【《X医院医用耗材库存管理现状及问题分析案例》7900字】

X医院医用耗材库存管理现状及问题分析案例目录TOC\o"1-3"\h\u22776X医院医用耗材库存管理现状及问题分析案例 1147621.1X医院介绍 122141.2X医院医用耗材库存管理现状 2249411.2.1X医院医用耗材管理模式 2315101.2.2X医院医用耗材管理现状 488511.2.3X医院医用耗材管理者访谈 10280041.3X医院医用耗材库存管理存在的问题 12115271.3.1X医院普通医用耗材管理方面 1387141.3.2X医院高值医用耗材管理方面 14109301.4X医院医用耗材库存控制策略优化的必要性 1539231.5小结 15本研究通过理论研究和相关文献的实际调查，分析了X医院医用耗材库存管理的现状，发现了当前X医院医用耗材库存管理过程中存在的问题，并对问题产生的原因进行了深入分析。X医院介绍X医院是一家三级甲等心血管病专科医院。X医院的特点是诊治各种复杂、疑难、严重的心血管疾病。同时，还集科研、防病、人才培养于一体。X医院临床诊疗科室众多，包括17个导管室，35个病房，26个手术室，1500多张病床。在2018年总共看诊744620人次，急诊29864人次，急诊危重症抢救21139人次，出院69708人次，住院外科手术14455人次，内科介入手术49099例。由于X医院专科医院的特殊性和疾病结构的特殊性，医用耗材尤其是高值医用耗材在医疗行为中起着不可替代的用处。一直以来，医院具有规模大、医用耗材收入比重高的显著特点。2018年，医用耗材收入占医疗收入的近50%，其中高值医用耗材收入占医用耗材总收入的九成，具体如图3.1所示。图STYLEREF1\s3.SEQ图\*ARABIC\s11X医院医疗收入结构图FigSTYLEREF1\s3.SEQFig\*ARABIC\s11Xhospitalmedicalincomestructurechart资料来源：X医院财务系统2018年收入统计数据如此之多的高值医用耗材使用规模和医用耗材管理、使用成本将不利于医院未来的发展，因此X医院需要寻求改变，通过降低每个环节的成本来减少医用耗材供应链的总成本。X医院采用两级仓库进行库存管理。医院耗材仓库由一级仓库和二级仓库组成。临床科室、医技科室、医疗辅助科室为医用耗材消耗科室。针对心血管疾病治疗中大量使用的高值医用耗材，手术过程中存在不确定、低时间弹性的特点，在管理高值医用耗材库存时，实施了与手术室、介入中心无缝衔接的措施，在手术室、介入中心、介入导管室、重症监护室内设立高值医用耗材二级仓库。这样，医务人员传递高值医用耗材的物理路径进一步缩短。X医院医用耗材库存管理现状本研究采用现场考察和面对面访谈的方法，对X医院现有的医用耗材库存管理体系进行全面系统的调查，分析其库存管理模式，并全面了解和分析X医院现有的管理规章制度，从管理者的角度，了解和深入探讨X医院目前医用耗材库存管理的薄弱环节。X医院医用耗材管理模式首先，调查发现X医院对高值耗材和低值耗材两种不同的材料采用了不同的管理模式。其中，X医院采购中心负责耗材的采购、验收、入库、发放、结算等工作，并将医用耗材分为高值耗材和低值耗材分别管理。高值耗材实行“零库存”管理，即高值耗材不属于医院一级库的储备物资。高值耗材存放在各病房高值耗材二级仓库，医院验收合格后，以“寄售”的程序做入库处理，只有当科室实际使用高值耗材时，才视为医院已购买该耗材。低值耗材的库存仍由医院管理，采购中心耗材一级库和各病区小仓库均有库存。一级库低值耗材库存由专业仓库管理人员管理，病房小仓库库存由护士管理。在耗材供应阶段，X医院需要引进新的医用耗材和供应商时，会在X医院官网的设备采购页面上发布医院医疗设备采购项目公告，并公开邀请涉及耗材的器械公司在医院调研日与采购中心联系并提交材料，进行供应商比选。对于现有的供应商管理，X医院对各耗材供应商的资质管理主要依靠供应商档案管理人员手工管理纸质档案。由于档案数量巨大，极有可能出现资质过期等纰漏。对于耗材供应商管理来说，只有简单的准入评价体系，并没有结合耗材使用后的综合准入评价体系。而且，采购数量主要由采购人员根据以往消耗的耗材数量凭经验下订单，每次采购的数量并不是固定的。医院发出采购订单后，无法实时查询后续的订单接收、订单确认、订单发货状态、发票开具进度、付款状态等信息。且X医院的耗材采购系统没有与政府的阳光采购平台对接。当需要从政府采购平台采购时，还需要从市级网络采购平台寻找并对接供应商，整个流程非常复杂。在耗材验收盘点阶段，试剂、需要无菌保存的耗材及其他低值耗材分类存放在采购中心耗材一级库，而高值耗材存放在各病房二级库。一级库的耗材货架不能做到清晰的分类，货架的存货位置主要基于仓库工作人员的记忆，这导致耗材上架时间长。此外，耗材的库存统计主要取决于仓库工作人员的定期检查，这使得耗材库存统计不够准确。在耗材推送阶段，由于采购中心人员配备问题，耗材通常每周只配送一次，从中心仓库到各临床科室的耗材供应往往不够及时。而对于低值耗材，一旦采购中心将耗材发放到病房，就会把该批次耗材算作病房的实际使用成本中。如果耗材在每个配送周期内没有完全使用，也将计入当月病房成本中。另外，X医院没有对不同手术的耗材套装进行打包，而要求护士在手术前自行打包，增加了医护人员的工作量。X医院医用耗材管理现状在对X医院的耗材管理现状调研过程中，本文针对医用耗材的采购和物流管理进行了深入的探讨。作者参观了导管室和手术室这两个医用耗材使用非常多的科室，此外，作者还参观了参与医用耗材管理的医院医务部、设备科和采购中心，并查阅了医院《医用耗材管理指南和办法》，统计了执行本指南的管理部门的书面记录和方案调整历史。作者对医院所有的调查采访都将通过图表结合方式来进行展示；在参观了X医院医用耗材库存管理现状以后，详细的记录了他们的管理流程。在查询医用耗材相关数据后，得知医院医用耗材使用量逐年增加，其花费每年都会增长10个百分点，库存也随之扩大。因此X医院需要调整库存来降低成本。医用耗材年度使用状况见表3.1，医用耗材费用增长变化情况(与前一年度相比)如表3.2所示。

表STYLEREF1\s3.SEQ表\*ARABIC\s11医用耗材每年使用情况TableSTYLEREF1\s3.SEQTable\*ARABIC\s11Annualusageofmedicalconsumables2016201720182019高值卫生材料金额37,540,787.08(65.48%)45,671,917.46(64.90%)48,863,707.93(63.53%)55,941,228.74(64,97%)普通卫生材料金额19,787,581.54(34.52%)24,703,499.52(35.10%)28,052,365.03(36.47%)30,165,273.61(35.03%)合计57,328,368.6270,375,416.9876,916,072.9686,106,502.35资料来源：根据X医院财务系统2016年至2019年医用耗材费用数据整理表STYLEREF1\s3.SEQ表\*ARABIC\s12医用耗材费用增长变化情况（与前一年度相比）TableSTYLEREF1\s3.SEQTable\*ARABIC\s12Changesinthecostofmedicalconsumables(comparedtothepreviousyear)201720182019高值卫生材料金额121.66%106.99%114.48%普通卫生材料金额124.84%113.56%107.53%材料总额122.76%109.29%111.95%资料来源：根据X医院财务系统2016年至2019年医用耗材费用数据整理按照国家相关法律法规的要求，针对医用耗材的不同管理内容，如：准入论证、临床使用、招标采购、物流管理、使用流程、收费管理等，X医院建立了医用耗材管理组织机构，如图3.2所示。

图STYLEREF1\s3.SEQ图\*ARABIC\s12X医院医用耗材管理组织架构图FigSTYLEREF1\s3.SEQFig\*ARABIC\s12Xhospitalmedicalconsumablesmanagementorganizationchart资料来源：根据X医院组织架构及部门职能整理（1）X医院医用耗材库存管理制度及流程为优化医用耗材库存管理，X医院制定了5项规章制度和4项工作流程。具体的规章制度见表3.3。

表STYLEREF1\s3.SEQ表\*ARABIC\s13X医院医用耗材库存管理规章制度明细表TableSTYLEREF1\s3.SEQTable\*ARABIC\s13XHospitalMedicalConsumablesInventoryManagementRulesandRegulationsList序号制度名称1医用耗材库房管理制度2医用耗材验收标准及入库制度3医用耗材出库及配送制度4医院库存物资管理制度5医用耗材档案管理制度资料来源：根据X医院现行规章制度整理X医院的4项工作流程如表3.4所示。表STYLEREF1\s3.SEQ表\*ARABIC\s14X医院医用耗材库存管理流程明细表TableSTYLEREF1\s3.SEQTable\*ARABIC\s14XHospitalMedicalConsumablesInventoryManagementProcessList序号流程名称1医用耗材采购订货流程2医用耗材验收入库流程3医用耗材库存管理与设定流程4医用耗材配送与出库流程资料来源：根据X医院现行医用耗材库存管理流程整理（2）X医院医用耗材招标采购与物流管理X医院对所有医用耗材的采购和物流管理有严格要求。医用耗材必须通过招标采购，绝对不允许各部门私自采购，只有这样，医院才可以确保找到合适、认真的供应商，并能通过招标采购消除恶意竞争等不良后果，以保证采购的医用耗材质量合格，价格合理。根据一次性普通医用耗材和植入式医用耗材的分类，X医院建立了医用耗材管理信息系统，更便于监督管理。X医院一次性普通医用耗材物流网络管理流程见图3.3，高值医用耗材物流网络管理流程见图3.4。图STYLEREF1\s3.SEQ图\*ARABIC\s13X医院一次性普通医用耗材物流管理流程FigSTYLEREF1\s3.SEQFig\*ARABIC\s13Xhospitallogisticsmanagementprocessofdisposablegeneralmedicalconsumables资料来源：根据X医院普通医用耗材管理人员访谈内容整理图STYLEREF1\s3.SEQ图\*ARABIC\s14X医院高值医用耗材物流网络管理流程FigSTYLEREF1\s3.SEQFig\*ARABIC\s14Xhospitalhigh-valuemedicalconsumableslogisticsnetworkmanagementprocess资料来源：根据X医院高值医用耗材管理人员访谈内容整理X医院医用耗材管理者访谈在访谈的早期阶段，受访者被告知了访谈结果的利弊并征得其同意。在其充分理解并自愿接受采访后，拟定了采访对象名单，并约定了采访的具体时间和地点。然后，在访谈前，详细、真实地告知访谈的目的、意义和结果，并对与研究内容有关的录音材料实施处理和保密措施。此外，在访谈过程中，对重要部分进行了必要的录音，并对这些内容进行了认真细致的笔录。在此过程中，受访者有权不回答提出的问题或直接结束访谈。最后，访谈结束后，对所有面试记录进行认真整理并备案，确保访谈信息的保密性。（1）受访者选择根据访谈目的，选取被访谈者作为研究对象，即能够提供最有价值信息或信息量最大的个体。本次选择的访谈对象为：从事医用耗材管理4年以上的行政科室管理人员、医院科室负责人、会计人员。本次访谈共采访5人，编码为G1、G2、G3、G4、G5。受访者信息见表3.5。表STYLEREF1\s3.SEQ表\*ARABIC\s15受访医院管理者信息TableSTYLEREF1\s3.SEQTable\*ARABIC\s15Informationoftheinterviewedhospitalmanagers编号年龄学历职称科室G149博士行政主任采购中心G244硕士无采购中心G347硕士护士长手术室G433硕士无设备科G546硕士会计师财务部（2）访谈提纲的设计经X医院相关科室和人员批准后，将研究内容和目的编成书面材料。访谈问题见表3.6。表STYLEREF1\s3.SEQ表\*ARABIC\s16访谈问题TableSTYLEREF1\s3.SEQTable\*ARABIC\s16Interviewquestion序号访谈问题1您的部门或您本人是以什么角色参与医用耗材的管理的？是在医用耗材管理的哪个环节？续表3.6序号访谈问题2医院或部门对医用耗材的管理有没有设立制度？都涉及到什么样的制度和规范？您认为这些制度和规范是否真的起作用呢？3您认为医用耗材的相关管理者对这些规范都可以正确理解和执行吗？4您认为制约医用耗材管理的难点或瓶颈在哪里呢？5您对医用耗材当前的库存管理有什么意见及建议呢？（3）访谈结果通过对5位医院管理者访谈资料的整理、分析、提炼和总结，形成了普通医用耗材库存管理、高值医用耗材零库存管理、管理信息化三大主题：主题一：普通医用耗材库存管理占用大量库存，库存积压G4：“目前，我国在用的医用耗材有1万多种，常用耗材约2000种。大多数是普通的低值医用耗材，每个医院差不多都是这样，只是对高低值耗材的定义不同。这部分材料占据了主要的仓库空间。”G2：“对于库存管理，虽然很多科室都设立了二级库，但管理效果不是特别好。医用耗材仅仅只是发放到各个科室，对二级库的库存和使用没有很好的监督管理，有的科室随意领用物资，造成物资积压，因为耗材过期导致的浪费严重。”G1：“现在有些科室在就诊人次少的月份领用了大量的耗材。这对医用耗材需求预测有很大影响，甚至不可能合理、正确地确定采购数量。为了安全起见，采购人员只能对应选择大量采购。最终导致科室的二级库库存不能用光，而对应的一级库也形成了库存积压。科学的需求预测与申领和申购量确认，使库存保持在最佳值，减少资金占用，提高医院资金周转率是迫在眉睫的。”G5：“在我院目前的库存管理中，库存点位分散，库存量常备，有利于医疗活动的开展。但由于各级库存中耗材的存储、使用信息不能及时共享，导致科室的库存积压不能被一级库及时发现和调配，使各级库存中积压和缺货并发，也影响了物资的采购、盘点和发放。主题二：高值医用耗材库存管理零库存改进，业务流程优化。G2：“我院虽然已逐步开始对高值耗材实行零库存管理，但与其他医院相比仍存在差距。高值耗材相当一部分工作仍由人工完成，如入库、出库、表单填写、传递发放等。”G3：“医院一般会提前一周左右安排手术。医生根据患者选择相应的高值耗材并填写申请表提交到采购部。临床科室和采购中心之间的信息传递是通过人工完成的，传递速度非常慢。有时，由于时间紧迫，供应商无法按时交付耗材，延误了手术安排。”G5：“高值医用耗材在供应商送货后，一级库对高值耗材的库存做虚拟存储的管理，然后由供应商直接送到手术室，短暂的存放在手术室二级库中。确认使用后，手术室填写相关收货、退货表单。在高值医用耗材库存管理中，唯一码管理是其零库存管理的重要组成部分。主题三：管理信息化整合优化各部门、各系统间的信息管理。G2：“在使用高价值医用耗材的过程中，信息需要通过HRP系统（医院资源规划系统，以下简称HRP）、HIS（医院信息系统，以下简称HIS）系统等进行流转，但由于传统的科室分工和责任管理模式，在管理上形成了“功能孤岛”和“信息孤岛”的现象，需要信息科技来实现管理进步。”G4：“医院信息系统的开发人员大多不在医院工作，对医疗领域了解不多，医院信息系统是一个复杂而特殊的系统，这使得医院购买的系统在实际使用过程中，很多功能和操作多余且繁琐，另外，在医用耗材库存管理中，需要涉及很多的手工操作，这都需要信息化的进一步深化，以减少对各种资源的占用，提高工作效率。”X医院医用耗材库存管理存在的问题通过实地调研和访谈发现，X医院虽然已经开始了信息化管理，但在医用耗材库存管理方面，信息化管理并没有发挥其降本增效的效果，很多工作仍然是靠人工来完成的。由于技术的发展和新材料研发的层出不穷，一些医用耗材不断地更新换代，带来了多种多样的规格，这些都带来了不容小觑的管理问题。现代医用耗材物联网管理的运用，无疑将在一定程度上解决上述问题。虽然在许多医院，耗材信息管理系统的建立比较完善，但对医用耗材库存的管理和控制还不够深入。因此，在一定程度上削弱了库存管理活动的协调性，不能保证库存的及时供应、有效管理以及管理信息的有效传递。由于库存信息不能在各个环节及时集成和共享，导致X医院医用耗材的库存点众多、管理不方便、组织内部整体库存大幅度增加，而牛鞭效应越来越明显使得信息一步步扭曲和放大，信息需求波动越来越大，资源得不到有效和充分利用，最终造成浪费。本文从普通医用耗材和高值医用耗材两个方面总结了X医院医用耗材库存管理中存在的主要问题：X医院普通医用耗材管理方面（1）库存积压和低库存周转率医院对普通医用耗材的需求量很大。为方便行医，各科室二级库将提前准备一定数量的储备，医院一级仓库会储备更多以供需求波动时的供应。医院通常长期采用大规模采购方式进行采购。各科室耗材二级库之间缺乏必要的信息交换，导致部分耗材库存超标，降低了库存周转率。对于一些有效期较短的医用耗材，还可能导致医用耗材失效，导致库存滞销。（2）需求预测不准确随着经济的稳步发展，人民生活水平也不断提高，医疗卫生意识的觉醒，使医院就诊人数逐年增加，医用耗材的使用也随之增加。医用耗材种类繁多，规格各异，品牌众多，这就造成了医用耗材市场的竞争异常激烈。因此，各大供应商纷纷提高服务质量，送货上门。X医院的采购成本相对较小，其医用耗材管理难度大、成本高的主要原因在于库存过大，这在一定程度上增加了X医院的管理成本。目前，X医院的管理方法还处于相对落后的状态，对医院医用耗材的信息化管理还不够重视，X医院相关管理部门对医用耗材的库存管理缺乏科学的定量分析，无法制定科学的采购策略。目前X医院医用耗材采购策略的制定和库存管理基本上都是根据相关科室负责人的经验，没有数据支持。没有可靠、真实、及时的库存数据，导致相关科室负责人无法科学预测医用耗材的需求。需求预测不准确又导致采购量的模糊。而不准确的购买将导致两种情况：一是库存不足，即缺货；二是材料过多，即库存积压。因此，要有效管理普通医用耗材的库存，必须从根本上降低库存总数，增加库存实时感知手段，实行科学有效的采购策略。X医院高值医用耗材管理方面（1）医用耗材信息的形成与利用。由于高值医用耗材通常是组合使用，其收费标准无法保证。目前，记录员需要在HIS系统中输入耗材的各种信息，手工记录医用耗材的使用清单，以应对医院的各种核算和结算，同时对手工表单进行归档和整理，以便于审核。对同一信息采用多种方法重复录入无疑是人力资源的浪费，而手工录入数据的真实性也无法得到保证。（2）支付业务。医院要完成耗材的付款，需要经过无数个步骤，即：首先，记录员对科室所用耗材进行详细记录，并将对账表单送到采购中心。同时，供应商对医用耗材的使用情况进行核查，核查无误后开具发票，并将发票交给采购中心。其次，由采购中心负责人打印供应商提供的对账单、二级库收据并汇总发票，交由财务中心。最后，财务中心核对表单，处理支付业务。在这个过程中，耗费了大量的人力，且在实际操作过程中，账目往往不准确，错误环节只有经过多次核对才能发现，人为可操作性很大。而且，大量的会计处理难以及时完成，存在滞后效应，使得院级领导无法及时监控医院运营的实际情况。（3）院级核算和科室核算。对高值医用耗材的准入管理和支付管理没有相应的规定。它们在管理过程中相对独立，难以统一管理收入和成本。在实际操作过程中，财务部门会在固定时间内逐级核算。各科室高值医用耗材管理员对本月高值医用耗材的使用情况进行逐项统计，并通过人工表单记录整理，这个过程非常容易出错，而且费时费力。统计数据往往与财务部门和HIS系统中的数据不匹配，影响核算效率，进而影响整个医院的经营状况。（4）医用耗材的跟踪管理。高值医用耗材植入患者体内后，需要对患者进行长期跟踪和监测，而在耗材出入库、使用等各环节缺少信息的记录和传递，就会导致