了几个项目，没出现什么问题。关于费用，按照国家发改委[2015]299号文，代理费是市场调节价，但原则上不能超过相关标准。建议大家在决策时，重点考察其服务承诺，特别是能否保证在规定时间内完成招标，不影响咱们村明年开工。”4.关于招标文件编制重点的讨论村委会主任李XX补充道：“还有个关键点，招标文件的编制必须符合我们村的实际需求。比如，我们要求施工单位必须有一定的本地垫资能力，付款方式要按进度付款，还要预留质量保证金。这些条款，代理机构必须帮我们把好关，写进招标文件里去。我刚才问过B公司的负责人，他们承诺会派资深项目经理对接，根据我们的需求量身定制招标文件，我觉得这点很重要。”经过近一个小时的充分讨论，与会人员的意见逐渐趋于一致。大家普遍认为，C公司经验不足，风险较大，不予考虑；A公司虽强但性价比略低；B公司（精诚）在资质、经验、价格和本地化服务方面达到了较好的平衡，且过往业绩良好，是较为稳妥的选择。六、表决情况根据《村民委员会组织法》及XX村村民代表会议议事规则，主持人王XX提议对“确定XX市精诚工程项目管理有限公司为本项目招标代理机构”的议案进行表决。1.表决方式本次会议采用无记名投票方式进行表决。监票人为村务监督委员会主任周XX，计票人为村文书赵XX。2.发票与收票本次会议应到代表29人，实到代表29人，共发出表决票29张，收回表决票29张，有效票29张。3.计票结果经现场统计，表决结果如下：（1）同意：25票；（2）反对：2票；（3）弃权：2票。4.表决结论同意票数超过应到会代表的半数，表决通过。会议正式决定：委托XX市精诚工程项目管理有限公司作为“XX村2023年度农田水利修复与村组道路硬化工程”的招标代理机构。七、会议决议与工作部署根据表决结果，主持人王XX宣读了会议决议，并对后续工作进行了详细部署，确保责任到人、落实到位。1.正式决议（1）同意委托XX市精诚工程项目管理有限公司（以下简称“代理机构”）负责本项目的招标代理工作。（2）授权村党支部书记李XX代表村委会与代理机构签订《工程招标代理委托合同》。（3）代理服务费参照国家相关收费标准及市场行情，控制在预算金额的合理范围内，具体费率以合同约定为准，服务费由中标单位支付（或按招标文件约定方式执行）。（4）代理机构必须在合同签订后5个工作日内，完成招标文件的编制初稿，并提交村“两委”及法律顾问审核。2.后续工作部署（1）合同签订（责任人：李XX、刘XX）李XX主任负责牵头，刘XX委员配合，于明日（10月26日）前往代理机构公司洽谈合同细节。重点明确服务范围、服务时限、违约责任及廉政条款。合同草案需经村法律顾问胡律师审核把关后方可签署。（2）招标文件审核（责任人：村“两委”班子、胡律师）在代理机构提交招标文件初稿后，村“两委”要组织召开专题审核会。重点审核工程量清单是否准确、施工技术要求是否明确、付款方式是否合理、评标办法是否科学（建议采用综合评估法，避免最低价中标带来的质量风险）。胡律师负责审核法律条款，确保合规。（3）信息发布与备案（责任人：赵XX）代理机构发布招标公告后，村文书赵XX负责将公告内容在村务公开栏进行同步张贴公示，接受全村村民监督。同时，负责向镇农办及县财政局进行项目招标备案。（4）全过程监督（责任人：周XX及监委会）村务监督委员会要全程参与招标过程监督。在开标、评标环节，监委会必须派员现场监督。重点监督代理机构是否按照法定程序操作，评标专家是否抽取合规，是否存在围标、串标迹象。一旦发现异常，立即叫停并向镇纪委报告。（5）时间节点控制要求代理机构倒排工期，确保在11月20日前完成招标工作，发出中标通知书，以便施工单位能在12月初进场施工，利用冬季农闲期进行路基处理，为明年春季全面完工抢抓时间。八、会议总结会议最后，村党支部书记李XX做了总结发言。他指出，本次会议程序规范、讨论充分、决策民主，达到了预期目的。确定招标代理机构只是项目实施的第一步，后续的招标、施工、验收等环节任务更加艰巨。李XX强调：第一，要统一思想，提高认识。全体村干部及村民代表要深刻认识到该项目对XX村发展的重要性，要全力支持项目推进，不做“绊脚石”。第二，要严守纪律，