建筑施工企业工程合同管理制度

建筑施工企业工程合同管理制度第一章总则第一条目的与依据为规范建筑施工企业工程合同管理行为，防范合同风险，保障企业合法权益，提高合同履约率，确保工程项目顺利实施，依据《中华人民共和国民法典》、《中华人民共和国建筑法》、《中华人民共和国招标投标法》及相关法律法规，结合本企业实际情况，特制定本制度。第二条适用范围本制度适用于本企业及所属各单位（以下统称“企业”）对外签订的各类工程合同，包括但不限于建设工程施工合同、专业分包合同、劳务分包合同、物资采购合同、设备租赁合同、勘察设计合同、咨询服务合同等与工程项目实施直接相关的合同。企业内部管理合同不适用本制度。第三条基本原则工程合同管理应遵循以下原则：（一）合法性原则：合同的订立、履行、变更、解除等全过程必须遵守国家法律法规及行业规范。（二）平等自愿、公平诚信原则：合同当事人地位平等，意思表示真实，权利义务对等，恪守信用。（三）风险控制原则：强化合同风险意识，对合同签订前、履行中及履约后的风险进行识别、评估和防范。（四）效益优先原则：在合法合规的前提下，追求合同效益最大化，保障企业经济利益。（五）分级管理、权责明确原则：明确各部门、各层级在合同管理中的职责权限，确保管理有序、责任到人。第二章合同管理组织与职责第四条管理体系企业建立统一领导、分级负责、专业归口的合同管理体系。（一）企业法定代表人是合同管理的第一责任人，对企业合同管理工作负总责。（二）企业设立合同管理部门（或指定法务部门/综合管理部门兼任），作为合同管理的归口部门，负责统筹、指导、监督和检查全企业的合同管理工作。（三）各业务部门（如工程管理部、经营预算部、物资设备部、财务部等）及项目部是合同的具体承办和执行部门，负责其职责范围内合同的发起、谈判、履行、跟踪等工作。第五条合同管理部门职责合同管理部门主要职责包括：（一）组织制定和修订企业合同管理制度及相关配套文件。（二）参与企业重大工程合同的谈判、评审与签订工作。（三）负责合同标准文本的制定、修订和推广使用。（四）对企业各部门、项目部的合同管理工作进行业务指导和培训。（五）监督检查合同的履行情况，参与合同纠纷的协调与处理。（六）负责合同专用章的管理和使用登记。（七）负责合同档案的统一归档和管理（或指导相关部门规范归档）。（八）定期对企业合同管理状况进行分析和评估，提出改进建议。第六条业务部门及项目部职责业务部门及项目部主要职责包括：（一）负责本部门/项目部职责范围内合同项目的信息调研、市场询价、合作方考察等前期准备工作。（二）根据项目需求，发起合同订立申请，拟定合同草案（或参与拟定）。（三）负责合同的具体谈判工作，确保合同条款的公平合理及可执行性。（四）按照规定流程组织或参与合同评审。（五）严格履行已签订的合同，负责合同履行过程中的沟通、协调、签证、索赔等日常管理工作，及时反馈履行中出现的问题。（六）负责收集、整理和保管合同履行过程中的相关资料，并按要求提交合同管理部门归档。（七）参与合同纠纷的初步处理。第七条财务部门职责财务部主要职责包括：（一）参与合同的经济性评审，重点审核合同价款、支付方式、税务条款等是否符合财务制度及国家财税规定。（二）根据生效的合同及相关凭证办理款项收付业务。（三）对合同履行过程中的财务风险进行监控。（四）配合提供合同纠纷处理所需的财务证据。第三章合同的策划与准备第八条合同策划在项目投标阶段或项目初期，经营预算部门应会同工程管理部门、合同管理部门等，根据项目特点、业主需求、市场环境及企业自身情况，进行合同策划，包括合同类型选择、主要合同条款设想、风险分担原则等，为后续合同谈判和签订奠定基础。第九条合作方管理（一）合同承办部门应对合同合作方（包括发包方、分包方、供应商、服务商等）的资质、信誉、履约能力、财务状况等进行充分调查和评估。（二）建立合格合作方名录制度，优先选择信誉良好、实力较强、合作记录佳的合作方。对重要合作方应进行实地考察。（三）合作方的资质证明文件（如营业执照、资质证书、安全生产许可证等）应作为合同附件或在合同签订前进行验证备案。第十条合同文本选择与拟定（一）企业应积极推广使用国家或行业发布的标准合同示范文本。（二）对于没有标准示范文本的，应使用企业制定的合同标准文本。（三）合同文本的拟定应做到内容完整、条款明确、权责清晰、用语规范、逻辑严谨。主要条款一般应包括：当事人基本信息、工程概况、合同范围、数量与质量、价款与支付、履行期限与方式、验收标准、双方权利义务、违约责任、不可抗力、争议解决方式、合同生效与终止、附件等。第四章合同的谈判与评审第十一条合同谈判（一）合同谈判应基于平等互利的原则，明确双方的核心诉求和底线。（二）谈判前，承办部门应做好充分准备，熟悉项目情况、合同背景、相关法律法规及市场行情，制定谈判策略。（三）重大或复杂合同的谈判，应有合同管理部门、财务部门及相关技术人员参与。（四）谈判过程中应做好详细记录，对达成一致的意见应及时整理并体现在合同条款中。对有争议的条款，应争取通过协商解决，必要时向企业领导或合同管理部门请示。第十二条合同评审（一）所有对外签订的工程合同（除非另有规定的小额、简易标准合同经授权可简化流程）在签订前必须经过评审。（二）合同评审采取分级、分专业的评审方式。承办部门发起评审后，应将合同草案及相关背景资料提交给相关部门（如合同管理部、财务部、技术部、工程管理部等）进行专业评审。（三）评审部门应根据其职责对合同条款的合法性、合规性、完整性、严谨性、经济性、技术可行性、风险可控性等方面进行审查，并出具明确的评审意见。（四）承办部门应根据各评审部门的意见对合同草案进行修改完善。对未采纳的评审意见，应书面说明理由，并与相关部门沟通。（五）评审过程应有书面记录，评审意见应作为合同档案的组成部分。（六）对于金额较大、风险较高或特别复杂的合同，应报请企业领导班子集体研究决策。第五章合同的签订与履行第十三条合同签订（一）合同经评审通过后，由承办部门按照审批权限报请企业法定代表人或其授权委托人签署。（二）合同签署应使用企业全称，并加盖企业合同专用章。严禁使用行政公章代替合同专用章签订合同。（三）合同专用章由合同管理部门专人保管，使用前需履行审批手续，登记用印台账。（四）合同文本一般应一式多份，明确各执份数及用途。合同签订后，承办部门应及时将合同副本分送相关部门（如财务部门、履行部门）。（五）严禁签订阴阳合同、口头合同或不具备实质内容的意向性协议（特殊情况需经最高管理层批准并书面说明）。第十四条合同履行（一）合同签订后，承办部门及项目部是合同履行的主要责任单位，应严格按照合同约定全面、及时履行己方义务，同时监督对方履行情况。（二）建立合同履行跟踪机制，定期对合同履行进度、质量、安全、款项支付等情况进行检查和记录。（三）对于合同履行过程中的变更、签证、索赔等事项，应按照合同约定的程序及时办理，并取得书面确认。变更签证应遵循“先确认后实施”的原则。（四）合同履行过程中如发现对方有违约行为或可能影响合同履行的情形，应及时采取措施防止损失扩大，并立即向合同管理部门及企业领导报告。（五）财务部门应依据生效合同及合法有效的付款凭证办理款项支付，对不符合合同约定的付款申请有权拒绝支付。第十五条合同信息保密参与合同谈判、签订、履行的相关人员，应对合同内容及在合同管理过程中知悉的商业秘密、技术秘密承担保密义务，不得擅自泄露给第三方。第六章合同的变更、解除与终止第十六条合同变更（一）合同签订后，因客观情况发生变化需要变更合同内容的，应经双方协商一致，并签订书面变更协议。（二）合同变更协议的签订程序参照原合同的签订程序执行，需经过评审和审批。（三）变更协议应作为原合同的组成部分，与原合同具有同等法律效力。第十七条合同解除（一）出现法定或合同约定的解除情形时，一方当事人可以提出解除合同。（二）解除合同应采用书面形式，并说明解除的原因和依据。（三）合同解除前，应充分评估可能产生的法律后果和经济损失，并与对方进行协商。重大合同的解除应报请企业领导集体研究决定。第十八条合同终止合同因履行完毕、解除、债务相互抵销、债权债务归于一人等原因终止的，承办部门应及时清理遗留问题，办理结算手续，并将相关情况书面告知合同管理部门和财务部门。第七章合同纠纷处理第十九条纠纷预防与报告各部门、项目部在合同履行过程中应加强风险防范意识，及时发现和处理潜在的纠纷隐患。一旦发生合同纠纷，承办部门应立即采取措施控制事态，并在规定时限内向合同管理部门和企业领导报告，同时提交相关证据材料。第二十条纠纷处理方式合同纠纷的处理应遵循“协商优先、依法解决”的原则。（一）协商：纠纷发生后，首先由承办部门牵头与对方进行友好协商，争取达成和解协议。（二）调解：协商不成的，可根据情况申请行业调解或第三方调解。（三）仲裁或诉讼：协商、调解不成，或一方不愿协商、调解的，应根据合同约定的争议解决方式（仲裁或诉讼）及时启动法律程序。（四）在纠纷处理过程中，合同管理部门应提供法律支持，必要时可外聘专业律师协助处理。第二十一条证据保全在合同纠纷处理过程中，应注意保全与案件相关的所有证据，包括合同文本、补充协议、往来函件、会议纪要、签证单、验收报告、付款凭证、照片、录音录像等。第八章合同档案管理第二十二条档案范围合同档案包括从合同策划、谈判、评审、签订、履行、变更、解除到终止（或纠纷处理）全过程形成的所有文件材料，主要有：合同审批表、谈判记录、对方资质文件、合同文本及附件、补充协议、评审意见、履行情况记录、结算资料、验收报告、往来函电、纠纷处理文件等。第二十三条归档要求（一）合同履行完毕或终止后，承办部门应在规定时间内将完整的合同档案资料整理、装订后，移交合同管理部门（或企业档案管理部门）归档。（二）归档的文件材料应真实、完整、规范，符合档案管理的要求。（三）电子合同及相关电子文件也应按照规定进行归档和备份。第二十四条档案利用与保密合同档案属于企业重要商业秘密，查阅、复制、摘录合同档案须经合同管理部门负责人批准，并履行登记手续。档案管理人员应严格遵守保密制度。第九章监督与考核第二十五条监督检查企业合同管理部门及相关职能部门应定期或不定期对各部门、项目部的合同管理情况进行监督检查，对发现的问题及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。第二十六条考核与奖惩企业将合同管理工作纳入各部门及相关人员的绩效考核体系。对在合同管理工作中认真负责、有效防范风险、为企业挽回或避免重大损失的单位和个人，给予表彰和奖励；对因合同管理不善、失职渎职、违规操作等导致企业发生经济损失或不良影响的，将视情节轻重对相关责任人进行批评教育、经济处罚直至追究法律责任。第十章附则