外出差旅行政服务方案

外出差旅行政服务方案我在公司行政部负责差旅对接快五年了，经手过几百次员工外出公务差旅的安排，见过太多同事因为差旅琐事耽误正事、闹心不顺的情况：有销售同事赶客户会订错了邻市车站的票，到了站才发现根本赶不上；有技术同事出差回来对着一堆票贴了一晚上，还是因为填错信息被打回来重弄；还有人突发身体不适，在外地人生地不熟连挂号都不知道找谁。这些年我一直在想，行政的本职就是给大家做好后勤，杂事本该我们来扛，不能让业务同事分心。结合这几年的实际经验和同事们提的各种需求，我整理出了这套完整的外出差旅行政服务方案，目的就是让大家出差省心、工作顺心，不管出多远的门，都有公司行政给你兜底。1方案总则1.1方案制定目标这套方案的核心目标一共有四个，都是从实际遇到的问题里总结出来的。第一是降本增效，我们和各大交通、住宿平台签了长期的企业协议，统一对接能拿到比公开平台低10%-15%的价格，我之前算过账，平均每人每次出差能省一百到三百块，全公司一年下来能省小十万，既给公司省了钱，也不用大家先垫大额的费用，双赢。第二是简化流程，把原来大家自己跑的订票、订房、贴票这些杂事都交给行政处理，省下的时间大家可以专心准备工作，不用把精力浪费在琐事上。第三是安全保障，出门在外难免遇到突发情况，我们有完整的应急对接机制，保证你遇到事第一时间能找到人帮忙。第四是规范管理，所有流程都公开透明，申请、审批、消费、报销全链路可查，不会有模糊不清的地方，大家也不用摸瞎问路。我一直坚信，把小事做好，才能帮大家干成大事，这就是我们做这套方案的初衷。1.2方案适用范围这套方案适用于公司所有因公务出行的差旅活动，不管是一天的短途同城会议，还是一周到半个月的外地项目驻场，甚至是跨城市的客户拜访、行业参会，都可以享受这套服务。如果是员工个人因私出行，当然就不适用了，这点提前和大家说清楚。2全流程外出差旅行政服务内容明确了方案的方向和适用边界后，接下来我就把从出差前准备到出差完收尾的全流程服务内容拆解清楚，每个环节我们都做了细致的安排，保证不放过任何一个小细节。2.1出差前的申请与提前安排服务出差前的准备最费时间，我们把能做的都提前做好，不用你操心。2.1.1差旅申请对接服务现在我们走OA系统提交差旅申请，很多同事刚接触经常会填错信息，不用担心，我们每个业务线都有专门的对接行政，你填申请的时候有任何问题，随时找对接人，工作时间保证10分钟内给你回复。申请的时候除了必填的出差地点、时间、出差事由，你有任何特殊需求都可以填在备注栏里，比如你晕车要坐靠窗的位置、腰不好需要硬床垫、对花粉过敏要无烟房间，这些小需求我们都会尽量满足，之前有个同事对猫毛过敏，我们就特意和协议酒店打招呼，换掉了原本安排在养猫客人隔壁的房间，这点细节我们绝对不会忽略。2.1.2交通与住宿预定服务我们和国内主流的高铁票务代理、航空公司、连锁酒店集团都签了年度企业协议，价格比大家自己在公开平台订便宜不少，而且所有费用都是公司对公直接结算，不用你自己先垫钱，只有少数需要个人支付的小额费用，比如打车、吃饭，才需要你先垫付，回来报销，真的能帮大家减轻不少经济压力。预定也有明确的标准，我们严格按公司规定的差旅额度走：短途300公里以内优先安排高铁，长途优先安排经济舱，如果你有特殊情况，比如赶最早的会议只有头等舱有票，只要提前给领导审批通过，我们也会给你安排，不会故意卡你。住宿的话，我们订的酒店都离你办事的地点步行或者打车10分钟以内，绝对不会为了便宜给你订到远郊，省你来回折腾的时间。如果你自己有偏好，想住认识的酒店，只要符合差旅额度，我们也尊重你的选择，不会强求一定要用我们的协议资源。2.1.3出行物资与提醒服务我自己之前也出过几次差，深知一些小细节没准备好，真的能坏一整天的心情。所以我们行政给每个出差的同事都准备了免费的便携差旅包，里面有一次性口罩、消毒湿巾、1万毫安的便携充电宝、打印好的对接地址和联系人字条，还有一瓶矿泉水和一小包独立包装的饼干，赶早班机早班车没来得及吃饭的话，能先垫垫肚子。如果你去的地方最近有降温、下雨或者大风，我们提前一天会给你发微信提醒，让你带好合适的衣服，还会给你准备好一次性雨衣放在差旅包里。如果你需要带样品、厚重的文件资料，不用你自己扛着挤车，我们可以帮你提前寄到目的地的酒店或者对接地点，直接过去取就行，真的能省不少力气，我之前扛着十几斤的样品赶高铁，挤得连放脚的地方都没有，那滋味我太清楚了，所以特意加了这项服务，就是不想让大家再受这个累。2.2出差途中的跟进与应急服务很多时候行政把你送出门就不管了，这点我们绝对不会，你出门在外，我们的服务一直在线。2.2.1日常对接服务每一位出差的同事，我们都会安排对接人全程跟进你的行程，你出差这几天，有任何问题随时找对接人，不管是早上六点还是晚上十点，对接人的手机都是24小时开机的。我自己就接过好多次晚上的电话，有同事在外地打不到车去见客户，我帮他叫好了车把定位发过去；还有客户临时改了见面地点，我十分钟之内就帮他重新规划了路线，绝对不会让你找不到人。2.2.2突发情况应急处理出门在外谁也说不准会遇到啥事，我们整理了常见的突发情况，都有对应的处理流程：如果是客户临时改了行程，需要换交通换酒店，你只要说一声，我们五分钟内就能帮你查询可利用的资源，改退订大多都是免费的，不用你花冤枉的手续费；如果你身体不舒服，头疼脑热或者吃坏肚子，我们帮你联系附近正规的医院，帮你预约挂号，要是需要提前返程，我们也会立刻帮你订好返程的票，安排好收尾，你只要专心休息就行；要是你不小心丢了身份证或者其他重要物品，我们会帮你联系当地的派出所，告诉你办临时证明的流程，还会帮你和车站机场沟通，保证你能顺利进站登机，之前我就帮过一个丢了身份证的同事，他第二天要赶飞机见重要客户，急得满头汗，我帮他对接了机场派出所，告诉他怎么开临时身份证明，最后顺利登机，他后来回来还特意给我带了当地的小点心，我那时候真的觉得，做这些琐碎的事特别值。2.3出差后的收尾与报销服务出差回来最头疼的就是报销，我们把这个麻烦事也接过来了。2.3.1简化报销服务原来大家报销要自己一张张贴票，填各种单子，太费时间了，我见过好多同事贴票贴到下班还走不了，太耽误时间。现在改了，你只要把所有电子发票整理好发到对接人的邮箱，纸质发票放在信封里写上你的名字交给行政就行，贴票、填单、走审批流程这些活，我们都帮你干了，你只需要最后在审批单上签个字就行，最多五分钟就能搞定，省下的时间你早点下班休息不好吗。2.3.2需求反馈收集你出差回来，我们会给你发一个一共三个问题的小调研，也就一分钟就能填完，主要就是问问你对这次的安排满不满意，哪里觉得不好，有没有什么改进的建议。你要是觉得我们订的酒店不好，太吵或者早餐差，我们下次就不会再给大家订那家了，你要是有觉得不错的酒店，也可以推荐给我们，我们去谈协议价，大家一起把服务做好。3服务保障与注意事项为了让这套服务能真正落地，不变成纸上的条文，我们也制定了对应的保障机制，同时也和大家说清楚需要配合的注意事项，互相理解才能把事做好。3.1对接责任到人我们行政部已经按业务线分了三个对接小组，每个业务线都有固定的对接人，你找就能找到对应的负责人，不会出现推来推去找不到人的情况。我们内部定了硬规定：工作时间10分钟内必须回复消息，非工作时间半小时内必须回复，做不到的我们内部会做绩效考核，所以大家绝对不用担心找不到人。3.2公开透明的成本管控我们所有预定的价格都是公开的，每一笔消费都有记录，每个季度我们都会把全公司的差旅费用整体情况在内部公示，我们拿的协议价都会和公开平台的价格做对比，让大家知道我们确实是在帮公司省钱，绝对不会有暗箱操作的情况。3.3需要大家配合的注意事项当然，要让服务顺畅，也需要大家配合几个小细节：第一，尽量提前至少一天提交差旅申请，你要是临时突然出发，我们也会尽量帮你安排，但是提前说的话我们能选到更合适的座位和房间，选择也更多；第二，有特殊需求一定要提前说，临出发才说我们可能来不及调整，给你安排不好；第三，如果行程有变一定要第一时间告诉我们，我这边遇到过好几次，同事改了行程忘了说，结果酒店空了一天，多花了好几百，其实说一声就能免费退，真的挺可惜的，所以大家多留意一下就行。4方案落地总结我做行政这么多年，一直觉得行政工作不是管着大家，而是服务大家，我们做这套外出差旅行政服务方案，核心就是想把大家从差旅的琐事里解放出来，让你出去干工作的时候，不用操心订票订房报销这些事，能专心把该做的工作做好。这套方案我们之前已经试运行了三个月，收集了二十多个同事的反馈，改了四五版，现在已经有不少同事体验过了，上个月有个