工程造价技术档案管理制度

工程造价技术档案管理制度一、总则（一）目的与依据为规范工程造价技术档案的管理工作，确保档案的真实、完整、安全和有效利用，为工程项目的决策、实施、结算、审计及后续维护提供可靠的技术依据，依据国家及行业相关法律法规与标准，结合本单位实际情况，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本单位所有工程项目从策划立项、勘察设计、招投标、施工实施到竣工结算及后评价等各阶段形成的，与工程造价相关的各类技术文件、资料的收集、整理、归档、保管、利用和销毁等管理工作。各部门及参与项目建设的相关人员均须遵守本制度。（三）基本原则工程造价技术档案管理遵循以下原则：1.真实性与准确性原则：档案内容必须真实反映工程项目造价的实际情况，数据准确无误，依据充分。2.完整性与系统性原则：档案收集应全面，确保工程造价形成过程的连贯性和系统性，各类文件材料齐全配套。3.规范性与标准化原则：档案的形成、收集、整理、编目、归档等工作应符合相关规范和标准，做到格式统一、条理清晰。4.安全性与保密性原则：采取有效措施，保障档案实体安全和信息安全，防止档案遗失、损坏、篡改和泄密。5.可利用性原则：档案管理应便于查询、借阅和利用，充分发挥档案的参考价值和凭证作用。二、工程造价技术档案的构成与分类（一）档案构成工程造价技术档案主要包括但不限于以下内容：1.项目决策阶段：项目建议书、可行性研究报告及其批复文件中的投资估算部分，相关的测算依据、市场调研资料等。2.勘察设计阶段：勘察报告、设计图纸（含初步设计、技术设计、施工图设计）、设计概算、修正概算及其编制说明、审批文件，主要材料设备价格信息等。3.招投标阶段：招标公告、招标文件（含工程量清单、招标控制价或标底）、投标文件（含投标报价）、中标通知书、答疑文件、评标报告等。4.合同签订阶段：各类工程合同（施工合同、勘察设计合同、监理合同、材料设备采购合同等）及其附件，合同谈判纪要等涉及造价的文件。5.施工实施阶段：*施工组织设计、专项施工方案中涉及造价的内容。*已标价工程量清单、预算书。*工程变更洽商记录、签证单及其确认文件，变更价款报审与确认资料。*材料、设备认质认价单，价格调整文件及依据。*进度款支付申请与审批资料，已完工程量报表。*施工日志、隐蔽工程验收记录中与造价相关的部分。*各类索赔与反索赔文件、依据及处理结果。6.竣工结算阶段：竣工结算报告及完整的结算资料（含编制说明、工程量计算书、综合单价分析表、各项费用汇总表等），结算审核报告，争议解决文件（如调解记录、仲裁裁决、法院判决等）。7.竣工决算阶段：竣工决算报告，固定资产移交清单等。8.后评价阶段：工程造价后评价报告，成本分析资料，经验教训总结等。9.其他：与工程造价相关的政策法规文件、定额标准、价格信息、询价记录、专家咨询意见等。（二）档案分类工程造价技术档案可按工程项目、专业（如建筑、结构、安装等）、文件形成阶段或文件类型进行分类。具体分类方案应结合本单位管理实际和检索需求制定，并保持相对稳定。三、工程造价技术档案的形成与收集（一）形成要求各部门及相关人员在工程项目造价管理活动中形成的文件材料，必须符合国家有关工程技术规范、标准和档案管理的要求，做到字迹清楚、图样清晰、数据准确、签字盖章手续完备。提倡使用电子文件，但电子文件的形成应符合相关电子档案管理规范。（二）收集责任1.各部门指定专人（可兼职）负责本部门工程造价技术文件材料的收集、积累和初步整理工作。2.项目负责人对本项目工程造价技术档案的完整性、真实性负总责，组织协调项目各参与方的档案收集工作。3.造价管理部门（或造价工程师/造价员）是工程造价技术档案收集的主要责任部门和人员，负责主动收集、汇总各类造价相关文件。4.文件材料形成后，形成部门或个人应及时将其移交给本部门档案管理人员或指定的造价档案负责人，避免遗漏或延误。（三）收集时限1.日常性文件材料（如进度款支付、签证单等）应在办理完毕后一周内收集。2.阶段性文件材料（如招投标文件、合同、结算报告等）应在该阶段工作完成后一个月内收集。3.项目竣工结算完成后三个月内，应完成该项目全部工程造价技术档案的收集汇总工作。四、工程造价技术档案的整理与归档（一）整理要求1.组卷：按照档案分类方案，将具有内在联系的文件材料组合成案卷。组卷应遵循文件材料的形成规律，保持卷内文件的有机联系，并便于查阅。2.排列：卷内文件材料应按照形成时间顺序或逻辑关系（如批复在前、请示在后；正文在前、附件在后；汇总性文件在前、基础性文件在后等）进行系统排列。3.编号：对卷内文件材料进行页号编制，空白页不编号。4.编目：*填写卷内文件目录，包括序号、文件编号、责任者、文件材料题名、日期、页号、备注等。*填写案卷封面，包括项目名称、案卷题名、编制单位、起止日期、保管期限、密级等。*填写卷内备考表，注明卷内文件材料的总页数、不同载体文件的数量，以及立卷人、检查人、立卷日期等。5.装订：案卷应采用规范的装订方式，做到整齐、牢固，便于翻阅。装订前应去除金属物。对于篇幅过大的图纸、表格，应折叠整齐。（二）归档要求1.归档的文件材料应为原件。因故无原件的，可归档具有凭证作用的复印件，并注明原件保管处。2.电子档案的归档应符合相关规定，确保其真实性、完整性、有效性和可读性，并与纸质档案建立关联。3.档案归档时，应填写《工程造价技术档案移交清单》，由移交部门（人）和档案管理部门（人）双方签字确认，清单一式两份，双方各执一份。4.工程项目竣工结算完成后，造价管理部门应将整理完毕的全套工程造价技术档案向单位档案管理部门正式归档。五、工程造价技术档案的保管与利用（一）保管要求1.档案管理部门应具备适宜的档案保管条件，做到防火、防潮、防虫、防盗、防高温、防光、防尘。配备必要的档案装具和设备。2.档案应按分类方案和编号顺序科学排列，便于存取。3.建立档案管理台账，对档案的收进、移出、借阅、归还等情况进行详细记录。4.定期对档案进行清点核对，发现问题及时处理并报告。对破损、褪色的档案应及时修复或复制。5.电子档案应存储在安全的服务器或存储介质中，进行定期备份，防止数据丢失或损坏，并注意防止病毒感染和黑客攻击。（二）利用管理1.单位内部人员因工作需要查阅工程造价技术档案，须经所在部门负责人批准，填写《档案借阅登记表》，方可借阅。查阅涉密档案，须经单位分管领导批准。2.外部单位或人员查阅档案，须持单位介绍信和有效身份证件，经单位档案管理部门负责人及分管领导批准后方可查阅，原则上不得带出阅档室。3.查阅档案时，应爱护档案，不得涂改、勾画、抽取、撤换、增删档案材料。未经允许，不得擅自复制、拍摄、摘录。4.档案借阅期限一般不超过规定时间，确需延长的，应办理续借手续。5.复制档案须经档案管理部门负责人批准，并由档案管理人员负责复制，复制件须加盖档案证明章。6.严禁利用档案从事违法违纪活动。档案管理部门有权对档案利用情况进行监督检查。（三）保密管理严格遵守国家保密法律法规，对涉及国家秘密、商业秘密和工作秘密的工程造价技术档案，应明确密级，采取严格的保密措施。档案管理人员和查阅利用人员均负有保密责任。六、工程造价技术档案的鉴定与销毁（一）鉴定1.档案保管期限分为永久、长期、短期三种。具体划分标准参照国家及行业有关规定执行。2.档案管理部门应会同造价管理部门及相关业务部门，定期对已超过保管期限的档案进行鉴定。3.鉴定工作应由单位分管领导、档案管理部门、造价管理部门及相关业务部门人员组成鉴定小组进行。4.经鉴定，仍有保存价值的档案，应重新划定保管期限；已无保存价值的档案，应按规定程序予以销毁。（二）销毁1.对已鉴定为无保存价值的档案，由档案管理部门填写《档案销毁清册》，报单位分管领导批准后，方可销毁。2.档案销毁应有两人以上负责监销，并在《档案销毁清册》上签字。严禁个人私自销毁档案材料。3.《档案销毁清册》应永久保存。七、职责分工（一）档案管理部门负责本制度的组织实施、监督检查和业务指导；负责工程造价技术档案的接收、整理、保管、统计、利用和销毁的统一管理；组织档案管理人员的业务培训。（二）造价管理部门是工程造价技术档案形成、收集、整理和移交的主要责任部门。负责在项目各阶段主动收集、积累造价文件材料；按要求对文件材料进行整理、组卷；在规定时限内向档案管理部门移交完整、规范的工程造价技术档案。（三）其他相关部门（如工程管理部、项目部、合同部等）配合造价管理部门和档案管理部门，负责本部门在项目实施过程中形成的与工程造价相关的文件材料的及时收集、整理和移交。（四）项目负责人对所负责项目的工程造价技术档案的真实性、完整性、系统性负总责，组织协调项目各环节造价文件的形成与收集工作。（五）档案管理人员严格执行档案管理制度，认真履行档案接收、整理、保管、利用等职责，确保档案安全，提供优质服务。八、保障措施（一）组织保障单位应明确分管档案工作的领导，建立健全档案管理网络，确保档案管理工作有人抓、有人管。（二）人员保障配备具有专业知识和业务能力的档案管理人员，并保持相对稳定。加强对档案管理人员和各部门兼职档案员的业务培训，提高其档案管理水平。（三）制度保障不断完善档案管理制度体系，确保档案管理工作有章可循、规范有序。（四）设施保障配备必要的档案库房、装具和设备（如计算机、打印机、复印机、扫描仪、去湿机、灭火器等），为档案管理提供良好的物质条件。积极推进档案管理信息化建设。（五）监督检查单位应定期或不定期对工程造价技