社团活动管理制度

社团活动管理制度第一章总则第一条制定目的为进一步规范学生社团活动管理，保障社团活动安全有序开展，提升活动质量与育人效能，维护社团成员合法权益，促进学生社团健康可持续发展，根据《普通高等学校学生管理规定》《高校学生社团建设管理办法》及学校相关规章制度，结合本校社团工作实际，制定本制度。第二条适用范围本制度适用于本校经正式登记注册的所有学生社团（以下简称“社团”）组织开展的各类校内、校外活动，包括但不限于学术研讨、技能培训、文体竞赛、社会实践、对外交流、公益服务、展览展示等所有面向社团成员或社会公众的活动。第三条基本原则社团活动开展需严格遵循以下原则：1.合法性原则：活动内容必须符合国家法律法规、校规校纪，不得违背公序良俗，不得开展与社团宗旨无关的活动，不得开展盈利性经营活动。2.安全性原则：所有活动需将安全保障放在首位，提前排查风险隐患，制定应急预案，落实安全责任，坚决防范各类安全事故发生。3.育人导向原则：活动需符合立德树人根本要求，突出思想引领，兼顾兴趣发展、能力提升，注重活动的教育意义与实际价值。4.厉行节约原则：活动经费使用需严格遵守学校财务规定，坚持量力而行、勤俭节约，杜绝铺张浪费，提高经费使用效益。5.公开透明原则：活动策划、组织、实施全过程需接受社团成员、社团指导单位、学校社团管理部门的监督，涉及收费、对外合作等事项需提前公示。第二章活动审批管理第四条活动分级审批机制社团活动实行“事前审批、分级负责”制度，根据活动规模、参与人数、举办地点、风险等级分为三级审批：1.一般活动：参与人数30人以下、在社团指定活动场地开展、无校外人员参与、无安全风险的常规内部活动（如日常训练、小型内部研讨），由社团指导教师审批后，提前3个工作日向社团指导单位备案即可开展。2.中等规模活动：参与人数30-100人、在校内公共场地开展、有校外人员参与但不超过5人、风险等级较低的活动（如校园主题展览、中型知识竞赛），需提前7个工作日提交完整申请材料，经社团指导教师审核、指导单位审批后，报学校社团管理部门（校团委社团管理部，下同）备案。3.大型及高风险活动：参与人数100人以上、在校外开展、涉及涉外人员、存在高空/水上/密闭空间作业、需要动用明火或大型电器设备、涉及意识形态敏感内容的活动，需提前15个工作日提交申请材料，经指导教师、指导单位审核后，报学校社团管理部门、保卫处、相关职能部门联合审批，必要时需提交学校分管领导批准。第五条活动申请材料要求社团申请开展活动需提交以下完整材料，材料不全或内容不符合要求的不予审批：1.活动策划书：需明确活动名称、举办时间、举办地点、参与人数、活动宗旨、具体流程、人员分工、宣传方案、预计参与人员范围，内容需详细可落地，流程时间误差不得超过30分钟。2.安全预案：需包含风险点排查（如人员踩踏、电器故障、突发疾病、场地冲突、极端天气等）、应急处置流程、安全责任人名单及联系方式、应急疏散路线、应急物资准备情况，高风险活动需明确每10名参与者配备1名安全员的配比要求。3.经费预算表：需列明所有支出项的明细、单价、数量、合计金额，经费来源需明确为社团会费、学校拨款、社会赞助三类，不得隐瞒经费来源，不得设置未列明的收费项目。4.校外人员/合作单位信息表：涉及校外人员参与的，需提交参与人员的姓名、单位、身份证号、联系方式、随行人数、入校事由；涉及校外单位合作的，需提交合作单位的营业执照、资质证明、合作协议草稿，协议内容不得涉及盈利性条款，不得要求社团或成员承担不合理责任。5.场地使用申请单：使用校内公共场地的，需提前与场地管理部门确认可使用时段，提交加盖场地管理部门预审批意见的申请单；使用校外场地的，需提交场地租赁协议或场地管理方出具的使用许可证明。第六条审批流程及时限1.材料提交：社团需通过学校社团管理系统上传所有申请材料，同时提交纸质版1份至指导单位，由指导单位统一提交后续审批。2.指导教师审核：指导教师需在2个工作日内完成审核，重点核查活动内容是否符合社团宗旨、是否具有育人价值、安全预案是否可行，审核不通过的需注明修改意见。3.指导单位审批：指导单位需在3个工作日内完成审批，重点核查活动合法性、经费预算合理性、风险防控措施是否到位，审批不通过的需一次性告知修改要求。4.校级部门联合审批：需校级审批的活动，社团管理部门牵头联合保卫处、相关职能部门在7个工作日内完成审批，涉及意识形态内容的需同时提交党委宣传部审核，审批结果以书面形式告知社团。5.备案公示：审批通过的活动需在社团管理系统公示3个工作日，公示内容包括活动基本信息、监督投诉渠道，公示无异议后方可开展。第七条禁止性审批情形存在以下情形的活动一律不予审批：1.活动内容违反法律法规、校规校纪，或与社团宗旨无关的；2.安全预案缺失、风险防控措施不到位，或安全责任未落实到人的；3.经费预算不合理、存在不合理收费，或经费来源不明的；4.此前开展活动存在安全事故、违规记录，且整改未完成的社团申请的活动；5.同一时间段内社团同时申请2场及以上大型活动，且人员保障不足的；6.涉及宗教传播、封建迷信、低俗娱乐、商业宣传等不符合校园文化导向的活动；7.未经批准挂靠校外组织、以校外组织名义开展的活动。第三章活动组织实施管理第八条活动筹备要求活动审批通过后，社团需按照策划书内容开展筹备工作，筹备过程需符合以下要求：1.人员培训：活动开展前1天需对所有工作人员进行岗前培训，明确岗位职责、操作规范、应急处置流程，培训时长不得少于1小时，培训记录需留存归档。2.场地排查：活动开展前2小时需完成场地安全排查，重点检查消防通道是否畅通、电器设备是否完好、应急照明是否正常、警示标识是否齐全，存在安全隐患的需立即整改，隐患未消除不得开展活动。3.物资核验：对照物资清单逐一核验活动物资，涉及食品的需检查食品保质期、生产厂家资质，不得提供“三无”食品，冷食类食品需提供48小时内的检验合格证明；涉及道具、设备的需提前调试，确保正常使用。4.信息告知：活动开展前需通过短信、公众号、群公告等方式将活动时间、地点、注意事项、着装要求、应急联系人告知所有参与者，涉及户外、高风险活动的需同时告知参与者潜在风险，要求参与者签署《活动安全承诺书》。第九条活动过程管理活动开展过程中需严格落实过程管控，确保活动按流程规范进行：1.现场签到管理：所有参与者、工作人员需完成现场签到，签到记录需包含姓名、学号/身份证号、联系方式、到场时间，纸质签到表需留存至少1年，电子签到记录需永久留存。2.流程管控：活动需严格按照审批通过的流程开展，不得擅自变更活动内容、延长活动时间、增加参与人员，如需调整需提前30分钟向现场指导教师或审批部门报备，经同意后方可调整，调整内容超出原审批范围的需立即停止活动。3.安全值守：活动现场需安排不少于2名安全员全程值守，重点区域（出入口、消防通道、设备操作区）需安排专人盯守，每30分钟开展一次安全巡查，发现隐患立即处置，遇突发事件需第一时间启动应急预案，同时向指导单位、保卫处报告，报告时间不得晚于事件发生后10分钟。4.内容监管：活动现场的发言、展示内容需符合审批要求，不得出现未经审核的敏感内容、商业宣传内容，邀请的校外嘉宾发言需由指导教师提前审核内容，发言过程中出现违规内容的需立即打断并终止其发言。5.摄影摄像管理：活动现场的摄影摄像工作由社团指定专人负责，所有影像资料需留存归档，涉及参与者隐私的内容不得随意对外发布，对外发布的宣传内容需经指导教师审核后方可发布。第十条活动收尾工作活动结束后需在2小时内完成现场收尾工作，符合以下要求：1.场地清理：恢复场地原状，清理所有垃圾、物资，归还借用的设备、桌椅，经场地管理部门验收合格后方可离开。2.人员清点：清点所有参与者、工作人员人数，确认全部安全离场，涉及校外人员的需确认其已安全离开校园。3.物资盘点：对剩余物资、经费进行盘点，登记剩余物资入库，未使用的经费需按照原渠道退回，不得私分、截留。4.初步记录：当日完成活动初步小结，记录活动开展情况、出现的问题、处置结果，报指导单位备案。第十一条校外活动特殊管理要求开展校外活动除符合上述要求外，还需遵守以下规定：1.人员配比：校外活动需按照每20名参与者配备1名指导教师或工作人员的比例配备带队人员，不足20人的按20人计算，带队人员需全程在场，不得擅自离队。2.交通管理：租用校外车辆的需选择具有运营资质的客运公司，签订正式租赁合同，明确车辆年检情况、驾驶员资质，不得租用无资质车辆、私人车辆，行驶过程中需督促所有人员系好安全带，不得超员、超速。3.行踪报备：活动过程中需每2小时向指导单位报送一次活动位置、人员安全情况，行程变动需提前报备，不得擅自前往审批地点以外的区域开展活动。4.保险购买：所有参与校外活动的人员需购买人身意外伤害保险，保险额度不得低于50万元/人，保险单据需作为申请材料提交审批，未购买保险的不得参与活动。第四章活动经费管理第十二条经费来源管理社团活动经费来源仅限以下三类，不得违规筹集经费：1.社团会费：按照社团章程规定向成员收取的会费，需提前公示收费标准，每人每年收费不得超过50元，收取的会费需全部存入社团对公账户，不得存入私人账户。2.学校专项拨款：指导单位或学校社团管理部门根据社团活动申请拨付的专项经费，需专款专用，不得挪作他用。3.社会赞助：企业、社会组织提供的无附加条件的赞助，赞助方不得要求社团开展商业宣传、售卖商品、强制成员下载APP等活动，赞助金额超过1万元的需提交学校财务部门审批，签订正式赞助协议。第十三条经费使用规范活动经费使用需严格遵守以下规定：1.预算执行：严格按照审批通过的预算使用经费，支出项不得超出预算范围，单项支出超预算10%以上的需提前提交预算调整申请，经审批同意后方可支出。2.支出凭证：所有支出需取得正规发票或收据，发票需注明消费明细、日期、收款单位公章，不得使用白条、虚假发票报销，单笔支出超过1000元的需通过对公账户转账，不得使用现金支付。3.使用范围：经费仅限用于活动物资采购、场地租赁、宣传制作、保险购买、交通餐饮等与活动直接相关的支出，不得用于聚餐、礼品赠送、人员劳务等非必要支出，不得向指导教师、工作人员发放现金报酬。4.公示要求：活动结束后3个工作日内需在社团内部公示经费使用明细，包括每一笔支出的金额、用途、凭证照片，公示期不少于7天，接受社团成员监督，成员提出异议的需在2个工作日内予以答复。第十四条经费报销流程活动结束后7个工作日内需完成经费报销，流程如下：1.社团经办人整理所有支出凭证、经费使用明细、活动总结，提交指导教师审核签字；2.指导单位对报销材料进行复核，确认支出符合预算要求、凭证真实有效，加盖指导单位公章；3.提交学校社团管理部门审核，审核通过后报财务部门办理报销手续；4.报销款项直接转入社团对公账户，不得转入私人账户，财务部门留存所有报销凭证至少3年。第五章活动宣传与档案管理第十五条活动宣传规范社团活动宣传需遵守以下规定：1.内容审核：所有对外发布的宣传内容（包括海报、公众号推文、短视频、社交媒体动态等）需经指导教师审核，重点核查内容真实性、导向正确性，不得夸大活动效果、虚构活动奖项，不得使用低俗、博眼球的宣传话术。2.发布渠道：宣传内容仅限在社团官方账号、学校指定宣传平台发布，不得擅自投稿至校外媒体，如需在校外平台发布需经学校党委宣传部审批。3.知识产权：宣传使用的图片、音乐、视频等素材需取得版权方授权，不得侵权使用他人作品，活动产生的原创内容知识产权归学校所有，社团仅拥有使用权。4.信息保护：宣传内容不得泄露参与者的个人隐私信息，不得公布参与者的学号、身份证号、联系方式等敏感信息，如需公布获奖名单仅可公布姓名、学院信息。第十六条活动档案管理社团需建立活动档案管理制度，所有活动材料需归档留存，档案内容包括：1.活动审批材料：策划书、安全预案、经费预算、审批表、合作协议等；2.活动实施材料：签到表、培训记录、安全巡查记录、应急处置记录等；3.活动成果材料：照片、视频、宣传稿、参与者反馈、获奖证书等；4.经费相关材料：预算表、支出凭证、报销单据、经费公示记录等。档案需同时留存纸质版和电子版，纸质版由指导单位统一保管，电子版上传至社团管理系统存档，档案保存期限不得少于社团存续期限，社团注销后所有档案需移交学校社团管理部门保管至少10年。第六章活动监督与考核第十七条监督机制社团活动接受多维度监督：1.内部监督：社团监事会或成员代表需全程参与活动监督，发现违规行为可立即要求停止，并向指导单位报告。2.指导单位监督：指导单位需安排专人对中型及以上活动进行现场督导，每月抽查不少于3次社团常规活动，填写活动督导记录表，对存在的问题下达整改通知书。3.校级监督：学校社团管理部门建立活动巡查机制，随机抽查社团活动开展情况，设立监督举报邮箱和电话，接受师生对违规活动的举报，举报线索核实后3个工作日内予以处置。4.第三方监督：涉及公益服务、对外合作的活动需接受合作方、服务对象的监督，活动结束后需收集第三方评价意见，作为活动考核的参考依据。第十八条活动考核标准学校每学期对社团活动开展情况进行考核，考核指标及权重如下：1.活动合规性（30%）：是否按要求完成审批、是否存在违规变更内容、是否发生安全事故；2.活动质量（30%）：参与人数覆盖率、参与者满意度（满意度低于80分的该项不得分）、活动成果产出情况；3.育人成效（25%）：是否符合思想引领要求、成员能力提升情况、活动获得的校级及以上表彰情况；4.经费管理（15%）：是否按预算使用、是否规范报销、是否按要求公示经费使用情况。考核结果分为优秀、合格、不合格三个等级，90分及以上为优秀，60-89分为合格，60分以下为不合格。第十九条考核结果应用考核结果与社团评优、经费拨付、等级评定直接挂钩：1.考核优秀的社团，在下学期经费拨付中给予20%的额度上浮，优先推荐参与校级、省级优秀社团评选，优先支持开展大型活动。2.考核合格的社团，按正常标准拨付经费，可正常申请开展各类活动。3.考核不合格的社团，暂停下学期所有活动审批资格，核减50%经费拨付额度，要求社团管理层限期整改，整改期为1个月，整改后仍不合格的予以注销。第七章责任追究第二十条违规情形分类社团活动违规情形分为一般违规、较重违规、严重违规三类：1.一般违规：未按要求备案常规活动、