安全生产档案资料管理制度

安全生产档案资料管理制度第一章总则为深入贯彻《中华人民共和国安全生产法》、《建设工程安全生产管理条例》等相关法律法规要求，进一步规范企业安全生产档案资料的收集、整理、归档、保管与利用工作，建立健全安全生产管理痕迹体系，实现安全生产管理工作的可追溯、可量化、可考核，特制定本制度。安全生产档案资料是企业安全管理活动的真实记录，是预防事故、分析事故原因、界定事故责任、保障企业合法权益的重要依据，也是企业安全文化建设的重要组成部分。本制度适用于公司所属各部门、各项目部及全体从业人员。安全生产档案管理工作遵循“全员参与、分级负责、规范完整、真实准确、利用高效”的原则。公司各级主要负责人是安全生产档案管理的第一责任人，对档案的真实性、完整性和准确性负全面责任。安全管理部门负责档案资料的业务指导、监督检查和集中管理工作，各业务部门负责职责范围内档案资料的形成、积累和初步整理。本制度旨在通过标准化、信息化的手段，解决当前档案管理中存在的“资料缺失、逻辑混乱、归档不及时、查阅困难”等突出问题，确保档案资料从产生到销毁的全生命周期处于受控状态，为企业安全生产标准化建设、双重预防机制运行以及职业健康安全管理体系认证提供坚实的数据支撑。第二章管理机构与职责第一节公司级管理职责公司安全生产委员会（安委会）负责统筹规划公司安全生产档案管理体系建设，审批档案管理制度和年度工作计划，协调解决档案管理中的重大问题。公司安全监督管理部作为档案管理的归口职能部门，具体履行以下职责：一、制定和完善安全生产档案管理制度、分类大纲及归档范围；二、对各职能部门和项目部的档案管理工作进行业务指导、培训与监督检查；三、负责公司级安全综合性档案的收集、整理、归档、保管和提供利用；四、负责安全生产档案信息化管理平台的维护与管理；五、组织开展档案管理工作的考核与评比。第二节职能部门职责各职能部门应按照“谁主管、谁负责”和“业务工作与档案工作同步”的原则，落实本部门档案管理责任。人力资源部负责从业人员安全培训教育档案、特种作业人员档案、劳动防护用品发放记录等资料的归档管理；设备管理部负责特种设备安全技术档案、设备检修保养记录、安全设施检测检验报告等资料的归档管理；工程技术部负责专项安全施工方案、安全技术交底、危大工程验收记录等资料的归档管理。各部门应指定专人（兼职档案员）负责本部门档案的日常整理和按时移交。第三章安全生产档案的分类与归档范围为确保档案资料的系统性和条理性，安全生产档案实行分类管理。档案分类应遵循档案形成的自然规律，保持有机联系，便于保管和利用。具体分类及归档范围详见表3-1。表3-1安全生产档案分类及归档范围明细表一级分类二级分类三级分类归档资料内容详细说明保管期限责任部门综合管理类组织机构与职责机构文件安全生产委员会成立文件、调整通知、会议纪要、安全领导小组设置文件长期安全部责任体系安全生产目标责任书（公司与部门、部门与班组、班组与个人）、安全生产责任制文本、责任书考核记录长期人力/安监规章制度操作规程各岗位、各设备的安全操作规程，发布及修订记录长期技术/安监管理制度安全生产管理制度汇编、红头文件、评审记录长期安全部投入与保险费用使用安全生产费用提取台账、使用计划、发票复印件、验收单10年财务/安监工伤保险缴纳凭证、人员名单变更记录10年人力教育培训类培训管理计划与记录年度培训计划、月度培训实施记录、培训签到表、培训影像资料10年人力/安监特种作业特种作业人员（电工、焊工、高处作业等）资格证书复印件、复审记录、台账长期人力三级教育新员工“三级”（公司、车间、班组）安全教育卡片、考试试卷、成绩单长期人力/车间风险管理类双重预防机制风险辨识风险点排查清单、风险分级管控台账、风险告知卡、重大风险管控措施长期技术/安监隐患排查日常、专项、季节性、节假日隐患排查记录表、隐患整改通知书、整改回复单、复查记录10年安监/各部门现场管理类设备设施特种设备特种设备使用登记证、定期检验报告、出厂合格证、日常维护保养记录长期设备部安全设施消防器材台账、检查记录、防雷防静电检测报告、电气安全检测报告10年设备/安监作业安全相关方承包方、供应商资质审查记录、安全协议、交叉作业协调记录、现场监督检查记录5年采购/安监危大工程危大工程专项施工方案、专家论证意见、交底记录、验收记录长期技术/工程职业健康类健康监护职业病危害职业病危害因素检测报告、评价报告长期安监/人力体检报告从业人员职业健康体检报告汇总表、异常人员处理记录长期人力应急与事故类应急管理应急预案综合应急预案、专项应急预案、现场处置方案、备案回执、评审意见长期安监演练记录应急演练计划、演练方案、演练过程记录、影像资料、演练评估报告10年安监事故处理事故档案事故调查报告、现场勘查记录、笔录、处理决定、整改措施、理赔记录永久安监第四章档案的收集与整理第一节收集要求档案资料的收集应确保材料的完整性、准确性和系统性。各部门在日常工作中形成的具有保存价值的各种载体（纸质、电子、音像等）的安全资料，均属归档范围。收集工作必须做到“三同步”：同步布置工作、同步检查记录、同步归档资料。严禁在归档材料中使用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水等不耐久字迹材料书写，严禁使用热敏纸打印重要记录。所有归档的纸质材料必须是原件，如无原件，须注明“复印件与原件核对无异”并加盖部门公章。对于外来的文件，如上级下发的安全通报、执法文书、检测报告等，接收部门应即时登记并转交相关部门处理，处理完毕后及时归档。对于内部产生的记录，如检查表、会议纪要、培训签到表等，应在活动结束后的3个工作日内完成签字确认手续，并交由兼职档案员暂存。第二节整理规范档案整理应按照“分类科学、组卷合理、排列有序、编号规范”的要求进行。1.组卷方法：按问题、时间、项目或文件特征进行组卷。一般性管理记录按年度组卷；工程项目档案按项目单体组卷；设备档案按台（套）组卷。卷内文件材料应按逻辑关系或时间顺序排列，正件在前，附件在后；批复在前，请示在后；文字材料在前，图样在后。2.页码编制：卷内文件材料均应按顺序在有文字页面的非装订线一侧右上角编写页号，使用阿拉伯数字。案卷封面、卷内目录、卷内备考表不编写页号。3.卷内目录：每一卷档案必须编制卷内目录，置于卷首。目录内容包括：序号、文件编号、责任者、文件材料题名、日期、页号、备注。文件材料题名应简明准确地反映文件内容。4.备考表：置于卷尾。用于说明卷内文件材料的件数、页数、立卷人、检查人情况，以及文件材料的完整、修改、移出、销毁等需要说明的事项。第三节档案编号与标识为实现档案的快速检索，所有安全生产档案必须实行唯一编号。编号结构通常为：一级分类代码—二级分类代码—年度—流水号。例如，2023年教育培训类第5卷档案编号可标识为：PX—2023—005。所有案卷脊背应张贴标签，注明案卷题名、档号和保管期限。对于电子档案，其文件夹命名规则应与纸质档案编号保持一致，确保电子与纸质档案的关联性。第五章档案的归档与移交第一节归档时间安全生产档案实行定期归档与随时归档相结合的制度。1.定期归档：各部门应在每年第一季度前，完成上一年度形成的各类安全管理档案的整理和归档工作。2.随时归档：对于重大安全隐患排查治理记录、事故调查处理文件、特种设备检验报告、工程项目验收资料等，应在工作事项办理完毕后的1个月内完成归档。3.项目归档：工程项目应在竣工验收后3个月内，将项目全过程的安全生产档案整理完毕，向公司档案室移交。第二节归档移交程序档案移交时，移交部门应填写《档案移交清单》，一式两份。交接双方当面清点核对，确认无误后在清单上签字盖章，各执一份备查。《档案移交清单》应包含案卷题名、档号、卷内文件页数、移交日期、移交人、接收人等信息。对于不符合归档要求的档案（如签字不全、字迹模糊、纸张破损等），档案管理部门有权退回移交部门限期整改，整改合格后方可办理移交手续。第六章档案的保管与保护第一节保管设施公司应设立专门的安全生产档案室（柜），具备防盗、防火、防潮、防虫、防高温、防光、防尘、防鼠等“八防”措施。档案室应安装温湿度计，并采取措施将温度控制在14℃—24℃之间，相对湿度控制在45%—60%之间。电子档案存储介质（如硬盘、光盘、U盘）应存放在防磁柜中，避免强磁场干扰。档案柜架应排列整齐，便于搬运和查找。第二节日常管理档案管理人员应定期对档案进行安全检查，做好检查记录。发现档案破损、变质、字迹褪色等情况时，应及时采取修复、复制等措施进行抢救。严禁在档案室内吸烟、存放易燃易爆物品及私人物品。非档案管理人员未经许可不得进入档案室。查阅档案应在档案阅览区进行，不得将档案带出指定区域。如确需借出，必须严格履行借阅手续。第三节电子档案管理随着信息化建设的发展，电子档案已成为安全生产档案的重要组成部分。电子档案的生成应符合国家电子文件归档和电子档案管理规范。实行“双套制”管理，即具有永久保存价值的电子档案必须同时制作纸质档案进行归档。电子档案应定期进行读取测试和备份迁移，一般每3年进行一次有效性检查，每5年进行一次载体转换，确保信息的长期可读。严禁对电子档案进行未经授权的修改、删除操作。第七章档案的利用与借阅第一节利用权限安全生产档案的利用应遵循保密原则和分级审批制度。1.内部查阅：公司内部员工因工作需要查阅本部门形成的档案，经部门负责人同意后，可直接查阅；查阅非本部门档案，需经档案管理部门负责人批准。2.外部查阅：政府监管部门、上级单位因执法或检查需要查阅档案，应出具单位介绍信或执法证件，经公司分管安全领导批准后方可查阅。律师事务所、保险公司等机构因案件处理需要查阅档案，须持有法院立案证明或相关法律文书，并经公司主要负责人批准。第二节借阅流程借阅档案须填写《档案借阅申请单》，注明借阅人、借阅时间、借阅用途、拟归还时间。借阅期限一般不超过7天，确需续借的应办理续借手续。借阅期间，借阅人对档案的安全、保密、完好负全部责任。严禁涂改、勾画、抽取、撤换、增删档案材料。严禁擅自复制、拍摄、扫描涉密档案。借出的档案如发生遗失、损坏，借阅人应承担相应的行政责任及赔偿责任，构成犯罪的依法追究刑事责任。第三节档案统计档案管理部门应建立健全档案统计台账，定期对档案的收进、移出、利用、销毁情况进行统计，并按规定向上级报送档案工作基本情况统计表。统计数据应真实、准确，能够反映档案管理的全貌，为改进档案管理工作提供数据支持。第八章档案的鉴定与销毁第一节鉴定组织对于已到保管期限的安全生产档案，由档案管理部门牵头，组织相关专业技术人员、安全管理人员组成鉴定小组进行鉴定。鉴定小组应依据档案的保存价值，逐卷审查，提出“继续保存”或“销毁”的鉴定意见。第二节销毁程序经鉴定确无保存价值需销毁的档案，由档案管理部门编制《档案销毁清册》，列明销毁档案的题名、档号、数量、原保管期限、销毁原因等。销毁清册须报请公司分管领导批准。销毁档案时，必须由两人以上负责监销，并在销毁清册上签字。严禁个人私自销毁档案材料。严禁将应销毁的档案当作废纸出售。电子档案的销毁应采取彻底删除、格式化或物理破坏载体等方式，确保信息无法恢复。第三节销毁后处理档案销毁后，档案管理人员应在档案目录备注栏注明“已销毁”及销毁日期，并将《档案销毁清册》永久保存，以备查考。第九章监督与责任追究公司将安全生产档案管理工作纳入年度安全生产目标责任制考核体系。考核内容包括档案的完整性、规范性、及时性以及安全保管情