综合档案室岗位制度

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4、负责接收(征集),整理,分类,鉴定,统计,保管,利用,编研等项工作,并进行检查、监督和业务指导。5、做好档案库房的管理工作,确保档案材料的安全、完整。6、负责学院综合统计工作。7、负责学院各类证件的申领、登记、年检、换证工作。8、负责开启院长信箱信息与信箱信息的反馈工作,群众信访工作。9、完成领导交办的其他工作。(三)操作要求:1、负责起草综合档案室年度工作计划,每月对工作计划的实施进行检查。及时修订和完善综合档案室的各类管理制度,规范综合档案室的管理程序。2.根据学院《归档材料目录》负责接收各部门的文书档案、教学档案、基建档案、财会档案、声像档案、设备档案、科研档案等资料。⑴在次年的6月底之前接收上年度党政各部门的文书档案移交。⑵在次学年度12月底之前接收上学年度教学档案移交。⑶会计档案在财务室保管三年后移交档案室。⑷基建档案在工程竣工验收后的三个月内归档。⑸接收临时移交的档案,随时整理归档。3、对归档档案材料进行验收。各立卷部门整理好案卷,经档案室检查合格后,立卷部门填写好移交目录,双方履行签字盖章手续,办理移交,并各执一份备查。4.对接收的档案材料要及时进行整理、分类编号、编目、计算机输入、排架和保管等工作。5.负责做好档案的开发、编研和利用工作。6、负责对库房的档案进行保管,每星期要对库房进行一次清洁打扫,做好库房的防火、防水、防盗、防虫、防尘等工作。7、严格履行档案的保密和借阅制度,对前来查阅档案的,要热情接待,及时调阅,并办理好档案的登记签字手续,对因工作需要外借的档案(原则上不外借)要及时催回,并及时检查案卷内容有无损坏。8、负责做好档案立卷部门的指导、监督、检查工作,热情帮助各兼职档案员做好文件的形成、积累、整理、立卷、归档等工作,每年要对各部门进行1-2次业务指导。9、严格贯彻执行《统计法》及有关统计工作的规章制度,按照统计工作规程,准确、及时地完成学院各项综合统计工作。10、负责对学院各类统计报表的汇总、审核、上报。要根据报表的要求,先将指标分解到各相关部门,并给出上报时间。各相关部门对基础数据进行统计,报表由各部门负责人审核签字后,在规定时间内报档案室。档案室及时收集基层报表,并对报表进行逻辑关系审核、汇总,再输入电脑,打印初表,报院办统计负责人审核、签字后送学院分管院长审核。审核完毕后修改报表,打印正表,分管院长签字后,报上级各有关单位。11.办理学院《办学许可证》的年检或换证工作。根据省教育厅文件精神,将文件要求提供的各类材料,分别布置于各有关部门。如实填写年检或换证的登记表,收集和办理学院章程、学院决策机构成员名单及相关证明材料、学院财务审计报告、办学积累说明材料、房产证、土地证等相关材料。材料齐全后,先将草表送办公室分管主任审核,再报院长或董事长审核。修改、校对装订成册后,送院长或董事长签字,按文件规定时间上报省教育厅;12.办理学院《民办非企业登记证》的年检和学院情况的变更登记工作。每年3月根据省民政厅的文件精神,将文件要求提供的各类材料,分别布置于各有关部门。财务数据需审计后填写,收集各相关数据、学院年度总结、和需说明的证明材料。如实填写《民办非企业单位年度检查报告书》,材料齐全后,先将草表送办公室分管主任审核,再报分管副院长和院长审阅,最后报董事长审核。经修改、校对装订成册后,送董事长签字。将《民办非企业单位年度检查报告书》和《民办非企业单位登记证书》副本在3月底前上报业务主管单位省教育厅,由省教育厅签署初审意见后再报省民政厅年检。七月底领回已年检合格的《民办非企业单位登记证书》副本。13.办理学院《组织机构代码证》的年审工作。在《民办非企业登记证》年检通过后,凭《民办非企业登记证》副本的原件及复印件,带上组织机构代码证书正、副本、电子副本(IC卡),到省企事业统一代码标识办公室办理年审。14、每日一次开启院长信箱及网上院长信箱,取出教职工和学生投诉的建议、意见信,予以分类整理、登记,并填写信访意见处理表,经院办分管主任签署意见后,送院领导阅批或有关部门(系、部）处理。按规定及时收回信访意见处理表,并将处理结果及时反馈。15.接收群众来信来访,进行记录或者登记,予以分类整理、登记,并填写信访意见处理表,经院办分管主任签署意见后,交有关部门处理,并将处理结果及时反馈。（四）考核要素:一级指标二级指标分值工作内容自评处评总评信息采集与赋分方法职业品质(20分）爱岗敬业4忠于职守,热爱本职工作,乐于做好本职工作,具有奉献精神符合为满分,不符合逐次扣分,扣完为止工作责任心4严格履行工作岗位职责,按照工作程序办事工作一般事故扣1-2分,重大事故以0分论处团队合作3积极参加各种会议与活动,重视同事间的互助和工作中的配合协作,有集体观念查会议记录,缺勤1次扣1分,扣完为止遵守制度3严格遵守院各项规章制度,坐班,不迟到、早退,外出登记、有事请假查出勤记录,院抽查记录,无者为优,经常者为0自身形象3行为文明,穿着、打扮、饰件、形象等符合学院对教职工的要求抽查记录,符合者为优,经常有一项不符的为0热情服务3热情接待教师、学生,及时解答各种问题,做好咨询服务检查记录,满意为满分,有投诉者为0分岗位工作职责(40分）计划实施5按学院的要求,负责本室的年度学期工作计划的起草、实施、检查、总结查计划实施材料、检查记录、工作总结,符合为满分,不符合一项扣1分,扣完为止统计资料收集和整理4收集和整理学院的各项统计资料,负责统一管理学院的统计报表及统计数据,按照统计工作流程,准确、及时地完成学院各项统计报表的填写、报送工作严格遵守满分,不及时完成酌情扣1-3分,不遵守0分5负责做好全院党群、行政、教学、科研、基建、财务等方面的文字、图片、音像档案及各类资料的收集、催交、整理、立卷、归档、上架、保管与使用工作完成满分,不及时完成酌情扣1-3分,未完成0分档案资料查询、借阅4积极做好档案资料的开发工作,为各级领导提供查询、借阅服务,并严格履行有关手续完成满分,查询、借阅不顺畅酌情扣1-3分,无法查询、借阅0分档案指导4指导、监督、检查、协助各部门做好文件的形成、积累和整理、归档工作完成满分,不认真指导酌情扣1-3分,未完成0分档案库房的管理4做好档案库房的管理工作,确保档案材料的完整、齐全完成满分,不及时完成酌情扣1-3分,未完成0分院长信箱信息与反馈4做好群众信息与反馈工作。每日一次开启院长信箱及网上院长信箱,及时处理来信来访,并将处理结果及时反馈完成满分,不及时完成酌情扣1-3分,未完成0分群众信访3完成满分,不及时处理酌情扣1-3分,未完成0分证件年检4做好学院的各类证件的申领、登记、年检、换证工作完成满分,不及时完成酌情扣1-3分,未完成0分。其他工作3按时、有质量的完成领导交办的其他工作完成满分,不及时完成酌情扣1-3分,未完成0分工作效果(40分）职工评价8职工满意率达80%。查期末考核记录。符合为满分；不符合,每降低5个百分点,扣1分,扣完为止（低于5个百分点忽略不计）。其它部门评价8满意率达80%。查期末考核记录。符合为满分；不符合,每降低5个百分点,扣1分,扣完为止（低于5个百分点忽略不计）。本部门评价5部门人员满意率达90%。查部门期末考核记录。符合为满分；不符合,每降低5个百分点,扣1分,扣完为止（低于5个百分点忽略不计）。工作创新4有对部门或学院工作的建议;建议被采纳。工作效率5在规定时间内完成本职工作,效果好。查工作计划和本人工作记录；查有关部门评价。符合为满分；每多完成一项工作,加1分。与部门间的协调5支持相关部门工作,为学院事务,主动搞好协调。查相关部门工作记录和本人工作记录;听取部门领导反映。符合为满分;每完成一项协调工作加1分。学院指标完成情况5完成处室分解到个人的学院工作指标。查平时考核记录；进行期末考核。完成者满分；未完成者一项减1分,减完为止。档案管理员:任职资格:1.大专以上学历,中共党员,应具有档案上岗证证书、有档案管理或相关工作经验;2.文字表达能力强,书写端正,能够熟练运用计算机进行档案管理,编制检索工具,参考资料,文件汇编,案卷目录等资料。熟悉学生档案的接收、整理、转移,能完成档案管理所要求的各项业务工作;3、能热爱档案工作、恪守职业道德,坚持工作原则,严守工作秘密,严格按制度办事;4.有良好的服务意识,工作细致、热情、有责任心,有团队精神,有良好的沟通和协调能力。(二)岗位职责:1.认真、及时做好高职、成教、专修学生档案分班、建档、退档、移交转送等管理工作,保证学生档案的准确无误;2.每学期对学生档案库存情况进行检查、核对,及时变更计算机学生档案台帐的内容,保证学生档案的帐物相符、完整和齐全;3.学习、宣传、贯彻国家有关档案工作的方针、政策、法规、提高思想认识,增强档案观念,不断提高档案管理的业务水平;4.严格遵守档案管理的规章制度,坚持原则,按章办事,决不泄露档案秘密;5.按照档案工作原则做好各类档案的接收(征集),整理,保管,利用,销毁等项工作;6、熟悉库藏档案内容,积极开发档案信息资源,热情、准确、及时地为利用者提供服务;7、协助配合做好各部门文件材料的形成、积累、立卷、整理的检查、指导工作,检查验收归档文件材料是否符合档案工作规范,做到完整、准确;8、严格执行档案工作的各项规定、保持档案库房的整洁,做好防潮、防霉、防蛀、放火、防盗等安全防范工作,每天下班前要检查关闭电灯、电源等开关和门窗,确保档案材料的安全、完整；9、完成领导交办的其他工作。(三)操作要求:1.每新学年初(10月)根据招就办的要求接收和提取新生录取名册和新生档案,并根据提档名单核对学生档案名字、清点数据。2.根据教务处提供的已注册报到后的学生名单,将档案实物分专业、分班,按学号排序整理,装入学院学生档案袋中,在电脑上建立新生档案台帐,最后整理上架,剔除未报到学生的档案,于每年11月底前完成。3.对注册报到后没有档案的学生或档案自带的学生,要及时跟踪催促学生及时上交。制定没有档案的学生名单,送各分院、系,由各班主任负责通知每一位学生,让自带档案的学生及时上交,没有档案的要让学生与母校联系,及时办理档案转移手续,以保证每一位在校生档案的齐全。4.对未报到学生的档案及时整理,与教务处和招就办一起核对名单,按地区分类后,和招就办一起在每年12月底前退往各地、市招生办。5、对教务处提供的已办理休学、退学、转学的学生情况要及时登记,调整学生档案。对退学、转学需及时转移档案的,凭学院文件随时给予办理。6、接待学生出国、升学、补办毕业证等的档案的查阅、复印和开具证明。7、每年3月份开始整理应届毕业生的综合测评表、入团材料、奖励材料、要求入党但未能发展的材料、体检表、高考档案的整理和装袋工作,在4月底前完成。6月底前完成毕业生登记表、优秀毕业生材料、成绩总表,入党材料的装袋工作。8、6月初招就办提供毕业生的就业方案,根据此方案将学生档案寄往单位的信息输入电脑的登记台帐中,拟写档案转移信封。6月底根据招就办提供的毕业生就业通知书,一一核对档案转移的信封地址,准确无误后,将就业通知书和档案装入信封封口。档案按各地市分类,打印档案转寄名单和机要函件表格,清点核实档案。于7月15日左右分别送杭州市人才市场下沙分公司、邮局和省机要局转寄。保存档案转寄存根,以便后查。9、随时办理高职毕业生遗留档案的转移和往届专修、成教毕业生的档案转移工作。10、及时收集应届毕业班的集体毕业照照片和底片(光盘)。11.根据学院《归档材料目录》负责接收各部门的文书档案、教学档案、基建档案、财会档案、声像档案、设备档案、科研档案等资料。⑴在次年的6月底之前接收上年度党政各部门的文书档案移交。⑵在次学年度12月底之前接收上学年度教学档案移交。⑶会计档案在财务室保管三年后移交档案室。⑷基建档案在工程竣工验收后的三个月内归档。⑸接收临时移交的档案,随时整理归档。12.对归档档案材料进行验收。各立卷部门整理好案卷,经档案室检查合格后,立卷部门填写好移交目录,双方履行签字盖章手续,办理移交,并各执一份备查。13.对接收的学院收发文要及时进行核对、盖归档章,打印文件卷内目录、排架和保管等工作。14.做好档案库房的管理,每星期要对库房进行一次清洁打扫,做好库房的防火、防水、防盗、防虫、防尘等工作,确保档案材料的完整、齐全。15、严格履行档案的保密和借阅制度,对前来查阅档案的,要热情接待,及时调阅,并办理好档案的登记签字手续,对因工作需要外借的档案（原则上不外借）要及时催回,并及时检查案卷内容有无损坏。(四)考核要素:一级指标二级指标分值工作内容自评处评总评信息采集与赋分方法职业品质(20分）爱岗敬业4忠于职守,热爱本职工作符合为满分,不符合逐次扣分,扣完为止工作责任心4按学院文件要求规范运作,工作中无重大事故。认真参加各项学习、积极参加各种会议规定参加的各种会议,缺勤1次扣1分,扣完为止团队合作3积极参加部门一切会议与活动,重视同事间的互助和工作中的配合协作,有集体观念查会议记录,缺勤1次扣1分,扣完为止遵守制度3严格遵守院各项规章制度,坐班,不迟到、早退,外出登记、有事请假查出勤记录,院抽查记录,无者为优,经常者为0自身形象3行为文明,穿着、打扮、饰件、形象等符合学院对教职工的要求抽查记录,符合者为优,经常有一项不符的为0热情服务3热情接待教师、学生,及时解答各种问题,做好咨询服务检查记录,满意为满分,有投诉者为0分岗位工作职责(40分）新生档案的管理5认真做好学生档案的管理工作,每年11月份完成新生入学档案的分类和建档工作。完成满分,不及时完成酌情扣1-4分,未完成0分学生档案的管理4及时根据学生学籍的变动调整学生档案,做好休、退、转学学生档案管理及时完成满分,不及时完成酌情扣1-3分,毕业生档案转移5及时做好毕业生的档案整理工作,于每年7月份完成毕业生档案的移交转送准确率达到99%以上为满分,未达到的扣1-4分,未完成0分4根据教务处未报到学生的名单,及时整理,按要求退档准确无误满分,不及时完成酌情扣1-3分,未完成0分4随时做好成教生、专修生档案的转移工作准确无误满分,不及时完成酌情扣1-3分,未完成0分毕业班照片收集4及时做好应届毕业班集体照的照片和底片的收集收集齐全满分,未收全酌情扣1-3分,未收0分4做好全院党群、行政、教学、科研、基建、财务等方面的文字、图片、音像档案及各类资料的收集、催交、归档、保管与使用工作完成满分,不及时完成酌情扣1-3分,未完成0分档案资料查询、借阅4积极做好档案资料的开发,为各级领导提供查询、借阅服务,并严格履行有关手续完成满分,查询、借阅不顺畅酌情扣1-3分,无法查询、借阅0分档案库房的管理3做好档案库房的管理工作,确保档案材料的完整、齐全完成满分,不及时完成酌情扣1-3分,未完成0分其他工作3按时、有质量的完成领导交办的其他工作完成满分,不及时完成酌情扣1-3分,未完成0分工作效果(40分）职工评价8职工满意率达80%。查期末考核记录。符合为满分；不符合,每降低5个百分点,扣1分,扣完为止（低于5个百分点忽略不计）。其它部门评价8满意率达80%。查期末考核记录。符合为满分；不符合,每降低5个百分点,扣1分,扣完为止（低于5个百分点忽略不计）。本部门评价5部门人员满意率达90%。查部门期末考核记录。符合为满分；不符合,每降低5个百分点,扣1分,扣完为止（低于5个百分点忽略不计）。工作创新4有对部门或学院工作的建议;建议被采纳。工作效率5在规定时间内完成本职工作,效果好。查工作计划和本人工作记录；查有关部门评价。符合为满分；每多完成一项工作,加1分。与部门间的协调5支持相关部门工作,为学院事务,主动搞好协调。查相关部